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Sistema tal (kronos)

  1. 1. Oficina de Tiempo, Asistencia y Licencias (TAL) Departamento de Educación de Puerto Rico 11-2008
  2. 2.  Familiarizar a los participantes con la nueva estructura de Recursos Humanos y el Sistema TAL.  Adquirir el conocimiento y las destrezas para administrar la asistencia y licencias de los empleados de las Regiones en Kronos Workforce.
  3. 3.  Inscripción de empleados reclutados  Monitoreo de la Hoja de Horas de los empleados de su escuela. ◦ Evaluacion y firma de la hoja de Asistencia (DE-14) entregada por el empleado. ◦ Entrada de ajustes al sistema antes de que
  4. 4. 1 2 Empleado registra su presencia en el terminal biométrico 4 Directores de Escuela y supervisores diariamente, de ser necesario, justifican el tiempo ausente del EE en el sistema. 3 RH de la Región monitorea las Hojas de Horas de sus Distritos Directores de Escuela y Supervisores quincenalmente aprueban la Hoja de Horas del empleado. Evalúan los formularios de Solicitud de Ajustes y Licencias Ajustes Historicos. Cuando el empleado no registra su presencia deberá completar el nuevo formulario de Solicitud de Ajustes y Licencias 5 RH de Nivel Central monitorea las Hojas de Horas de las Regiones Evalúan los formularios de Solicitud de Ajustes y Licencias.
  5. 5. ClasificaciónClasificación JornadaJornada Forma de registro de laForma de registro de la asistenciaasistencia Clasificados Unionados 6 horas o más 4 veces al día a la hora de entrada y salida, tanto al turno de trabajo como al periodo de tomar alimentos. Clasificados Unionados 5 horas o menos 2 veces al día, a la hora de entrada y salida del turno de trabajo. Empleados de Comedor 6 horas o más 2 veces al día, a la hora de entrada y salida del turno de trabajo. Gerenciales 7.5 horas 2 veces al día, a la hora de entrada y salida del turno de trabajo. Confianza 7.5 horas 2 veces al día
  6. 6. ClasificaciónClasificación JornadaJornada FormaForma de registro de lade registro de la asistenciaasistencia Maestros y personal de apoyo a la docencia 6 horas 4 veces al día a la hora de entrada y salida, tanto al turno de trabajo como al periodo de tomar alimentos. Maestros y personal de apoyo a la docencia Interlocking 5 horas 2 veces al día, a la hora de entrada y salida del turno de trabajo. Docentes Administrativos 7.5 horas 2 veces al día, a la hora de entrada y salida del turno de trabajo. Confianza 7.5 horas 2 veces al día, a la hora de entrada y salida del turno de trabajo.
  7. 7. ClasificaciónClasificación FormaForma de registro de la asistenciade registro de la asistencia Irregulares Todas las entradas y salidas que ocurran dentro de su turno de trabajo. Aplican las mismas reglas de tardanza de su clasificación. Jornada Parcial Todas las entradas y salidas que ocurran dentro de su turno de trabajo. Importante---Si es un empleado del DE que luego de su turno de trabajo realiza una jornada parcial, registrará su presencia con un número de empleado diferente.
  8. 8. Para solicitarPara solicitar licencias olicencias o documentardocumentar ausencias o salidasausencias o salidas esporádicas.esporádicas. Para documentar losPara documentar los registros (“ponches”)registros (“ponches”) omitidos o laomitidos o la asistencia delasistencia del personal que nopersonal que no puede registrar supuede registrar su presencia a través delpresencia a través del sistema.sistema. Las licenciasLas licencias prolongadasprolongadas deben serdeben ser sometidas parasometidas para la aprobaciónla aprobación del Secretario, adel Secretario, a través de RH.través de RH.
  9. 9. Terminal BiométricoTerminal Biométrico Kronos Touch ID 4500Kronos Touch ID 4500
  10. 10.  Es la herramienta que todos los empleados del DE utilizan para registrar sus presencias al trabajo.  Cuenta con un sistema biométrico que permite validar o verificar el número de identificación personal con las medidas del área dactilar de un dedo del empleado.
  11. 11. Pantalla Principal Botones de funciones Sistema Biométrico Luces de conectividad Teclado
  12. 12. Es un sistema web que automatiza los procesos de asistencia y licencias de los empleados.
  13. 13.  Los empleados tendrán disponible la información sobre su asistencia y los balances de licencias actualizados. ◦ Podrán acceder a esta información a través del terminal biométrico o computadoras conectadas al intranet del Departamento.  Con este sistema se automatizarán los procesos relacionados a la asistencia. ◦ Se minimizan los errores y el volumen de documentos generados por los procedimientos manuales.
  14. 14.  Fácil y rápido acceso a la información de Asistencia y Licencias de los empleados. Balances de licencias Ayuda en la toma de decisiones Apoya la función del Supervisor y de Recursos Humanos  Mejora productividad El Sistema genera reportes de asistencia y licencias.
  15. 15.  Marcaje  Workforce Genie  Ausencia excusada  Ausencia no excusada  Hoja de Horas  Ajustes  Aprobar datos  Cierre de datos  Bloqueo de nómina de pagos  Ajustes históricos  Patrones
  16. 16.  A través del icono Explorer.  Dirección : http://sistematal/wfc/logon http://192.168.22.37/wfc/logon http://192.168.22.38/wfc/logon http:// 192.168.22.39/wfc/logon http:// 192.168.22.61/wfc/logon
  17. 17. Barra de Microsoft Explorer Barra de Navegación Workforce Área de trabajo
  18. 18.  Hoja de horas  Horario individual  Reportes Menú Workforce Búsqueda de empleados
  19. 19. Menú Workforce Opciones del menú Horario
  20. 20. y al Manual del Supervisor Kronos Workforce  Si tiene dudas puede acceder a la Ayuda en línea del Sistema Workforce.
  21. 21.  Diferentes formas de búsqueda: 1. * = (asterisco solo = todos los empleados) 2. 1er. apellido* = (todos los empleados con el 1er. apellido) 3. 1er apellido*_ 2do apellido* = (todos los empleados con el 1er y 2do apellido) 4. 1er apellido*,_nombre* (Todos los empleados con el 1er. apellido y nombre)
  22. 22. Excepción Descripción Un borde de color rojo en una celda indica una excepción. Una celda de color rojo sólido indica un marcaje de entrada o salida omitido. Un borde azul en un campo de fecha indica una ausencia justificada. Un icono de nota de color amarillo detrás de un marcaje o una cantidad indica un comentario sobre el contenido de la celda. Un borde de color rojo en un campo de fecha indica un día de ausencia no justificado.
  23. 23.  Olvidó ponchar  Certificado médico  Evidencia en expediente  Asunto Oficial  Adiestramiento  Estudios  Asunto Personal  Sistema defectuoso  Visitando escuelas  Desastre natural  Entre Otros…
  24. 24.  Genie: Excepciones
  25. 25.  El Proceso de Cierre de Quincena (Sign Off) es cuando se cierran las Hojas de Horas del periodo de pago anterior (quincena) de todos los empleados de la Región o Nivel Central.  El propósito del cierre de datos es impedir que se realicen cambios a los horarios u hojas de horas de los empleados.
  26. 26.  Se utiliza el nuevo formulario DE-14 - Solicitud de Ajuste y Licencia Sistema TAL.  La entra el Director o Supervisor inmediato en el Sistema Workforce.
  27. 27. Códigos de Paga Descripción Aplicabilidad Docente Clasificado SUPERVISORES O USUARIOS DE CADA AREA AO Asunto Oficial √ √ ADS Ausencia Descontada de Sueldo √ √ ASA Ausencia sin Autorización √ √ WFC-ASA Código que asigna automáticamente el Sistema en los días que el empleado no tenga su jornada completa √ √ TC Tiempo Compensatorio N/A √ CR Cruz Roja √ √ DU Delegados de la Unión √ √ DP Día Personal √ DS Donar Sangre √ √ LE Licencia por Enfermedad √ √ EA Estudios o Adiestramientos √ √ ES Licencia Escolar √ √ ESE Licencia Educación Especial √ √ EE Examen y Entrevista de Empleo √ √ LAC Periodo de Lactancia √ √ LJ Licencia Judicial √ √ LP Licencia por Paternidad √ √ MI Licencia Militar √ √ PM Proceso de Matrícula √ RLC Renovación Licencia de Conducir √ √ TCU Tiempo Compensatorio Utilizado √ √ LV Licencia por Vacaciones √ √ VH Licencia para Vacunar Hijos √ √ AEME Agencia Estatal Manejo de Emergencia √ √ Tiempo Descanso Para empleados que, por necesidad de servicio, toman más de una hora de almuerzo. Sustituya el N/A √
  28. 28.  Se solicitan con el formulario-DE14 - Solicitud de Ajuste y Licencia Sistema TAL.  Se envía a Recursos Humanos de Región o Nivel Central para su aprobación.  Personal de RH de la Región o Nivel Central entra la licencia en Sistema STAFF.
  29. 29. Recursos Humanos AP Actividades Políticas √ DC Deportiva y Cultural √ FSE Fondo del Seguro del Estado √ FMLA Ley Médico Familiar √ LM Licencia por Maternidad √ OCE Ocupar Cargo Electivo √ MIE Militar Activo Estatal √ MIF Militar Activo Federal √ RECESO Receso Labores Administrativas √ SB Licencia Sabática √ LSS Licencia sin Sueldo √ LS Licencia Sindical √ SE Suspensión Empleo sin Privar de Sueldo √ SES Suspensión Empleo y Sueldo √ Códigos de PagoCódigos de Pago
  30. 30. Licencias que tendrán dos códigos de pago: • uno para hacer la solicitud y otorgar la regla de tiempo para su utilización • otro para que descuente dicho tiempo, sin excederse del beneficio concedido. • Ejemplo: Licencia de Funeral •F1- Activa la licencia •F2- Descuenta las horas utilizadas del balance
  31. 31. Licencia Código de pago que activa regla de tiempo Código de pago que descuenta Funeral F1 F2 Hospitalización Accidente del Trabajo HAT1 HAT2 Paternidad LP1 LP2 Proceso de Matrícula PM1 PM2 Tratamiento Enfermedad Contagiosa TEC1 TEC2 Vacunación Hijos VH1 VH2
  32. 32. Las licencias de larga duración se deben entrar en el horario, esto evita tener que entrar los códigos de pago en la Hoja de Horas.
  33. 33. Primero seleccionamos el empleado o los empleados a los cuales se le añadirá la licencia larga.
  34. 34. Luego de seleccionar los empleados, escogemos el icono de “Horario Individual”
  35. 35. Seleccionamos “Turno” y luego “Crear Patrón”
  36. 36. En esta pantalla marcamos insertar patrón y luego escogemos el patrón de vacaciones. En el caso de los empleados clasificados es el patrón de 7.5 horas para los docentes el de 6 horas y marcamos aceptar
  37. 37. •Se indica la “Fecha de inicio de trabajo” en donde indicamos el primer día de las vacaciones. •Luego se indica la “Fecha de fin” donde indicamos el ultimo día de la licencia •y marcamos sustituir otros patrones, luego seleccionamos aceptar
  38. 38. Guardamos el cambio para que sea permanente
  39. 39. En la hoja de horas se verán los códigos de paga por el tiempo seleccionado. NOTA: La transacción se verá en la hoja de horas cuando llegue el periodo de pago.
  40. 40.  Edita las propiedades asociadas a los marcajes.  Ejemplo: ◦ Cuando un marcaje de salida el sistema lo coloca en una columna de entrada. ◦ Esto puede ocurrir cuando un empleado omite algún marcaje del día. Marcaje de entrada enMarcaje de entrada en columna de salida.columna de salida. Marcaje de salidaMarcaje de salida enen columna de entrada.columna de entrada.
  41. 41. Fecha y hora delFecha y hora del marcaje a editar omarcaje a editar o mover.mover.
  42. 42. Los marcajes editados seLos marcajes editados se moverán a las columnasmoverán a las columnas correspondientes.correspondientes.
  43. 43.  Visualizar horarios de empleados  Hacer cambios a los horarios
  44. 44.  Es importante que todos los empleados tengan asignado su horario de trabajo para garantizar el funcionamiento del Sistema Workforce.  El Supervisor inmediato es el responsable de asignar los horarios al empleado en Workforce.
  45. 45.  Al Sistema se le configuraron los horarios autorizados por el Departamento de Educación.  En base a este horario es que el Sistema aplicará las reglas de asistencia del DE.
  46. 46. Tiempo CompensatorioTiempo Compensatorio  Beneficios: ◦ El Supervisor inmediato es el que autoriza y aprueba el Tiempo Compensatorio de los empleados. ◦ El empleado podrá ver a través del terminal biométrico el balance del TC acumulado. ◦ Con el código (TCU) se restará el uso del TC. ◦ Se eliminará el exceso de pagos indebidos por TC. ◦ Se pueden generar reportes con información de TC.
  47. 47.  Todo tiempo adicional a la jornada del empleado se acumulará por Tiempo Compensatorio por aprobar.  El Supervisor inmediato es el que aprueba este tiempo en Workforce.
  48. 48. 1 2 3 4
  49. 49.  Para crear o agregar un marcaje para un grupo de empleados en un GenieGenie, como por ejemplo Búsqueda RápidaBúsqueda Rápida o ExcepcionesExcepciones.  Ejemplo: ◦ Si se envían a los empleados, antes de la hora regular de salida, por alguna situación particular de emergencia.  Sólo se pueden agregar marcajes en periodos NO cerrados o bloqueados.
  50. 50.  Verá la transacción en la Hoja de horasHoja de horas de los empleados.
  51. 51. API externa – “Ponche” del terminal biométrico Editor de hojas de horas – Entrada manual
  52. 52.  Crear y visualizar reportes  Impresión de reportes  Convertir reporte a archivo Excel
  53. 53. Reporte Descripción Datos completos de horas Muestra datos completos sobre los marcajes, lapso y ediciones de código de pago de cada empleado. Excepciones Muestra las excepciones y comentarios asociados con el inicio o fin de un turno o periodo descanso, así como las ausencias de cada empleado en el periodo especificado. Gráfico de horas por centro de costo Muestra dinero, horas y salarios por cada centro de costo o código de pago en que el empleado acumuló horas. Horas de empleados por centro de costo Muestra horas, cantidades y salarios por cada centro de costo o código de pago en que el empleado ha acumulado horas. Origen del marcaje Muestra la fecha y hora de los marcajes de entrada y salida de los empleados seleccionados, así como información del origen, servidor, dirección IP del cliente, nombre de usuario y aplicación. Resumen de acumulaciones Muestra los balances de acumulación, las horas acumuladas o créditos, y el uso de balances de acumulación o débitos iniciales; así como el balance final de cada código de acumulación durante el periodo de tiempo seleccionado. Si se produce un restablecimiento, aparecen la fecha, día y cantidad del mismo.
  54. 54. Crear y visualizarCrear y visualizar ReportesReportes Pasos para crear un reporte: 1.Selecciona el/los empleados. 2.Selecciona el periodo de tiempo. 3.Oprime el icono Reportes. 4.Selecciona el Reporte. 5.Define las opciones, si aplica. 6.Oprime Generar reportes. 7.Oprime Actualizar. 8.Oprime Ver Reporte.
  55. 55. Problema Solución Las luces de conectividad encienden intermitentemente. El terminal ha perdido temporeramente la conectividad con la red Los empleados pueden continuar registrando las presencias en el sistema. Las presencias se almacenan internamente en la memoria del reloj. Si persiste por más de dos horas, informe la situación al personal de apoyo técnico. El terminal no enciende y las luces de conectividad están apagadas. Asegúrese de que el cable “ethernet” se encuentre conectado en ambos extremos Reportar posible desperfecto en el reloj al personal de apoyo técnico. El teclado no responde El cable del teclado no se encuentra firmemente conectado al dispositivo principal. Reportar la situación al personal de apoyo técnico
  56. 56. Problema Solución El reloj presenta error al tratar de capturar la información del dedo. Verifique que la placa de lectura se encuentre limpia y libre de desperfectos. Limpie el lector con un limpiador no abrasivo, e intente nuevamente, luego de que se seque la superficie El empleado puede acceder al reloj con su número de empleado, pero no puede registrar la presencia. Podría ser que al momento de inscribir el empleado, este utilizó un dedo diferente al que está tratando de utilizar. Inscriba nuevamente al empleado en el sistema. La información que aparece no concuerda con el empleado. El empleado no debe ser inscrito hasta que se corrija la situación. Validar en Sistema STAFF el récord del empleado. Comunicarse con personal de Sistema TAL de Clasificación y Retribución para que se corrija el expediente del empleado. Terminal no acepta información del empleado El empleado no se encuentra asignado al reloj. Comunicarse con personal de Sistema TAL de Clasificación y Retribución para habilitar los ponches del empleado en el reloj.
  57. 57. ProblemaProblema  Si un empleado indica que no puede usar el terminal biométrico por alguna razón médica o cualquier otra razón que presenten. SoluciónSolución  Oriente al empleado y si éste insiste, indíquele al empleado que debe traer la certificación médica.
  58. 58.  Workforce Employee  Computer Based Training (CBT) para Supervisores  UniCenter  Distribución de Tiempo
  59. 59. COMPUTER BASED TRAINING (CBT)
  60. 60.  Es una aplicación para la notificación y seguimiento de problemas técnicos que pueda tener el usuario de los sistemas de información del DE.  Se crean las boletas de servicio.
  61. 61.  A través de Workforce.  A través de la dirección de Internet:   ◦ http://helpdesk.de.gobierno.pr/servicedesk  Para acceder al Unicenter utilice el mismo usuario y contraseña que usa para el correo electrónico del DE.
  62. 62.  Por teléfono: 787-773-4489 ◦ Sistema TAL ◦ Apoyo al Usuario –OSIAT 787-773-7400  7400, 7426, 7406, 7491 ◦ Clasificación y Retribución

Editor's Notes

  • Unionados Jornadas de seis (6) horas o más. Registrar su presencia cuatro (4) veces al día. A las horas específicas de entrada y salida, tanto al turno de trabajo como al periodo de tomar alimentos. Jornadas de cinco (5) horas o menos y empleadas de comedor. Registrar su presencia dos (2) veces al día. A las horas específicas de entrada y salida al turno de trabajo.
  • Registros no realizados (missed punch) El supervisor inmediato corrobora las horas informadas por el empleado en el formulario y valida el mismo con su firma. Realiza el ajuste correspondiente en el sistema. Ausencias diarias o tardanzas El empleado completa el formulario y lo acompaña de la evidencia que se estime necesaria para poder adjudicar alguna licencia a dicha ausencia. El supervisor inmediato valida con su firma. El usuario del área procede a registrar manualmente las ausencias en el sistema.
  • 409 y DE-15 va a permanecer para licencias sin sueldo.
  • LICENCIAS DE USO LIMITADO Las licencias que tienen reglas predeterminadas de uso han sido configuradas para restringir su uso al tiempo específico establecido. Estas licencias o códigos de pago se van a adjudicar en la hoja de horas por medio de una solicitud. Es decir, que este tipo de licencias van a tener dos códigos de pago: uno para hacer la solicitud y otorgar la regla de tiempo para su utilización, y otro para que descuente dicho tiempo, sin excederse del beneficio concedido. Por ejemplo, la licencia funeral que otorga el beneficio de dos días, se activa con el código de pago F1, el cual otorgaría la regla de tiempo y comenzaría a descontar, y con el código de pago F2 continuaría descontando el balance de tiempo restante.
  • LICENCIAS DE USO LIMITADO Las licencias que tienen reglas predeterminadas de uso han sido configuradas para restringir su uso al tiempo específico establecido. Estas licencias o códigos de pago se van a adjudicar en la hoja de horas por medio de una solicitud. Es decir, que este tipo de licencias van a tener dos códigos de pago: uno para hacer la solicitud y otorgar la regla de tiempo para su utilización, y otro para que descuente dicho tiempo, sin excederse del beneficio concedido. Por ejemplo, la licencia funeral que otorga el beneficio de dos días, se activa con el código de pago F1, el cual otorgaría la regla de tiempo y comenzaría a descontar, y con el código de pago F2 continuaría descontando el balance de tiempo restante.
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