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  1. 1. Introducción a las Organizaciones 1 CONTROL CUARTA ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
  2. 2. Introducción a las Organizaciones 2 DEFINICIONES Y CONCEPTO Las organizaciones utilizan el control : para asegurarse que van en camino correcto para verificar que utilizan los recursos de forma eficiente
  3. 3. Introducción a las Organizaciones 3 DEFINICIONES Y CONCEPTO Definición de Control de Fayol Que todo se efectúe de acuerdo al plan que ha sido adoptado, a las órdenes dadas y a los principios establecidos. Su objeto es señalar los errores a fin de que sean rectificados y prevenir de que ocurran nuevamente.
  4. 4. Introducción a las Organizaciones 4 DEFINICIONES Y CONCEPTO Definición de Control de Koontz y O´Donnell Es la medición y correción de las actividades de los subordinados para asegurar que los eventos se ajustan a los planes. Mide el desempeño en relación a las metas Muestra la existencia de desviaciones Promueve la corrección de las desviaciones Contribuye al cumplimiento de los planes
  5. 5. Introducción a las Organizaciones 5 DEFINICIONES Y CONCEPTO Definición de Control de Peter Drucker CONTROLES • Medición e Información • Medios • Sobre hechos ocurridos • Analítico, lo que era y es CONTROL • Dirección • Fin • Sobre expectativas • Normativo, lo que debería ser
  6. 6. Introducción a las Organizaciones 6 DEFINICIONES Y CONCEPTO Evolución del concepto de control Verificar los desvíos, con un fin de penalizar, e indirectamente corregir Complemento del proceso de planear, más ligado al objetivo de la organización
  7. 7. Introducción a las Organizaciones 7 DEFINICIONES Y CONCEPTO PLANIFICACIÓN CONTROL
  8. 8. Introducción a las Organizaciones 8 IMPORTANCIA DEL CONTROL FACTORES QUE LA DETERMINAN : • PERMITE A LOS ADMINISTRADORES VALORAR LOS CAMBIOS • FACILITA VERIFICAR SI LA DELEGACIÓN DE AUTORIDAD SE CUMPLIO COMO ESTABA PREVISTO • POSIBILITA LA DETECCIÓN DE ERRORES A TIEMPO, PARA EVITAR PERDIDAS
  9. 9. Introducción a las Organizaciones 9 TIPOS DE CONTROL POR EL MODO DE OPERAR : • SOBRE RESULTADOS (OPEN) - una vez terminada la tarea • AUTOMATICO (FEED BACK) - a medida que se lleva a cabo la acción
  10. 10. Introducción a las Organizaciones 10 TIPOS DE CONTROL SEGÚN LA CONTINUIDAD : • CONTÍNUO - sin interrupciones • PERIÓDICO - a intervalos • EVENTUAL - en circunstancias
  11. 11. Introducción a las Organizaciones 11 TIPOS DE CONTROL SEGÚN EL MOMENTO EN QUE SE REALIZA: • PREVENTIVO - antes de los hechos a examinar • CONCOMITANTE - durante el desarrollo de los hechos • POSTERIOR - luego de realizados
  12. 12. Introducción a las Organizaciones 12 TIPOS DE CONTROL SEGÚN LA INTENSIDAD CON QUE SE REALIZA: • ANALÍTICO - sobre todos los hechos • SINTÉTICO - sobre parte de ellos
  13. 13. Introducción a las Organizaciones 13 TIPOS DE CONTROL SEGÚN EL OBJETO DEL CONTROL: • DE LEGALIDAD - verifica el cumplimiento con las normas • DE MÉRITO (OPORTUNIDAD O CONVENIENCIA) - atiende a éstos atributos
  14. 14. Introducción a las Organizaciones 14 TIPOS DE CONTROL SEGÚN LA UBICACIÓN DE LOS ÓRGANOS QUE LO EFECTÚAN : • EXTERNO - de fuera de la organización • INTERNO - pertenecientes a la empresa
  15. 15. Introducción a las Organizaciones 15 TIPOS DE CONTROL DE ACUERDO AL NIVEL JERÁRQUICO EN EL QUE SE REALIZA : • ESTRATÉGICO - en el máximo nivel de responsabilidad • DE GESTIÓN - en un nivel intermedio • OPERATIVO - en el nivel operativo
  16. 16. ETAPAS DEL PROCESO DE CONTROL 1 ESTABLECER ESTÁNDARES Y MÉTODOS 2 MEDIR EL DESEMPEÑO TOMAR MEDIDAS CORRECTIVAS Introducción a las Organizaciones NO HACER NADA SI CUMPLE LOS ESTANDARES 3 NO 16 4
  17. 17. Introducción a las Organizaciones 17 FACTORES DE CONTINGENCIA DEL PROCESO DE CONTROL • • • • • TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓN NIVEL JERÁRQUICO CONTROLADO GRADO DE DESCENTRALIZACIÓN ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL IMPORTANCIA DE LA ACTIVIDAD
  18. 18. Introducción a las Organizaciones 18 REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR UN SISTEMA DE CONTROL EFECTIVO • PROPORCIONAR INFORMACIÓN ÚTIL Y COMPRENSIBLE • PROPORCIONAR INFORMACIÓN PRECISA Y OPORTUNA • PROPORCIONAR INFORMACIÓN COMPLETA Y JUSTA • OFRECER RESPUESTAS RÁPIDAS Y ADECUADAS • FLEXIBILIDAD PARA ADAPTARSE A LOS CAMBIOS • ECONOMICIDAD • GUIAR HACIA LA ACCIÓN CORRECTIVA • ADECUACIÓN A LA ACTIVIDAD Y AL NIVEL JERÁRQUICO CONTROLADOS • OBJETIVIDAD
  19. 19. Introducción a las Organizaciones 19 INSTRUMENTOS DE CONTROL ♦INSTRUMENTOS DE CONTROL PRESUPUESTARIO ♦RATIOS ♦CUADRO DE MANDO ♦PUNTO DE EQUILIBRIO ♦ANALISIS DE VARIACIONES ♦AGENTES DE CONTROL
  20. 20. Introducción a las Organizaciones 20 INSTRUMENTOS DE CONTROL INSTRUMENTOS DE CONTROL PRESUPUESTARIO Comparar las previsiones con los gastos o ingresos reales PRESUPUESTOS OPERATIVOS - de gastos, ingresos o utilidades en cantidades y en pesos PRESUPUESTOS FINANCIEROS - fuentes y usos Pto. de Caja y Balance General. RATIOS Relaciones entre variables significativas para la empresa COMERCIAL - Satisfacción del cliente medida por encuesta FINANZAS - Liquidez = Act. Cte./ Pas. Cte. PERSONAL – Ausentismo promedio mensual año 2007 = [ (faltas en – jun 2007)]/6 PRODUCCIÓN – Rotación de inventarios = Ventas / Inventario Promedio
  21. 21. Introducción a las Organizaciones 21 INSTRUMENTOS DE CONTROL CUADRO DE MANDO INTEGRAL (BALANCE SCORECARD) ES UN INSTRUMENTO DE GESTIÓN, QUE CONTIENE ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y PERMITE VERIFICAR SU CUMPLIMIENTO. UN 1. 2. 3. 4. FORMATO DEL CMI PRESENTA 4 ELEMENTOS DE LA GESTIÓN : PERSPECTIVA FINANCIERA PERSPECTIVA DEL CLIENTE PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS PESPECTIVA DE FORMACIÓN Y CRECIMIENTO PLANTEA DISTINTOS OBJETIVOS DE CADA UNA DE ESAS PERSPECTIVAS Y PARA CADA UNO ESTABLECE INDICADORES
  22. 22. Introducción a las Organizaciones 22 CUADRO DE MANDO INTEGRAL
  23. 23. Introducción a las Organizaciones 23 INSTRUMENTOS DE CONTROL PUNTO DE EQUILIBRIO ES OTRO INSTRUMENTO DE GESTIÓN, QUE DETERMINA LAS UNIDADES VENDIDAS QUE PERMITEN NI GANAR NI PERDER. ESE VALOR SE DA PARA Qeq = CF / (p – cv) CONOCIDO ESTE VALOR, LAS DISTINTAS ÁREAS DE LA EMPRESA, DEBERÁN TOMARLO EN CONSIDERACIÓN PARA QUE LAS VENTAS SUPEREN ESE NIVEL, DE FORMA DE OBTENER RENTABILIDAD.
  24. 24. Introducción a las Organizaciones 24 INSTRUMENTOS DE CONTROL ANÁLISIS DE VARIACIONES ESTE INSTRUMENTO DE CONTROL, BUSCA EXPLICAR LA RAZÓN POR LA QUE SE PRODUCEN VARIACIONES ENTRE LOS VALORES REALES Y ESTIMADOS TANTO EN CANTIDADES COMO EN PRECIOS. VAR = CR x PR – CE x PE HACIENDO OPERACIONES LLEGAMOS A : PR x (CR – CE) + CE x (PR – PE) = VAR VARIACIÓN CANTIDAD VARIACIÓN PRECIO
  25. 25. Introducción a las Organizaciones 25 INSTRUMENTOS DE CONTROL AGENTES DE CONTROL DESDE QUE EL CONTROL ABARCAA TODA LA EMPRESA, EXISTEN DISTINTOS AGENTES QUE CUMPLEN TAREAS DE CONTROL : 1. INTEGRANTES DE LA CÚPULA ESTRATÉGICA 2. INTEGRANTES DE LA LÍNEA JERÁRQUICA 3. AUDITORES EXTERNOS a) AUDITORÍAS CONTABLES b) AUDITORÍAS DE GESTIÓN c) AUDITORÍAS DE CALIDAD d) AUDITORÍAS AMBIENTALES 4. AUDITORES INTERNOS a) CONTROL INTERNO b) RIESGO

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