Conferenza stampa sda bocconi 2006

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Conferenza stampa sda bocconi 2006

  1. 1. Copyright SDA Bocconi 2004 Organizzazione Eventi 11 e 24 gennaio 2006 1 Copyright SDA Bocconi 2004
  2. 2. Copyright SDA Bocconi 20042
  3. 3. Un approccio pragmatico Cassetta attrezzi Dietro le quinte Citazioni Strumenti Casi reali Check-list Sperimentazioni TimingCopyright SDA Bocconi 2004 “Per sapere bisogna fare” Conferenza stampa 3
  4. 4. Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 4
  5. 5. Iniziamo da un paradosso Non dobbiamo mai dimenticare che il giornalista raccoglie e diffonde solo quelle “notizie” che interessano il suo giornale e i suoi lettori A parte il paradosso, sta proprio qui il segreto! Parola chiave: SENSIBILITÀ GIORNALISTICACopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 5
  6. 6. Sensibilità giornalistica = ragionare con la testa del giornalista = capire che cosa per lui è o non è notizia = fare opera di sensibilizzazione dei propri clienti o referenti in azienda = avere il coraggio di dire NO alla richiesta di organizzare una conferenza stampa o di inviare un comunicato o di proporre un’intervista o… Non è semplice, può aiutare una precisa conoscenza dei principali FERRI DEL MESTIERECopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 6
  7. 7. Partiamo dal risultatoCopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 7
  8. 8. Facciamoci del maleSulla stampa sono ricorrenti le critiche dirette dai giornalisti alle PR leggiamone alcune per capire insieme come raggiungere questi risultati EVITANDO AL MASSIMO I RISCHICopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 8
  9. 9. Punto.Com 23 marzo 2001Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 9
  10. 10. Punto.Com 24 marzo 2001Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 10
  11. 11. Che cosa i giornalisti pensano degli Uffici stampa: alcune citazioni… Da Italia Oggi – 29 ottobre 1998 “Ogni giorno mi trovo ad aver a che fare con degli incompetenti. Gli uffici stampa non studiano i media. E quindi non sanno cosa può interessare o no ad una testata. Sono indietro anni luce. Non sanno cosa vuol dire personalizzazione della notizia”…Massimo Bernardini, responsabile delle pagine spettacoli del quotidiano Avvenire“Ricevo una media di 60 fax al giorno, con ulteriori telefonate successive. … In questo momento ho tre scrivanie colme di carta e faccio fatica a lavorare. Gli uffici stampa dovrebbero sapere con chi stanno parlando. Bisogna innanzitutto che si studino il giornale…” Pier Luigi Vercesi, capo redattore dello Specchio della Stampa“È una situazione allucinante. Mandano un fax e poi richiamano 20 volteper sapere se l’hai ricevuto, poi se mandi qualcuno alla conferenza, e ancora quando pubblichi la notizia.” Giulio Giuzzi, responsabile della cronaca di Milano del Giorno Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 11
  12. 12. Da Punto.Com 23 marzo 2001 “Non sommergete le nostre scrivanie con inutili tonnellate di carta. Nonintasate le nostre caselle di posta elettronica con comunicati interminabili e pesanti attachment. Rispettate i tempi di chiusura del giornale in cui lavoriamo” Da Punto.Com 24 marzo 2001 “Gli uffici stampa? Ormai sono costretta a vivere trincerata dietro a unasegreteria telefonica: ricevo dalle 30 alle 50 telefonate ogni giorno da parte di pr, addetti stampa e siti Internet di vario genere. È praticamente impossibile rispondere a tutti…” Carla De Girolamo, caposervizio di Panorama Online e coordinatrice di Panorama Web “Conoscere i ritmi di una redazione è, infatti, fondamentale. Spesso mi sichiede di pubblicare una notizia alle sei del pomeriggio, quando nel giro di tre ore tutto si può ribaltare”Marco dal Fior, vicecaporedattore dell’edizione Lombardia del Corriere della Sera “Negli ultimi anni la qualità dei servizi delle grandi strutture dicomunicazione è cresciuta enormemente….molti uffici stampa hanno colto in ritardo l’importanza e la specificità dell’informazione online” Luca Ferraiuolo, ex vicecaporedattore de Il Nuovo Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 12
  13. 13. I have a dream...• Ricevere comunicati stampa di argomenti che siano di reale interesse per il giornale• Ricevere comunicati solo via e-mail, e non lo stesso comunicato via e-mail/posta/fax/sms• Non essere bombardati di telefonate per sapere se si è ricevuto il comunicato, se lo si pubblica, se si è pubblicato, se si vuole intervistare qualcuno…• Parlare con persone che sanno di cosa stanno parlando• Avere meno conferenze stampa, ma più interessanti• Non chiamare sul cellulare (anche se vi è stato dato) se non in caso di reale necessità Francesca Bodini – all’epoca della slide Direttore di Net Business (2001) Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 13
  14. 14. PR = Piccole Rottweiler? Beppe Severgnini – Uomo del Sabato su Io Donna – CorriereCopyright SDA Bocconi 2004 della Sera del 13 Marzo 2004 Conferenza stampa 14
  15. 15. Nelle ultime settimane ci siamo occupati di abusi telefonici (messaggini agghiaccianti, molestie durante i pasti, goffi tradimenti via sms). Chiudiamo la quadrilogia condannando unabitudine che nessuno riesce a sconfiggere: la prepotenza. Lui o lei chiamano, e iniziano a parlare. Propongono convegni, raccontano viaggi, discutono daffari. Voi direte: storia vecchia, dovè la notizia? La notizia è che ormai i cellulari trasmettono i telegiornali, scattano fotografie, suonano come la Filarmonica di Vienna. Ma qualcuno li usa ancora come ferri da stiro.Chi sono, questi simpatici trogloditi? Spesso sono persone che non ci conoscono nemmeno. Non sanno che la gente, nel corso della giornata, lavora, dorme, fa la doccia, mangia, corre, va in bagno e si mette le dita nelnaso? Certo che lo sanno: ma decidono dignorarlo. Il troglodita telefonico (TT) spesso è una troglodita, giovane e magari simpatica. Le italiane nate nella seconda metà degli anni 70 sono, in assoluto, le più pericolose. La loro adolescenza coincide con la comparsa del cellulare in Italia: da quel momento i due gruppi - ragazze etelefonini - sono cresciuti insieme. Questo rapporto simbiotico ha i suoi vantaggi (le suonerie non hanno misteri, per unitaliana del 1978); ma presenta, come dicevo, alcuni inconvenienti. La fanciulla usa il telefono come unarma impropria, fidando nel suono della sua voce. Chiama uno sconosciuto e inizia a parlare. E lo sventurato risponde, invece di audiosculacciarla.Due gruppi sono particolarmente insidiosi: le giovani giornaliste e le nuove arrivate negli uffici-stampa. Conosco colleghe che riescono a intervistare chiunque, a ogni ora del giorno e della notte (ci provassero i maschi, verrebbero insultati). Ho sperimentato la grinta delle ragazze delle pubbliche relazioni, che usano il cellulare come cerca-persone, e quando hanno acchiappato chi vogliono, mordono e non mollano la presa (da qui il nome: PR, Piccole Rottweiler).Che fare? Nulla, se non aspettare che le italiane nate negli anni 70 diventino meno giovani, e più misericordiose. Ma poi arriveranno quelle nate negli anni 80. Sono già preoccupato adesso. Beppe Severgnini – Uomo del Sabato su Io Donna – Corriere della Sera del 13 Marzo 2004 Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 15
  16. 16. Come ridurre i morsi da PR?Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 16
  17. 17. Analisi bisogni target Tempo: variabile critica da ottimizzare Carta: risorsa da salvaguardareCopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 17
  18. 18. Una risposta adeguata  Tempo limitato  Crescita dei quotidiani  Moltiplicazione delle testate periodiche  Maggiore segmentazione del mercato editoriale  Dominio strumenti del “mestiere”  Conoscenza testate  Piani di comunicazione tagliati su misura per ogni singolo giornalistaCopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 18
  19. 19. Come inviare le notizie in modo mirato?Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 19
  20. 20. Una possibile via: i piani editoriali TESTATA settembre ottobre novembre dicembre dossier piemonte - rapporto rapp. motori (motorshow) - rapp. beni culturali - dossier salone del vino - dossier trasporti - IL SOLE 24 rapp. nautica - dossier auto - dossier marche - dossier moda certificazione e qualità2 dossier nordest (ATTENZIONE: ORE SMAU @lfa - SMAU @lfa (settimana mondiale delal dossier Natale, non dichiarato, qualità) ma nel 2002 è stato pubblicato) sicurezza informatica (3) - piemonte (10) - banche (10) - AFFARI & salone del vino to (10) - PA E-Government (1) - commercioFINANZA - La turismo e compagnie aeree elettronico (8) - telefonia (15) - Repubblica (17) - certificazioni (17) - lavoro sicilia (22) interinale (17) - high tech (24) - risparmio gestito (24) come gestire la multicanalità dossier marketing del permesso - (speciale convegno di dossier marketing per la dossier geomarketing - speciale speciale call e contact center (numero settembre) - speciale voce, relazione con il canale di MKT comunicazione hi tech sul punto distribuito al convegno sulla dati, informazioni, il marketing vendita - speciale smart card e vendita multicanalità organizzato da MKT) via mobile (numero distribuito a carte fedeltà Smau) focus bilancio come strumento focus risorse umane percorsi di focus sportelli unici, stato di di controllo e di comunicazione focus gli archivi paperless camnbiamento nelle direzioni del attuazione, problemi soluzioni quali - inchiesta la formazione a meno carta, più efficienza personale delle pa - inchiesta strategia servizi alle imprese mettere on PUBBLICA distanza alla conquista della grazie alle soluzioni IT - crm - speciale assicurarsi contro i line? - inchiesta ASP opportunità pa - speciale proteggere laria inchiesta come costruisco un rischi (con questo numero saremo al da sviluppare nelal pa - speciale (con questo numero saremo a sito pubblico - COMPA di Bologna) innovazione nelal sanità Smau a Milano)BANCAMATIC anteprima SMAU (Smau 2-6 ottobre contract bancario (arredi i sistemi di pagamento (30/8) internet banking (31/10) A 2003) (3/07) bancari) (25/9) cover story ERP e supply chian cover storyVPN reti private cover story videoconferenza i- guida cover story la rete in casa - guida NETWORK management - guida virtuali - guida allacquisto allacquisto server midrange la CPU Intel allacquisto back up hardware e MAGAZINE allacquisto hub e switch SAN, NAS e memorie di massa e le altre software wireline e wireless per retiCopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 20
  21. 21. Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 21
  22. 22. Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 22
  23. 23. Alcuni ferri del mestiere Comunicato stampa Cartella stampa Media list o mailing Intervista telefonica Intervista scritta Intervista 1to1 Press briefing Press trip Conferenza stampa Esclusiva … Dichiarazione ufficiale Smentite e lettere al direttore (Silenzio stampa)Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 23
  24. 24. Alcune definizioni STRUMENTO DEF. SCOPI - METODOLOGIA archivio contenente nome, cognome, indirizzo, inviare le comunicazioni telefono, e-mail, argomenti trattati, aree di aziendali in modo mirato:media list o mailing specializzazione …dei giornalisti con i quali lazienda ha solo ai giornalisti realmente interesse a mantenere delle relazioni interessati raccolta (possibilmente ragionata) di articoli tratti informare il management dalla stampa che parlano dellazienda e dei suoi sullazienda, sul settore,rassegna stampa manager, del suo settore di attività o, più in generale, sulla concorrenza … se di temi che possono avere un impatto diretto sullo quotidiana, distribuita sviluppo e sulle attività dellazienda nella prima mattinata deve essere sempre cartella che contiene la documentazione di base aggiornata per consegnarla dellazienda come le schede informative che spiegano durante gli eventi, lecartella stampa la storia dellorganizzazione, la struttura conferenze stampa o organizzativa, i prodotti, i dati economici, la inviata alla stampa in caso documentazione fotografica e la brochure di fatti aziendali rilevanti esempio di cartella stampa Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 24
  25. 25. Strumenti dell’ufficio stampa STRUMENTO DEF. SCOPI - METODOLOGIA testo molto sintetico che riporta notizie o fatti molto complesso da scrivere aziendali di interesse: lancio di nuovi prodotti, annunci in quanto è importantecomunicato stampa di eventi particolari, risultati economico-finanziari, seguire precisi standard di nuovi investimenti, acquisizioni, eventuali cambiamenti scrittura nella direzione aziendale (giri di poltrone) può rivolgersi alle agenzie incontro tra alcuni esponenti aziendali con un gruppo di di stampa, ai giornalisti giornalisti, finalizzato a divulgare una notizia di unaconferenza stampa della carta stampata, della certa rilevanza, durante il quale gli invitati pongono televisione, della radio, di una serie di domande di approfondimento Internet … strumento fondamentale, ma delicato da trattare. Esistono alcune regole: 1) informarsi prima sul giornalista e la testata 2) concordare con precisione loggetto 3) essere trasparenti (meglio non dire che dire e chiedere di non pubblicare) 4)interviste usare un linguaggio chiaro e il più possibile comprensibile 5) non chiedere di rivedere il testo 5) se televisiva o radiofonica, chiedere la registrazioni prima, MAI dopo...6) preparare lintervistato... esempio Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 25
  26. 26. Fortunatamente non siamo gli unici a sbagliare! Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 26
  27. 27. Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 27
  28. 28. Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 28
  29. 29. Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 29
  30. 30. Conferenza stampa• Che cosa è?• Come decidere se organizzarla o meno?• Quali sono le diverse tipologie?• Come organizzarla?• Come massimizzarne l’efficacia?• Come quantificarne costi e benefici?• Quale la tempistica e quali le fasi da seguire?• Come analizzare i risultati?Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 30
  31. 31. Conferenza stampa: che cosa è e che cosa consente...È l’incontro di alcuni esponenti aziendali con un gruppo di giornalisti, finalizzato a divulgare una notizia di una certa rilevanza Occasione di incontro – confronto – dialogo (possibilità di fare domande) Strumento di comunicazione potente e costoso – usare con cura  Inflazione comunicativa  Troppe conferenze organizzate ogni giorno  Il tempo: una variabile molto critica per tuttiCopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 31
  32. 32. Una decisione molto difficile:organizzarla o no? conferenza, esclusiva o interviste1to1?• Porsi dal punto di vista del target ossia del giornalista “Perché dovrei partecipare?”• Organizzare la conferenza solo se effettivamente si trovano forti motivazioni a questa domanda e se si è realmente in grado di fornire una risposta adeguata alle aspettative  Novità significative - notizie  Occasioni di incontro con personaggi di rilievo  Opportunità di approfondimenti su temi scottanti• Ricordiamoci: nulla è più frustrante di una sala vuota• Vale la pena fare dei testCopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 32
  33. 33. Esclusiva – citazioni…Non dovete pensare che una notizia non funzioni in assoluto: se trovate il contenitore giusto, anche una cosa che sembra una non-notizia può essere una notizia. Attenzione quindi ai contenitori e cercate di personalizzare le vostre comunicazioni. Spesso un’esclusiva è meglio di una conferenza stampa. … Se però offrite un’esclusiva, deve essere davvero tale. Non esistono esclusive a metà. … Questo non significa che si possa lavorare con una sola testata. Dovete essere anche voi un po’ giornalisti. Se a uno date l’esclusiva, all’altro potete dare un taglio diverso o un diverso approfondimento dello stesso argomento. La vostra capacità sta nell’avere davanti a voi la mappa dei giornalisti che vi interessano con specializzazioni e collaborazioni. Leggendo i giornali non è difficile farsi questo bagaglio. Luigi Ferro – Panorama Economy – Corriere della Sera – Reseller Business Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 33
  34. 34. Una stessa notizia declinata su web – tv - radio – carta stampata cartaceowebradio tv Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 34
  35. 35. Conferenza stampa – citazioni… Le conferenze stampa spesso sono inutili perché raramente c’è la necessità di far conoscere a tutto il mondo qualcosa. Fabio Grattagliano – Il Sole 24 ORENon organizzate conferenze stampa per fare il punto della situazione sull’andamento dell’azienda…a noi giornalisti non interessano i vostri aggiornamenti interni. … Per quanto mi riguarda, la conferenza stampa mi piace, perché è soprattutto un luogo di scambio con i colleghi…Quando posso ci vado, sempre che ci sia una notizia da catturare. Il solo fatto di esistere non è una notizia. Luigi Ferro – Panorama Economy – Corriere della Sera – Reseller Business È meglio pubblicare su un solo giornale che fare una conferenza stampa a cui non viene nessuno. Andrea Lucatello – Radio CapitalCopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 35
  36. 36. Conferenza stampa – citazioni… Il vostro lavoro è più difficile di quello del giornalista. Lui può decidere se pubblicare, che cosa pubblicare e quando pubblicare, voi dovete invece convincere il giornalista che vale la pena farlo. … Evitate inviigenerici, uguali per tutti. Perché dovrei scrivere se so che lo fanno tutti gli altri con gli stessi contenuti?Stefano Epifani – ex Digital Business oggi docente presso l’Università degli Studi di Malta e autore di libri e saggiLa partecipazione dei giornalisti alle conferenze stampa sta diminuendo vertiginosamente per mancanza di tempo e per inflazione di conferenze. Non serve continuare a chiamare il giornalista per sapere se viene o meno perché la decisione viene presa il giorno prima, spesso alla sera. Prima di organizzare una conferenza stampa è utile fare un piccolo sondaggio tra i giornalisti per verificare l’interesse. Achille Perego – Il Giorno Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 36
  37. 37. Test su alcuni giornalisti prima di organizzare la conferenza stampa – dietro le quinte Contattare i giornalisti con i quali si ha un rapporto preferenziale e tastare il polsoCopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 37
  38. 38. Gli elementi da considerare: gli stessi di qualsiasi evento, ma… • Notizia - messaggi - contenuto W W • data W W • luogo 5 W ... • target stampa W • regia • scalettaCopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 38
  39. 39. 5W+2H  definire nel dettaglio gli obiettivi Why  perché organizzare la conferenza?  contenuto  messaggi What  titolo  programma  conoscete i tempi delle testate When  scegliere data e orario appropriati How  richiesta preventivi e budget muchCopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 39
  40. 40. 5W+2H  città più indicata Where  location più adatta chi interviene  chi modera o presenta (attenzione alle relazioni tra giornalisti!) Who  chi sarà invitato  come sarà presentata la notizia How quali attrezzature, quali strumenti  come sarà organizzato il follow-up Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 40
  41. 41. Programma • Contatto relatori e verifica lettera proposta + disponibilità telefonata • Predisposizione programma verificare eventi concorrenti su date relatori possibili moderatore incrociare agende location relatori data verificare disponibilità location (previa idea numerosità)Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 41
  42. 42. Quali giornalisti invitare? • Personalizzare il più possibile l’invito • Leggere leggere leggere!!! • Quali i bisogni? • Quali le attese? • Quale “linguaggio”? • Chi non può non esserci? partire da questiCopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 42
  43. 43. Personalizzare il rapporto – citazioni… Quando inviate un’e-mail, per favore, PERSONALIZZATELA! Nonscrivetemi mai “Carissimo/a”, preferisco “Caro Andrea”. Almeno partite con il piede giusto. E poi nel confezionare il vostro messaggio dovete agire da giornalisti, dovete mettere la notizia nelle prime due righe. … Le mail sono diventate uno strumento che ha migliorato da una parte la comunicazione, ma dall’altra l’ha minata seriamente, perchél’eccesso di informazione è uguale se non peggiore alla mancanza di notizie …Dovete agire come dei cacciatori con il mirino, non come spargitori di volantini da un aereo. Andrea Lucatello – Radio CapitalCopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 43
  44. 44. Sede• Individuazione location Per prenotare la sala comodità - velocità bisogna avere un’idea precisa del numero di verifica disponibilità partecipanti sopralluogo Molto delicato! materiale sala  deve essere facilmente attrezzatura raggiungibile hostess  deve essere attraente  deve avere strutture tavolo accrediti adeguate badge  deve poter garantire una capienza +/- 20% cavalierini segnaletica interna ed esterna Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 44
  45. 45. Data• disponibilità relatori Deve essere in linea con esigenze azienda,• disponibilità moderatore partecipanti e non deve• disponibilità giornalisti fondamentali avere sovrapposizioni rischiose (questo rischio• scelta data è sempre in agguato…)• scelta giorno della settimana ..• scelta ora di inizio e durata• scelta durata interventi Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 45
  46. 46. I tempiquotidiani h. 10.00-13.00 per dare al giornalista la possibilità di scrivere il pezzo per il pomeriggio (su documentazione fornita)settimanali e mensili anche il pomeriggioCopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 46
  47. 47. I tempi del quotidiano 11.00 circa: prima riunione di redazione – previsioni e imbastitura spazi – non si conoscono ancora i contenuti – struttura gerarchica – tempi brevi – si decide foliazione di massima (pagine + moduli pubblicitari) tarda mattinata: lettura giornali – telegiornali – lanci di agenzia – partecipazione a conferenze stampa eventuali – telefonate 17.00 circa: seconda riunione di redazione – i capiredattore assegnano pesi alle notizie selezionate durante la giornata – assegnazione rigaggi (dimensioni dei pezzi) ai vari giornalisti 18.00 circa: si inizia a scrivere (!) – se non abbiamo la notizia del secolo, meglio NON DISTURBARE! 22.00 circa: chiusura prima edizione che è anche l’ultima se non succedono eventi decisamente straordinari Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 47
  48. 48. I tempi del settimanale (ipotesi uscita lunedì)  Lunedì ore 15 circa: prima riunione di redazione – definizione dei temi  Martedì: imbastitura pagine – assegnazione rigaggi  Mercoledì: si inizia a scrivere  Giovedì e venerdì: fase del NON DISTURBARE! (ipotesi uscita venerdì)  Mercoledì ore 15 circa: prima riunione di redazione – definizione dei temi  Giovedì- Venerdì mattina: imbastitura pagine – assegnazione rigaggi  Venerdì-Lunedì: si inizia a scrivere  Martedì e mercoledì mattina: fase del NON DISTURBARE!Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 48
  49. 49. I tempi della radio – citazioni… La sera prima si decidono gli argomenti principali del giorno dopo e a questopunto si divide il lavoro secondo i settori e si sceglie dove mandare le persone.È la notizia a far decidere di mandare una persona. In assenza della notizia, il criterio dominante è il “chi c’è”, il nome, il personaggio. E il giorno dopo si parte. Quando capita un fatto imprevisto di cronaca, si richiama immediatamente uno che stava ad un convegno e lo si manda sul posto. Lacronaca si impone da sé, gli appuntamenti vengono scelti e quelli politici per le radio sono quelli che contano di più. Tenete presente che noi facciamo un giornale ogni ora. In regia abbiamo 7-8 monitor sintonizzati costantemente su diverse fonti. Televideo è una delle fonti più potenti per l’aggiornamento in tempo reale. Per ogni giornale radio sono previsti tre servizi. Appena finito il giornale, si prepara la griglia del successivo, ci si divide i compiti e poi si parte. A dieci minuti all’inizio si stampa il testo del giornale che è composto da un sistema di scrittura che indica il tempo di lettura. Il giornale dura al massimo 10 minuti ed è sempre a due voci. Abbiamo turni di 7 ore, a partire dalle 6 fino alle 23. Chiamate in radio alla mattina e comunque mai dopo le 16. Andrea Lucatello – Radio CapitalCopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 49
  50. 50. I tempi del mensile Quando possibile cercare di richiedere il piano editoriale Indicativamente proporre i temi 1 mese o 40 giorni prima della data di uscita, in alcuni casi anche 2 mesi prima  Attenzione: i piani editoriali sono indicativi, non illudere i clienti…non si ha certezza di pubblicazione. Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 50
  51. 51. La scaletta esposizione breve da parte di un vertice dell’azienda/ente della “notizia”, supporto di materiali visivi eventuale intervento di uno o più opinion maker esterni per contestualizzare e sostenere la notizia question time (utile prevedere Q&A per management) gradito welcome coffee o cocktail al termine spazio per effettuare interviste a radio e tv in separata sedeCopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 51
  52. 52. Mailing • Selezione attenta degli invitati, la conoscenza dei temi trattati dai giornalisti aiuta Fonti stampa (database esterni - Internet - testate specializzate - Prima Comunicazione - Agenda del Giornalista - Medias – Mediadata - stampa - articoli pubblicati su temi analoghi …) Mailing Trend MicroCopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 52
  53. 53. Invito • Testi e creatività Modalità invio (fax - posta - posta prioritaria - pony - oppure • Comunicato stampa di invito corrieri - Internet…) • Segnalazione stampa Se si realizza invito ad hoc brief creativo con congruo W anticipo W Testi e creatività (giri di W bozze)W Recall mirate (diverse a seconda di periodicità) Verificare appuntamenti agenzie di stampaW Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 53
  54. 54. Recall e gestione risposte • Stampa (recall – usare con moderazione!) • RSVP (richiesta accredito?) • Lista accrediti stampa (assolutamente aleatoria) Invito TeamSystem Accrediti Trend MicroCopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 54
  55. 55. Realizzazione cartella stampa • Indice (approvazione) • Redazione testi (approvazione) • Comunicato stampa evento • Presentazioni – speech • Profili relatori • Materiale fotografico • Video • Riferimenti ufficio stampaCopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 55
  56. 56. Regia evento • Sopralluogo organizzativo • Coordinamento relatori (dal trasporto alle relazioni….) • Coordinamento personale di supporto (accredito - sala - catering - guardaroba - animazione …) • Servizio fotografico • Prove • Accoglienza • Sala • Attrezzatura (microfoni - PC - proiettori - …) • Prova tecnica • Presenza in sala • Presenze fuoriCopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 56
  57. 57. Follow up • Inviare cartelle stampa a chi non è venuto • Registrazioni • Ringraziamento relatori • Richieste eco-video / eco-stampaCopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 57
  58. 58. Analisi risultati• Verifica feedback• Quanti hanno partecipato• Rassegna stampa• Analisi risultati stampa• Eventuali approfondimentiCopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 58
  59. 59. Timing e budget • Dettagliare ogni fase (azione - costo - responsabile - timing - note) • Da fare in avvio (FONDAMENTALE!!!) • Da aggiornare in corso • Da quantificare a consuntivo AZIONI COSTI RESPONSABILE TIMING NOTE (.000)1) IMMAGINE COORDINATACreatività per progettazione ecoordinamento esecutivo di: 5.000 30-mag proposte creative- Inviti stampati + busta entro 05/06/2000 Da ordinare X nuove cartelline, controllare- Cartellina 02-giu modifiche e realizzazione- Cartellonistica, segnaletica, cavalierini, dopo sopralluogo Verificare i badge per chi devono esserebadge 20giu realizzati (personale, relatori, ospiti?)- Stampa materiali 09-giuRedazione testi/atti del convegno:- Diffusione atti on line sul sito2) MAILINGIncrocio/adattamento della mailing ospiti-autorità data dal cliente 500-1500 05-giuIntegrazione e ricerca mailing invitati(300-400 nominativi) 3.000 07-giu Copyright SDA Bocconi 2004 timing di un evento Conferenza stampa 59
  60. 60. Interviste incontro one to one tra giornalista e manager si sollecita perché c’è qualcosa da comunicare o è a richiesta quando è sollecitata:  valutare esattamente le argomentazioni  messaggio molto rilevante da comunicare quando è richiesta: valutare i pro e i contro rifiuto = sospetto. Cosa vogliono nascondere? Consolidamento rapporto tra azienda e giornale considerazioni determinate da un preciso momento es. non sono ancora disponibili i dati che il giornalista cerca Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 60
  61. 61. Interviste far conoscere all’intervistando il tipo di testata ed il profilo del giornalista (anche qualche vecchio articolo) fornire quanto più materiale possibile al giornalista (cartella stampa, curriculum vitae, informazioni generali…) cercare di avere in anticipo i temi da trattare Q&A controllo dei virgolettati Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 61
  62. 62. Intervista – citazioni… Per proporre un’intervista potete 1. mandare un abstract 2. mandare dati in dettaglio 3. assicurare la disponibilità “immediata” dell’intervistando 4. assicurare la disponibilità “immediata” del materiale fotografico. Questa è la scaletta che dovete seguire. L’immediatezza e la tempestività sono fondamentali.… Quando organizzate un’intervista per un cliente cercate di prepararlo. Sentite prima che cosa vuole dire, come lo vuole dire e fategli notare che cosa NON può dire. Una volta che è detta una cosa, è detta! Insegnategli a non dire mai al giornalista “Per favore, questo non lo scriva”, perché 9 volte su 10 è proprio la notizia… Luigi Ferro – Panorama Economy – Corriere della Sera – Reseller BusinessRelativamente alle interviste, non sempre è necessario incontrarsi. Domande e risposte possono essere scambiate via e-mail con l’aiuto dell’ufficio stampa. Achille Perego – Il Giorno Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 62
  63. 63. Media training – citazioni… Certi personaggi sono difficili da “vendere”. In certi casi è sempre possibilefargli fare un media training, cioè metterlo a confronto con un giornalista che loprovoca, che cerca di tirargli fuori delle cose. Se il giornalista riesce a metterlo in difficoltà è sempre meglio che vedersi poi impreparato ad affrontarne una ventina in conferenza stampa. Luigi Ferro – Panorama Economy – Corriere della Sera – Reseller Business Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 63
  64. 64. Virgoletattato – citazioni… Se chiedete di controllare un virgoletatto dopo l’intervista, mettete indifficoltà il giornalista. Disturba perché dà l’impressione del controllo e poi perché allunga i tempi. Se si riesce a non chiederlo, è molto meglio. Se proprio non se ne può fare a meno, chiedetelo prima. Se però, oltre a controllare, volete anche togliere qualcosa, scatta la sfiducia, meccanismo deleterio. Noi non facciamo i confessori, facciamo i giornalisti! Luigi Ferro – Panorama Economy – Corriere della Sera – Reseller Business Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 64
  65. 65. Se si può scavalcare… Dovete lavorare sul vostro cliente, non sul giornalista. È il vostro cliente che deve imparare a non rendersi sempre disponibile con i giornalisti e a non lasciare dichiarazioni al di fuori del vostro controllo. È chiaro che il giornalista può provare a scavalcarvi. Se ho il contatto diretto con la persona da intervistare, se conosco il suo numero di cellulare, è chiaro che prediligo questa strada. Il giornalista punta sempre alla fonte diretta. … L’Amministratore Delegato deve seguire i vostri input, ma dovete insegnarglielo voi. Luigi Ferro – Panorama Economy – Corriere della Sera – Reseller BusinessCopyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 65
  66. 66. In bocca al lupo! Massimo PizzoMassimo.pizzo@insintesi.it Tel 3356929897Copyright SDA Bocconi 2004 Conferenza stampa 66

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