Presentación gestion del tiempo

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Programa de desarrollo de directivas Proyectate Ayuntamiento de Fuenlabrada Aire

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  • En cuanto a la calidad del trabajo, podemos decir que el valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica. Como podemos comprobar en el gráfico, la eficacia de una tarea está determinada por el valor adecuado de la tarea en relación al tiempo que hemos invertido en ella y se encuentra en posiciones intermedias. Dedicar poco tiempo conlleva una mala calidad del resultado final del trabajo (la chapuza) pero un exceso de tiempo dedicándolo a la tarea no incrementa su valor sustancialmente, por lo que el perfeccionismo se considera una pérdida de tiempo en relación al valor que puede aportar a la tarea. Como podemos observar en el gráfico la calidad de los resultados no siempre depende de la cantidad de horas que dediquemos a realizar la tarea. Trabajar más horas puede acarrear costes adicionales y trabajando deprisa y precipitadamente podemos cometer más errores. El secreto para combinar las dos dimensiones del tiempo, cantidad y calidad, es saber cuanto tiempo deberemos dedicar a cada tarea para que el resultado final sea rentable. La dificultad radica en determinar el valor de una tarea.
  • Por lo tanto el rendimiento alcanza un máximo según avanza la jornada para iniciar luego un descenso según se acumula el cansancio
  • Perder el tiempo significa “hacer algo que es menos importante que otra cosa que se pudiera hacer en su lugar”
  • Por ejemplo, cuando un colaborador entra en el despacho y nos dice si tenemos un momento para ayudarle en un problema que se le ha planteado. A medida que el colaborador nos va explicando el problema, "el mono" va pasando de su espalda a la espalda del directivo. Si éste se compromete a pensarlo y darle una respuesta el "mono" ya se ha encaramado a su espalda.
  • Aprovechar mejor el tiempo significa cambiar algunos hábitos inadecuados Para mejorar la gestión de nuestro tiempo hemos de hacer coincidir estas tres expresiones: Lo que creemos que hacemos Lo que deberíamos hacer Lo que hacemos realmente PRIMER PASO: TOMAR CONCIENCIA DEL USO ACTUAL QUE HACEMOS DE NUESTRO TIEMPO
  • PASOS PARA GESTION DEL TIEMPO FASES REGISTRAR: Sepamos c ó mo empleamos nuestro tiempo: Llevando una agenda para registrar “ todas ” las actividades y el tiempo que dedicamos a cada una de ellas ANALIZAR: Analicemos nuestro tiempo minuto a minuto, hora a hora,... Estudiemos las p é rdidas de tiempo m á s frecuentes y reflexionemos sobre el uso que hacemos de é l PLANIFICAR: Establezcamos la prioridad de nuestras actividades : Determinando la importancia y/o urgencia de las tareas Definiendo nuestros objetivos Identificando las tareas que ayudan a conseguirlos CONTROLAR: Establezcamos acciones concretas : Busquemos soluciones para los ladrones que nos roban el tiempo. Utilicemos la agenda en el trabajo diario.
  • ANALISIS DE NUESTRO TRABAJO DIARIO FRAGMENTACI Ó N DE LA ACTIVIDAD: Aproximadamente cada 7,5 minutos sufrimos alguna interrupci ó n, volver a recuperar el ritmo de trabajo que ten í amos nos lleva unos 13 minutos como media, en consecuencia perdemos un total de 20,5 minutos por interrupci ó n DISPERSI Ó N POCO TIEMPO DE REFLEXI Ó N RECHAZO A LA DELEGACI Ó N “ REUNIONITIS ” Todo lo anterior se traduce en p é rdida de eficacia. Es posible que percibamos que hemos trabajado mucho (incluso demasiado), pero este esfuerzo no nos reportar á los resultados esperados
  • Es importante aprender a distinguir entre lo que es realmente urgente y no se puede aplazar, de aquello que lo parece, pero que no lo es tanto o que incluso hay otras personas que pueden ocuparse de esa tarea. Una tarea urgente requiere un realización inmediata, pero a veces son poco importantes y en este sentido pueden ser delegadas.
  • Para entender un poco mejor el comportamiento del tiempo algunas personas expertas han definido una serie de leyes que rigen el uso del tiempo y que interesa tenerlas en cuenta a la hora gestionar los tiempos de nuestras actividades: LeyEnunciadoConsejo Ley de Parkinson“El trabajo tiende a alargarse hasta ocupar todo el tiempo disponible.” Toda tarea se dilata hasta ocupar todo el tiempo que dispongamos para hacerla. Si asignamos media hora para hacer una tarea tardaremos media hora y si le asignamos una hora tardaremos una hora.Seamos realistas y asignemos a cada tarea el tiempo que se necesite en función del valor añadido que nos aporta esa tarea. Ley de ParetoEl 80% del valor total de un conjunto procede aproximadamente del 20% de sus elementos. El 80% de la eficacia de una persona proviene del 20% de las actividades que hace.Identifiquemos el 20% de actividades que nos permiten conseguir el 80% de los objetivos.A esas actividades se las denomina críticas y deberemos darles prioridad al programar nuestro trabajo. 1ª Ley de Acosta“ El tiempo que requiere una tarea aumenta cuando la interrumpimos yreanudamos” La interrupción de una tarea implica desconcentración en lo que estamos haciendo, lo que duplica el tiempo que necesitamos para terminar la tarea.Evitemos las interrupciones en las actividades más importantes. Acabemos lo que empecemos. No dejemos las tarea a medias 2ª Ley de Acosta“Para una tarea corta siempre hay tiempo, para una larga nunca” Por muy intensa que sea nuestra agenda siempre dispondremos de pequeños espacios temporales para realizar tareas cortas, mientras que las tareas largas serán relegadas con más facilidad. Aprovechemos los tiempos muertos para realizar actividades cortas. Desglosemos las actividades largas en una serie de tareas cortas. 3ª Ley de Acosta“ Lo perfecto no resulta rentable” El exceso de perfeccionismo en las tareas es una pérdida de tiempo que no se ve reflejado en el resultado final de la tarea.Evitemos el perfeccionismo, calculemos cuando la actividad se ha completado con un resultado aceptable. Ley de Murphy sobre el tiempo“ Todo dura más de lo que en principio se esperaba” En toda tarea surgen situaciones no planificadas que dilatan los tiempos de ejecución.Dejemos espacio en la agenda para imprevistos, planifiquemos con cierta flexibilidad.
  • ¿CÓMO APROVECHAR MEJOR EL TIEMPO? 1.- Programar las actividades de cada día. 2.- Agrupar las acciones relacionadas entre sí. 3.- Evitar las interrupciones cuando estamos realizando tareas importantes. 4.- Dedicar un tiempo para cada actividad. 5.- Ser flexible ante situaciones imprevistas. 6.- Dedicar un tiempo personal (para pensar). 7.- Mantener a la vista el programa de actividades.
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