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Libros de Comercio: nuevo régimen de cumplimentación y legalización

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Dentro de los aspectos relevantes que las organizaciones deben tener en cuenta tras las recientes modificaciones normativas, que hacen referencia a diversos aspectos de la vida societaria-corporativa de las empresas, y que comienzan su implantación generalizada este ejercicio, además de las Novedades en la Ley de Sociedades de Capital, los empresarios deberán tener en cuenta el nuevo régimen de cumplimentación y legalización de los libros de comercio.

Tras la modificación introducida por la Ley 14/2013, de de 27 de setiembre de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (“Ley 14/2013”), la Dirección General de los Registros y del Notariado (“DGRN) ha publicado la Instrucción de 12 de febrero de 2015 (BOE de 16 de febrero de 2015) (“Instrucción”) aclarando y concretando la aplicación unificada de la modificación en aras a facilitar la unidad de mercado, dando mecanismos transitorios de adaptación.

El nuevo sistema, además de eliminar el papel como o soporte físico, implicará una gestión más puntual y rigurosa de las obligaciones de llevanza y legalización de libros.

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Libros de Comercio: nuevo régimen de cumplimentación y legalización

  1. 1. Atlanta Barcelona Guatemala Madrid Miami Zurich www.amberbas.com 1 / 7 Libros de Comercio: nuevo régimen de cumplimentación y legalización Tras la modificación introducida por la Ley 14/2013, de de 27 de setiembre de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (“Ley 14/2013”), la Dirección General de los Registros y del Notariado (“DGRN) ha publicado la Instrucción de 12 de febrero de 2015 (BOE de 16 de febrero de 2015) (“Instrucción”) aclarando y concretando la aplicación unificada de la modificación en aras a facilitar la unidad de mercado, dando mecanismos transitorios de adaptación. 1. Antecedentes El régimen general de los libros de los empresarios se halla recogido en el Código de Comercio (arts. 25 a 33), Reglamento del Registro Mercantil, aprobado por Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, (arts. 329 a 337), Instrucción DGRN de 31 de diciembre de 1999, y en algunas disposiciones de la Ley de Sociedades de Capital, aprobada por Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio y normas concordantes, Hasta ahora, -dejando aparte supuestos empresas sujetas a regulaciones específicas, o en situaciones especiales-, el régimen de llevanza de libros y legalización ha sido: (i) Libros de contabilidad (Inventarios y Cuentas Anuales, y Diario): se permitía tanto su legalización sobre libros en blanco, previa a su utilización, o bien, a opción del empresario, su legalización posterior a su utilización, hojas con los asientos correlativos, debidamente encuadernadas para cada ejercicio, dentro de los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio; y (ii) Libros de Actas y de Registro de socios, Registro de Acciones Nominativas y de Contratos con el Socio Único: se preveía como régimen general, la legalización de libros encuadernados, en blanco, previa a su utilización, si bien, para libros Registro de Socios y Registro de Acciones Nominativas se preveía, su llevanza por medios informáticos sujeto a regulación reglamentaria. Sin embargo, en el marco de las numerosas reformas recientemente aprobadas, la Ley 14/2013, modificó esta materia en su artículo 18, que transcribimos: “Artículo 18 Legalización de libros
  2. 2. www.amberbas.com 2 / 7 1. Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio. 2. Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador. 3. El Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación.-“ Esta modificación normativa suscitó dudas interpretativas, y la necesidad de proceder a las adaptaciones tecnológicas y operativas para posibilitar su aplicación. Finalmente, la DGRN ha dictado disposiciones concretas implantar estas modificaciones, y da mecanismos transitorios para 2014. 2. Nuevo régimen de llevanza y legalización de libros El nuevo sistema, además de eliminar el papel como o soporte físico, implicará una gestión más puntual y rigurosa de las obligaciones de llevanza y legalización de libros. 2.1 Cumplimentación obligatoria en soporte electrónico. Todos los libros que deben llevarse deben cumplimentarse en soporte electrónico y, como se verá serán objeto de legalización exclusivamente por vía telemática. 2.2 Ámbito subjetivo El nuevo régimen se aplica a todos los empresarios, esto es, el empresario individual, las sociedades mercantiles y, tal como recoge en la Instrucción 26ª, a uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones de cualquier clase, fundaciones u otras personas físicas y jurídicas obligadas a llevar una contabilidad según el Código de Comercio. 2.3 Ámbito objetivo Los libros sujetos a legalización son los obligatorios para cada sujeto obligado según su propia regulación, en general:
  3. 3. www.amberbas.com 3 / 7 a) Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. b) Libro Diario. c) Libro/s de Actas. d) Libro de Contratos con el Socio Único, de las Sociedades Unipersonales. e) Libro Registro de Acciones Nominativas de las Sociedades Anónimas y Comanditarias por Acciones. f) Libro Registro de Socios de las Sociedades de Responsabilidad Limitada. Además, los libros no obligatorios que los empresarios voluntariamente lleven y deseen legalizar (ej. libros de detalle o de periodicidad inferior a la anual, etc.) pueden también legalizarse, pero dicha legalización implicará seguir los mismos requisitos de soporte electrónico y presentación telemática. 2.4 Legalización telemática obligatoria y plazo. Los libros obligatorios se legalizarán posteriormente a su cumplimentación, para cada ejercicio social, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio correspondiente, en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio del empresario y por vía telemática, en la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores, en la web www.registradores.org . La presentación requiere la obtención de firma digital (certificado reconocido por el Registro Mercantil) y estar abonado como usuario a la página del Colegio de Registradores. La información de cada libro dispondrá de un sistema de protección para evitar su manipulación desde la creación del soporte por la entidad o sujeto presentante y hasta su incorporación al Libro-fichero de legalizaciones en el Registro Mercantil correspondiente, mediante la utilización de la huella digital correspondiente a cada libro por medio del algoritmo estándar SHA256 (RFC 6234). Las firmas de las personas que autorizan la solicitud y la relación de firmas digitales generadas por los libros a legalizar requerirán la firma electrónica reconocida con previa intervención de la entidad prestadora de servicios de certificación. 2.5 Abandono del tracto sucesivo legalización por ejercicios independientes: Como novedad, ya no será requisito para legalizar un libo, la previa legalización de los anteriores -como sucedía en algunos supuestos-, sino que podrán legalizarse libros de actas de un determinado ejercicio, o libros registros de acciones nominativas o
  4. 4. www.amberbas.com 4 / 7 libros registro de socios, aunque no se haya legalizado libro/s anteriores, o el libro inicial de registro de socios o acciones nominativas, respectivamente. 2.6 Excepción a la obligación de legalización telemática por motivos técnicos: Si, por problemas técnicos no es posible la presentación de los ficheros a legalizar por vía telemática, se permite, excepcionalmente, la presentación en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos. Además, podrán legalizarse libros de detalle de actas con actas del ejercicio corriente, a fines probatorios u otros que se precisen. 2.7 Rectificación del contenido de libros legalizados Se prevé tramitar las rectificaciones con envío telemático de rectificación con un archivo en que conste Certificación del órgano de administración dando cuenta del error y el archivo rectificado con los datos correctos. 2.8 Pérdida, sustracción, robo, destrucción física o informática de libros Se podrá legalizar un nuevo libro con el contenido de los libros inutilizados por estos motivos, acreditando las circunstancias por denuncia policial o acta notarial, que deberán incluirse en fichero anexo a la petición de la legalización del nuevo libro. 2.9 Entrada en vigor. Régimen transitorio 2.9.1 La fecha de efectos del cambio normativo es el 29 de setiembre de 2013 (entrada en vigor de la Ley 14/2013), y así, el nuevo sistema se aplica a las anotaciones relativos a ejercicios iniciados tras el 29 de setiembre de 2013. 2.9.2 Las anotaciones relativas a ejercicios iniciados a partir del 29 de setiembre de 2013 deben (i) realizarse en soporte electrónico y (ii) legalizarse por vía telemática. No podrán llevarse ni legalizarse libros encuadernados en blanco para posterior utilización ni libros no-encuadernados, también en blanco, de hojas móviles, ni en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática. 2.9.3 Cierre de Libros en blanco existentes. Contabilidad; Actas y Registros de Socios y de Acciones Nominativas y Contratos con el Socio Único de la Sociedad.
  5. 5. www.amberbas.com 5 / 7 Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados que estén llevando los sujetos obligados sólo utilizarse para contabilidades, contratos y actas correspondientes a ejercicios abiertos antes del 29 de septiembre de 2013. A la finalización del último ejercicio social abierto antes del 29 de setiembre de 2013, deben cerrarse dichos libros mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de libros, incorporando un archivo con la certificación del órgano de administración indicando dicha circunstancia y si, con posterioridad al cierre del ejercicio social citado, se hubieran transcrito asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se procederá igualmente al cierre del libro en cuestión, trasladando dichos asientos, contratos o actas, al libro correspondiente que se enviará telemáticamente. a) Libros de Contabilidad: Los libros de contabilidad no encuadernados, que se legalizan después de su utilización, deben presentarse telemáticamente, y los encuadernados en blanco y ya legalizados que estén llevando los sujetos obligados sólo podrán ser utilizados para contabilidades de ejercicios iniciados antes del 29 de septiembre de 2013, debiendo proceder a su cierre según lo indicado y pasarán a soporte electrónico y legalización telemática. b) Libros de Contratos del Socio Único con la Sociedad, se llevarán en soporte electrónico y legalizarán telemáticamente, por cada ejercicio, dentro de los 4 meses siguientes, los contratos entre la Sociedad y su Socio Único, cuya fecha corresponda a ejercicios iniciados a partir del 29 de setiembre de 2013, en adelante; procediéndose respecto de los libros en blanco ya legalizados a su cierre, en la forma indicada. Será muy conveniente poner al día cuanto antes los contratos inter- company en grupos de empresas o con socio único que sea persona física. c) Libros de Actas: el nuevo sistema se aplica a las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, y las actas de las decisiones del socio único, celebradas o adoptadas en ejercicios sociales iniciados después del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse, por cada ejercicio - indicando fecha de apertura y cierre del ejercicio-, debiendo constar en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social a que se refieran. Puede llevarse un libro para las actas de todos los órganos colegiados, o uno por cada órgano colegiado.
  6. 6. www.amberbas.com 6 / 7 d) Libros Registro de Socios y de Acciones Nominativas, debe procederse con el nuevo sistema de llevanza y legalización a partir del 29 de setiembre de 2013, de forma similar, incluyendo la diligencia de cierre a incorporar a los libros en blanco ya legalizados, con la particularidad de que, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, con la titularidad inicial de los fundadores, y posteriormente, sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro respecto a aquellos ejercicios en que se produzca cualquier alteración en la titularidad o gravámenes de participaciones o acciones. Estos libros deben incluir la siguiente información por cada titular: - Identidad completa - Nacionalidad - Domicilio Los libros registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, podrán seguir usándose para negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados antes del 29 de septiembre de 2013. 2.9.4 Ejercicios iniciados entre el 30 de setiembre 2013 y el 31 de diciembre de 2014: La Instrucción da un año más para la adaptación al nuevo sistema, al disponer que, cuando, por justa causa no sea posible la presentación en formato electrónico de los libros obligatorios, el Registrador permitirá la presentación en formato papel de libros en hojas encuadernadas y cumplimentadas, en el plazo de 4 meses siguientes al cierre del correspondiente ejercicio. No se concreta qué se considera “justa causa”, pero entendemos que a estos efectos el empresario deberá alegar, bajo su responsabilidad, la justa causa, que no debería ser objeto de calificación por el Registrador Mercantil. 2.10 Empresas incumplidoras: Las sociedades, con independencia de la fecha de su constitución, que no hayan legalizado libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de contratos de socio único, en el momento posterior a la constitución de la sociedad, según la legislación anterior o la nueva, podrán incluir en los primeros libros de dichas clases presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre correspondiente que presenten pudiendo
  7. 7. www.amberbas.com 7 / 7 incluirse, el acta de la junta general de la sociedad en la que se ratifiquen las actas no transcritas en su día y cuya legalización ahora se solicite. Sin embargo, se deja a la apreciación de los Tribunales el valor probatorio de estos libros. Entendemos que esta vía será aplicable también a empresarios -y demás sujetos obligados- que, habiendo legalizado libros en algún momento hayan dejado de hacerlo, y también comprenderá otros libros, como los de contabilidad. 3. Comentario Se excluye, en definitiva, la presentación del soporte electrónico, CD mediante entrega física al Registro, pese a que no pocos empresarios no dispondrán de medios técnicos suficientes para este proceso, lo que hará, bien adquirir o mejorar sus sistemas informáticos y de información, o acudir a otros profesionales, con los costes que ello suponga. La Ley 11/2007 de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos dispone el “derecho -no la obligación- de relacionarse con las Administraciones Públicas utilizando medios electrónicos”. – y en la misma línea sigue la Primera Directiva del Consejo, 68/151/CE, de 9 de marzo de 1968, con la redacción dada por la Directiva 58/2003, de 15 de julio, estableciendo el registro mercantil electrónico, cuando sigue permitiendo la presentación de información y documentación en papel. Aunque en muchos procedimientos de algunos ámbitos –ej. tributario, seguridad social- sea ya obligatorio el trámite telemático, parece excesivo extenderlo indiscriminadamente, cuando el mundo empresarial español actual integra todavía a un elevado número de pymes, micro-pymes, autónomos, en general, empresas de muy diversos tamaños y capacidad para instrumentar estos procesos. Parece, pues, que el legislador ha optado por imponer procesos más tecnificados, seguros, y ágiles, de información empresarial obligando a incurrir en nuevos costes a un buen número de empresarios, en especial, aquellos de pequeño tamaño. La información del presente documento es de carácter general y no se ha elaborado para prestar asesoramiento legal ni constituye opinión profesional. Amber Legal & Business Advisors pone a su disposición su equipo profesional para cualquier aclaración o asesoramiento por los canales de comunicación habituales. También podrá contactarnos a través de la dirección info@amberbas.com. 2015 © AMBER LEGAL & BUSINESS ADVISORS S.L.

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