Advertentieproces Op Orde Media Facts (Februari 2003)

211 views

Published on

Een goede case voor het verbeteren van advertentieprocessen

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Advertentieproces Op Orde Media Facts (Februari 2003)

  1. 1. ADVERTENTIEVERVAARDIGING DOOR MICHIEL DE KLEIN EN RONALD HDLDIJK H ET NIET GOED BEHEERSEN ONVERMIJDELIJK Ei.4 &JS TOT RISICO’S VAN C, HOE ZIIN DEZE KOS OVERWERK - TE VERMIIDEN? I n de huidige productieorganisatie van uitgeverijen HET ZACD-PRINCIPE wordt doorgaans weinig onderscheid gemaakt in Om verbeteringen in dit doorsnee productieproces te soorten van advertenties. Ze doorlopen daarom kunnen aanbrengen, laten we er het ZACD-principe op ook vrijwel allemaal in grote lijnen dezelfde pro- los. ZACD staat voor: ductieprocedure. 1. Zelf doen. Laat de klant zo veel mogelijk stappen in Toch zijn er in het proces van advertentievervaardiging het proces zelf uitvoeren. De uitgever voorziet de klant vier verschillende typen advertenties te onderschei- van het juiste gereedschap en stelt randvoorwaarden z i den. Het onderscheid valt te maken aan de hand van en eisen vast waaraan de klant zich moet houden. de productiestappen die elk type moet doorlopen. 2. Afbreukrisico beperken. Besteed meer tijd en aandacht aan advertenties met een hoog afbreukrisico, zoals VIER SOORTEN advertenties van grote adverteerders en advertenties Er zijn zo vier soorten advertenties te onderkennen: met een hoog risico op claims. l bureau-advertenties (compleet digitaal, film of print 3. Controleren bij de ingang. Signaleer op zo kort moge- op papier aangeleverd door een professioneel lijke termijn of het aangeleverde materiaal aan de bureau, te controleren enlof te scannen); gestelde eisen voldoet en of de gemaakte afspraken l rubrieksadvertenties (platte tekst zetten, nagenoeg zijn nagekomen. geen opmaak); 4. Differentiëren - in typen advertenties en processen. Zorg l familieberichten (zetten en beperkte opmaak); dat per advertentietype de processen zo efficiënt l MKB- en personeelsadvertenties (klant levert deel mogelijk verlopen en voeg eventueel overlappende materiaal aan en bedrijf vervaardigt de advertentie; activiteiten samen. scannen, zetten en opmaken). VOORDELEN Bureau-advertenties - Bij compleet aangeleverde advertenties is het zaak in een vroeg stadium te con- troleren of het aangeleverde materiaal aan de vereiste specificaties voldoet. Digitaal materiaal moet zo snel mogelijk worden gecontroleerd op fonts, illustraties, kleurgebruik en volledigheid. Hierbij kan pre-flighting software uitstekende diensten bewijzen. Door het controleproces in hoge mate te automatise- ren, kan het controlemoment bij de buitendienst of De vier advertentiestromen De advertentievervaardiging is veelal georganiseerd front-officemedewerker worden gelegd. Mochten erdoorlopen dezelfde procedure. naar de aard van de te verrichten werkzaamheden, die problemen zijn, dan kan de klant ervoor kiezen vaak geclusterd zijn in vier afdelingen: opnieuw aan te leveren of de reparatiewerkzaamheden l aanname: via buitendienst, regiokantoren of door de productieafdeling van het blad of de krant te telefonische verkoop; laten uitvoeren. Discussie over de kosten wordt l orderintake: het aanmaken van een opmaakin- zodoende in belangrijke mate vermeden. Omdat dit structie, orderbon, e.d.; type advertenties doorgaans geproduceerd wordt door l productietaken: scannen, zetten, opmaken en professionele opmaakstudio’s kunnen er ook zorgvuldig controleren van het aangeleverde materiaal: gedefinieerde aanleverinstructies opgesteld worden, l plaatsing: het indelen en monteren van advertenties. waarmee problemen voorkomen kunnen worden. 30
  2. 2. Ontwikkelingen in certified PDF zijn hierin ook behulpzaam. Rubrieksadvertenties - Kenmerk van rubrieksadverten- ties is de eenvoud van het zetwerk. In feite bestaat de ordermanager naar indeler. Rubrieksadvertenties productie uit niet meer dan het invoeren van tekst. Dit komen niet meer op verkoop, ordermanagement en proces kan beduidend efficiënter verlopen door de opmaak. Familieberichten worden door de verkoop gebruiker te faciliteren. rechtstreeks doorgestuurd naar de indelers. De enige Laat de gebruiker zelf via internet zijn advertentie zetten, stroom die alle afdelingen blijft doorlopen zijn de via de site van de krant of het tijdschrift. Op diesite voert MKB- en personeelsadvertenties. de klant zijn naam en adresgegevens in voor de factuur en geeft eventueel creditcardgegevens op voor de beta- ling. Vervolgens zet hij zelf zijn advertentietekst, krijgt opl het scherm een afbeelding van het eindresultaat en geeft zijn akkoord. De ingevoerde tekst kan rechtstreeks, nage- noeg zonder inmenging van een medewerker adverten- tievervaardiging, inlopen in de pagina. Ook de administratieve afhandeling hiervan kan in hoge mate geautomatiseerd worden. Het automatisch en digitaal genereren van een factuur vereenvoudigt het proces. Kostenvoordelen zijn evident. RANDVOORWAARDEN Advertentievervaardiging Om deze werkwijze te kunnen hanteren moeten mede- volgens het ZACD-principe. Familieberichten - Een korte doorlooptijd en hoge werkers uiteraard op een goede manier worden gefaci- Het aantal te doorlopen eisen aan de zorgvuldigheid zijn kenmerkend voor liteerd. Een goed geoutilleerd automatiseringssysteem productiestappen is sterk familieberichten. Het foutpercentage in deze soort met een hoge mate van integratie in de primaire pro- gereduceerd. advertenties moet nul zijn. De grootste foutkans ont- cessen is een voorwaarde. Alleen door alle adverten- staat bij het invoeren van teksten. Door deze tekstin- tiestromen in één geïntegreerd systeem te voer zo ver mogelijk vóór in het proces te laten automatiseren blijft het overzicht optimaal. Daarnaast plaatsvinden, zo mogelijk met de klant erbij, kan is het noodzakelijk te beschikken over goed opgeleide vroegtijdig een controle- en correctieslag gemaakt medewerkers met inzicht en vooral overzicht in het worden. Dit bespaart bovendien tijd in de opmaakfase. gehele proces van advertentievervaardiging. Omdat de opmaak van familieberichten doorgaans Door dit alles krijgt het front-office nadrukkelijker een redelijk standaard is, kan deze ook geautomatiseerd rol in controle en invoer van het advertentiemateriaal. worden. Keuze uit bijvoorbeeld tien basis-stramienen, Het rechtstreekse contact maakt dat het front-office 25 lettertypen en 50 standaardillustraties kan op het veel kennis heeft van de wensen en eisen van de klant. front-office plaatsvinden, of zelfs bij de klant. Na de Door niet te proberen al deze kennis over te dragen tekstinvoer ontstaat zo “on demand” de advertentie. aan productiemedewerkers, maar zelf een aantal gestandaardiseerde en geautomatiseerde delen van de MKB- en personeelsadvertenties - De meest complexe productie ter hand te nemen, worden problemen al in productiestroom ontstaat door advertenties die geheel een vroegtijdig stadium uitgesloten. door het advertentiebedrijf opgemaakt moeten wor- den. Het aantal variabelen tijdens de productie is hier- BESPARINGEN bij immers verreweg het grootst: wel of geen scanwerk, De resultaten van de toepassing van het ZACD-princi- digitaal aangeleverde foto’s, logos of teksten, weinig pe zijn bemoedigend, zo is onze ervaring: tot geen vastgelegde basislay-out, hergebruik van l besparing op correctiekosten van 25 tot 50 procent; (delen van) oude advertenties. Al deze factoren vergro- l vermindering van de personele bezetting bij de ten de kans op fouten en onvolkomenheden. advertentievervaardiging met 20 tot 30 procent; Bij dit type advertenties is het zaak zo snel mogelijk l verkorting van de doorlooptijd tot 50 procent: het aangeleverde materiaal te controleren en klaar te l minder claims door hogere kwaliteit van werken. zetten voor opmaak. Ook scanwerk dient op een zo kort mogelijke termijn gemaakt te worden. Daarnaast bevordert de beheersing van het productie- Bij het verbeteren van dit proces moet de nadruk liggen proces de rust in het advertentiebedrijf en hoeft er min- op het voorkomen van fouten. Dat betekent dat degene der vaak een beroep te worden gedaan op overwerk. met de meeste kennis van de klant zoveel mogelijk voorbereidend werk doet op basis van de kennis van de Michiel de Klein is organisatie-adviseur, Ronald Holdijk, infor klant en zijn advertentiepakket. Zaken als illustraties nalist bij CEA. Hun artikel is gebaseerd op ervaringen van CEA. klaarzetten, oud advertentiemateriaal uit het archief halen en zelfs controle van aangeleverd materiaal moet zo ver mogelijk vóór in het proces plaatsvinden, d.w.z. bij de orderbehandelaar of zelfs bij het front-office. Media Facts 1 1 1 200)

×