Den 16 april 2015 höll Kvadat Managment i Stockholm sitt andra seminarium kring Nyttorealiering. Föredraget på temat inleddes av Maria Björk som är medförfattare till E-delegationens Vägledning i Nyttorealisering och har infört konceptet i praktiken på Lantmäteriet. Maria berättade om vad nyttorealisering är samt vikten att ha fokus på nyttorealisering för att uppnå de strategiska målen för verksamheten. Tänk efter före - Sju frågor! Genom att använda sju enkla frågor som måste kunna besvaras innan man startar en förändringsinsats och som hålls uppdaterad under hela insatsen har man tagit ett stort steg i rätt riktning. 1. Vad är nyttan? 2. Hur ska nyttan realiseras? 3. Vem ska realisera nyttan? 4. När uppkommer nyttan? 5. Hur ska nyttan följas upp? 6. Vem ansvarar för uppföljningen? 7. Vilka mätetal ska användas? Ola Högberg som är senior projektledare och verksamhetsutvecklare och duktig inom nyttovärdering med bland annat stöd av Peng berättade mer konkret hur identifiering, kvantifiering och värdering av nyttor kan genomföras och vilka effekter man kan få en kvalitetssäkrad värdering och samsyn vilka nyttor som ska uppnås med planerad förändringsinsats. Daniel Jafari som är huvudförfattare till E-delegationens Vägledningen och tongivande inom området berättade om vikten genomföra införandet stegvis utifrån mognaden i den egna organisationen. Vid införande kan en mognadsanalys som genomförs i enkät och workshopform med centrala personer i organisationen vara ett bra stöd. Mognadsanalysen mäter 10 fokusområden och ger en rekommendation på vilka steg man bör ta för att nå önskat läge. Eventet var mycket välbesökt och deltagarna mycket nöjda. Många intressanta dialoger fördes både under minglet och föredraget samt många nya kontakter skapades.

1. M
Ola Högberg @ Kvadrat
Maria Björk @ MariaB
Daniel Jafari @ Daniel Jafaris Consulting & Services
Med passion att utveckla människor, projekt och verksamheter
Nyttorealisering – till vilken nytta?

2. Agenda
• Introduktion
• Kvadratfakta
• Vad är Nyttorealisering?
• Identifiering, kvantifiering och värdering av nyttor
• Att införa nyttorealisering – Mognadsanalys
• Summering och avslut

3. Kvadratfakta
• Grundades 1988
• Ca 250 konsulter, 55 på Kvadrat Management
• Unik affärsmodell:
Egen företagare men inte ensam
• Kontor i Stockholm, Linköping, Malmö
Göteborg, Uppsala, Jönköping, Örebro

4. M
Kvadrat WoW - Way of Working
Evergreen studien
”What (really) works”

5. NYTTOREALISERING
Nyttorealisering är ett aktivt och systematiskt arbete
med att säkerställa och optimera nyttan med de
förändringar vi avser genomföra.
Källa e-delegationen Ramverk Nyttorealisering
Identifiera, specificera, realisera och följa upp

6. NYTTA
Den eller de mätbara förbättringar till följd av en
förändring som uppfattas som positivt av en eller
flera intressenter, vilka bidrar till ett eller flera
verksamhetsmål.
Källa e-delegationen Ramverk Nyttorealisering

7. FÖRÄNDRINGSLEDING
Ett strukturerat tillvägagångssätt för att ledsaga
individer, grupper och organisationer från nuläget till
ett önskvärt framtida läge.
”kan vi fortsätta att göra något på samma sätt som tidigare och ändå förvänta oss att
vi ska kunna uppnå ett nytt och bättre resultat än tidigare, eller måste vi börja göra
saker på ett nytt sätt för att uppnå ett annat resultat?”

9. Målstyrning
Portföljstyrning
Uppdrag-, Projekt-/Programstyrning
Nyttorealisering
Förändringsledning
Berörda koncept Nyttorealisering
Källa e-delegationen Ramverk Nyttorealisering

10. Idé
Förändringsledning
Nyttorealisering
Nytta Nytta
Realiseringsperiod
Möjliggörare
Nytta

11. M

12. Ad hoc
styrning
”Fluff
Business Case”
Avsaknad av
ägandeskap
Ingen vill ta ansvar
Business Case för
att motivera en
förändring…..
sen dör det ut
Förväntade
nyttor
uteblir!
Flera IT-lösningar
för samma sak
Självgenererande
utveckling &
förvaltning
Prioriterings-
problem!
Gör vi rätt
saker?
M
Tekniska
lösningar som
inte används

13. Verksamhetsmål
Run the businessChange the business
Business as usualPortfolio management
Förändringar
Uppdragsgivare
Krav & Förväntningar
Uppföljning
Förändringsbehov
Upptäckta
problem
Ursprunglig bild Steve Jenner, Managing Benefits 2014, APMG, Anpassad av Daniel Jafari, AF 2015
Påverkar
Defineras i styrkort
Ständiga förbättringar
(Lean)
Större förändringar
Projekt/Program osv

14. Nyttor kopplas alltid till verksamhetsmålen
Uppdrag
Vision
Strategi
Strategisk nivå
Förändringsbehov
GenomförbarhetAngelägenhet
Taktisk nivå
Nytta
Kvalitet
KostnadTid
Nytta
Operativ nivå
Göra rätt saker
Program- och
portföljstyrning
Målstyrning
Göra saker rätt
Projektstyrning
Förvaltningsstyrning
Linjeverksamhet
UppdragNuläge
Omvärld
Verksamhetsmål
(Nytta)
Förmågor
Källa e-delegationen Ramverk Nyttorealisering

15. Sju grundläggande frågor
6. Vem
ansvarar för
uppföljning?
7. Vilka
mätetal ska
användas?
1. Vad är
nyttan?
2. Hur ska
nyttan
realiseras?
5. Hur ska
nyttan följas
upp?
3. Vem ska
realisera
nyttan?
4. När
uppkommer
nyttan?
Källa e-delegationen Ramverk Nyttorealisering

16. Uppdragsledare
alt Projektledare
SPONSOR
/ BESTÄLLARE
Förändringsledare
UTVECKLINGSPORTFÖJLJ
Nyttorealiserings-
ansvarig
Uppdragsledare
alt Projektledare
SPONSOR
/ BESTÄLLARE
FörändringsledareUppdragsledare
alt Projektledare
SPONSOR
/ BESTÄLLARE
FörändringsledareUppdragsledare
alt Projektledare
SPONSOR
/ BESTÄLLARE
FörändringsledareProgram-/projekt-
eller
Uppdragsledare
Beställare/Sponsor
Förändringsledare
Möjliggörare
VERKSAMHETSLEDNING
/Portföljägare
PORTFÖLJLEDNING
Utvecklingskontor
Controller/Uppföljnings-
ansvarig
LINJEN
Förändringsinsats
Aktörsmodell
-exempel
Källa e-delegationen Ramverk Nyttorealisering

17. Identifiera
verksamhetsmål och
nyttor
Specificera
nyttor
Planera
nytto-
realisering
Realisera
nyttor
Följ upp
nytto-
realisering
Styrning
av processen
för nytto-
realisering
Behov &
problem
Krav
Möjligheter &
Risker
•Fastställd och förankrad
nyttorealiseringsplan
•Levererade möjliggörare
•Realiserade nyttor
•Reviderad
nyttorealiseringsplan
•Verifierad nyttorealisering
•Avslutad satsning
•Tillvaratagna erfarenheter
Uppdrag, verksamhetsmål, strategier, värderingar
•Beskrivna motiv
•Önskat börläge
•Identifierade mål
Specificera
nyttor
•Genomförd nyttoanalys
•Verifierat
beslutsunderlag
(Business Case)
Specificera
nyttor
Planera
nytto-
realisering
Källa e-delegationen Ramverk Nyttorealisering

18. 8-
Kravhantering
och system-
utveckling
4- Resultat-
redovisning
5-
Verksamhets-
utvecklings-
processen
7-
Behovsanalys
9- Projekt-/
program- och
portföljstyrning
10-
Upphandling
av leveantörer
3- Rapportering
och
prognostisering
2-Budget- och
verksamhets-
planering
6- Arkitektur
1- Strategisk
planering
Nyttorealisering kopplat mot andra
processer
Källa e-delegationen Ramverk Nyttorealisering

19. VÄRDERINGAR &
KULTUR
• VÄRDERINGAR
• INSTÄLLNING/VILJA
• ENGAGEMANG
• BEHOV/KRAV
PROCESS &
STRUKTUR
• METOD
• ROLLER
• VERKTYG
• RUTINER
• INTEGRATION

20. Identifiering,
kvantifiering och
värdering

21. Verktygslåda
MetoderNyttorealiseringsplan
NyttostrukturEffektkedja Nyttovärderingskalkyl+BC
Värderingsprinciper/Scabloner
Utbildning och stöd - facilitering

22. Effektkedja

23. Kvantifiering / värdering
• Använd samma modell (PENG är ett exempel)
Workshopform är viktigt.
• Ensa kalkylfaktorer (timkostnader mm)
• Om nyttorna uppstår externt – ta gärna med externa
personer
• Ta med osäkra nyttor
• Bryt ner nyttorna tills de är kvantifierbara
• Värdera sparad tid korrekt och enligt samma metod i olika
projekt
• Kvantifiering behövs för uppföljning, värdering för att
jämföra olika insatser

24. För att en nytta skall klassas som säker måste den vara
faktabaserad, direkt och mätbar. Endast primära nyttor (som
satsningen styr mot) kan vara säkra. Annars skall den klassas
som osäker nytta
Satsning
Samhällsnytta Intern nyttaExtern nytta
Nytta 3
Strategiskt mål
Nytta 1 Nytta 2
Effektmål
Satsning
Nyttor
Värderbara
Nyttoobjekt
Styrkortsmål
Effektmål
Nyttoobjekt 1 A Nyttoobjekt 3 A Nyttoobjekt 3B
Insparad arbetstid
Säker
Ekonomisk nytta - pengar
Säker
Kvalitativ nytta
Säker
Insparad arbetstid
Osäker
Ekonomisk nytta - pengar
Osäker
Kvalitativ nytta
Nyttoobjekt 2 A
Nyttostruktur

25. Process (exempel)
Beställare Beställare med stöd av Projektkontor
Nyttorealisering
-sansvarig
Vem?
Workshop ”Nytta” – 2 st halvdagar (ws 1, ws 2) Färdigställande (ws 3)
Beställare
Nyttorealiseringsansvariga
Facilitator (kontakta Projektkontoret)
Arkitekt
Kompetens från IT och Verksamhet
Förvaltningsansvarig
Beställare
Nyttorealiseringsansvarig
Samtliga deltagare
Hur?
Presentation (ws 4)
Framtagning
av effektkedja
Identifiering
av nyttor
Kvantifiering
av nyttor
Värdering av
nyttor i
pengar
Färdig-
ställ
Effektkedja Nyttor i
Nyttostruktur
Underlag till
Nyttovärderings-
kalkyl och
Nyttorealiseringsplan
Business Case
Nyttovärderingskalkyl,
Nyttorealiseringsplan
Business Case
Granskad och
förankrad:
Business Case
Nyttovärderingskalkyl
Nyttorealiseringsplan
Effektrisk
analys
(Risklista)
Vad?
B
P
0
B
P
1
Idébeskrivning
Källa Lantmäteriet

26. Kom-ihåg lista
Workshopform Rätt bemanning
Mätbart,
uppföljningsbart
Våga vara osäker
Se utanför den egna
organisationen
Använd existerande
metoder

27. Införande - Mognadsanalys

28. Proportionalitetsprincipen
M

29. Målstyrning
Portföljstyrning
Uppdrag-, Projekt-
/Programstyrning
Nyttorealisering
Förändringsledning
Tools setSkill set
Mind set
• Kostnads-/nyttokalkyl
• Målmodell
• Business Case
• Prioriteringsmodell
• Projektmallar
• Verksamhetsplan
• Budgetmallar
• osv
• Vad
• När
• Hur
• Av vem
• osv
Produkt
Teknikdriven
Nytta
Investeringsdriven
Transformation

30. Modellens källa: Steve Jenner
Identifiera &
Kvantifiera
Kopplanyttornatillmåloch
strategier
Börjamedmåletiåtanke
Nyttjaframgångsrika
leveransmetoder
Integreranyttoperspektiveti
verksamhetsstyrningen
Utvecklaenvärdekultur
Styrningochledningav
nyttorealiseringskonceptet
Hanteranyttorurett
portföljperspektiv
Nyttorealiseringsmodell
Realisera Planera
Uppskatta &
Värdera
Granska

31. Mognadstrappa
INITIAL
UPPREPAD
DEFINIERAD
STYRD
OPTIMERAD
NIVÅ 1
NIVÅ 2
NIVÅ 3
NIVÅ 4
NIVÅ 5Mognadsmodellen för
nyttorealisering tillhandahåller en
struktur för att beskriva de fem
mognadsnivåer som en organisation
kan gå igenom i processen att
implementera och optimera sin
förmåga till nyttorealisering

32. Styrning Process Integration Roll och ansvar Medarbetare,
kompetens och
utbildning
Beslutsunderlag Nyttovärderingskalkyl Mätning och
prognostisering
Uppföljning och
Granskning
Verktyg och IT-stöd
Fokusområden - mognadsanalys

33. Enkelt frågeformulär
• 10 områden
• 1 fråga per område
• 5 svarsalternativ per fråga (Nuläge och Nyläge)
• 1 kommentarfält per fråga

34. 0
1
2
3
4
5
1. Ledning & Styrning
2. Processer & rutiner
3. Integration
4. Roller & ansvar
5. Kompetens & Utbildning
6. Beslutsunderlag
7. K/N-kalkyl
8. Mätning
9. Uppföljning & granskning
10. Verktyg & IT-stöd
Spridning av gruppens bedömning varje område
Börläge
Nuläge
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
Enheter
1.Ledning
&
Styrning
2.P
rocesser&
rutiner
3.Integration
4.R
oller&
ansvar
5.K
om
petens
&
U
tbildning
6.B
eslutsunderlag7.K
/N
-kalkyl8.M
ätning
9.U
ppföljning
&
granskning
10.V
erktyg
&
IT-stöd
Område
Gapet mellan nuläge och önskat börläge
Område Aktivitet
1 Ta fram en nyttorealiseringsstrategi för att säkerställa en gemensam
begreppsapparat och samsyn kring hur nyttorealisering ska tillämpas
specifikt på Kemikalieinspektionen.
1 Kommunicera ut ledningens intresse för och syn på nyttorealisering samt
vad man vill att arbetet med nyttorealisering på lite längre sikt ska leda till
på Kemikalieinspektionen.
1 Etablera rutiner för chefernas delaktighet i framtagning/verifiering av
nyttor (detta kräver grundläggande kompetens om nyttorealisering, se
aktiviteter under område 6).
1 Se till att nyttouppföljning blir en återkommande punkt på
ledningsmötenas dagordning.
+ rekommendation

35. Tillvägagångssätt för mognadsanalys
Planeringsmöte
Ca. 1 timme
Presentation
/genomgång
Ca. 2 timmar
Svara på enkäten
10-15 minuter
(svar inom 1 vecka) Avrapportering
Workshop
Ca. 3 timmar
Analys
3-5 veckor
Svara på enkäten
Totalt ca. 6-8 veckor kalendertid

36. Likartad värdering Avbryta felsatsningar Det som mäts blir gjort
Samsyn
Bättre styrning
Det händer i praktiken!
M

37. Erbjudanden
• Föreläsningar
• Seminarier (interaktiva)
• Utbildningar (1-2-3-dagar)
• Mognadsanalys
• Anpassade insatser
• Ramavtal Kvadrat Management
M

38. Källor
Egna erfarenheter

39. Kontaktinformation
Maria Björk @ MariaB
maria@mariab.nu
www.mariab.nu
Ola Högberg @ Kvadrat
ola.hogberg@kvadrat.se
www.kvadrat.se
Daniel Jafari @ Daniel Jafaris Consulting & Services
daniel@daniel-jafari.com
www.daniel-jafari.com