entretien annuel d evaluation

1. SEQUENCE 1
L’entretien annuel d’évaluation
par Marcel NIZON consultant formateur
SOMMAIRE
Présentation
En préalable
Objectifs
Préparation
Organisation
Déroulement
Marcel Nizon consultant
Tel 06 09 36 49 24
Marcel.nizon@gmail.fr

2. L’EAE un dispositif motivant ?
L'outil échoue pour éclairer/guider les décisions de GRH en matière
d'évolution professionnelle ou de gestion des compétences (et pourtant
SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 2
les attentes/espoirs sont très forts sur ce dernier point)
M2DD

3. L’entretien de recadrage :
 - L’excès d’autorité du manager pouvant conduire à la
confrontation ou au passage à l’acte.
- L’excès d’accommodement conduisant à la négation du
pouvoir hiérarchique, du cadre professionnel, des règles du jeu
et de l’autorité hiérarchique
deux indissociables :
- Un objectif hiérarchique : réaffirmer votre pouvoir
hiérarchique, dans un cadre contractuel, consistant à diriger,
c’est à dire décider, le contenu et l’organisation du travail, les
objectifs à poursuivre et les délais à respecter.
- Un objectif relationnel : maintenir la relation
d’autorité fondée sur la subordination du collaborateur. Votre
collaborateur propose, vous décidez.Votre collaborateur
agit, vous évaluez la qualité de son travail. Votre
collaborateur s’affranchit des règles légales et
contractuelles, vous le sanctionnez
SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 3
M2DD

4. Definition
 DEFINITION MANAGEMENT: « Un
processus qui consiste en un système de
fonctions communication, planification,
direction, formulation de stratégie, prise
de décision, contrôle, motivation,
innovation, recrutement,
promotion... Management opérationnel
interne Marcel
 Management stratégique externe Pascale
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M2DD

5. ATTENTION Un entretien annuel ce n’est pas un
entretien en vue d’une augmentation mais un
moment de dialogue privilégié !
 “mais si tu passes plus de temps
avec ton équipe qu’avec ton chef, dis
adieu à ta promotion personnelle…”
disait Bertrand duperray.
SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 5
M2DD

6. L’entretien annuel d’évaluation
PRESENTATION
Moins de 20 % des PME < à 50 personnes procèdent a un
entretien annuel d’évaluation.
Il ne doit être ni une corvée, ni un sujet de crainte… Il
est impératif de se recentrer sur l’utilité, et l’essence de
cet entretien.
C’est un service rendu à la fois à l’entreprise qui va suivre
les efforts fournis par le salarié et aux salariés qui peuvent
ainsi avoir un retour sur leur travail.
L’entretien d’évaluation, c’est du temps d’expression.
Ne pas se servir de l’entretien pour compenser d’un seul
coup une relation insuffisante ou difficile dans l’année,

7. Les entretiens d’évaluations
Le problème que l’on rencontre souvent est que celui qui évalue pense souvent qu’il
doit évaluer l’individu plutôt que ses résultats.
Je critique une TACHE
Je complimente une PERSONNE
SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 7
M2DD

8. L EAE définit clairement ce que j’attends de
mes collaborateurs
L'entretien doit il avoir lieu dans la langue maternelle ?
:
Réponse non pas d’obligation sur ce sujet !
bon nombre de personnes ont le niveau d'anglais pour travailler tous les
jours sur leur sujet (technologique, finance, RH etc ...) mais attention
n'ont pas le niveau pour soutenir une conversation très pointue, toute
en nuance et en sous entendus hors de leur domaine de prédilection.
 Exigence définition de fonction et lettre de mission
 comment peut on prétendre avoir une évalutation, si pas
d'objectif, et pas reçu d'ordre de mission !
 Des indicateurs d ’auto- évaluation
 dans la lettre de mission
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M2DD

9. Pérenniser la démarche GPEC
L’APPRECIATION DE LA PERFORMANCE (EAE)
 Analyse des résultats
 Analyse des compétences professionnelles
 Prise en compte et évaluation des résultats obtenus, détection des potentiels
 Détection des souhaits d’évolution et liens avec la gestion des carrières
LE MANAGEMENT LA FORMATION
 Détection des besoins
 Créer un dialogue et un climat
 Élaboration d’un plan de
de confiance DEMARCHE formation
 Donner du sens à la vie
D’EVALUATION  Évaluation des actions
professionnelle
suivies
 Favoriser l’initiative et
l’autonomie
LA COMMUNICATION INTERNE
 Diffusion et remontée de l’information
 Exploitation des entretiens annuels
SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 9
M2DD

10. L’entretien annuel d’évaluation
Chaque salarié doit disposer :
- d’un contrat de travail écrit CDD ou CDI, avec les horaires (modifiable
par l’employeur)
- d’une lettre de mission annuelle d’une fiche de poste non personnalisée
(identique a l’annonce de recrutement )
-d’une définition de fonction mise à jour lors de l’entretien annuel (voir
doc en annexe ) avec les critères de mesures d’atteinte des objectifs.
-- connaître les us et coutume
--- Connaître le règlement intérieur
---d’un PAOT * Plan d’action d’organisation et taches
Ceci permet le diagnostic des ressources clés de l'entreprise
(valorisables, rares, difficiles à imiter ou à substituer) on élabore une liste
des domaines d’expertise.
Une grille des polyvalences ci-joint en annexe Excel.

11. Conditions préalables
 Définir ce qu’on souhaite évaluer
 Définir le type d’informations à collecter
 Définir les critères d’évaluation des
performances et des compétences pour
chaque fonction
 Communiquer sur les objectifs de
l’entretien pour établir un cadre de
référence commun entre dirigeant
(évaluateur) et collaborateurs (évalués)
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M2DD

12. L’entretien annuel d’évaluation
On est alors en mesure d'établir la stratégie d'ensemble de
l'entreprise : les scénarios d'environnement sont analysés
et les incertitudes majeure à venir identifiées.
L'analyse de l'écart entre les compétences actuelles de
l'entreprise et les compétences nécessaires futures pour
atteindre les objectifs permet de décider de l'évolution de
l'identité de l'entreprise et du degré de diversification ou
de concentration à venir.

13. L’entretien annuel d’évaluation
5 idées clés de l’entretien annuel :
1 - L’entretien annuel est un moment privilégié d’échange entre
le manager et le salarié pour faire le point en prenant du recul
sur le travail de ce dernier. Il ne doit pas être un jugement sur
la personne mais sur les taches, et une appréciation objective
de son comportement, de ses compétences et de son potentiel
d’évolution.
2 - Réussir un entretien, savoir écouter (tel débranché) et parfois
dire ce qui ne va pas sans détours, n’est pas toujours facile,
c’est pour cela qu’il demande un minimum de préparation des
2 côtés. (grille de préparation).

14. L’entretien annuel d’évaluation
3 - Un entretien ne doit pas rester lettre morte. Il doit être
suivi dans les faits par des actions qui sont consignées
dans le dossier d’évaluation ci joint pour aider le salarié
à progresser ou pour reconnaître ses efforts :
formation, DIF nouvelles missions, éventuellement
nouvelle rémunération…
4 - Un bon entretien annuel doit être le prolongement d’un
dialogue continu tout au long de l’année entre le
manager et son collaborateur.
5 - L’entretien annuel est un outil de management qui doit
permettre au manager et au collaborateur de trouver
ensemble les moyens pour progresser dans l’année à
venir

15. Pourquoi un EAE ?
 Si l’entretien est correctement mené, il
doit donner une photographie fidèle et
objective de votre situation professionnelle
actuelle, mettre en valeur vos points
d'amélioration et s'accompagner d'un plan
de développement. Dans tous les cas, ce
document (PPR pour Performance Plan
Review Ex chez HP )
 Il est un élément indissociable de tout
projet d'évolution
SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 15
M2DD

16. L’entretien annuel d’évaluation
Mais un bon management passe d’abord
par un dialogue quotidien
Une poignée de main à chacun et un
regard qui transmet l’énergie pour la
journée

17. L’entretien annuel d’évaluation
OBJECTIFS
Les objectifs de l’entretien annuel :
- objectifs de l’entreprise
- objectifs du supérieur hiérarchique
- objectifs du collaborateur

18. La réflexion préalable
 Quels sont nos objectifs généraux ?
 Positionnement sur les marchés
 Nature et évolution des missions
 Évolution de la clientèle
 Évolution du management
 Évolution des équipes et de l’encadrement
 Évolution technologique
SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 18
M2DD

19. SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 19
M2DD

20. SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 20
M2DD

21. L’entretien annuel d’évaluation
On va définir les objectifs en cascade en partant des objectifs de
l’entreprise en s’appuyant sur un questionnaire distribué 15 j avant.
Les 4 phases de l’entretien :
4. - phase de clarification de la définition de fonction et son
évolution : partie activité
5. - phase d’appréciation des résultats du travail et bilan des
performances depuis le dernier entretien et fixation des nouveaux
objectifs et plans d’actions
6. - phase de définition des objectifs
7. - phase d’expression des souhaits et des attentes
Au cours et avant l’entretien le manager doit aider et conseiller le
collaborateur aux problèmes soumis par celui-ci, c’est aussi un
moment de valorisation fort.
(Phase de préchauffage limbique )

22. L’entretien annuel d’évaluation
La PREPARATION
objectif rassurer
Informer par écrit vos collaborateurs de la période au cours de
laquelle vont se dérouler l’ensemble des entretiens annuels pour
votre unité. Cette note d’information rappellera les enjeux de ces
entretiens pour tous et la nécessité pour les collaborateurs de
préparer leur bilan
Fixer les dates des entretiens au moins deux semaines à
l’avance, et ne les déplacez pas pour un motif objectivement
légitime rdv client).
Accordez-vous du temps pour préparer les entretiens, vous aurez
pris soin de rassembler tous les documents nécessaires pour
procéder à une évaluation des performances du collaborateur en
n’omettant pas que celle-ci résultent en partie des résultats de
son environnement professionnel (unité de travail, entreprise,
contexte économique)

23. L’entretien annuel d’évaluation
ORGANISATION
Faire en sorte de ne pas être dérangé donc
préparer l’équipe, avertir le standard pour filtrer
les appels.
Préparer un espace aménagé pour faciliter le
contact, soit dans le bureau du collaborateur, soit
dans une salle
neutre, type salle de réunion. soit cote a cote
dans votre bureau.
Privilégier une table de travail à un bureau.

24. L’entretien annuel d’évaluation
DEROULEMENT
Commencer l’ entretien :
- accueillir, détendre l’atmosphère avec une phrase
anodine
- rappelez au début de l’entretien son but, ses phases, sa
durée et assurez-vous de l’accord de votre collaborateur
sur ce déroulement
- adoptez une attitude d’écoute tout en veillant à
l’articulation de chaque phase et à l’atteinte de ses
objectifs
- demandez au collaborateur de présenter son bilan écrit
et sa grille de notation , ce qui vous permettra de
compléter les informations que vous possédez, de
recueillir son point de vue, avant d’exposer votre
appréciation

25. LA BALANCE CONTRIBUTION/RETRIBUTION
 Chaque fois qu’il y a un décalage, une
contradiction entre ce qu’il ressent et ce qu’il fait,
il faut mesurer (théorie de vroom )
 L’expectation, c’est la relation entre l’effort
déployé et la performance accomplie
 L’instrumentalité: le rapport attente sur
performance
 La valence, c’est la valeur attribuée par le
collaborateur à un résultat attendu qui est
rarement la même que la vôtre!
SEQ 2 LES EAE MARCEL NIZON IDRAC 25
M2DD

26. L’entretien annuel d’évaluation
- Laissez votre collaborateur, en cas de désaccord, donner son
analyse factuelle sans jugement, demandez-lui des précisions
afin de bien explorer la situation. L’entretien annuel présente
l’occasion de réguler par le dialogue des difficultés récurrentes.
- Réservez votre appréciation pour les résultats obtenus et la
maîtrise de la fonction. Votre position d’évaluateur ne vous
autorise pas pour autant le jugement sur tout. Dans les autres
phases, donnez soit des informations, soit des conseils.
- Prévoyez un temps de discussion pour la fixation des objectifs,
des actions et dans le meilleur des cas un temps de négociation
sur les conditions financières et matérielles nécessaires à leur
réalisation.
- Consacrez du temps à discuter du projet professionnel de votre
collaborateur, même si vous souhaitez le conserver dans les
mêmes fonctions ou que la situation ne vous permet pas
d’appuyer ses demandes d’évolution.
C’est votre turn-over qui en en jeu !

27. L’entretien annuel d’évaluation
Attention ! C’est une discussion, pas un monologue!
Il faut rester factuel sur les taches, ne pas porter de
jugement de valeur sur la personne
Analyser les causes du problème dans une optique
d’amélioration des process ou des compétences
Trouver des remèdes et solutions avec le collaborateur
Prévoir des moyens pour assurer et contrôler le résultat
des décisions prises
Traduire les nouveaux objectifs par un plan d’action
accepté des deux parties

28. L’entretien annuel d’évaluation
Synthèse : à l’issue de l’entretien le manager
doit avoir une réponse à ces questions :
- comment estimez-vous que votre collaborateur
remplit ses fonctions ?
- quels sont les points forts de l’intéressé ?
- quels sont les points faibles de l’intéressé ?
- que pense-t-il de son travail ?
- quelles difficultés a-t-il rencontrées ?
- quelles activités allez-vous lui confier ?
- quelles formations allez-vous lui proposer ?

29. L’entretien annuel d’évaluation: pourquoi?
Enjeux et objectifs
1. Valider la mission (lignes générales)
2. Formaliser l’appréciation sur l’année
( réalisé/objectifs)
3. Valider le niveau de compétences / exigence du
poste
4. Définir des objectifs individuels de progression
- objectifs spécifiques
- formation
5. Synthétiser les éléments d’appréciation ( note)

30. L’entretien annuel d’évaluation: pourquoi?
Intérêt de l’entretien d’évaluation pour le
collaborateur
1. Clarifier son rôle
2. S’exprimer: organisation, poste, équipe,
responsable,
et soi-même
3. Savoir ce que son responsable pense de lui
4. S’exprimer: besoins, souhaits
5. Préciser les objectifs
6. Savoir comment il est perçu
7. Mesurer ses performances, recevoir des
conseils
8. Recevoir des signes de reconnaissance,
motivation

31. L’entretien annuel d’évaluation: pourquoi?
Vers le management participatif
1. Clarifier les perceptions des rôles de chacun
2. Mieux connaître le titulaire
(aspirations,besoins,difficultés)
3. Améliorer la gestion du potentiel humain, en
conciliant les objectifs individuels et ceux de
l’entreprise
4. Mobiliser l’encadrement: problèmes
humains,performance de l’entreprise
5. Améliorer coopération personnel/encadrement
6. Améliorer la contribution de chacun à la marche de
l’entreprise

32. L’entretien annuel d’évaluation: exercice
Jeu de rôles
1. Lister les attitudes, manières de faire,
problématiques
(brainstorming)
2. Sélectionner un scénario illustrant ces
problématiques
3. 2 à 6 volontaires le jouent ( 5 mn maxi)
• caricature
• humour bienvenu
• voix off
• chute
• titre

33. L’entretien annuel d’évaluation: comment?
 Préparation
 Accueil
 Mise en confiance
 Structure de l’entretien

34. L’entretien annuel d’évaluation: comment?
Préparation: avant
l’entretien
Pour le responsable:
- Planifier le RV avec l’intéressé 15 jours avant ( prévoir 1h ou 2)
- Réserver un bureau ou une salle calme et conviviale
- Expliquer le principe de l’entretien, remettre le support
- Se préparer sérieusement: récapituler les actions, les faits, ce
qui a +/- bien marché, penser aux possibilités de
formation,d’évolution

35. L’entretien annuel d’évaluation: comment?
Préparation: avant
l’entretien
Pour le collaborateur
- Lister les actions significatives de l’année
- Noter objectivement les résultats atteints (factuel)
- Déterminer les points forts et faibles, ce qui aide et ce qui gène
- Réfléchir : actions de formation nécessaires, missions pour
l’année à venir, souhaits personnels d’évolution
- Préparer des suggestions

36. L’entretien annuel d’évaluation: comment?
L’accueil
- Réserver une durée suffisante ( au moins 45mn) et pouvoir la
prolonger sans problème
- Lieu neutre,éviter le bureau du manager
- Positionnement égalitaire ( table ronde)
- Ne pas être dérangé (téléphone, autre collaborateur, associé!)
- Informer: objectifs, durée, place dans le management

37. L’entretien annuel d’évaluation: comment?
La mise en confiance
- Gérer des craintes: critique excessive, ou au contraire édulcorée, être
catalogué, rater son entretien
- Démarrer en douceur: pas tout de suite le plus impliquant, faciliter
l’expression, la confiance, le dialogue
- Rappeler, dès le début: objectifs, durée, phases, rôle du support, place
de l’entretien dans la relation managériale

38. L’entretien annuel d’évaluation: comment?
Structure de l’entretien
Points à aborder:
- Définition de fonction, missions (lever les ambiguïtés)
- Résultats de l’année écoulée
- Objectifs de l’année à venir (moyens?)
- Formation et souhaits professionnels (connaissances non
utilisées,motivation..)

39. L’entretien annuel d’évaluation: comment?
Dérives à éviter !
 Autorité
 Confusion
 Lourdeur des procédures
 Subjectivité
 Complaisance

40. L’entretien annuel d’évaluation: comment?
Dérives à éviter !
Autorité:
Manifester sa supériorité
Ne pas laisser de place au
collaborateur
Instituer une relation de force
Piéger, dévaloriser, comparer avec
d’autres

41. L’entretien annuel d’évaluation: comment?
Dérives à éviter !
Confusion
Evaluer la personne
Vouloir changer la personnalité
Confondre divergences de points de
vue et conflits de personnes

42. L’entretien annuel d’évaluation: comment?
Dérives à éviter !
Lourdeur des
procédures
Suivies à la lettre (garder de la
spontanéité)
Subjectivité:
Fluctuation selon l’humeur
Amplifier les faits récents
Confondre opinions et faits

43. L’entretien annuel d’évaluation: comment ?
Dérives à éviter !
Complaisance
Déformer son appréciation pour faciliter
les rapports avec l’intéressé
Arranger les choses, faire plaisir
Estomper les critiques ( pas de conflit)
Promettre (augmentation, promotion..)

44. L’entretien annuel d’évaluation:exercices
Thème bilan
1. De quoi êtes vous particulièrement fier….?
2. Qu’est-ce qui vous plait….?
3. Enjeux, difficultés
4. Forces, faiblesses
5. Comment percevez vous le management chez nous ?

45. L’entretien annuel d’évaluation:exercices
Thème perspectives
1. Comment voyez vous votre avenir.. 1… 3 ans ?
2. Quels objectifs de progrès proposez vous…pourquoi ?
3. Quelles formations vous aideraient
4. Qu’attendez vous de moi

46. L’entretien annuel d’évaluation:exercices
Les feedbacks
 Qualité des questions
 Qualité de l’écoute
 Neutralité
 Reformulations
 Empathie
 Postures, regards

47. Les outils de l’interviewer
 Le questionnement
1. Q ouvertes, fermées, alternatives
2. Questionnement « jusqu’au vide »
 Ecoute active, reformulation
 Gestion des signes de reconnaissance
 Gestion des silences
1. Moments de silence
2. Questions suivi de 9 secondes

48. Les outils de l’interviewer
Le questionnement
Questions fermées
?
Réponses oui / non
Questions ouvertes
?
Développement, explication
large
?

49. Les outils de l’interviewer
Ecoute active et
reformulation
Ecouter attentivement
Mots-clés
Repérer les
sentiments
Empathie, compréhension
Reformuler
Mots-clés, sentiments
SEQ 2 LES EAE MARCEL 49
NIZON IDRAC M2DD

50. En résumé…
Deux grandes phases
BILAN
PERSPECTIVES
Deux
perceptions
COLLABORATEUR
MANAGER

51. En résumé…
BILAN
Aspects positifs de la période écoulée
Difficultés rencontrées
Enseignements à tirer

52. En résumé…
PERSPECTIVES
Analyse de la situation actuelle
Définition des nouveaux
objectifs
Clarifier les plans d’action

53. Messages Clés
1. Message fort de reconnaissance (ou pas).
2. Permet de passer des contrats clairs
3. S’inscrit dans la perspective d’un management
participatif
4. Opportunité de mettre en place un système de
gestion par objectifs
5. Une opportunité d’aller vers plus de délégation.
6. Invite à développer ses qualités d’écoute et
d’empathie.

54. L’entretien annuel d’évaluation
Un entretien se conclue sur une note
optimiste et un ton franc & cordial

55. L’entretien annuel d’évaluation:exercices
Sous groupe
observateur
collaborateur
employeur
20 mn de questions, 3 mn de feed back

56. L’entretien annuel d’évaluation
ET MAINTEANT AU BOULOT !
Avec vos propres grilles
Et votre kit de DHR *
Pour plus d’infos http://www.journaldunet.com/management/
efficacite-personnelle/dossier/reussir-un-entretien-d-
evaluation/entretien-d-evaluation-les-questions-que-vous-vous-
posez.shtml
DHR* direction humaine des ressources