Taller gestion documental

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Taller gestion documental

  1. 1. TALLER ENTIDAD PRIVADA Nombre: COSEINPRO “Comercial y Servicios integrado en propiedad raíz” Dirección: Calle 43 N° 78 - 05 • Medellín – Colombia. Teléfono: 412 6267 • Telefax: 582 5777 Gerente: Claudia Patricia Marín • Misión: brindar un servicio profesional e idóneo a toda persona natural o jurídica en el sector inmobiliario, ofreciendo a sus clientes una gama de propiedades para la venta, en arrendamiento y administración en general con un profundo sentido de pertenencia, responsabilidad y transparencia. Nuestro objetivo principal está encaminado a la satisfacción de nuestros clientes a través de una excelente gestión administrativa inmobiliaria.
  2. 2. Visión: posicionar a COSEINPRO como una empresa altamente calificada en la administración inmobiliaria en general, trabajando por el mejoramiento continuo de las condiciones de nuestro capital humano para servir cada día mejor a nuestros clientes, profundizando en el conocimiento de este y en la satisfacción de sus requerimientos, logrando con idoneidad y profesionalismo diferenciarnos de la competencia, mediante servicios inmobiliarios creativos e innovadores.
  3. 3. ENTIDAD PÚBLICA Nombre: METROPLÚS Coordinadora de Archivo Aleida Montenegro
  4. 4. • Con el fin de establecer mecanismos tendientes a eliminar la duplicidad documental, optimizar la inversión en tecnologías de información, facilitar el seguimiento y evaluación de la gestión pública, mediante la producción, el manejo y el intercambio de información y uso de tecnologías de información, el Programa de Gestión Documental busca emplear y aplicar innovaciones permanentes que demuestren definiciones, respalden seguridad, y eficiencia en un sistema de calidad, garantizando el correcto desarrollo de los procesos documentales mediante guías, manuales e instructivos basados en los procesos archivísticos tales como: Producción, Recepción, Distribución, Tramite, Organización, Consulta, Conservación y Deposición Final. Esto permite una mejora continua como proceso de apoyo a la empresa Metroplús S.A.
  5. 5. • ¿Qué importancia tiene el archivo en su empresa COSEINPRO? Es importante, porque es la memoria y columna vertebral de la empresa, representa el lenguaje natural de la administración ya que constituye un apoyo decisivo y transparente en la gestión de la entidad, teniendo en cuenta que lo que hoy es información, mañana será historia.
  6. 6. • ¿Cómo se encuentra hoy el archivo de COSEIPRO? • Las políticas y normas archivísticas en Colombia son relativamente nuevas, y gracias a la carencia de estas, en las entidades privadas no se tuvo ningún control sobre los documentos y su tratamiento, se constituye entonces, lo que se conoce, en el ámbito archivístico, como fondos acumulados.
  7. 7. • A partir de la promulgación de la ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, se ha procurado por no incurrir en los mismos errores del pasado. Esta Ley, básicamente está orientada a racionalizar el trámite de los documentos de la Administración Pública y Privada promover la organización técnica de los archivos de gestión, garantizar la conservación de los documentos de valor histórico de las empresas y estimular la conservación y consulta de los archivos históricos
  8. 8. • Igualmente la Resolución No 8934 de febrero 19 de 2014, emitida por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo Superintendencia de Industria y Comercio y en ejercicio de sus facultades establece las directrices en materia de gestión documental, organización de los archivos, aplicando los decreto 2578 de 2012, decreto 2609 de 2012 y demás normas reglamentarias. • Por tal razón, COSEINPRO se ve en la necesidad de cumplir con esta disposición y se pone en la tarea de desarrollar un Programa de Gestión Documental de acuerdo a las normas dadas por el Archivo General de la Nación y que dé cuenta de todas las actividades que se llevan a cabo para dar cumplimiento a las disposiciones establecidas en la norma.
  9. 9. • Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben almacenarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. • La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la información y del valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la gestión de los archivos y, por tanto, también de los archivos de documentos electrónicos
  10. 10. ¿Qué documentos produce COSEINPRO? Los documentos producidos por COSEINPRO, en razón de sugestión administrativa están: • Actas de comité de Reunión • Contratos de arrendamiento de canon • Contratos de compraventas de bienes raíces • Comprobantes de ingresos • Comprobantes de Egresos • Balance General • Certificados • Correspondencia • Informes • Notificaciones
  11. 11. ¿Qué sistema de ordenación utilizan para ordenar los documentos? Utilizan el sistema de ordenación cronológico y mixto
  12. 12. Que inmobiliario utilizan para almacenar los documentos de archivos? Utilizan gavetas de maderas, además utilizan carpetas colgantes ¿Qué planes tiene el archivo de Metroplus? Teniendo en cuenta la información que genera la empresa es necesario crear, adoptar y aplicar herramientas para la gestión del conocimiento, control y validación institucional. Todo esto con el propósito de definir las estrategias y las políticas para la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservaci ón y disposición final de la documentación, estableciendo mecanismos tendientes a normalizar, estandarizar y así mejorar la calidad de procesos y actividades que se efectúen durante el ciclo vital de la documentación. • En el Programa de Gestión Documental se presenta cada uno de los procedimientos, instructivos, formatos y plantillas para realizar los procesos que impliquen la vía documental como estrategia, requerimiento o evidencia estando adaptado para su aplicación en la empresa Metroplús S.A., contribuyendo al sistema de calidad institucional.
  13. 13. ¿Por la actividad económica de Metroplús es un archivo Histórico? Si, por la actividad que desarrolla la empresa que es la transformación de la ciudad de Medellín ¿Qué tipo soportes de documentos produce Metroplús? • Los tipos de soportes son: • Archivos digitales • Recortes de prensa • Soporte físico • Planos • Piezas Graficas • Fotografías
  14. 14. ¿Qué inmobiliario utilizan para conservar los planos? El inmobiliario para la conservación de los formatos no convencionales como son los planos se conservan en unos bolsillos de papel albánene y en la planoteca. ¿Qué instrumentos de control emplean para el manejo de esta información? Como herramienta fundamental esta los inventarios documentales, donde se registra la cantidad de planos, y se hace una descripción amplia sobre documento, para luego ser recuperada la información. Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por:
  15. 15. • ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final. • CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente • PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos al fondo que naturalmente pertenece, los documentos no deben mezclarse con otros. • PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: ordenación interna de un fondo documental, manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. • FOLIO: hoja de libro, o de cuaderno o de expediente al cual corresponde dos páginas, número que indica el orden consecutivo de las páginas de un expediente o libro. • FONDO: totalidad de las series documentales de la misma procedencia • SERIE: Conjunto de unidades documentales de estructuras y contenidos homogéneos. • SUBSERIE Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie • TIPO DOCUMENTAL: son los diferentes tipos documentales que pueden distinguirse de acuerdo a unas características diplomáticas. • TABLAS DE VALORACIÓN: Listado de series o asuntos, tiene unos tiempos de retención en el archivo central y disposición final • TABLAS DE RETENCIÓN: listado de series correspondientes a los tipos documentales recibidos y producidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, además tiene unos valores y tiempos de retención. • VALOR PRIMARIO, Es el valor que tiene los documento en el archivo de gestión, de acuerdo a las unidades administrativas • VALOR SECUNDARIO: valor que adquiere los documentos para la investigación, la ciencia y la cultura, normalmente estos documentos son permanente
  16. 16. De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios (mínimo 4 documentos) PRIMARIOS SECUNDARIOS Administrativo Histórico Legal Científico Jurídico Cultural Fiscal Contable
  17. 17. EMPRESA PRIVADA COSEINPRO • Actas de reunión • Actas de comité • Comprobantes de Egresos • Adendas • Minutas • Certificados • Comprobante de Ingresos • Contrato de compraventa EMPRESA PÚBLICA METROPLUS • Acta de Gerencia • Resoluciones de Gerencia • Acta de obra • Informes a entes de control • Informes financieros • Comunicaciones oficiales • Instrumentos de control • Certificados laborales • Contrato de Obra • Contrato de prestación de servicios • Adendas • Minutas • Circulares • Comunicaciones internas
  18. 18. • Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental. • COSEINPRO • SERIE • Contratos • Actas • Informes • SUBSERIE • Contrato de compra venta bienes raíces • Actas de grupo primario • Informes financieros • TIPO DOCUMENTAL • Certificado de paz y salvo de servicios telefónicos • Constancia laboral • Derecho de petición
  19. 19. • METROPLUS • SERIE • Contratos • Actas • Informes • SUBSERIE • Contrato de consultoría • Actas de Junta Directiva • Informes a entes de control • TIPO DOCUMENTAL • Pliegos de condiciones (Licitaciones) • Derecho de petición • Circular normativa
  20. 20. • Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados. • COSEINPRO • Documentos de apoyo, como normas, acuerdos, leyes, presentacione s • Volantes informativos • Invitaciones • METROPLUS • Documentos de apoyo en las oficinas de gestión, normas, acuerdos, leyes, invita ciones, revistas, circulares informativas
  21. 21. • Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos. • La foliación debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas, por ej. Carpeta 1 Folios. 1-200, Carpeta 2 Folios. 201-400, etc. • Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas. • Respecto a las Historias Laborales, se recomienda considerar lo que dice la circular No.004 de 2003 del AGN: “Los documentos de cada Historia Laboral (deben estar) colocados en unidades de conservación (carpetas) individuales, de manera que al revisar el éxpediente, el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que refleje la más reciente. Cada expediente podrá estar contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como máximo 200 folios. • Las unidades de Conservación y almacenamiento definidas para la organización de los documentos de los archivos de gestión y central serán: • CARPETAS: • Carpetas legajadora tamaño oficio; dos carátulas, desasificada (Color yute), con impresión de identificación del fondo documental y de su contenido.
  22. 22. • Cartulina legajadora tamaño oficio; dos carátulas, (Color Naraja), con rotulo de identificación del fondo documental y de su contenido, para unidades documentales en los archivos de gestión.
  23. 23. • Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas. • - Identificar, marcar y rotular las carpetas, así: fondo, sección, subsección, serie, su bserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.
  24. 24. • CONTENEDORES: CAJAS DE CONSERVACION DE EXPEDIENTES: • Se utilizan cajas normalizadas en dos especificaciones para archivos de gestión no convencional y especial para el Archivo Histórico. Igualmente tendrán la información de identificación normalizada por el Archivo, de forma impresa. • CAJA No. 20 ARCHIVO FOLDER COLGANTE (gestión)
  25. 25. • Esta caja tiene una particularidad y es la de colocar la documentación como si estuviera en un archivador, ya que los folder quedan colgantes, de fácil manejo y acceso a la información. • • CAJA No. 12 ARCHIVO HISTÓRICO • • Adecuada para archivar folder y carpetas tamaño oficio. Ideal para conservar la documentación en perfectas condiciones y que se logre mantener así por mucho tiempo, el recubrimiento interno hace que los documentos se protejan del polvo, humedad, agua, manchas y otros, con perforaciones laterales de aireación para disminuir riesgos de hongos en los documentos.
  26. 26. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Definido como la generación de documentos dentro de una institución, en cumplimiento de sus funciones.
  27. 27. CREACIÓN Y DISEÑO DE LOS DOCUMENTOS MEDIOS Y TÉCNICAS DE PRODUCCIÓN SOPORTE DOCUMENTAL IMAGEN CORPORATIVA DETERMINACION DE USO Y FINALIDAD DE LOS DOCUMENTOS DETERMINACIÓN DE TAMAÑOS , CALIDAD Y TIPOS DE SOPORTES, GRAMAJE, TINTA S. INSTRUCTIVOS PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE FORMULARIOS. PERSONAL AUTORIZADO PARA FIRMAR DOCUMENTACIÓN EXTERNA E INTERNA ADECUADO USO DE LA REPROGRAFÍA
  28. 28. NORMALIZACIÓN PRODUCCIÓN DOCUMENTAL DEPENDECIAS PRODUCTORAS. TIPOLOGIAS DE DOCUMENTOS FORMATOS TIPOS DOCUMENTALES NUMERO DE COPIAS CONTROL DE PRODUCCIÓN DE NUEVOS DOCUMENTOS PERIOCIDAD DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
  29. 29. CICLO VITAL
  30. 30. • Programa de Gestión Documental • Archivo de Gestión: aquí interviene los procesos de producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta y conservación. • Archivo Central: Interviene los procesos de organización, consulta, disposición final • Archivo Histórico: Los procesos que interviene son consulta, disposición final • 10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación. • Comunicaciones oficiales derecho de petición • Llega la comunicación a la recepción, el auxiliar administrativo encargado del proceso de la recepción de los documentos, debe analizar para quien va dirigida la comunicación, una vez analizada y que cumpla con las condicione de recepción se radica, registra en el software documental, se digitaliza y se direcciona a la dependencia competente, luego en los recorridos internos se distribuye y entrega la comunicación física a la persona designada por la dependencia, luego se empieza con el trámite de la solicitud, se analiza, se soporta la respuesta y en términos inferiores a 10 días hábiles, se debe tener una respuesta, se realiza una comunicación oficial original y copia, la cual debe cumplir con las normas técnicas de elaboración de comunicaciones, se envía a recepción, con el fin de que sea radicada y enviada por mensajería externa al usuario que hizo la petición, se debe dejar constancia de recibido y de entrega de la misma. La copia es devuelta al Centro de Administración Documental por el mensajero, se verifica el recibido, se digitaliza, se sube al software y la física se archiva en unidad documental correspondiente, si el derecho de petición tiene que ver un contrato de obra debe ir al expediente y dejarlo cumplir según el tiempo de retención de acuerdo a la Tablas de Retención Documental, que son 20 años..o si el derecho de petición es de un funcionario de la entidad, se archivaría en la historia laboral y dejaría por 80 años.
  31. 31. VALORACIÓN PRIMARIA VALORACION SECUNDARIA TVDTRD CICLO VITAL DEL DOCUMENTO TRANSFERENCIA PRIMARIA ARCHIVO TOTAL TRANSFERENCI A SECUNDARIA ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO HISTÓRICOARCHIVO CENTRAL ADMINISTRATIVA LEGAL FISCAL JURIDICO CONTABLE HISTÓRICO CULTURAL CIENTIFICO
  32. 32. • 12) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente: • - ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país? • Establecer que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, sabiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos, convirtiéndose en un proceso integral. • A través del Decreto 2609 de 2012 nos muestra claramente la aplicación de la norma a cualquier tipo de información analógica o digital recibida o generado por las organizaciones gubernamentales en nuestro país, y consiguiendo con ello los gobiernos en línea o digitales. • Generalmente, la norma iba dirigida a la administración pública, pero no debemos olvidar que el sector privado que cumple funciones públicas como las instituciones privadas y particulares, ya que estos cumplen una función importante en el manejo de la documentación, optimizando los servicios a los ciudadanos y a la consolidación de un estado eficiente y transparente, pero vemos que en capitulo V de este mismo Decreto, ya delegan responsabilidades a los Ministerios y a la superintendencias, para que formulen, establezcan normas, para la implementación y evaluación de los programas de Gestión Documental de las entidades privadas que estén bajo su inspección y vigilancia. • - ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto? • Los aspectos más relevantes en mi opinión son los tecnológicos y de política pública gobiernos en línea, donde se aplica y se fortalece las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, las TIC.
  33. 33. • BIBLIOGRAFIA • Constitución Política de Colombia: artículos 15, 20, 23, 67, 72, 74, 78 • ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo No. 047 de 2000, Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación. • Acuerdo 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivos, restricciones por razones de conservación. • Acuerdo 048 de 2000. Conservación de documentos: preventiva, conservación, y restauración documental • Acuerdo 049 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”. • Acuerdo 050 de 2000. Conservación de documentos: Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. • Acuerdo 056 de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la Consulta” del capítulo V, “Acceso a los documentos de archivo”, del reglamento general de archivos. • Acuerdo No. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones Oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. • Decreto 2609 de 2012

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