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An Introduction and Review of Maine Shared Collections Strategy Project Objectives

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Matthew Revitt's MSCS SCS Planning Session Introduction, February 15, 2013 at Colby College, Waterville, ME.

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An Introduction and Review of Maine Shared Collections Strategy Project Objectives

  1. 1. An Introduction and Review of Maine Shared Collections Strategy  Project Objectives Sustainable Collection Services  Project Planning Meeting  February 15, 2013Matthew Revitt, MSCS Program Manager
  2. 2. MSCS Background Origins of grant ‐ Larger Libraries Group Drivers  Space issues – lack of it!   Budget cuts – where’s all the money gone?  Cost per usage – why did we buy this again?  Availability of electronic resources – paperless library? Preservation vs. weeding  Building upon collaboration and trust To boldly go where no library has gone before Shared approach to managing legacy print collections IMLS approve project 2010 – awarded $821,065  Delays to project – deadline extended to 2014
  3. 3. MSCS Partners Colby College  Bates College Bowdoin College University of Maine University of Southern Maine Maine State Library Bangor Public Library Portland Public Library Maine InfoNet
  4. 4. Project Objectives Workable strategy for stewardship of the major print  collections in Maine  Analyze print monographs (primary focus) and journals  for duplication & usage  Identify digital surrogates that can be used in lieu of (or  in addition to) print, and provide access to them in  MaineCat  Identify which library/libraries are committed to  retention of print materials for the long‐term
  5. 5. Project Objectives Implementation of on‐demand services  Electronic and print‐on‐demand options Define sustainable business model  Financial model  Governance structure  MOU 
  6. 6. MSCS Groups Project Team   PI: Deb Rollins  PI: Clem Guthro  PI: Barbara McDade  Technology Director: James Jackson Sanborn   Program Manager: Matthew Revitt Systems Librarian: Sara Amato Collection Management Committee Technical Services Committee (& 583 Subcommittee) Directors Council Advisory Board 
  7. 7. The story thus far… Collection analysis   OCLC reclamation   Our Catalogs / OCLC circulation data report  Journey from DIY, via WCA, to SCS  Collection analysis criteria  Circ stats  HathiTrust  Number of copies  Uniqueness  Subject strengths  Collection types  Storage facilities
  8. 8. The story thus far… Print /digital management models   Digital collections – HathiTrust & Internet Archive  E‐book‐On‐Demand  Print‐On‐Demand – Espresso Book Machine to UMaine Printing Services
  9. 9. The story thus far… Collection management, stewardship, and  preservation model  Selection criteria investigations  Print in place model adopted  MARC 583 Subfield explorations  OCLC Shared Print Symbols testing Business model   MOU 
  10. 10. For more information Website: http://maineinfonet.net/mscs/ Email: mainesharedcollections@gmail.com Twitter: @MESharedColls Presentation slides:  http://www.slideshare.net/Maine_SharedCollections
  11. 11. Why are we here today? Broadly  Learn more about what services SCS provide  Agree scope of data extract  Agree what we want to learn from the data
  12. 12. Most importantly, to make real  progress on the project! What monographs should the eight partner libraries  designate for long‐term retention for the benefit of shared  collections in the state of Maine? What is the equitable and/or commonsense distribution of  retention responsibilities? What monographs held by the partners are candidates for  incorporating into POD/EOD services (via local or shared  catalogs) by virtue of HathiTrust or Internet Archive  programs for public domain material? What monograph copies (by library) could optionally be  deselected, once retention decisions have been finalized?
  13. 13. Any questions?

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