Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Digitalizacion instituciones educacionales online

79 views

Published on

La experiencia de la digitalización realizada en una institución educacional, pasando de entregar clases presenciales a totalmente online. Un ejemplo de Transformación Digital.

Published in: Education
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Digitalizacion instituciones educacionales online

  1. 1. Digitalización en Instituciones Educacionales Online El caso de la unidad online Clase Ejecutiva UC MSc. Martin Meister Enero 2020 martinmeister.cl martinmeisterg@gmail.com
  2. 2. Algunos números § A partir de jul-18 se comienza a impartir cursos Teleduc. § A partir de dic-19 se comienza a matricular alumnos de EnglishUC. 1.486 1.900 2.581 6.461 12.701 7.195 8.746 10.824 17.103 23.003 +97% Alumnos inscritos en cursos Alumnos matriculados +150% 201 5 201 6 201 7 201 8 201 9 www.martinmeister.cl – MSc
  3. 3. Sistema Interno (ERP) Página Web SalesForce Matrículas SalesForce Atención Proctoring Formulario Cuponera de pagos RRSS Mass- EMail Streaming eBooks SENCE Email Mapa conceptual de Sistemas App Certificados Página Web Sistema financiero Financials Base de Paso Archivos Intercambio ecommerce
  4. 4. Características ü Integración con ERP Clase ejecutiva. ü Carga automática de alumnos (Altas y Bajas). ü Clave única de logueo (Single sign on) ü Creación dinámica de secciones y grupos de convenios. ü Integración con libros digitales, proctoring y SENCE. www.martinmeister.cl – MSc
  5. 5. SalesForce Matrículas Retail Cuenta •Son únicas. •Cada mail genera una cuenta. •Se asigna un ejecutivo según UA y random cuando hay n ejecutivos. Oportunidad •Se genera automáticamente. •Viene con el programa que fue descargado. •Estados: Sin gestión, Iniciado, en Conversación, Interesado, Rechazado, Revisión, Cerrada. •Se reasigna ejecutiva mediante rueda en caso que el producto sea de otra UA a la original. Contrato •Estados: Vigente, No Vigente, En Aprobación, Rechazado. •Relaciona productos con fecha inicio, marca y registro SENCE. •Relaciona con medios de pago y comprobantes. •Generación de botón de pago. •Workflow de validación de contrato. •Viajan datos del alumno, programas y cursos con sus respectivas versiones. Este flujo permite que las ejecutivas de Admisión matriculen alumnos de manera individual. Para el caso de Clase Ejecutiva se puede completar los datos manualmente o mediante ficha electrónica (llena el alumno). En Teleduc sólo aplica matricula manual dentro de SF y matrícula en línea desde ecommerce. www.martinmeister.cl – MSc
  6. 6. SalesForce Matrículas Masivas/Empresas Cuenta •Son únicas. •Cada mail genera una cuenta. •El dueño es quien inserta la cuenta. Oportunidad •La genera la ejecutiva. •Estados: Sin gestión, Iniciado, en Conversación, Interesado, Rechazado, Revisión, Cerrada. Contrato •Se genera una cabecera de contrato con un alumno. •Estados: Vigente, No Vigente, En Aprobación, Rechazado. • Relaciona con medios de pago y comprobantes. •Workflow de validación de cabecera de contrato. • Este flujo permite que las ejecutivas de Admisión generen una cebecera de contrato, sin alumnos. • TI realiza la carga de alumnos y cursos en ERP mediante upload de archivo. • Aplica para CE y Teleduc. • No controla cupos. www.martinmeister.cl – MSc
  7. 7. ERP Matrículas Retail y Masivo Modificaciones futuras en ERP no se sincronizan de vuelta con SalesForce. EP matricula en ERP los alumnos que son gestionados por ellos. * Se cargan alumnos y cursos mediante upload de archivo. Carga del alumno •Se crea automáticamente el contrato con datos del alumno, productos, ejecutivo, pagador y medios de pago*. •Se cargan los cursos con sus respectivas fechas de inicio, marcas SENCE y convenio si es que aplica* •Se envía mail automático al alumno con indicaciones para crear clave de acceso. •Se exige completitud de datos en el primer acceso y lectura del reglamento de EC. Facturación •Se agrega a las vistas de pre-facturación cada uno de los medios de pago del contrato con su respectiva orden interna (OI). •Una vez que se factura, el sistema permite inyectar libro de venta de Financial con N° de Facturas asociados a cada OI. •El sistema cuenta con un modulo para inyectar montos recaudados, pendiente envío de archivos de prueba con OI. •Pendiente revisar y corregir proceso de NC. Reportes y Liquidación •Dashboard o Reporte de Ventas muestra: Ingresos por Devengo, N° alumnos, ticket promedio. Por curso, programa, por mes y canal. Además muestra estadísticas de leads, casos, inscritos en versiones, estado de inscritos. •Existe un modulo de Liquidación por Devengo. •Permite generar archivos de liquidación en línea y dejarlos disponibles a las Unidades cuando estén OK. •Aun estamos en rondas de correcciones debido a contratos migrados, cursos congelados y NC. www.martinmeister.cl – MSc
  8. 8. ERP Impartición Configuración •Crear mallas, cursos y versiones antes de que se comience a matricular. •Calendarizar actividades académicas en Booking, con cupos acotados. •Se cargan insumos en caso que corresponda. •Se configura aulas cerradas. Impartición •Acceso a cursos en Moodle desde el inicio de clases. •Ver ficha académica, reservar en booking, consultar a coordinación y editar datos personales. •Se disponibilizan los links a streaming. •Se puede realizar cambio de curso o de versión, plazo configurado en 4 semanas para CE. Cierre •El sistema permite hacer cierres parciales o totales por versión de curso y diplomados. •Es un proceso semiautomático, carga de notas vía Batch por TI. •Existe “Informes de Notas Finales y Asistencia” e “Informe Final” (Calidad), pendiente validación/ corrección. •Emisión de certificados para firma, usado en ceremonia 2019. www.martinmeister.cl – MSc
  9. 9. Otras funcionalidades SalesForce Matrículas § Validación de códigos SENCE. § Convalidación de cursos realizados (cross selling). § Mantenedor de productos (cursos/programas). § Respaldo de Interacción con el Alumno (emails). – Casos § Ingreso Casos de Atención. § Escalamiento de casos. § Derivación de casos entre áreas (workflow-escalamientos). § Medición de Volumen de atención. § Paneles de Seguimientos. § Control de variados SLA . www.martinmeister.cl – MSc
  10. 10. Principales funcionalidades ERP Transversales § Paneles de administración (académico, coordinación, TI, facturación) § Altas, Bajas y bloqueos en LMS. § Envío de marcas a LMS (SENCE, ebook, proctoring, streaming) § Workflows de Procesos de acción sobre alumnos. § Asignación automáticas de libros. § Mantenedor de códigos SENCE. § Visualización de Alumnos por sección con sus respectivos estados. § Mails Automáticos: Bienvenida, reinscripción, recuperación de contraseña, cambios de cursos, aprobación de programas. www.martinmeister.cl – MSc
  11. 11. Principales funcionalidades ERP Admisión § Carga masiva de alumnos (bajo un convenio). § Matrícula de canales externos (EP). Facturación § Archivos de pre-facturación. § Asociación de Ventas con Facturas y Notas de Crédito. § Emisión automática de formularios de Notas de Crédito. § Carga de libros de Ventas Emitidos desde Financial. www.martinmeister.cl – MSc
  12. 12. Principales funcionalidades ERP Atención - Académico § Configurar secciones, mallas, booking. § Validación de mallas en la inscripción. § Congelar/cambiar cursos y diplomados. § Cierre académico (Cursos y Programas). § Carga Automática de Segunda oportunidad. § Marca de entrega de Beneficios. § Emisión de lista de clases y marca de asistencias. § Lista de egresados y certificados (individual y por archivo de traspaso). www.martinmeister.cl – MSc
  13. 13. ü En marzo 2016 partimos con Moodle. ü Plataforma robusta, flexible y escalable (en la nube). ü Uptime sobre el 99,9%. ü Tiempo de carga promedio de 1,6 segundos. ü Monitoreo 24X7 y soporte efectivo con SLA entre 4 y 24 hrs. ü Actualizaciones periódicas proactivas. ü Versión actual 3.7 Plataforma elearning www.martinmeister.cl – MSc
  14. 14. Libros digitales www.martinmeister.cl – MSc
  15. 15. www.martinmeister.cl – MSc
  16. 16. Grupos de trabajo www.martinmeister.cl – MSc
  17. 17. www.martinmeister.cl – MSc
  18. 18. Registro Sence www.martinmeister.cl – MSc
  19. 19. www.martinmeister.cl – MSc
  20. 20. Exámenes Proctoring www.martinmeister.cl – MSc
  21. 21. www.martinmeister.cl – MSc
  22. 22. Templates responsive www.martinmeister.cl – MSc
  23. 23. www.martinmeister.cl – MSc
  24. 24. www.martinmeister.cl – MSc
  25. 25. www.martinmeister.cl – MSc Digitalización en Instituciones Educacionales Online El caso de la unidad online Clase Ejecutiva UC MSc. Martin Meister Enero 2020 martinmeister.cl martinmeisterg@gmail.com

×