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2.2 Aufbauorganisation

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Unterrichtspräsentation Industriemeister Flugzeugbau IHK

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2.2 Aufbauorganisation

  1. 1. 2015 Markus Hammele www.let-online.de Fachrichtungsübergreifende Basisqualifikation 2. Betriebswirtschaftliches Handeln 2.2. Aufbauorganisation von Markus Hammele Industriemeister Flugzeugbau 7996TYPF15A IHK Schwaben Augsburg „Verstehen kann man das Leben rückwärts, leben muss man es aber vorwärts.“ Sören Kierkegaard
  2. 2. 2015 Markus Hammele www.let-online.de 2.2.1. Begriff Aufbauorganisation Quelle: http://www.bayer04.de/bilder/pdf/2014-10-01_Organigramm_deutsch_1415.pdf Quelle: http://www.ibim.de/pl+orga/3-3.htm Ablauforganisation Aufbauorganisation
  3. 3. 2015 Markus Hammele www.let-online.de 2.2.1.1. Begriff und Aufgaben der Organisation Verschiedene Definitionen: - heißt dauerhafte Regelungen zu schaffen - planmäßige Gestaltung, z. B. eines Staats oder Unternehmens - Biologie: die den Lebensanforderungen entsprechende Gestaltung und Anordnung der Teile - Strukturierung von Systemen zur Erfüllung von Daueraufgaben
  4. 4. 2015 Markus Hammele www.let-online.de 2.2.1.1. Begriff und Aufgaben der Organisation Aufgaben der Organisation: - Arbeitsteilung (mengenmäßige und artmäßige (Spezialisierung)) - Koordination der Teilaufgaben - Regelung der Kompetenzverteilung Beispiel Brief: - 900 Briefe / 3 Mitarbeiter = 300 Briefe/Mitarbeiter - 1 MA: falten; 1 MA: kuvertieren; 1 MA: Briefmarke kleben - Drucken – Fertigstellen – zur Post bringen - Unterschrift
  5. 5. 2015 Markus Hammele www.let-online.de 2.2.1.2. Aufbau- und Ablauforganisation Aufbauorganisation: - Gesamtaufgabe (Aufgabenanalyse: Analysieren und Zerlegen der Gesamtaufgabe in Teilaufgaben) - Stellen/Stellenbildung (Aufgabensynthese: Teilaufgaben bündeln) - Stellenbeschreibungen (detaillierte Aufgabenbeschreibung der Stelle) - Organigramm (Organisationsschaubild, Stellenplan) Zentrale und dezentrale Aufgabenverteilung
  6. 6. 2015 Markus Hammele www.let-online.de 2.2.1.2. Aufbau- und Ablauforganisation Ablauforganisation Unmittelbare Gestaltung des Arbeitsablaufes (Ordnung von Arbeitsinhalt, -zeit und –raum) a) Grundsätzliche Regelungen - Ausführung aller Arbeiten - Einsatz der Arbeitsmittel - der Arbeitsdurchlauf durch einzelne Stellen, Abteilungen und den gesamten Betrieb - die Überwachung bzw. Selbstkontrolle beim Arbeitsablauf ⇒ optimale Auslastung der Kapazitäten (Personal und Arbeitsmittel) und schnelle Durchlaufzeiten ⇒ Regelungen hinsichtlich Zeit und Ort b) Ordnungselemente des Arbeitsablaufs - Arbeitsinhalt - Arbeitszeit - Arbeitsort - Arbeitszuordnung
  7. 7. 2015 Markus Hammele www.let-online.de 2.2.1.2. Aufbau- und Ablauforganisation c) Arbeitsanweisungen 1.) Arbeitsanweisungen für Arbeitsvorgänge (z.B. Briefeingang Poststelle ⇒ Ablage Registratur) 2.) arbeitsplatzbezogene Arbeitsanweisungen (z.B. Info: Kunde am Telefon vor Schalter ⇔ Beratungsplatz: Kunde am Beratungsplatz vor Telefon) d) Darstellungsmöglichkeiten von Arbeitsabläufen - Arbeitsablaufdiagramm Arbeitsschrittliste (Zerlegung des Arbeitsvorganges in verschiedene Arbeitsschritte) (1.;2.;3.;.... oder a); b); c);... oder -;-;-;...) - Datenflussdiagramme (siehe nächste Folie) e) Informations- und Kommunikationstechnik - Verbesserung der Planungs-, Steuerungs- und Entscheidungssituation - schnellere Reaktionsmöglichkeiten - verbesserten Überblick - Zeitgewinn für Führungsaufgaben
  8. 8. 2015 Markus Hammele www.let-online.de 2.2.1.2. Aufbau- und Ablauforganisation Quelle: http://www.ibim.de/pl+orga/3-3.htm
  9. 9. 2015 Markus Hammele www.let-online.de 2.2.1.3. Ursachen für verschiedene Aufbauorganisationen - Größe des Unternehmens - Sortimentbreite und –tiefe - Rechtsform - Führungsstil u.a. Organisationsgrundsätze: - Zielorientierung - Zweckmäßigkeit - Organisatorisches Gleichgewicht (zwischen Organisation und Improvisation) - Koordination (Arbeitsteilung) - Wirtschaftlichkeit (Input/Output) - Eindeutigkeit
  10. 10. 2015 Markus Hammele www.let-online.de 2.2.2. Bildung der Aufbauorganisation 2.2.2.1. Aufgabenanalyse 2.2.2.2. Aufgabensynthese 2.2.2.3. Stellenbildung 2.2.2.4. Stellenbeschreibung 2.2.3. Rangordnung
  11. 11. 2015 Markus Hammele www.let-online.de 2.2.2.1. Aufgabenanalyse Gesamtaufgabe wird in Teilaufgaben zerlegt. Merkmale der Gliederung ● Verrichtung (Tätigkeiten, Funktionen) ● Objekte (Güter, Leistungen) ● Verantwortungsbereiche und Handlungsbefugnisse ● Weisungsbefugnisse (Über- bzw. Unterstellung) ● Zuordnung der Aufgaben (Stellenbildung)
  12. 12. 2015 Markus Hammele www.let-online.de 2.2.2.2. Aufgabensynthese Teilaufgaben werden zu einer Stelle gebündelt. Kernbereiche: ● Stellenbildung ● Stellenbeschreibung ● Vergabe von Kompetenz und Verantwortung ● Instanzen- und Abteilungsbildung ● Entscheidung über Zentralisierung und Dezentralisierung
  13. 13. 2015 Markus Hammele www.let-online.de 2.2.2.3. Stellenbildung Stelle ist die kleinste Organisationseinheit. ⇒ Grundelement der Aufbauorganisation Alle Stellen befinden sich in einem Stellenplan.
  14. 14. 2015 Markus Hammele www.let-online.de 2.2.2.4. Stellenbeschreibung Inhalte einer Stellenbeschreibung (PIA) - Eingliederung in die Organisation Instanzenbild - Ziele und Aufgaben der Stelle Arbeitsbild - Anforderungen an die Person des Stelleninhabers Personenbild
  15. 15. 2015 Markus Hammele www.let-online.de 2.2.2.4. Stellenbeschreibung Instanzenbild - Stellenbezeichnung - Dienstrang des Stelleninhabers - Unterstellung - Überstellung - spezielle Vollmachten und Berechtigungen Arbeitsbild - Stellenziele/Beitrag zu den Unternehmenszielen - Aufgaben im einzelnen gegliedert nach: ● Vorrangigkeit ● laufende oder periodische Aufgaben ● Sachgebieten ● Tätigkeiten und Befugnissen Personenbild - erforderliche Grundausbildung - erforderliche Sonderkenntnisse - persönliche Eigenschaften - gewünschte Altersgruppe - Einstufung in Tarifvertrag - Eignung der Stelle für Schwerbehinderte Verwendungszweck von Stellenbeschreibungen und Beispiel (IHK Skript S. 18)
  16. 16. 2015 Markus Hammele www.let-online.de 2.2.2.4. Stellenbeschreibung Kompetenzen Soziale Kompetenz (z.B. Teamfähigkeit) Personalkompetenz (z.B. Mobilität) ⇒ ‚soft skills‘ Methodenkompetenz (z.B. Moderation) Fachkompetenz (z.B. Diplom) ⇒ ‚hard skills‘
  17. 17. 2015 Markus Hammele www.let-online.de 2.2.3. Bedeutung und Wesen der Rangordnung (Leitungshierarchie) Leitungsebenen Wie arbeitsteilig wird eine Gesamtaufgabe erledigt und wie werden die Stellen hierarchisch miteinander verbunden (Vorstand, Abteilungsleiter, Teamleiter). Leitungsspanne Unter Leitungsspanne versteht man die Anzahl der Stellen, die einer Leitungsstelle (Instanz) direkt untergeordnet sind. (eng ⇒ wenige; je tiefer die Aufgabengliederung desto enger ist die Leitungsspanne) Vorteile einer breiten Leitungsspanne ➢ kürzere Dienstwege ➢ Informationsfilter ➢ mehr Flexibilität ➢ mehr Autonomie für die unteren Hierarchieebenen ➢ kundennahe Entscheidungen sind möglich Vorteile einer engen Leitungsspanne ➢ straffere Führung möglich ➢ leichtere Beherrschbarkeit der unteren Stellen für die Instanzen ➢ leichtere Koordination ➢ guter Informationsfluss innerhalb der Hierarchieebene
  18. 18. 2015 Markus Hammele www.let-online.de 2.2.3.1. formale Organisationseinheiten und Rangordnung Gruppenarbeit: Organisationssysteme mit ihren Vor- und Nachteilen 1) Einliniensystem 2) Stabliniensystem 3) Mehrliniensystem 4) Matrixorganisation 5) Funktionale Organisation 6) Divisionale Organisation
  19. 19. 2015 Markus Hammele www.let-online.de 2.2.3.1. formale Organisationseinheiten und Rangordnung Organisationssysteme: Einliniensystem Funktionalsystem Stabliniensystem Matrixsystem Formale Organisation Die organisatorisch bewusst geplanten und auf Anordnung des Managements beruhenden Beziehungen zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens. informale Organisation Das Netz der ungeplanten persönlichen Beziehungen zwischen den Mitarbeitern eines Unternehmens bildet die informale Organisation. Sie ist nicht organisierbar.
  20. 20. 2015 Markus Hammele www.let-online.de 2.2.3.2. Instanz Begriff: „in der Betriebswirtschaft eine Abteilung mit Leitungsverantwortung und Entscheidungsbefugnis“ www.wikipedia.de Befugnisse (Kompetenzen) - ein Stelleninhaber erhält zur Bewältigung der gestellten Aufgaben Kompetenzen (Rechte oder Befugnisse) - Befugnisse: Befugnis ist das Recht zu einer bestimmten Handlung. Befugnisse können absolut bestehen, z.B. hat die Geschäftsführung qua Amt alle Befugnisse innerhalb des Unternehmens. Befugnisse können auch aus Übernahme der Verantwortung für eine Aufgabe erwachsen. Nach dem Kongruenzprinizip muss eine Person oder Organisationseinheit mit Erteilung einer Aufgabe auch die dafür erforderlichen Befugnisse (z.B. Zeichnungsrecht) erhalten - Rechte: Weisungsrecht, Zeichnungsrecht usw. - Pflicht: Aufgabe erfüllen Zusammenhang zwischen Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung einer Stelle (Instanz) Summe aus rang niedrigeren Stellen und Instanz ergibt eine Abteilung
  21. 21. 2015 Markus Hammele www.let-online.de 2.2.3.3. Organisationsplan Beispiel: Bundesministerium für Gesundheit ( http://www.bmg.bund.de/fileadmin/dateien/Downloads/O/Organisationsplan/150306_Organigramm.pdf)
  22. 22. 2015 Markus Hammele www.let-online.de 2.2.3.4. Auswirkungen der Arbeitsstrukturierung auf die Aufbauorganisation Entwicklung der menschlichen Bedürfnisse Aufgabenerweiterung/-bereicherung (job enlargement; job enrichment) - Mehrere Tätigkeiten (horizontal – sitzend/stehend) - Planungs-, Kontroll- und Entscheidungsaufgaben hinzufügen (vertikal) Aufgabenwechsel (job rotation)

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