Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Case Study: MediaPlatform Powers EPA Training


Published on

A major environment consulting firm trains thousands of geographically remote EPA stakeholders on water regulations and other topics using MediaPlatform WebCaster.

Published in: Technology, Business
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Case Study: MediaPlatform Powers EPA Training

  1. 1.   Case Study  Tetra Tech’s Cost Effective Outreach Webcasts for the Environmental Protection Agency  A major environment consulting firm trains thousands of geographically remote EPA stakeholders on water regulations and other topics using MediaPlatform WebCaster.    Introduction Managing water resources in the United States is a tremendous challenge that involves balancing the needs of communities with industry and government. The stakes are very high, though, with precious and limited fresh water supplies at risk,   potentially affecting the health of millions of people.  At the  Tetra Tech (NASDAQ: TTEK) is a leading heart of water management are a number of complex federal  provider of consulting, engineering, and regulations that govern how water resources are managed,  technical services worldwide. Tetra Tech is a how wastewater is handled, and how the environment and  diverse company, including individuals with  expertise in science, research, engineering, public health are protected along the way.    construction, and information technology.   The company’s strength is in collectively Tetra Tech, Inc.  a 14,000‐person environmental engineering  providing integrated services—delivering the  best solutions to meet its clients needs.   and consulting company, uses webcasting to support EPA in its  Tetra Tech is renowned for its leadership in efforts to educate federal, state, local and tribal agencies;  water‐related services for public and private watershed practitioners and environmental organizations on  clients. Engineering News‐Record (‘‘ENR’’), the complex issues and evolving science surrounding water  the leading trade journal for the industry, has  ranked Tetra Tech the number one water quality and watershed management.  To reach the most  services firm for the past eight years, most stakeholders as possible in a way that is cost‐effective, Tetra  recently in its April 25, 2011, ‘‘Top 500 Design Tech uses MediaPlatform WebCaster software to conduct its  Firms’’ issue. Tetra Tech, which had revenues EPA training webcasts.  of $2.6 billion in 2011, employs 14,000  people in 330 offices worldwide.  The Challenge: Reaching a Large Audience with Custom Webcasts Tetra Tech’s webcast team faced a number of challenges in helping the EPA deliver its training and outreach programs.  The agency’s goals included reaching as many people as possible, presenting training from multiple internal and external experts, interacting with the audience, certifying attendance, and making archived versions of webcast available on‐demand. In technical terms, Tetra Tech’s webcasting solution needed to convert a phone signal into streaming Adobe® Flash® audio so that phone‐based presenters could have their voices seamlessly integrated with a streaming visual presentation over the Web. The presentations had to be available on virtually any browser, operating system or mobile device.   Each presentation required a different look and feel, document downloads 1 | P a g e  
  2. 2. and interactive features, such as surveys and polls.  Finally, the Tetra Tech team needed to be able to coordinate multiple presenters and ensure a smooth experience for a geographically distributed audience.     The WebCaster Solution Tetra Tech started its EPA webcast program in 2005 using traditional web conferencing tools.  In 2010, the company chose to upgrade its capabilities with MediaPlatform WebCaster software.  WebCaster is a cloud‐based platform that enables Tetra Tech to address all of its webcasting requirements and challenges.  WebCaster presentations feature multiple presenters on the phone, synchronized PowerPoint slides, surveys, polls, and Question and Answer.  Totally Custom Webcasts A Tetra Tech‐produced EPA webcast, using  “At Tetra Tech, we like to provide our clients with a  MediaPlatform WebCaster software, featuring  custom tabs for slide download and closed  fully customized, professional webcast product from  captioning.  cradle to grave,” says Amber Siegel, Public Outreach  Specialist at Tetra Tech.   “Our webcasts are great because all of our clients each have different needs  and this system can accommodate those needs. Everyone has their own program, color schemes, and  logos. Working with the WebCaster system, we are really able to customize the look and feel of every  single event. And, with WebCaster we can preview everything in the system and make changes along  the way. We can show our clients what the audience console is going to look like before we put it on.  This gives us a lot of control and allows clients to make last minute changes easily.”   Tetra Tech has been able to educate thousands of individuals  At Tetra Tech, we like to provide  on various water topics, including Clean Water Act regulations.  our clients with a fully  Not only do webcast participants listen to the live broadcast,  customized, professional  but the archive is accessed by thousands from the EPA website  webcast product from cradle to  overtime.  Audience members have expressed appreciation for  grave.  Working with the  the cost effective training capabilities of the Tetra Tech  WebCaster system, we are really  webcasts.  “These webcasts have been a great resource for  able to customize the look and  small towns with no budget for travel or time to be gone.  feel of every single event.   Thanks,” said a Tennessee based webcast attendee.  An EPA    stakeholder in Washington commented, “This was my first  Amber Siegel  webcast. I learned a great deal of information that will be  Public Outreach Specialist   extremely helpful in getting my program up and running. The  Tetra Tech  videos were very useful and should be included in future 2 | P a g e  
  3. 3. sessions. More web casts would be great. This is a wonderful way to learn about new rules, regs, programs, and resources without having to travel to attend training.”  Overseeing the Production with WebCaster Tetra Tech has a proven production management process for its EPA webcasts.  A dedicated production team handles all the details of the process, from speaker orientation, invitations, registration, template customization, “day of” logistics, and archiving.   On the day of the webcast, some presenters go to Tetra Tech’s Fairfax, Virginia, office where the webcast team is located.  Other presenters remain remote.  The WebCaster production management interface enables  Tetra Techs webcast production team in action at the the webcast team to switch between multiple  companys Fairfax, Virginia center. presenters in real time.    Team activity flows through WebCaster’s production management interface. Shown in the figure, it enables multiple people to perform separate production roles simultaneously.   One team member is responsible for question and answer review and selection while another changes the PowerPoint slides.  A third team member manages communication with the presenters and a fourth handles technical support issues from the  MediaPlatform WebCaster’s production management audience.  interface, which enables multiple production team  members to collaborate on the presentation of a live    webcast. Archiving and Certification WebCaster is able to generate a certificate of attendance automatically to confirm that an audience member has viewed an EPA webcast.  The example shown in the figure typifies the kind of certificate that the system can produce. WebCaster also enables Tetra Tech to distribute PDF versions of the slide presentation to audience members.  After the live presentation, the webcast is archived so that others can watch it on demand.   Tetra Tech also provides Section 508‐compliant transcripts and closed‐captioning for those with visual impairments for each webcast in order to meet federal requirements under the Americans with  Example of an attendance certificate automatically  generated by WebCaster for an attendee of the EPA Disabilities Act.   Stormwater Program Webcast Series. 3 | P a g e  
  4. 4. Conclusion Tetra Tech considers its EPA webcasting program to be a  The net effect of this effort has been a  success in helping the Agency reach its objective of cost‐ significant improvement in local  effectively training numerous remote stakeholders.  knowledge about water management – “A 2‐hour webcast can reach thousands,” says Adrianna Berk,  where it matters.  At the same time, the Senior Environmental Scientist and Webcast Program Manager at Tetra Tech. “The net effect of this effort has been  ability to train people remotely using a significant improvement in local knowledge about water  technology has enabled Tetra Tech to management – where it matters.  At the same time, the  save thousands of tons of CO2 emissions ability to train people remotely using technology has enabled  by reducing air and car travel for Tetra Tech to save thousands of tons of CO2 emissions by  trainers and attendees. reducing air and car travel for trainers and attendees.”   As an archive posted on EPAs website it can reach thousands  Adrianna Berk more at their convenience, including an international  Senior Environmental Scientist and Webcast audience at a relatively low cost.  Project Manager   Tetra Tech, Inc.   About MediaPlatform, Inc. MediaPlatform, Inc. delivers best‐in‐class webcasting and media management technology to global enterprises and digital media producers.   MediaPlatform’s webcasting software enables high‐impact presentations for lead generation, corporate communications and training.  The company offers organizations the ability to take advantage of scalable cloud‐based computing, as well as on‐premises deployment, to present and manage rich media. With media management tools built on its platform, the company helps clients derive long term archive value from their investment in media content.     Copyright © 2012 MediaPlatform, Inc.   MediaPlatform, Inc. 8383 Wilshire Boulevard, Suite 750 Los Angeles, CA 90211 (310) 909‐8410 4 | P a g e