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超簡單電子郵件管理

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超簡單電子郵件管理

  1. 1. 一行方程式比圖好, Nash在28歲時 6 頁論文征服世界 圖比表好,表比條列文字好 糟的是  不會寫成方程式  圖表做得不好  條列文字, 卻下錯段落 最糟的是寫成作文或流水帳了
  2. 2. 目的 : ?? 1. 需要嗎? 2. 合適嗎? 3. 想好對象了嗎?
  3. 3. 郵件管理目的 : 寄少一點,收少一點 1. 需要嗎? 時間性、相關性、完整性 2. 合適嗎? 被接受度、專業度、不侵犯 度 3. 想好對象了嗎? 需要全部回覆嗎? 需 要給副本嗎? 這是最好的溝通管道嗎? ○ ○ ○
  4. 4. 郵件寄送目的 : 好的郵件品質是讓對方方 便閱讀,減少回信問問題 郵件主旨 : 行動、內容、要求、確認、傳 遞 郵件內文 : ABC 附加檔案 ─ 越少越好 ─ 檔案太多時要在內文說明
  5. 5. 主旨摘要 : Action Summary ─ 特定的行動,目的或回應時間點 ─ 清楚的脈絡 背景介紹 : Background ─ 簡單、明瞭、扼要 ─ 切重要點與數字化 ─ 清楚的分段 結語 : Close ─ 下一步與細節交待 ─ 數位簽名
  6. 6. 自己開始執行 成效良好教導別人 教導寄最多有郵件品質的人
  7. 7. C : 客戶 Client O : 產出 Output T : 團隊 Teams A : 行政 Admin 個人 • 每個 COTA 下都有 常用 folder • 有順序性 : 方便自己了解 各項事情重要性; 分類以 先從上方開始放, 無法收 入才往下放 • 信件須與文件分類一致

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