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Qualche consiglio per preparare le slide per una presentazione

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Una presentazione curata e ben organizzata concede a chi espone una piccola agevolazione. Al contrario, difetti e imperfezioni giocano pesantemente a sfavore perché danno l’impressione di noncuranza. Per costruire una presentazione occorre dedicarci cura e basta davvero poco per fare la differenza: ci sono molte cose a cui fare attenzione ma, per evitare disastri, bisogna concentrarsi su alcuni importanti fattori. Questo documento riassume alcuni consigli che saranno utili a chi deve preparare una presentazione e non ha ancora molta esperienza su campo.

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Qualche consiglio per preparare le slide per una presentazione

  1. 1. Qualche consiglio di M.M. Schiraldi
  2. 2. Introduzione Nella mia carriera ho assistito a centinaia di presentazioni in moltissimi contesti diversi. Poche sono state  quelle in cui non ho riscontrato imprecisioni o ingenuità; pochissime, tra quelle delle sedute di Laurea. Non faccio riferimento ai contenuti o all’esposizione orale, che sono per certo gli elementi più importanti:  parlo, più banalmente, della costruzione delle slide ovvero della presentazione consegnata o proiettata. Una presentazione curata e ben organizzata concede a chi espone una piccola agevolazione. Al contrario,  difetti e imperfezioni giocano pesantemente a sfavore perché danno l’impressione di noncuranza. Per costruire una presentazione occorre dedicarci cura e basta davvero poco per fare la differenza: ci sono  molte cose a cui fare attenzione ma, per evitare disastri, bisogna concentrarsi su alcuni importanti fattori. Questo documento non è inteso come un manuale né una linea guida; solamente riassume alcuni consigli  che saranno utili a chi deve preparare una presentazione e non ha ancora molta esperienza su campo.  Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 2
  3. 3. Contenuto del documento I consigli sono suddivisi in sezioni: ▪ i testi: tipologie di presentazioni, l'effetto muro di testo, la sintesi, i neretti e corsivi; ▪ la grafica: gli stili, il rapporto pieni/vuoti, trasparenze e filigrane delle immagini, le animazioni; ▪ la cura: i font, le interlinee, bordi e dimensioni dei blocchi e delle immagini, i grafici; ▪ lo schema: l'importanza dello schema, il format, gli schemi di colori; ▪ i contenuti: la storyline, il lead‐in ed il so‐what; ▪ piccoli dettagli: gli "a capo", la punteggiatura, la spaziatura, l'allineamento e le convenzioni. Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 3
  4. 4. Le due tipologie di presentazioni: per commento o per consegna Le presentazioni ‐ ovvero i documenti orizzontali ‐ sono adatte per esporre concetti in sintesi, quindi  il loro uso primario è quello di supporto ad un relatore che espone. Molto spesso però sono concepite  per essere lette ed interpretate senza un commento orale. Questo documento ne è un chiaro esempio. Dovendo relazionare in dettaglio su un argomento è preferibile redigere un documento verticale  perché il suo formato si presta meglio a grandi molti di testo. Una slide orizzontale non è adatta  ad ospitare molto testo e, quando erroneamente lo si fa, la leggibilità cala e l’estetica peggiora. Infatti, questa slide sta già iniziando a contenere troppo testo per una presentazione; per quanto il testo  sia suddiviso in punti elenco, quattro blocchi da tre righe ciascuno rendono già l’estetica non invitante.  Confrontate questa slide con la terza: un elenco di sei punti è già esteticamente più «leggero». Il problema è che, nelle presentazioni concepite per essere consegnate e non commentate, è comunque  necessario esprimere chiaramente tutti i concetti. Solo in questi casi – e mai nelle presentazioni da  commentare – qualche riga di testo in più può essere tollerata, benché serva un massimo sforzo di sintesi. Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 5
  5. 5. L’effetto muro Una vecchia regola indicava che nelle slide non dovessero esserci più di sette righe di testo. Questo dovrebbe  dare l’idea dell’estrema esigenza di sintesi che ne guidava la preparazione. Ciò perché le slide sono nate  originariamente per supportare una presentazione orale, sostituendo le vecchie trasparenze che venivano  proiettate con la lavagna luminosa. La progressiva diffusione e raffinazione dei software per il disegno delle  slide, tra cui il diffusissimo Microsoft Powerpoint (con cui è stato costruito questo documento), ha messo in  luce le potenzialità di questa nuova forma espressiva, il cui uso è stato quindi esteso anche alla realizzazione  di documenti che non dovessero necessariamente essere commentati: appunto, come detto, le presentazioni  per consegna. I vantaggi erano molteplici: intanto, a parità di testo una presentazione si sviluppa in molte più  pagine rispetto ad un documento verticale e ciò rende più «corposo» l’aspetto di un deliverable, ciò che è  particolarmente apprezzato nell’ambito della consulenza manageriale; poi, una presentazione può comunque  essere proiettata e commentata facilmente, nel caso servisse; infine, i software per costruire le presentazioni  consentono di realizzare molteplici e migliori effetti grafici rispetto ad un editor di testo. Questa evoluzione  è però spesso degenerata, per cui non è raro trovare, in presentazioni, contenuti che sarebbero dovuti essere  più convenientemente ospitati in documenti verticali, come il frammento di testo che state leggendo e che,  più che una sintesi, assomiglia ad una narrazione storica. Dovrebbe risultare chiaro che collocare questo testo  in una slide sia controproducente: si vede il cosiddetto «effetto muro» di testo, che va assolutamente evitato. Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 6
  6. 6. L’uso del neretto e del corsivo Qualcuno che non riuscisse proprio ad esimersi dal riempire la slide di testo, potrebbe pensare di  evitare almeno in parte l’effetto “muro” inserendo grassetti e corsivi a piene mani. Non è una buona idea.  Il grassetto ed il corsivo vanno usati in modo parsimonioso e, comunque, secondo una convenzione che  si sceglie di adottare fin dalle prime slide. Spargere grassetti e corsivi più o meno a caso, evidenziando  qualsiasi frase che si ritiene importante, non risolve il problema del blocco di testo ed, in più, contribuisce  a dare l’impressione di una slide disordinata, con un messaggio non chiaro. Un esempio di convenzione potrebbe essere: ▪ usare il grassetto per evidenziare solo una parte di una frase all’interno di un capoverso, nel momento in cui questo  diventi tanto lungo da necessitare più di una riga. Non serve infatti evidenziare una riga sola, se è breve; ▪ usare il corsivo per identificare parole chiave o straniere la prima volta che si citano, oppure per evidenziare parti  di testo ove si introduce uno specifico termine tecnico, in modo che sia più facile da ritrovare quando lo si cerca. La scelta della convenzione è libera ma occorre attenersi a questa per tutto il resto del documento.  Personalmente non amo il neretto ma l'ho voluto usare in questo documento per mostrarne un esempio. Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 7
  7. 7. La regola delle sette righe ▪ Come detto, non può essere una regola ferrea, bensì una indicazione orientativa. ▪ Infatti, una riga potrebbe essere lunga fino alla fine del riquadro di testo o potrebbe essere brevissima. ▪ Vale lo stesso? ▪ Però deve essere comprensibile. ▪ Quindi la sintesi è doverosa ma attenzione a non creare un rebus. ▪ Troppa sintesi, ▪ non si capisce. Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 8
  8. 8. Gli stili grafici di presentazione Prima di entrare nel vivo, chiariamo un punto importante. La parte  grafica gioca un ruolo cardine nella presentazione e diversi stili grafici  sono più o meno adatti ai diversi contesti d’uso. Questa presentazione segue uno stile essenziale e lineare perché mira  solo alla chiarezza, essendo concepita per consegna. Anche guardando  i temi disponibili in powerpoint si ritrovano diversi stili molto belli. Scegliete lo stile che preferite – de gustibus – ma vi suggerisco di  ricorrere a grafiche di effetto solo se la presentazione è commentata.  Una presentazione per consegna deve essere soprattutto molto chiara. Nel frattempo potete notare come una slide assuma uno stile più  gradevole se accanto al testo posizionate una immagine. È ovvio che  questa debba però essere pertinente all’argomento trattato. Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 10
  9. 9. Uno stile con immagini grandi È tendenzialmente da preferire se la presentazione viene commentata, perché ci sarà meno spazio per testi. Le belle immagini sono certamente gradevoli ed attirano l’attenzione, ma attenzione alla risoluzione! Una immagine a bassa risoluzione “sgrana” e restituisce un pessimo effetto, soprattutto sugli schermi. 11
  10. 10. …se si pretende di organizzare le slide in  modo iper‐minimalista, come questo. Questi stili sono solo adatti quando la  presentazione viene (ben) commentata. 12
  11. 11. La concordanza di colori e font Quindi, scegliete lo stile che vi piace di più e che reputate più opportuno per l’uso del documento  e per l’occasione. Una volta che l’avete scelto, assicuratevi di mantenerlo per tutta la presentazione. Mantenere lo stile significa, ad esempio, fare attenzione ai colori: verificate la concordanza dei colori  nelle scritte, negli elementi grafici, nei punti elenco, negli eventuali riquadri delle figure o dei grafici. Anche i font, ovvero i caratteri, devono essere coerenti: potete usare anche font diversi (ad esempio, nei  titoli, nei sottotitoli o nel testo) ma, una volta scelti, dovete evitare di mischiarli a caso e disordinatamente. Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 13
  12. 12. Il “rapporto pieni‐vuoti” (1/2) A meno che si non sia optato per qualcosa di molto insolito (vede la slide nera di poco fa), è buona regola  collocare testi ed immagini sulle slide in modo tale da rispettare una certa armonia tra i “pieni” ed i “vuoti” (ovvero lo spazio sfruttato con testi e immagini), anche modificando l’interlinea, in modo tale che il testo  sia distribuito omogeneamente. Non mettete tutto il testo in alto lasciando il resto della slide vuota! Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 14
  13. 13. Il “rapporto pieni‐vuoti” (2/2) ▪ Scelto uno stile grafico, tutte le slide devono essere coerenti. ▪ È buona regola distribuire testi ed immagini sulle slide. ▪ In questo modo ci sarà armonia tra i “pieni” ed i “vuoti”. ▪ Modificare l’interlinea può dare un grande aiuto. ▪ Non mettete tutto il testo in alto lasciando la slide vuota!  Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 15
  14. 14. Attenzione alla risoluzione delle immagini Nel tentativo di distribuire ordinatamente pieni e vuoti sulla slide, può capitare di dover ingrandire una immagine. Come già detto, attenzione alla risoluzione: se è troppo  bassa, l’immagine risulterà “sgranata” ed antiestetica. Sarà necessario quindi sostituire l’immagine, scegliendone  un’altra oppure trovando la stessa a risoluzione maggiore. Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 16
  15. 15. Ancora sulle immagini: lo sfondo e la trasparenza (1/2) Quando si importa una immagine dall’esterno, ad esempio copiandola da internet,  nella maggior parte dei casi questa ha un suo sfondo, non trasparente. Anche se questo  fosse bianco, dovete stare attenti a dove la posizionate, perché potrebbe coprire il testo. Se lo sfondo dell’immagine non fosse dello stesso colore di quello delle slide, potrebbe  comunque diventare molto antiestetica rispetto allo stile grafico della presentazione. Spesso le slide con molti loghi aziendali risultano antiestetiche per problemi di sfondo. Fortunatamente in quasi tutti i software per la preparazione di presentazioni è possibile  modificare le proprietà dell’immagine ed impostare un colore specifico per la trasparenza.  Questo commando è altresì disponibile in tutti i programmi di trattamento immagini. Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 17
  16. 16. Ancora sulle immagini: lo sfondo e la trasparenza (2/2) Chiaramente, tutto questo è ancora più importante nel momento in cui si decida  di preparare slide con uno sfondo non uniforme o sfumato con colori a piacere.  In quel caso è molto facile che l’immagine inserita non abbia lo sfondo adatto. In questi casi è fondamentale impostare in maniera corretta la trasparenza,  altrimenti l’effetto estetico sarà veramente sgradevole. Occorre però stare attenti  a non snaturare l’immagine rendendone trasparenti le parti interne. Nel caso, una volta impostata la trasparenza basterà inserire, in background,  riquadri del colore opportuno e sottoporli alle aree trasparenti interne. Tutto ciò,  ovviamente, nel caso in cui non si disponesse di una immagine vettoriale. Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 18
  17. 17. Ancora sulle immagini: le dimensioni ed il ritaglio Impostare correttamente la trasparenza dello sfondo risolverà anche il diffuso errore di incollare sequenze di immagini di grandezze molto diverse, dove anche le dimensioni del ritaglio sono disomogenee. Dal software con cui costruite la preparazione, o da un programma di trattamento immagini, ritagliate  le immagini per ridurne i bordi. Costruite delle linee guida per aiutarvi ad omogeneizzarne le dimensioni. Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 19
  18. 18. Ancora sulle immagini: le filigrane Un’altra ingenuità da evitare è quella di importare una immagine che abbia una filigrana di copyright.  Non pensate che non si noti: si vede chiaramente, soprattutto se proiettata su un grande schermo. Non è raro trovare la stessa immagine senza la filigrana. Quando proprio non la trovate, valutate se  comperarla (se proprio vi dovesse servire quella specifica immagine) o cercatene una simile o analoga. Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 20
  19. 19. Wordart ed animazioni ▪ Nelle presentazioni per commento può essere  una idea inserire le animazioni. Si tratta però  di una scelta da non sottovalutare perché  l'animazione può distrarre l'ascoltatore e,  se mal fatta, può essere controproducente. ▪ Le animazioni devono essere concepite per  favorire la comprensione dei concetti esposti,  non per "stupire con effetti speciali". Pertanto,  ad esempio, vanno bene animazioni successive  per sottolineare la sequenzialità di concetti. ▪ Non riempite una slide di animazioni su qualsiasi  oggetto e siate moderati nell'introdurre effetti di  testo. Questi ultimi vanno creati sempre in linea  con lo stile e con la grafica del documento. M.M. Schiraldi Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1) 21
  20. 20. La dimensione dei caratteri Ritorniamo a parlare dei caratteri o font perché su questo argomento ne ho viste delle belle: abbiamo già detto che  è necessario stabilire e mantenere una convenzione sulla scelta dello stile dei font per una pura esigenza grafica,  che potremmo quindi riportare nell’ambito delle decisioni estetiche. Vorrei poter dire che scelte infelici di combinazioni di font derivino solo dall’assenza di gusto artistico, ma ahimè troppe volte ho visto mix di font in una presentazione per pura noncuranza dell’autore, che non si rendeva conto  di aver inserito diversi oggetti di testo con diversi stili solo perché non li osservava bene. Oltre a questo gravissimo errore di incuria, è facile trovare presentazioni in cui il font sia sbagliato non a causa dello  stile ma solamente – …per dire – a causa di una errata dimensione: difficilmente l’errore si riscontra in una sola slide  (anche se mi è capitato di vederlo!) bensì è più facile che accada tra slide diverse all'interno della stessa presentazione. Ciò è spesso dovuto all’infelice opzione “adatta testo all’area di riversamento” attiva per impostazione predefinita nelle  nuove presentazioni di Powerpoint. Vi consiglio di disattivare questa opzione ed, invece, controllare le dimensioni dei  font in ogni slide; se verificate con la slide successiva, troverete che il font in questa ha una dimensione diversa. Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 23
  21. 21. L’interlinea Sembrerà banale dirlo, ma l’interlinea dovrebbe essere costante nel testo. A meno che non creiate  un paragrafo o una sezione separata, con diverse (ed evidenti) caratteristiche, anche di allineamento,  mantenete la stessa interlinea all’interno dello stesso blocco di testo. La differenza di interlinea è evidente. Val la pena sottolinearlo perché può facilmente succedere che l’interlinea venga automaticamente  modificata quando si inserisce un oggetto in linea con il testo, ad esempio una equazione come  a quel punto l’interlinea tipicamente “squadra”, creando il problema evidente in questo capoverso. Quando parliamo di interlinea, chiaramente intendo anche la distanza tra due capoversi, come quella  sopra questo blocco di testo – evidentemente errata: anche questa deve essere omogenea all’interno della  slide e, possibilmente, anche all’interno dell’intera presentazione. Quindi fate attenzione ad equi‐spaziare i capoversi: fate caso se battete un <invio> e controllate sempre  l’omogeneità delle impostazioni dell’interlinea, soprattutto la dimensione degli spazi «prima» e «dopo».  Possibilmente, conservate lo stesso criterio di definizione dell’interlinea per tutta la presentazione.  Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 24
  22. 22. Gli allineamenti dei riquadri e dei blocchi di testo (1/3) Dove la trascuratezza e la negligenza emergono più chiaramente è nel problema dell’allineamento  di riquadri o blocchi di testo, meglio se con colorato o con un contorno evidente. Abbiamo già parlato del fatto che un nuovo oggetto potrebbe avere un font diverso per impostazione predefinita ? Stateci attenti! Ora concentriamoci sull'allineamento.  Voi potrete non crederci ma io ho visto  presentazioni con riquadri così disposti. Esistono dei comodi comandi di allineamento  (sui lati, al centro, ecc.) e potremmo dire che  sia più che un peccato non usarli. Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 25
  23. 23. Gli allineamenti dei riquadri e dei blocchi di testo (2/3) Sempre per la serie "ho visto cose che voi umani…", non pensate che l'allineamento orizzontale e verticale  sia l'unico problema: c'è chi non intuisce il perché i blocchi dovrebbero avere la stessa dimensione. Mettiamo che l'autore abbia scoperto  l'esistenza dei comandi di allineamento. Purtroppo però la lunghezza dei testi nei  riquadri è, casualmente, diversa. Non si può  pretendere che i testi siano omogenei, no? I blocchi sono ora ben allineati a sinistra  ed equidistanziati ma l'effetto estetico è  ugualmente catastrofico. E non pensate  minimamente di adattare il testo ai blocchi  cambiando la dimensione del carattere! Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 26
  24. 24. Gli allineamenti dei riquadri e dei blocchi di testo (3/3) Si può sempre peggiorare: anche se abbiamo azzeccato l'allineamento (esterno) e la dimensione di tutti i blocchi, possiamo sempre sballare l'allineamento interno oppure i margini delle caselle di testo: Qualcuno obietterebbe che l'allineamento di un  testo all'interno di un blocco non sia un  comando facilmente individuabile. Però esiste! Non solo: occorre stare anche  attenti ai margini della casella di testo. Non parliamo poi della coerenza  dell'allineamento a sinistra, centro o destra,  perché anche qua gli errori si sprecano… Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 27
  25. 25. Ancora sui riquadri e sui blocchi di testo Attenzione, perché gli errori del "noncurante" travalicano anche la fantasia dei più creativi: se i blocchi sono  ben allineati e dimensionati ed anche la casella di testo è omogenea, cosa altro si potrebbe sballare? Ad esempio, si possono costruire blocchi  disomogenei per contorno o per colore. Non ci vuole un occhio di lince per accorgersi  che questo blocco ha un contorno diverso… …così come questo ha un diverso colore di  riempimento. Pare strano, ma accade! Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 28
  26. 26. In questa slide ci sono tre font diversi e gli allineamenti non sono fondamentali Probabilmente questa slide sarà destinata ad un pubblico diverso da quelle precedenti ALCUNE PRECISAZIONI IMPORTANTI • Creare una slide ben organizzata non significa  limitare la libertà espressiva o artistica • Si possono creare slide bellissime senza  allineare o omogeneizzare blocchi e riquadri • L'importante è, però, attenersi ad uno stile  e non dare l'impressione che tutto sia causale
  27. 27. Ancora sui bordi degli oggetti Collocare oggetti con bordi di colore o spessore diversi è un errore diffuso nelle slide in cui sono incollate  molte immagini. State attenti a verificare se tutte abbiano un contorno o, se si, di che tipo. Prescindendo dall'errore dei bordo, le immagini in questa slide sono allineate, equispaziate ed hanno anche  la stessa altezza. Però una è più stretta delle altre. Ci vuole molto, a ritagliarle ed omogeneizzarle? L'occhio attento avrà anche notato che una immagine delle tre ha anche un bordo ombreggiato.  È scontato sottolineare che gli stessi effetti vanno applicati a tutti gli oggetti nella slide, o a nessuno. Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 30
  28. 28. Ancora sulle immagini: lo stretching Ammetto di aver visto presentazioni realizzate da autori sensibili alla raccomandazione precedente,  che si sono sforzati di rendere omogenee per dimensioni le diverse immagini collocate nella slide. L'obiettivo di omogeneizzare le dimensioni delle immagini è quello di ottenere una estetica gradevole.  Quindi snaturare una immagine per raggiungere l'obiettivo ad ogni costo non è una soluzione corretta. Su internet si trovano milioni di immagini: c'è sicuramente quella adatta a voi, per formato e risoluzione. Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 31
  29. 29. Quando sulla slide ci sono i grafici Quando, invece delle immagini, sulla slide sono collocati più grafici, il rischio di disordine è grandissimo. 0.00% 5.00% 10.00% 15.00% 20.00% 25.00% 30.00% 35.00% 40.00% 45.00% 0 3 5 8 10 13 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 0 3 5 8 10 13 Attenzione a: ▪ le dimensioni (sono diverse, sia in altezza sia in larghezza); ▪ il bordo ed il riempimento (sono entrambi diversi); ▪ l'allineamento (sono disallineati e decentrati nella slide); ▪ i font (diversi per tipo e dimensione); ▪ la dimensione della griglia (è diversa): Ma poi, ci sarebbe da chiedersi: ▪ c'è davvero bisogno di due decimali nel grafico di sinistra? ▪ Se il grafico di destra rappresenta una probabilità, c'è davvero  bisogno di rappresentare il 120% o converrà fermarsi a 100%? ▪ Non c'è la legenda ma ci sono colori diversi: non ha senso.  Inserite la legenda, se necessario, o omogeneizzate i colori. Andamento della funzione f(x) Probabilità della funzione F(x) Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 32
  30. 30. L'uso dello schema Molti dei citati errori (…non le chiamerei imperfezioni, a questo punto) possono essere evitate usando lo  schema della slide. Le impostazioni dello schema delle slide sono presenti in tutti i software di editing. Il problema è che gran parte delle persone: ▪ non conosce l'esistenza dello schema ed, anzi, cancella i segnaposti e li sostituisce con normali caselle di testo; ▪ pur conoscendo l'esistenza dello schema, non sa come modificarlo e quindi rinuncia ad usarlo; ▪ non usa lo schema a prescindere. L'origine dell'odio verso lo schema non è nota. Eppure lo schema è utilissimo! Abbandonando lo schema, non è raro addirittura vedere i titoli in posizioni diverse tra le slide: se scorrete  velocemente una presentazione e notate lo spostamento dei titoli, certamente non si è usato lo schema. Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 34
  31. 31. IL FORMAT Fonte: * Asterischi Molte organizzazioni predefiniscono un format per aiutare nella costruzione delle slide. Codice: Punti 5, normale allineato a destra 1.1 cm margine stampante 1.1 cm margine stampante 1 cm margine stampante 0,8 cm margine stampante 0,6 cm 1.8 cm 2.6 cm 0.5 cm 0,4 cm Titolo: Punti 18, grassetto, tutto MA allineato a sinistra, max 3 righe sempre appoggiato sulla riga Lead-in: Punti 14, normale allineato a sinistra, max 3 righe Linea a spessore 1 Colore amaranto: Rosso 164; Verde 63; Blu 39 Asterischi, Note, Fonti: Punti 10, normale, allineati a sinistra, massimo 4 asterischi per pagina 1.8 cm Il format definisce una serie di norme strutturali e grafiche implementate all'interno dello schema, che rende omogenei i documenti all'interno dell'organizzazione, per mezzo di un insieme di caratteristiche stabilite e costanti. "Il format rappresenta il nostro standard di eccellenza nella comunicazione, l’insieme delle caratteristiche che rendono i nostri documenti efficaci e inconfondibili. Il format è un grande alleato." Non vi sorprendete della apparente complessità di questa slide: quello che vedete è un esempio reale di una slide del format dell'azienda dove ho lavorato immediatamente dopo la laurea, nel mio oscuro passato da consulente. Il documento che esponeva il format era composto di oltre 70 pagine e descriveva tutte le caratteristiche di ogni slide, dall'executive summary alle major, minor, set-up fino alle tavole a supporto, con anche esempi di tutti i possibili grafici. Seguire un format, se questo non è implementato in uno schema, non è sempre facile. Mi ricordo nitidamente molte ramanzine che mi sono preso per essermene leggermente allontanato, perché non era assolutamente consentito. Testo: Corpo 14/12, normale, a margine sinistro MMS Elenchi puntati 1° livello: Pallino 2° livello: Trattino 3° livello: Puntino 4° livello: Trattino 4 cm 3 cm 5 cm
  32. 32. La definizione dei colori nello schema Lo schema consente di predefinire anche i possibili colori da utilizzare. Qui sotto vedete un esempio di  schema colori di una primaria azienda di moda che, giustamente, tiene molto anche allo stile delle slide. L'idea è quella di usare sempre e solamente un certo insieme di colori, in modo tale da garantire una  omogeneità grafica delle slide. Oltre a ciò è importante predefinire le caratteristiche di ogni tipo di oggetto.  R: 255 G: 214 B: 233 R: 91 G: 170 B: 176 R: 204 G: 225 B: 255 R: 218 G: 158 B: 223 R: 49 G: 145 B: 174 R: 184 G: 218 B: 172 R: 237 G: 155 B: 173 R: 2 G: 109 B: 114 R: 135 G: 167 B: 197 R: 136 G: 73 B: 143 R: 38 G: 84 B: 124 R: 142 G: 171 B: 122 Main colors Additional colors R: 0 G: 140 B: 81 R: 207 G: 0 B: 47 R: 0 G: 0 B: 0 R: 255 G: 255 B: 255 R: 191 G: 191 B: 191 Basic colors Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 36
  33. 33. Il contenuto della presentazione Su internet esistono migliaia di documenti tra  manuali, linee guida ed esempi pieni di ricche  indicazioni su come organizzare i contenuti di  una presentazione. Di conseguenza non ne  parleremo in questa sede. In questo documento si parla prevalentemente  di aspetti connessi con la costruzione delle slide,  non dei contenuti. Però i contenuti sono il  fattore più importante, quindi vorrei darvi  comunque qualche sintetico consiglio. Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 38
  34. 34. La storyline del documento (1/2) Precedentemente ho citato i termini major,  minor e set‐up, relativamente al format. Vi  spiego cosa siano con l'esempio qui accanto. Il format definisce anche una struttura della  presentazione ovvero una gerarchia di slide,  che consenta una esposizione ordinata. Quella che vedete in questa slide è la classica  storyline per una presentazione consulenziale. Non prendetela come indicazione universale. Riflettete però sul fatto che la presentazione  deve avere una organizzazione ben strutturata  quindi definite una vostra storyline e seguitela.  Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 39
  35. 35. La storyline del documento (2/2) Nel definire la storyline, tenete a mente queste regole d'oro: ▪ inizia esponendo l'obiettivo della presentazione e sintetizzando tutto il contenuto in una o due slide; ▪ prosegui subito elencando i motivi per cui val la pena prestare attenzione alla presentazione; ▪ prevedi una slide che elenchi i contenuti del documento; ▪ a questo punto potrai approfondire l'argomento e descriverlo nel dettaglio; ▪ non mancare mai di spiegare sempre i risvolti pratici ed operativi; ▪ se stai proponendo qualcosa, concludi mostrando i vantaggi che si conseguirebbero dalla tua proposta. Il primo punto elenco si concretizza in quello che abbiamo chiamato executive summary, ovvero una estrema  sintesi concepita per il top management che dovrebbe capire tutto il contenuto solo dalle poche slide iniziali. Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 40
  36. 36. Il lead‐in ed il so‐what Se invece parliamo dell'organizzazione di una slide, esistono due concetti importanti da memorizzare:  il lead‐in, ovvero una frase iniziale su una o due righe che introduce al contenuto della slide. La frase  al punto precedente potrebbe essere un buon esempio di lead‐in, anche se il lead‐in è tradizionalmente  più utile nelle slide in cui si espongono grafici o dove non è possibile collocare ampi blocchi di testo; il so‐what, ovvero una frase finale che espone le conclusioni che si traggono dal contenuto della slide.  Come il lead‐in, anche il so‐what è più necessario nelle slide con grafici o diagrammi, ma a mio parere  è buona regola evidenziare il messaggio conclusivo della slide anche quando questa sia puramente testuale. Molte volte può essere conveniente scrivere il so‐what in grassetto  e premettere un ampio triangolo rovesciato, per sottolineare graficamente che la frase terminale è proprio la conseguenza di quanto detto sopra. Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 41
  37. 37. Piccoli dettagli: gli “a capo” (1/2) ▪ Abbiamo già convenuto che le slide non devono contenere “mattoni” di testo e che è fondamentale la  sintesi. ▪ Osserviamo ora quando sia antiestetico che una frase vada a capo per una sola parola. È veramente  brutto. ▪ Con un po’ di attenzione, si può far sì che si vada a capo con almeno due o tre parole. Non è molto, però  è già qualcosa. ▪ L’ideale sarebbe avere paragrafi che sfruttino l’intera larghezza del blocco di testo a disposizione,  e costruire periodi che – su diverse righe – siano più o meno della stessa lunghezza. Non è difficile. Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 43
  38. 38. Piccoli dettagli: gli “a capo” (2/2) Sempre relativamente agli “a capo”, sarebbe l’ideale fare caso anche ad un altro piccolo dettaglio: se la riga termina con una singola breve parola o articolo o particella che è riferita alla frase che segue, è  decisamente preferibile spostarla a capo; ciò aumenta la leggibilità del testo. Le prossime due righe sono le stesse del capoverso di prima, quindi facciamo caso al piccolo dettaglio: se la riga termina con una singola breve parola o articolo o particella che è riferita alla frase che segue,  è decisamente molto meglio se spostarla alla nuova riga; la leggibilità del testo è aumentata. Nel preparare le slide è sufficiente fare attenzione alla parte destra dei blocchi di testo per verificare  se si stia incorrendo in questo problema. Quando accade, si può cercare di riformulare leggermente  la frase oppure – molto semplicemente – andare a capo nel punto desiderato con <SHIFT+INVIO>. Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 44
  39. 39. Piccoli dettagli: la punteggiatura terminale Sulla scelta dell’inserimento dei punti di fine frase nelle presentazioni ho notato due scuole di pensiero:  quella che vuole l’eliminazione dei punti di fine frase – perché interpreta la presentazione come una  sintesi grafica di una esposizione più che come un testo vero e proprio ed afferma che l’assenza della  punteggiatura terminale ne “alleggerisce” l’aspetto – e quella che propugna il rigore grammaticale. In questo senso potremmo dire che la scelta sia libera ma: ▪ se decidete di metterla, la punteggiatura terminale negli elenchi puntati prevede di norma il punto e virgola; ▪ inoltre, in italiano si dovrebbe andare a capo con la minuscola; però questa regola è diversa in inglese; ▪ un lungo elenco puntato con tutti i punti e virgola finali può essere effettivamente poco “gradevole”; ▪ l’importante però è – nuovamente – definire e mantenere una convenzione Per cui, o mettete la punteggiatura terminale su tutti i capoversi in tutte le slide, o non la mettete  da nessuna parte. La cosa più brutta è vedere alcune slide con la punteggiatura ed altre senza Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 45
  40. 40. Piccoli dettagli: la spaziatura tra parole Qua parliamo di un errore che dovrebbe essere facilmente  intercettabile attraverso l'attivazione   del  correttore ortografico , ormai diffuso negli editor di testo come nei software di presentazione. Il classico "doppio spazio" tra due parole  spesso capita non tanto per distrazione  quanto perché il testo  deriva da un "copia ed incolla"  di un documento con un  diverso formato, ad esempio  un testo in PDF. Attenti anche allo spazio prima della punteggiatura , ad esempio prima della virgola. Se una presentazione  è proiettata su uno schermo,  ogni imperfezione viene gigantografata.  Quindi si nota tutto . Il problema è che  ammettere che si tratti di noncuranza risulta  la scusa migliore (…per dire) visto che chi  legge immediatamente penserà al fatto che l'autore abbia attinto da altri testi senza neanche rileggerli… Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 46
  41. 41. ▪ Oltre alla cura nella costruzione della slide, dove grafica, colori, oggetti, testi e font dovrebbero sempre  essere coerentemente organizzati ed omogeneizzati, è importante assicurare analoga coerenza tra le  diverse slide. Ho già citato il fatto che, in assenza dello schema, anche i titoli potrebbero essere fuori posto. ▪ Se un autore è preciso, lo si vede soprattutto quando si sfoglia la presentazione, nella successione di slide.  Si prenda come esempio il posizionamento degli elenchi puntati: questo documento è costruito seguendo  lo schema, quindi non solo tutti i titoli sono allineati, ma anche gli elenchi puntati.  ▪ Per dimostrazione, scorrete velocemente alla slide successiva e notate la posizione del primo quadratino  rosso che identifica il primo punto elenco: se è presente nella slide, è sempre collocato nella stessa  posizione. Questa precisione garantisce un migliore effetto estetico nelle transizioni di slide. ▪ Lo stesso criterio è da adottare quando slide successive riportano elementi simili, come ad esempio blocchi  o grafici: collocate i primi nelle stesse posizioni rispetto alla slide e, con gli ultimi, verificate che gli assi siano  nella stessa posizione ed abbiano la stessa lunghezza (ovvero siano il più possibile identici).  Piccoli dettagli: l'allineamento degli oggetti tra le slide Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 47
  42. 42. Piccoli dettagli: le convenzioni internazionali ▪ Qua stiamo andando sulle raffinatezze: non so quanti di voi si siano accorti del fatto che in questa  presentazione ho alternato diversi tipi di "virgolette". Se non l'avete notato, scorrete le slide indietro. ▪ Anche qua, una volta scelta una convenzione va mantenuta. Certamente parliamo di un dettaglio molto  piccolo rispetto ai macroscopici errori precedentemente elencati, dobbiamo comunque fare attenzione. ▪ L'errore nasce spesso dall'impostazione del correttore ortografico – che sostituisce le virgolette semplici  con le virgolette inglesi – combinate con quella della lingua di modifica, spesso non aggiornata dall'autore.  ▪ Per cui potrebbe succedere che, inavvertitamente, una parola virgolettata "così" diventi, invece «così»  quando invece noi avremmo voluto che venissero usate le virgolette “inclinate”… Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 48
  43. 43. Considerazioni conclusive Molti lettori converranno che la maggior parte di questi consigli sia scontata; ed infatti dovrebbe esserlo.  Ma gli esempi qui contenuti sono – ahimè – ispirati da casi reali. Anzi, ammetto di non aver neanche  riportato tutte le raccomandazioni che mi è capitato di dover dare a chi mi ha mostrato le sue slide. Un'altra possibile critica a questo documento è che contiene consigli che tendono ad limitare la creatività  dell'autore. Questo è solo parzialmente vero: è possibile – ed apprezzabile – creare presentazioni con una  vena artistica ma uno stile, una raffinatezza ed una coerenza deve essere evidente anche in queste. Questo documento nasce proprio per sensibilizzare verso una maggiore attenzione nella preparazione dei  documenti di presentazione; la mancanza di questa attenzione, ormai sempre più diffusa, si concretizza in  risultati che restituiscono una impressione di incuria e disinteresse, se non di dilettantismo ed incapacità. Questi consigli nascono dalla sola esperienza su campo che, per grande che sia, è certamente solamente  limitata all'ambito del business, dell'ingegneria, dell'insegnamento universitario e della consulenza aziendale.  Pertanto è per questi ambiti che i consigli in questo documento devono ritenersi validi.  Preparare le slide per una presentazione ‐ Maggio 2020 (v.1)M.M. Schiraldi 50
  44. 44. Riferimenti Prof. Massimiliano M. Schiraldi Università degli Studi di Roma Tor Vergata Dipartimento di Ingegneria dell'Impresa +39 06 7259 7216  schiraldi@uniroma2.it linkedin.com/in/mmschiraldi twitter.com/mmschiraldi dii.uniroma2.it/membro_personale/schiraldi/eng/
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    May. 12, 2020

Una presentazione curata e ben organizzata concede a chi espone una piccola agevolazione. Al contrario, difetti e imperfezioni giocano pesantemente a sfavore perché danno l’impressione di noncuranza. Per costruire una presentazione occorre dedicarci cura e basta davvero poco per fare la differenza: ci sono molte cose a cui fare attenzione ma, per evitare disastri, bisogna concentrarsi su alcuni importanti fattori. Questo documento riassume alcuni consigli che saranno utili a chi deve preparare una presentazione e non ha ancora molta esperienza su campo.

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