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Gerenciamento de tempo (definição, controle, dicas e doenças de gestão)

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Gerenciar tempo é um dos maiores problemas de produtividade. A apresentação da orientações para definir e orçar tempo de atividades. Apresenta também algumas dicas de como melhor gerenciar, cita algumas das principais doenças sobre gestão de tempo e os principais ladrões de tempo da atualidade

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Gerenciamento de tempo (definição, controle, dicas e doenças de gestão)

  1. 1. Gerenciamento de Tempo Planejamento e boas práticas na gestão de tempo
  2. 2. Gerenciamento de Tempo – Foco Temos que ter em mente sempre o objetivo do projeto, e saber que em determinados momentos, alguns problemas poderão ocorrer no entanto o foco principal não deve ser nunca desviado.
  3. 3. Gerenciamento de Tempo – Restrição Tripla
  4. 4. Gerenciamento de Tempo – Restrição Tripla Temos que ter clareza ao saber que ao mudar um ponto da restrição tripla os outros provavelmente devem ser ajustados.
  5. 5. Gerenciamento de Tempo – Planejar • Definir atividades • Entradas • Linha de base, Fatores Ambientais, Processos, Ativos Organizacionais • Ferramentas • Decomposição, Ondas Sucessivas, Modelos, Opinião de especialistas • Saídas • Lista de atividades, Marcos de entregáveis, Atributos dos entregáveis
  6. 6. Gerenciamento de Tempo – Planejar É considerado como ativo organizacional os históricos de projetos anteriores, imprescindíveis para o planejamento de atividades
  7. 7. Gerenciamento de Tempo – Planejar • Sequenciar atividades • Entradas • Definição das atividades, Escopo do projeto • Ferramentas • Método de precedência , Caminho Crítico, Determinação de dependência, Modelos de diagramas, • Saídas • Cronograma, Documentação do projeto,
  8. 8. Gerenciamento de Tempo – Planejar
  9. 9. Gerenciamento de Tempo – Planejar • Estimar Recursos • Entradas • Lista de atividades, Atributos da atividades, Calendário dos recursos, Fatores ambientais, Ativos da organização • Ferramentas • Opinião especializada, Softwares de gestão (Project, EXCEL, Primavera, ...) • Saídas • Requisitos, Estrutura analítica, Documentação
  10. 10. Gerenciamento de Tempo – Planejar • Estimar Tempo • Entradas • Lista de atividades, Atributos da atividades, Calendário dos recursos, Fatores ambientais, Ativos da organização • Ferramentas • Opinião especializada, Estimativa análoga (baseada na experiência), Estimativa paramétrica (baseada em estatística), Estimativa PERT, Reservas • Saídas • Duração das atividades, documentação do projeto
  11. 11. Gerenciamento de Tempo – Planejar Calculo de estimativa PERT Tempo = ( Pessimista + 4 * Mais Provável + Otimista ) / 6
  12. 12. Gerenciamento de Tempo – Planejar • Desenvolver cronograma • Entradas • Lista de atividades, Atributos da atividades, Calendário dos recursos, Fatores ambientais, Ativos da organização, Estimativa de duração das atividades • Ferramentas • Analise de rede (CPM), Nivelamento de recursos, Método “E-SE”, Simulação de antecipações e esperas • Saídas • Cronograma de execução do projeto, Linha de base, Documentação do projeto
  13. 13. Gerenciamento de Tempo – Planejar CPM – Critical Path Method Sequencia de atividades, levando em consideração a regras de precedência que indica o caminho mais longo de execução das tarefas. Nesse caminho qualquer atraso reflete diretamente nos entregáveis e no final do projeto.
  14. 14. Gerenciamento de Tempo – Planejar • Estimar Tempo - Dicas • Caso não seja o recurso que defina o tempo necessário para concluir uma tarefa, o mesmo não se sentirá comprometido com o tempo. O Gerente de projeto não deve determinar o tempo de execução da tarefa. • Se uma tarefa que leva 2 horas for dimensionada no cronograma com 4 horas (gordura) a tarefa na realidade levará no mínimo as 4 horas para ser concluída - Lei de Parkinson. • Crie cronogramas sem gordura, caso precise de um tempo adicional para execução do trabalho coloque no final um buffer de tempo utilizado pelo gerente do projeto. • Estatisticamente existe uma probabilidade maior de uma tarefa atrasar em relação a antecipar.
  15. 15. Gerenciamento de Tempo – Planejar
  16. 16. Gerenciamento de Tempo – Planejar
  17. 17. Gerenciamento de Tempo – Controlar • Ajuste de mudanças • Reavaliação e realocação de recursos • Comunicação de mudanças De nada vale todo esse trabalho se não houver controle
  18. 18. Gerenciamento de Tempo – Doenças • Multitarefa nociva • Tempo de SETUP • Nem toda multitarefa é nociva • Tem alguém esperando?
  19. 19. Gerenciamento de Tempo – Doenças • Lei de Parkinson • Se for adicionada gordura ela será utilizada isso é um fato. • Níveis de segurança em cadeia
  20. 20. Gerenciamento de Tempo – Doenças • Dependência entre tarefas • Toda tarefa depende de outra
  21. 21. Gerenciamento de Tempo – Doenças • Matemática do gerenciamento de projetos onde 2 + 2 = 5 • As coisas nem sempre são o que parecem 
  22. 22. Gerenciamento de Tempo – Doenças • Matemática do gerenciamento de projetos onde 2 + 2 = 5
  23. 23. Gerenciamento de Tempo – Doenças • Síndrome do Estudante • Também chamada de procrastinação
  24. 24. Gerenciamento de Tempo – Procrastinação Procrastinação é o ato de deixar para depois alguma tarefa que precisa ser realizada no momento. É o mau habito de deixar para amanhã o que pode ser feito hoje. Ela pode nos levar a frustrações pessoais e a insucessos profissionais, pode inclusive nos levar a ter sentimentos de culpa, desajustes, depressão e baixa estima. http://gestaoeevolucao.blogspot.com.br/2012/09/procrastinacao.html
  25. 25. Gerenciamento de Tempo – Procrastinação • Diferente de preguiça e sua origem pode ter como causa. • Fuga de expectativas negativas; • Falta de capacitação para a tarefa; • Medo de comentário e avaliações de terceiros; • Hostilidade a tarefa ou a pessoa que a solicitou; • Pessimismo; • Depressão; • Perfeccionismo; • Passividade; • Necessidade de aceitação; • Baixa tolerância a frustrações; • Sentimento de injustiça; • Busca de recompensa imediata; • Sobrecarga.
  26. 26. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo “O Tempo Perdido não de encontra nunca mais” Benjamin Franklin
  27. 27. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo • Interrupções. Indicam que você tem valor, amigos ou detém informações de interesse dos outros. As interrupções acontecem por telefone, e-mail ou pessoalmente. Para reduzi-las: • aprenda a dizer NÃO e seja firme; • atenda às pessoas em pé; mantenha a porta da sala fechada; • continue escrevendo enquanto atende alguém; • filtre telefonemas e e-mails; evite ser receptivo a visitantes inesperados; • retire ou desloque cadeiras da sala dificultando a acomodação de terceiros; • use as palavras mágicas: desculpe-me, por favor e por gentileza.
  28. 28. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo • Comunicação deficiente. Ocorre quando responsabilidades e autoridade não estão definidas com clareza na empresa ou quando há subordinados em excesso. A posologia consiste em: • defina com clareza metas e objetivos; • determine responsabilidades e atribuições; • utilize linguagem simples, concisa e sem ambiguidades; • havendo dúvida, pergunte: • procure fazer certo na primeira vez; • forneça informações seguras para permitir tomada de decisão consistente e ação imediata; • lembre-se de que a regra de ouro chama-se delegar.
  29. 29. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo • Reuniões. Muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram muito tempo, tornam-se evasivas e não geram resultados. Para torná-las produtivas: • agende as reuniões com antecedência; • convoque apenas as pessoas diretamente envolvidas com o tema; • defina a pauta e comunique a todos com antecedência; • determine horário de início e término; • mantenha a pauta e busque a objetividade; • não permita interrupções externas e mantenha celulares desligados; • promova debates, tire conclusões, tome decisões e determine como agir; • registre ata ou memorando com resumo da reunião contendo a assinatura dos participantes; • faça reuniões curtas em pé.
  30. 30. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo • Telefone. Imprescindível na vida moderna, constitui-se no maior vilão das interrupções e, por conseguinte, em uma das fontes mais significativas de desperdício de tempo. Algumas dicas: • reserve horários para fazer e receber ligações; • relacione os telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade; • prepare-se para cada uma das ligações munindo-se previamente de informações; • identifique-se no início da ligação – as pessoas não são obrigadas a reconhecer sua voz; • deixe recados claros e concisos; concentre-se em ouvir a pessoa com quem estiver falando, evitando desviar a atenção; • nunca prometa retornar uma ligação se estiver despreparado para tal ou não desejar fazê-lo; • nada de desculpas ou mentiras: • use da honestidade dizendo que não pode atender naquele momento; • encerre suas conversas com cortesia, porém com objetividade.
  31. 31. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo • Celular. Na mesma proporção em que agiliza as comunicações, também atua como agente de interrupções, invadindo inclusive sua privacidade. Sugestões para otimizar seu uso: • desligue o aparelho quando estiver em reunião ou realizando tarefa que exija concentração; • mantenha-o em vibracall para atender urgências; • utilize o identificador de chamadas para selecionar as ligações que merecem ser atendidas; • recolha mensagens na caixa postal duas vezes por dia e retorne as ligações em horários predeterminados; • grave uma mensagem personalizada no correio de voz; • considere a possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para emergências, mas divulgue o número com seletividade; • evite atendê-lo quando estiver em casa.
  32. 32. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo • E-mail. Substitui o telefone com objetividade. Entretanto, quando utilizado sem critério, torna-se fonte de interrupções, mal entendidos e até disputas judiciais. Formas de gerenciá-lo: • instale um serviço antispam; • baixe suas mensagens no máximo quatro vezes por dia em horários predefinidos; • responda de imediato as mensagens recebidas e determine um tempo para fazê-lo; • utilize o subject (assunto) para classificar as mensagens; • organize pastas diversas para arquivamento; • crie regras de mensagens; • tenha uma assinatura eletrônica; • utilize um corretor ortográfico.
  33. 33. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo • Internet e intranet. São instrumentos importantes para acelerar a comunicação e busca de informações. Mas vale lembrar que, às vezes, pode ser mais eficiente caminhar até a estação de trabalho de seu colega. Além disso: • avalie de maneira criteriosa o uso da intranet e de comunicadores como Messenger e Skype; • tal qual o telefone e e-mail, seja seletivo e coerente no envio e recebimento de mensagens; • atenção com os sites navegados em virtude do risco de vírus e spywares (programas espiões); • solicite suporte ao responsável pela manutenção da rede caso note alguma irregularidade; • seja seletivo ao assinar boletins eletrônicos e não autorize a divulgação de dados seus ou da sua empresa.
  34. 34. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo • O incansável Whatsapp • Segundo pesquisas a tecnologia em geral chega a todas até duas horas diárias de produtividade de cada colaborador, mesmo os mais disciplinados • Da mesma forma do celular, e-mail, Skype e Mensseger, comentados anteriormente, silencie grupos e só verifique as comunicações em tempos pré estabelecidos
  35. 35. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo • A pausa para o café • Os espaços para reuniões informais são fundamentais para conversas mais rápidas que acabam exigindo menos formalidade que uma sala de reunião e mais privacidade que o escritório. • A “Descompressão” não deve se tornar desconcentração e perda de foco
  36. 36. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo • A falta de baias • O open space está na moda mas é preciso que o público interno tenha maturidade suficiente para trabalhar em um ambiente como esse. Essa formatação pode ser boa para muitas coisas, mas o bate-papo fora de horário acaba sendo frequente. • Respeite o colega a seu lado, sua privacidade e sua concentração
  37. 37. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de Tempo • O Home Office • Não é porque nos Estados Unidos a onda do momento é mandar todo mundo trabalhar em casa que o modelo vai funcionar com perfeição por aqui. É preciso observar se há maturidade para administrar o trabalho com o mesmo cuidado e da mesma forma. • Se você não puder se concentrar e focar nas suas metas em casa esse modelo não serve para você.
  38. 38. Gerenciamento de Tempo – Sugestão de Leitura • http://gestaoeevolucao.blogspot.com.br/2011/11/regras-do-bom- gestor-de-projecto.html • http://gestaoeevolucao.blogspot.com.br/2009/06/as-cinco-doencas- do-gerenciamento-de.html • http://gestaoeevolucao.blogspot.com.br/2009/10/gestao-de- tempo.html
  39. 39. Marcelo Miranda • Engenheiro Civil • MBA em Administração de Sistemas para Internet • MBA em Gestão de Projetos • MBA em Finanças, Controladoria e Auditoria • Mestrando em Computação Aplicada - SAD • Diretor comercial e projetos da Unigex • Blog: http://gestaoeevolucao.blogspot.com • Email : mmiranda@unigex.com.br

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