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LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 • www.mersy.fr Gestion Des Licences Copyright © 2012 - mersy Software Assets Management : maximisez 7 fois votre ROI

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LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012GestionDes LicencesSoftware Assets Management :maximisez 7 fois votre ROI Introduction Chapitre 1 Les 5 erreurs commises sans SAM* Chapitre 2 Maximisez 7 fois votre ROI SAM* Conclusion Votre nouvelle vie SAM* *SAM : Software Assets Management (gestion des actifs logiciels) www.mersy.fr • mersy SAM - Stratégies de maitrise de vos actifs logiciels • Copyright © 2012 - mersy

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LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 Introduction Ce livre blanc a pour objec/f de vous fournir les arguments clés à a mise en place d’un programme de ges/on des licences face à des interlocuteurs issus du Top management aussi bien IT, finances et achats. Il détaille dans la première par/e les risques auxquels votre organisa/on s’expose en cas de mauvaise ges/on des licences. Puis, il met en exergue les 7 domaines sur lesquels vous ob/endrez de vrais gains grâce à la mise en place d’un programme de ges/on des licences appelé aussi programme SAM (SoPware Assets Management). N’oubliez pas que l’enjeu dans ce domaine est de taille tant pour lever les risques de non-­‐conformité (et les amendes associées) que pour réaliser des économies substan<elles. Tout comme le Gartner, nous évaluons les poten3els de gains jusqu’à 30 % des dépenses logicielles la 1re année et entre 7 et 10 % en récurrent. Selon le poids des ac3fs logiciels dans l’entreprise, les gains poten3els peuvent aCeindre 1 million d’euros pour 10 millions de dépenses IT ! (hypothèse : poids des ac3fs logiciels à 30 % du budget IT) L’assiee des gains poten/els recouvre tous ces domaines : -­‐ applica/ons et progiciels -­‐ redevances (cloud) -­‐ middleware -­‐ databases -­‐ infrastructure Selon l’ITIL « la ges/on des ac/fs logiciels est un impéra/f, pas une op/on. Les ac/fs logiciels sont des ac/fs commerciaux. Sans une bonne maitrise, les hauts responsables de l’entreprise s’exposent à des risques juridiques, financiers et opéra/onnels ». Une ges/on efficace de ces ac/fs exige un programme SAM* (SoPware Assets Management) mature et la coopéra/on de mul/ples fonc/ons au sein de votre organisa/on. * SAM : Software Assets Management (Gestion des actifs logiciels) www.mersy.fr • mersy SAM - Stratégies de maitrise de vos actifs logiciels • Copyright © 2012 - mersy 1

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LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 Chapitre 2 Les 5 erreurs commises sans SAM* Gérer des ac/fs logiciels consiste à rechercher à minimiser les coûts tout en fournissant une capacité suffisante et une flexibilité pour répondre aux besoins des mé/ers. Peu d’organisa/ons savent gérer les licences logicielles comme des ac/fs de l’entreprise bien qu’elles aient la charge de plusieurs centaines voire millions d’euros de licences logicielles. Sans un bon programme SAM*, les erreurs suivantes se produisent fréquemment et peuvent influer considérablement sur la rentabilité de toute l’entreprise : Erreur N° 1 : Le risque de non-­‐conformité Sans un programme SAM*, vous prenez un risque de non-­‐conformité. Prendre ce risque conduit forcément à payer de lourdes amendes lorsque la non-­‐conformité est mise au jour. Comptez entre 600 et 1000 euros par poste et par licence non-­‐conforme (prix de la licence + le raCrapage des frais de maintenance sur une base de 3 années + des pénalités). © 2012 - mersy * SAM : Software Assets Management (Gestion des actifs logiciels) www.mersy.fr • mersy SAM - Stratégies de maitrise de vos actifs logiciels • Copyright © 2012 - mersy 2

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LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 Erreur N°2 : Le sur-­‐licensing Faire du sur-­‐licensing consiste à posséder plus de licences que de besoins. En somme, vous avez acheté trop de licences et vous payez des frais de maintenance, de support et de ges/on inu/lement. Le calcul à la louche des besoins en licences conduit invariablement à faire du sur-­‐ licensing ou du sous-­‐licensing. Par ailleurs, l’absence de processus de contrôle dans les domaines impliquant l’u/lisa/on de licences peut amener à du sur-­‐licensing. Par exemple : une organisa3on qui n’a pas mis en place de processus de contrôle sur les licences lors des entrées et sor3es de personnels conduit à laisser ac3ves des licences pour du personnel qui ne fait plus par3e de votre organisa3on ! En outre, sans un suivi approprié de l’u/lisa/on de vos ac/fs logiciels, des licences disponibles pour un redéploiement et des besoins existants dans divers départements, vous risquez de ne pas faire bénéficier votre organisa/on des licences disponibles. Pire, plusieurs départements peuvent acheter individuellement un certain nombre de licences logicielles d’une même applica/on alors que le poten/el existant de licences couvraient les besoins de tous. En bref, un vrai gaspillage de temps et d’argent. Erreur N°3 : Le sous-­‐licensing Faire du sous-­‐licensing consiste à sous-­‐es/mer les besoins en licences logicielles pour contenir les dépenses informa/ques. C’est une méthode qui peut vous coûter très cher in fine car vous prenez non seulement des risques opéra/onnels mais également des risques juridiques et financiers. www.mersy.fr • mersy SAM - Stratégies de maitrise de vos actifs logiciels • Copyright © 2012 - mersy 3

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LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 En effet, du sous-­‐licensing ressen/ comme tel auprès des mé/ers peut conduire à des dérives de piratage et d’installa/on illégale de l’applica/on sur les postes de travail et au final vous conduire à être déclaré non-­‐conforme lors d’un audit de licences. Par ailleurs, des erreurs de paramétrage sur les serveurs liées à un manque de connaissance des condi/ons d’u/lisa/on et de factura/on des licences par les DBA (Database administrateur) peut amener également à du sous-­‐licensing et peut provoquer la non-­‐conformité. Par exemple : les personnels informa3ques ne sont pas au courant des condi3ons de factura3on et peuvent ac3ver des licences (licences illégales fréquentes sur des environnements virtualisés), sans connaitre les conséquences des op3ons produits. Le facteur de risque peut facilement aller de 1 à 10 : achat de 20 K € et redressement à 200 K €. Erreur N°4 : Le mauvais alignement des licences Parfois, une même applica/on logicielle peut être en sur-­‐licensing dans un département et en sous-­‐licensing dans un autre. Le partage des licences permerait d’économiser des coûts et de promouvoir la produc/vité. Toutefois, sans le contrôle et la visibilité créée par un programme SAM*, il est difficile pour une organisa/on de /rer pleinement par/ de ses ac/fs logiciels. Par exemple : acheter des logiciels hors du cadre du catalogue de logiciels référencé (dans lequel des condi3ons ont été négociés) amène à une hétérogénéité du parc et à une dérive vers la non-­‐conformité. * SAM : Software Assets Management (Gestion des actifs logiciels) www.mersy.fr • mersy SAM - Stratégies de maitrise de vos actifs logiciels • Copyright © 2012 - mersy 4

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LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 Erreur N°5 : La non-­‐mutualisa3on des achats En raison de la décentralisa/on des achats de licences, il est souvent complexe pour une organisa/on de : -­‐ bénéficier des remises sur quan/té des fournisseurs de logiciels -­‐ de bénéficier de licences redistribuées -­‐ de faire des achats adaptés aux besoins globaux de l’organisa/on Ce sont des coûts inu/les qui pourraient être contenus par un programme SAM* et la désigna/on d’un responsable SAM* au sein de l’organisa/on chargée de s’assurer de la cohérence globale des achats tout en permeant aux départements de garder leur indépendance de choix. Par exemple : faire des achats en référence à un contrat groupe qui a expiré, c’est souvent le cas de la filiale qui n’est pas informé des évolu3ons contractuelles. Ou encore, la non-­‐connaissance d’un contrat groupe peut amener à négocier un contrat local à des condi3ons moins privilégié. * SAM : Software Assets Management (Gestion des actifs logiciels) www.mersy.fr • mersy SAM - Stratégies de maitrise de vos actifs logiciels • Copyright © 2012 - mersy 4

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LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 Chapitre 2 Maximisez 7 fois votre ROI SAM* Les bénéfices poten/els d’une bonne implémenta/on SAM* (SoPware Assets Management) sont très importants et excèdent largement son coût d’implémenta/on. La mise en place d’un bon programme SAM* permet de faire de substan/elles économies non seulement en dépenses logicielles directes mais également en coûts d’infrastructures et de processus. Le Gartner évalue les poten/els de gains jusqu’à 30% des dépenses en logiciels la 1ère année et 10 % en récurrent. Sachant que les ac/fs logiciels représentent eux-­‐ mêmes environ 30% des dépenses IT, le gain poten/el peut aeindre 1 millions d’euros pour 10 millions de dépenses IT ! ROI N° 1 : Etre préparé aux audits de licences Sans une bonne ges/on de vos ac/fs logiciels, vous exposez votre entreprise à des risques de non-­‐conformité. Avec un bon programme SAM, vous êtes assuré d’être parfaitement préparé aux audits de licences en ayant une vision parfaite de vos droits et de votre u/lisa/on réelle. ROI N° 2 : Réduire les coûts de licences et les frais de maintenance Un bon programme SAM vous aidera à iden/fier le degré d’u/lisa/on de chaque logiciel et donc d’évaluer les besoins réels. Les configura/ons standard installées sont sur-­‐spécifiées comparées à ce que les u/lisateurs u/lisent réellement. En ayant cee connaissance vous contrôlerez mieux les déploiements afin qu’ils s’ajustent aux besoins réels de vos u/lisateurs (redistribu/on de licences, suppression de licences non u/lisées, suppression des frais de maintenance et de support). * SAM : Software Assets Management (Gestion des actifs logiciels) www.mersy.fr • mersy SAM - Stratégies de maitrise de vos actifs logiciels • Copyright © 2012 - mersy 5

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LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 ROI N°3 : Réduire les coûts hardware Une bonne ges/on de vos ac/fs logiciels vous permera également d’éviter le sur-­‐ déploiement hardware, en iden/fiant des opportunités d’économies telles que la consolida/on de serveur, ou le phasage d’achat dans le temps ce qui peut conduire à négocier d’importantes économies auprès des fournisseurs. ROI N° 4 : Réduire la factura3on grâce au regroupement des contrats La ges/on des ac/fs logiciels est basée sur une centralisa/on des informa/ons. Elle permet dans des grandes organisa/ons où sont éclatés les achats de faire de substan/elles économies en réalisant des achats mul/ples centralisés ROI N° 5 : Avoir de vrais leviers de négocia3on avec les éditeurs Quant une organisa/on sait qu’elle est totalement conforme avec les termes et condi/ons d’achat de licences, elle acquiert une posi/on de force plus grande avec les éditeurs de logiciels qui lui permet d’avoir de vrais leviers de négocia/on quant aux contrats en cours ou futurs. A l’inverse, si elle se sait faible dans ce domaine, l’éditeur peut en jouer en agitant la carte de l’audit de licences pour obtenir et mieux négocier un nouveau marché. ROI N° 6 : Améliorer la planifica3on stratégique des infrastructures Une meilleure connaissance de ce qui est installé et u/lisé et des capacités de déploiement faciliteront l’évalua/on de solu/ons logicielles stratégiques alterna/ves. Elle vous permera également de prendre des décisions éclairées concernant vos futurs inves/ssements logiciels. www.mersy.fr • mersy SAM - Stratégies de maitrise de vos actifs logiciels • Copyright © 2012 - mersy 6

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LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 ROI N° 7 : Réduire les coûts de supports interne des licences En fournissant des ressources centralisées qualifiées dans la connaissance des licences, vous diminuez le coût de développement et de main/en de ces connaissances au sein du management et des équipes opéra/onnelles. Et pour finir quelques chiffres ITIL 5 millions de $ C’est le gain réalisé par une mul3na3onale en réalisant un programme SAM et en centralisant la négocia3on de ses contrats de licences. Fini le sur-­‐licensing et la non mutualisa3on de leurs besoins (Référence ITIL). 500 000 € C’est le montant des frais de maintenance annulés suite à une étude menée par un grand groupe dans le cadre d’un programme SAM révélant qu’il con3nuait à payer des frais de maintenance pour des logiciels qui n’étaient plus u3lisés (Référence ITIL). Mere en place un programme SAM* permet aux organisa/ons d’acheter et de gérer les licences logicielles d’une manière qui correspond exactement à leurs besoins d’u/lisa/on. Eliminer le gaspillage d’argent sur le sur-­‐licensing, veiller à ce que l’ensemble des achats soit exploité et sous contrôle et éviter les risques de non-­‐ conformité. Avec un programme SAM*, les organisa/ons ob/ennent le rendement maximal de leurs inves/ssements en logiciels en op/misant chaque euro dépensé dans des ac/fs logiciels. * SAM : Software Assets Management (Gestion des actifs logiciels) www.mersy.fr • mersy SAM - Stratégies de maitrise de vos actifs logiciels • Copyright © 2012 - mersy 8

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LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 Conclusion Votre nouvelle vie SAM* Un programme SAM* (SoPware Assets Management) implique d’avoir les ou/ls, les ressources et les processus appropriés afin de bénéficier d’une ges/on efficace de ses ac/fs logiciels. Un bon programme SAM permet de mieux comprendre chaque aspect du cycle de vie du logiciel (choix, achat, déploiement, ges/on, maintenance/ support, ges/on des retraits et redéploiements). * SAM : Software Assets Management (Gestion des actifs logiciels) www.mersy.fr • mersy SAM - Stratégies de maitrise de vos actifs logiciels • Copyright © 2012 - mersy 9

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LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 Mersy : le cabinet de conseil spécialiste du SAM en France Mersy est un cabinet de conseil expert dans la réduc/on des coûts IT et l’améliora/on de la qualité des services IT depuis 2009. Ses experts sont issus des plus grands cabinets de conseil. Mersy est le cabinet de conseil spécialiste de la mise en place de programmes de ges/on des licences en France avec son offre Mersy SAM® (SoPware Assets Management). Mersy vous accompagne dans votre stratégie de maîtrise de vos ac/fs logiciels et vous propose 4 presta/ons : 1. Audit des coûts de licences : Pour analyser vos coûts de licences, iden/fier vos poten/els de gains et convaincre de l’opportunité d’un programme de ges/on des licences dans votre contexte. 2. Exper/se contrat licence : Pour auditer les contrats tant sur le plan juridique et technique et renégocier les engagements contractuels afin d’obtenir des gains immédiats. 3. Programme ges/on des licences SAM : Pour mere en place votre programme de ges/on des licences et économiser jusqu’à 30 % de vos dépenses logicielles. 4. Cellule externalisée ges/on des licences SAM : Nous meons à votre disposi/on l’ensemble de nos compétences pour gérer au quo/dien votre cellule de ges/on des licences SAM. © 2012 - mersy Pour en savoir plus, contactez dès maintenant : Stéphane Feuillu Directeur Conseil IT Mersy 06 43 35 71 67 stephane.feuillu@mersy.fr www.mersy.fr www.mersy.fr • mersy SAM - Stratégies de maitrise de vos actifs logiciels • Copyright © 2012 - mersy 10