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Presentacion.elaboración de manuales

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Presentacion.elaboración de manuales

  1. 1. República Bolivariana de Venezuela Estado Carabobo Alcaldía del Municipio Valencia Dirección de Planificación y Presupuesto Elaboración y Actualización de manuales Dirección de Planificación y Presupuesto Agosto 2010
  2. 2. <ul><li>¿Que es un manual? </li></ul>Organización y Métodos República Bolivariana de Venezuela Estado Carabobo Alcaldía del Municipio Valencia Dirección de Planificación y Presupuesto
  3. 3. República Bolivariana de Venezuela Estado Carabobo Alcaldía del Municipio Valencia Dirección de Planificación y Presupuesto Organización y Métodos Definición de manual : Gómez Ceja, lo define como “...el documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa...” Documento que contiene políticas y procedimientos de la empresa, que afectan la calidad de sus productos o servicios.
  4. 4. República Bolivariana de Venezuela Estado Carabobo Alcaldía del Municipio Valencia Dirección de Planificación y Presupuesto Organización y Métodos MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS: Es el documento que contiene la descripción de las actividades administrativas o de gestión, que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad ejecutora o de dos o más de ellas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación.
  5. 5. República Bolivariana de Venezuela Estado Carabobo Alcaldía del Municipio Valencia Dirección de Planificación y Presupuesto Organización y Métodos LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS TIENEN POR OBJETO: • Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la organización. • Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. • Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
  6. 6. República Bolivariana de Venezuela Estado Carabobo Alcaldía del Municipio Valencia Dirección de Planificación y Presupuesto Organización y Métodos LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS TIENEN POR OBJETO: • Facilitar las labores de auditoría, la evaluación control interno y su vigilancia. • Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. • Ayudar en la coordinación de trabajo y evitar duplicidad de funciones. • Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
  7. 7. República Bolivariana de Venezuela Estado Carabobo Alcaldía del Municipio Valencia Dirección de Planificación y Presupuesto Organización y Métodos FLUJOGRAMAS Es un gráfico que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica, tienen como finalidad contener información adicional sobre el método de ejecución y el tiempo de recorrido empleado para la ejecución de las mismas, se utilizan columnas para representar las áreas involucradas y grupo de símbolos para la representación grafica.
  8. 8. República Bolivariana de Venezuela Estado Carabobo Alcaldía del Municipio Valencia Dirección de Planificación y Presupuesto Organización y Métodos SIMBOLOGÍA PARA EL DISEÑO DE FLUJOGRAMAS No Si SIMBOLOGÍA DESCRIPCIÓN Inicio o Fin del Diagrama: Representa la disponibilidad de la información para su procesamiento (entrada), así como información que ya ha sido procesada. Decisión: Representa al punto del proceso donde se debe tomar una decisión. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la dirección del proceso, en función de la repuesta real. Actividad u Operación: Indica las principales fases del proceso, método o procedimiento. El nombre de la etapa y de quien la ejecuta se registra en el interior del rectángulo. Documento: Este símbolo se utilizará cuando se genere un documento, puede ser una forma, un control, una ficha o un listado. Operación Manual: Representación de un proceso u operación manual. Ejemplo: preparación de una factura.
  9. 9. República Bolivariana de Venezuela Estado Carabobo Alcaldía del Municipio Valencia Dirección de Planificación y Presupuesto Organización y Métodos SIMBOLOGÍA PARA EL DISEÑO DE FLUJOGRAMAS  SIMBOLOGÍA DESCRIPCIÓN Dirección de Flujo: Indica la secuencia de la información y se utiliza para unir símbolos, según sea su flujo, o para indicar los principios de alternativas Conector de Página: Se emplea para vincular una página con otra en la continuación del flujo. Base de Datos: Llamado de conexión a sistemas de información automatizados interrelacionados. Archivo: Indica el archivo temporal o definitivo de uno o varios documentos. Dentro del Triangulo se escribe la letra “T” sí el documento se archiva temporalmente de lo contrario la letra “P” para documentos que se archiven permanentemente. Conector Interno: Representa el vínculo entre actividades que se hallan en diferentes partes de un mismo procedimiento. Dentro del círculo se escribe el número o letra que identifica la conexión. CD: Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética.

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