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GBS 2014: Innovaciones

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¡Bienvenido(a)!: Conozca las Innovaciones del Software GBS 2014 aplicadas a la Contabilidad General, Gestión Comercial (Ventas, Cartera, Inventarios) y Gerencial (Indicadores de Gestión, Control del Negocio) para empresas Privadas y Oficial y más, mucho más…

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GBS 2014: Innovaciones

  1. 1. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará! ¡Bienvenido(a)!: Conozca las Innovaciones del Software GBS 2014 aplicadas a la Contabilidad General, Gestión Comercial (Ventas,Cartera, Inventarios) y Gerencial (Indicadores de Gestión, Control del Negocio) para empresas Privadas y Oficial y más, mucho más…Si usted está leyendo este documento, es porque está interesado en conocer unametodología que le ahorre horas de trabajo y toneladas de papel, que sea muy simplepero eficaz, que lo guíe pasito a pasito, en forma automática, hacia los siguientesobjetivos: • ¿Cómo se adapta mi Sistema a la Reforma Tributaria, la Normatividad más reciente de la DIAN y las exigencias de contar con empleados móviles que usan Internet, tabletas y teléfonos inteligentes para manejar el negocio? • ¿Cómo me puede ayudar mi Sistema a tomar las decisiones en cualquier momento, en el lugar en que me encuentre? • ¿Cómo aprovechar al máximo el potencial de Internet para mejorar mis procesos gerenciales, administrativos a través del Sistema? • ¿Cómo me puede ayudar mi Sistema a mejorar mi rentabilidad, crecimiento y al aprovechamiento instantáneo de todas las oportunidades de negocios? (¡Con un CLICK, en un segundo) • ¿Cómo lograr que mi Sistema sea más seguro? ¿Cómo proteger mis datos? • ¿Cómo optimizar mi Sistema para que funcione más rápido, al instante? • ¿Cómo tener acceso las 24 horas del día, 7 días a la semana a la asistencia para mi Sistema? • ¿Cómo tener ÉXITO hoy y en el futuro con mi Sistema?¡Este documento le guiará paso a paso, sea usted un usuario nuevo o experimentado!Aunque no tenga el Sistema GBS, ¡Esta guía le ayudará! 1
  2. 2. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará! GBS: #1 en Innovación: INVENTAR menos (--), INNOVAR MÁS (+++)GBS, La Casa Colombiana de Software, está comprometida con la innovación. Sinembargo, queremos ser #1 en Innovación y no #1 en invención.¿La diferencia? Un científico capaz de crear un “pedacito de sol que no se apaga”,inventa la bombilla. Si logra que ese invento llegue a cada hogar del mundo,proporcionando luz, calor y mejor calidad de vida para la humanidad, entonces, y soloentonces, el bombillo se convierte en INNOVACIÓN. Es decir, se INNOVA si logramosimpactar realmente a la humanidad ayudando a resolver problemas reales.Con esta inspiración y considerando que GBS ha diseñado centenares de “pequeñasGRANDES cosas” que también pueden mejorar considerablemente su productividad, sucalidad de vida y liberar tiempo, mucho tiempo para que lo dedique a lo que es másimportante, entonces el presente documento se enfoca en CÓMO USAR LASMEJORAS DISPONIBLES EN LA VERSIÓN GBS 2014, pues solo y solo si usted lograresolver sus problemas reales, entonces seremos líderes en Innovación.Es decir: En sus manos está mejorar su productividad ala vez que ayudarnos para seguirle ayudando, en unarelación GANA - GANA a largo plazo: Juntos, Mejor.Cuando encuentre este logo en el documento, leinvitamos a usar la imaginación sobre cómo ustedpuede USAR la innovación de GBS.Porque recuerde que el verdadero innovador es usted.Por eso: “¡YO Innovo!”Para lograr nuestro propósito, usted está a punto de conocer una historia real: de unaPYME, una Entidad del Estado y un Asesor Contable que trabajan juntos por un objetivocomún: el ÉXITO de la PYME, la transparencia y competitividad de la ENTIDADESTATAL y el GOOD WILL del Asesor Contable.Sabemos que usted encontrará MÁS y MEJORES maneras de aplicar las innovacionesde GBS 2014 a su realidad: y luego, ¡esperamos que nos cuente, por favor! Ustedpuede enviar sus historias de ÉXITO a nuestro correo innovación@migbs,com, y deesa manera, juntos, unidos, haremos INNOVACIÓN SOCIAL: ¡La única manera decompetir por el futuro, es hacerlo Juntos, Mejor! 2
  3. 3. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!ÚNASE A NOSOTROS EN ESTE PROPÓSITO: “GBS #1 en Innovación”EMAIL: innovacion@migbs.com WEB: www.migbs.com TWITTER: @ComunidadGBS FACEBOOK: ComunidadGBSMAPA ¿Cómo llegar a GBS?Siga el mapa (este mapa de la ubicación de GBS es generado por la versión GBS 2014 que se integracon GOOGLE MAPS para que usted encuentre sus clientes ¡en la Nube! ¡Con un CLIC en un segundo!A continuación, usted encontrará los siguientes temas para que pueda IR directamenteal tema, según sus necesidades: 3
  4. 4. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Estimado(a) Lector(a)Para facilitar su lectura, le recomendamos que revise el presenteContenido y vaya a la página de su interés, aunque, para su mayorbeneficio, lo ideal es leer el documento completo.Contenido del Presente Documento Página• Entendiendo los beneficios de GBS 2014 007• Pasito a pasito de GBS 2014 una historia exitosa: Cómo 009tener ÉXITO en empresas públicas, privadas y asesorescontables.• Historia de las principales Innovaciones de GBS en las 095versiones anteriores y que están incluídas en GBS 2014:¡Experimente todas las posibilidades!GBS presenta el principal paquete de Innovaciones en en “GBS2014” para PYMES, Entidades del Estado y Contadores:• GBS 2014 ¡Hace las Copias de Seguridad Automáticas y las 013 Y envía a la WEB/EMAIL/NUBE y USB/CD/DV 070• GBS 2014 ¡Imprime sus Informes, (tales como extractos de 016 clientes) y los envía como archivo adjunto en formato PDF 4
  5. 5. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará! al EMAIL del teléfono inteligente, tableta o PC de su Jefe, sus clientes, proveedores, empleados, vendedores…!• GBS 2014 se ajusta totalmente a la Ley 1607 de 2012: 023 ¡Factura, liquida los diferente IVAS, IMPOCONSUMO y envía la factura al EMAIL de su cliente, 100% ajustada a la Reforma Tributaria! (También lo hace con sus Recibos de Caja, Egresos y Comprobantes en General)• GBS 2014 ¡Contabiliza sus Facturas, diferentes IVAS, 028 IMPOCONSUMO ajustada a la Reforma Tributaria!• GBS 2014 ¡Incluye Servicio de Mensajería Interna! Publique 031 su Estado, Vea a los Usuarios GBS en Línea, Envíe y Reciba Mensajes. Comuníquese Mejor y Colabore con los Usuarios GBS en la Red o que se conectan por Internet…• GBS 2014 ¡Incluye Servicios de Valor Agregado en la Nube 036 como Video Conferencia, Autoayuda, Autoaprendizaje y más…! Interactúe con el Servicio de Soporte en Línea desde su software GBS, sin necesidad de conocer direcciones WEB, ni instalar programas: ¡GBS está a un CLICK de distancia!• GBS 2014 le ofrece la opción de optimizar su Sistema para 040 obtener mejoras hasta del 300%. ¿Le gustaría obtener sus informes más rápido? ¿Contabilizar más rápido? ¿Ahorrar al menos 30% del tiempo empleado en los diferentes procesos del Sistema?• GBS 2014 se integra con GOOGLE MAPS: GBS encuentra a 047 5
  6. 6. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará! sus clientes, proveedores, empleados, socios, vendedores:, Interactúe en Línea y más…• GBS 2014 hace documentos automáticos en Cuentas por 051 Cobrar y Pagar a partir de sus plantillas. El “Asistente Contable” que GBS presentó en 2010 y que ahorra horas de trabajo, ahora en Cartera• GBS 2014 hace automáticamente sus Retenciones, Otros 053 Cargos y Descuentos en sus Facturas de Ventas, según los parámetros que usted defina• GBS 2014 hace la Rendición de Cuentas Más Fácil, Más 058 Rápido y ajustado a Normatividad de última hora de la DIAN, SCHIP para Entidades Públicas o Privadas• GBS 2014 hace la Rendición de Cuentas Más Fácil, Más 097 Rápido y ajustado a Normatividad de última hora de la DIAN, SCHIP para Entidades Públicas o Privadas(Fin del Índice del Documento.) 6
  7. 7. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará! • Entendiendo los beneficios de GBS 2014GBS se complace en presentar la nueva versión GBS 2014 que le ofrece los siguientesbeneficios:• Su valiosísima Información y su Inversión en Sistemas de Información estágarantizada, hoy, mañana y siempre: GBS 2014 funciona con cualquier Windows(XP o posterior), pues GBS cuenta con certificaciones de calidad para cada Windows.El activo más importante de su empresa esla información y por lo tanto, usted debeasegurarse que estará disponible en lossistemas operativos de hoy y del futuro.¿Sabía usted? 80% de las Entidades delEstado en Colombia aún usan sistemasbasados en “D.O.S”, una tecnología con másde 20 años de obsolescencia, que seconstituye en un grave riesgo.• Su valiosísima experiencia en Microsoft Excel es todo lo que usted necesitapara Rendir Cuentas: GBS aprovecha todo el potencial de las herramientas queusted ya conoce y usa todos los días: GBS 2014 es integrado con Microsoft Excel, cualquier versión. GBS genera los formatos en Excel texto, listo para transmitir a los prevalidadores de las Entidades de Control. Innovación: GBS 2014 exporta las tablas a Excel texto, así como los informes. Por ejemplo,usted puede enviar a Excel texto los parámetros del informe “DIAN1001” para revisa laparametrización en Excel, aunque no tenga instalado el Software GBS. Cada vez queusted vea el siguiente icono en GBS 2014, es porque usted puede “llevar la informaciónque está en su pantalla al Excel texto”.Nota importante: Excel texto” significa que los datos exportados a Excel se almacenanen una hoja de Excel sin cuadros de texto gráficos, sino directamente en las celdas deExcel, lo que simplifica la interacción con los datos. Las versiones anteriores de GBS,exportan datos a Excel en modo gráfico y no en modo texto, por lo cual, cada celda no 7
  8. 8. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!contiene datos sino un cuadro de texto gráfico lo que dificulta el uso de los datosexportados.• Su valiosísima información contable y gerencial por fin se puede gestionarcombinando lo mejor de lo mejor deWINDOWS y la nube, ¡sí, en la nube!, pero“con los pies en la tierra”: en un ambientetotalmente seguro para usted, suinformación y su empresa:GBS 2014 se integra con “la nube”:¡Conozca los Servicios de GBS en lanube que le ahorran horas de trabajo,mientras conservan su seguridad yconfidencialidad “en la tierra”!GBS 2014 seguirá siendo el Software Contable para Windows que almacena sus datosen forma privada en los computadores de cada usuario (“aquí, en la tierra”…) y NO esun “software en la nube” de aquellos que almacenan sus datos confidenciales contablesen alguna parte de Internet sin garantizar al usuario la confidencialidad, privacidad ysobre todo la disponibilidad de la información de la empresa.Sin embargo, como #1 en Innovación, La Casa Colombiana de Software GBSincorpora servicios de GBS en la nube que le ahorran horas de trabajo.Por ejemplo, GBS 2014 le permite enviar sus informes del sistema a una cuenta decorreo electrónico, o sus copias de seguridad, o sus formatos de rendición de cuentas.Imagine que usted se encuentra fuera de la oficina, sin acceso al sistema GBS 2014,pero que necesita un listado de clientes en Excel texto, o el formato DIAN1001 o unformato CGN. Entonces, en su oficina, su asistente ingresa al Sistema GBS 2014 y leenvía lo que usted necesita a su email o celular, con un par de CLICKS. Innovación:GBS 2014 prepara copias de seguridad de sus datos y los envía a una cuenta de correodel usuario, garantizando que se cuenta con “copias de respaldo en la nube segura”.• Su valiosísima información de empresas privadas o entidades del Estadogestionadas por usted, en una única herramienta: GBS 2014 integra en un solomódulo todas las herramientas para rendición de cuentas en empresas privadas oentidades del Estado. GBS 2014 es la actualización del software contable de GBS quele facilita, automatiza y ayuda con la rendición de cuentas ajustada a la más recientenormatividad, la más avanzada tecnología y los más completos servicios en la nubepara que usted, fácilmente, tenga el control de sus negocios. 8
  9. 9. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará! • Pasito a pasito de GBS 2014 una historia exitosa: Cómo tener ÉXITO en empresas públicas, privadas y asesores contables.GBS se complace en presentar la nueva metodología aplicada a Contabilidad General,Gestión Comercial y Control del Negocio incorporada en la versión GBS 2014 paraempresas privadas y entidades del Estado.Para que usted pueda comprender los beneficios y cómo aplicarlos a su propia empresao Entidad, presentaremos una historia (una parábola) de cómo una PYME y unaENTIDAD DEL ESTADO trabajan juntas de la mano de un Asesor Empresarial Externo(Contador) por un propósito común: mejorar su propia productividad y competitividad, ala vez que contribuyen a una Colombia Más Próspera.En la siguiente tabla, presentamos los actores de nuestra historia: LA PYME LA ENTIDADNombre DATASERVICE LTDA Colegio Oficial Santa María del Lago de Bucaramanga “COLSANTA"LogoMISIÓN DATASERVICE es una empresa Colegio “COLSANTA” es una Entidad privada del Sector TIC que Oficial que ofrece servicios de ayuda a sus clientes, las PYMES educación, formando jóvenes con un y Entidades Oficiales a alto grado de responsabilidad social y mantener siempre productiva su liderazgo para asumir su propio plataforma tecnológica, mediante proyecto de vida y contribuir a la servicios de asistencia técnica Prosperidad de ColombiaDirección Calle 64 45 16 Calle 44 34 14Teléfono 6494926 9999999Email dslimitada@hotmail.com Colegio_santa_maria_del_lago@migbs. comEl Gerente GERENTE “DATASERVICE” RECTOR “COLSANTA” 9
  10. 10. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Ubicación (Ver mapa en la imagen a continuación)GBS 2014 ofrece un exclusivo Sistema de Ubicación de Clientes, Proveedores,Empleados, Socios, usando el servicio de GOOGLE MAPS. La siguiente imagen real,muestra la ubicación real de “COLSANTA”.( ¿Innovación o Invento? INNOVE con esta sencilla herramienta que le ayudará porejemplo, a organizar el recorrido de vistas a clientes, encontrar un cliente, imprimir el mapa yadjuntarlo a sus facturas para la correcta entrega, o enviarlo al EMAIL del teléfono inteligentedel vendedor que visita sus clientes. ) 10
  11. 11. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!¿Y cuál es el Objetivo Común de la PYME y la ENTIDAD? LA PYME LA ENTIDADLa relación • DATASERVICE provee de • COLSANTA es cliente dePYME – computadores, accesorios y DATASERVICE y contrata servicios deENTIDAD presta servicio de mantenimiento mantenimiento anual técnico a los PCS de COLSANTALa • DATASERVICE cuenta con un • COLSANTA tiene 5 PCS y unaplataforma PC para la administración, una impresora para el Área AdministrativaTIC impresora, un teléfono inteligente para el GERENTE DS, un teléfono • COLSANTA tiene 40 PCS en las inteligente para el MENSAJERO aulas de informática DS • COLSANTA usa GBS 2014 • DATASERVICE usa GBS edición “SoftColombia” en el Área 2014 edición “GOLD” Administrativa • COLSANTA usa GBS 2014, 40 Licencias edición “Mi Primera Contabilidad GBS” en las aulas, para enseñanza de Contabilidad y Empresarismo a los alumnos COLSANTA confía en que siempre tendráEl objetivo DATASERVICE garantiza que la plataforma TIC de COLSANTA la información al día para cumplir con loscomún siempre está disponible tanto para la requerimientos internos de la enseñanza en las aulas, como para la administración, la contabilidad, administración de la Entidad presupuestos, así como externos con relación a la DIAN y Entidades de Control. 11
  12. 12. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!¿Y cuál es el RESUMEN de la HISTORIA?COLSANTA debe recibir una visita de la DIAN y Contraloría Municipal en los próximosdías, pero, su computador principal ha sido quemado por una falla eléctrica y por lotanto, está a punto de incumplir por primera vez un requerimiento: aunque tiene lainformación al día, el PC ¡no sirve!COLSANTA contacta a DATASERVICE para que le apoye (es parte de su contrato), y,entonces, el final es feliz: COLSANTA recibe con éxito la visita de las entidades deControl y satisface el 100% de los requerimientos, a la vez que pudo continuarpermanente ofreciendo los mejores servicios de educación.¿Cómo pudo COLSANTA tener la información al día y rendir cuentas a pesar de que sucomputador servidor está fuera de servicio y su contabilidad “se borró”?El comienzo… (Antes del Problema)Recordemos que el Sistema de Información de COLSANTA (y el suyo) se compone nosolo “del Software (WINDOWS, GBS)”, sino también del “hardware” (PCS, Impresoras,Internet, Redes), y, además del “humanware” (Usted y las personas que administran elnegocio).En este caso, una falla en hardware (el servidor se quemó) hace que falle el Sistema.Además, al quemarse el servidor, “se borra” la información del sistema GBS quecontiene la contabilidad de los últimos 15 años de COLSANTA: ¡Ese es el verdaderoactivo que usted y todos debemos preservar: nuestra información! Los computadoresse reemplazan o se arreglan, pero la información ¡No!La forma en que DATASERVICE resolvió el problema y usted podrá prevenir ser unomás del 97% de los clientes que cada año reportan que su computador se quemó, o fuehurtado, o que sufrió cualquier calamidad, ¡justo el día de pagar el IVA a la DIAN!, es,mediante la aplicación de una POLÍTICA DE COPIAS DE SEGURIDAD: COLSANTA(¡Y usted!) realizan copias de seguridad que se almacenan simultáneamente en elservidor, en la nube (en alguna cuenta de correo o servidor de archivos) y en unaUSB/CD/DVD. ¿Usted lo hace? Si no lo hace ¡Adopte ya mismo esta POLÍTICA!: Tengaen cuenta que una de las tres copias debe estar al menos a 10 Kilómetros de distanciade su oficina (o más) si desea que la copia sea realmente segura. 12
  13. 13. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará! GBS 2014 ¡Hace las Copias deSeguridad Automáticas y las envía a la WEB/EMAIL/NUBE y USB/CD/DVEn nuestra historia, DATASERVICE hace sus copias de seguridad de sus clientes, peroademás, parametriza el GBS 2014 para que realice las copias de seguridad de losclientes sin que ellos puedan “violar la política de copias de seguridad”, como semuestra en la imagen siguiente:Al seleccionar la empresa en GBS 2014… 13
  14. 14. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!El Sistema le advierte al usuario claramente que:Y, automáticamente, GBS 2014 inicia el nuevo Asistente para Copias de Seguridad 14
  15. 15. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Continuemos… (Durante el Problema)El Rector de COLSANTA contacta al Gerente DATASERVICE y le advierte sobre lasituación del “sistema de contabilidad que falla y no me permite rendir cuentas…”El Gerente DATASERVICE sabe que la información de COLSANTA está a salvo,porque ha creado una cuenta COLSANTA-MISCOPIAS@GMAIL.COM de uso exclusivopara que GBS 2014 genere las copias y las envíe al correo con toda seguridad: puestanto la clave de la cuenta GMAIL.COM como las claves con que se protegen las copiasen GBS 2014 son administradas por cada usuario.( ¡Le animamos a dejar de leer este documento, deje de hacer TODO lo que estáhaciendo y regrese después de crear una cuenta similar y a implementar la política deinmediato!)Durante la visita a las instalaciones de COLSANTA, El Gerente DATASERVICE leinforma al Rector COLSANTA sobre las buenas nuevas y le informa que se requierereemplazar el servidor, reinstalar el Software GBS 2014, recuperar la copia de lanube y ¡seguir adelante!Rector COLSANTA solicita que DATASERVICE le provea el servidor de inmediato, acrédito, junto con otro paquete de elementos. (A usted, a mí, a todos nos pasa querecibimos pedidos para entrega inmediata… pero… ¿Y el pago? ¿Este cliente me hapagado bien? ¿Me debe? ¿Se atrasa o cumple? Es importante contar con informacióncompleta para tomar la decisión)El Gerente DATASERVICE sabe que en GBS 2014 se encuentra el historial de sucliente y llama a la oficina para que le envíen a su correo un informe completo delhistorial de compras y pagos de COLSANTA.¿Cómo pudo la Asistente de Gerencia de DATASERVICE hacer estoen 15 segundos? 15
  16. 16. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará! GBS 2014 ¡Imprime sus Informes, (tales como extractos de clientes) y los envía como archivo adjunto en formato PDF al EMAIL del teléfono inteligente, tableta o PC de su Jefe, sus clientes, proveedores, empleados, vendedores…!( Y, ¿Cómo podrá usted obtener cualquier informe de Contabilidad, Ventas,Cartera, Inventarios, Compras, Pagos en formato PDF o EXCEL para ser impreso o enviado alteléfono inteligente o el EMAIL suyo, de su jefe, de su cliente, de su proveedor o de suvendedor que está visitando a los clientes?GBS 2014 envía sus informes al Email, en 3 pasitos:Seleccione cualquier informe en Contabilidad o Gestión Comercial, en este caso, el“Libro Auxiliar” / “Libro Auxiliar Historial de Contabilidad, de múltiples años, por NIT” 16
  17. 17. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Parametrice: fechas desde Enero 1 de 2010 hasta Diciembre 31 de 2013, solo para eltercero “00010” (código de COLSANTA)Escriba el email (dslimitada@hotmail.com,otroemail@gmail.com) y un asunto para elmensaje (“Estimado Gerente….”) 17
  18. 18. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Y, luego, CLIC en el botón “GBS Nube – Enviar en PDF a su Email”Usted puede previsualizar el informe en Pantalla: 18
  19. 19. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Haga CLIC en el botón “PDF”Haga CLIC en el botón “OK”¡Importante! GBS 2014 le muestra el adjunto tal y como lo enviará a sus destinatarios.Asegúrese que está correcto y cierre la ventana siguiente… 19
  20. 20. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Haga CLIC en el botón “Salir del Informe”Entonces, GBS 2014 le advierte lo siguiente: (Recuerde que su interés en este caso esenviar un Email al teléfono de su Jefe, con información de un cliente suyo, para que suJefe pueda tomar una decisión y cerrar un negocio. Por lo tanto, usted escribió el emailde su Jefe y no el de su cliente, pero GBS 2014 le advierte, porque otro escenariodiferente sería aquél en el cuál sus clientes lo llaman para pedir un Estado de cuenta,que por supuesto, se debe enviar a su cliente, con copia a un correos suyo, para tenerel historial…)En nuestro caso, la Asistente de Gerencia de DATASERVICE responde “No”, porque lainformación es confidencial para su Jefe y no para su cliente: 20
  21. 21. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!GBS 2014 pide la última autorización antes de enviar el Email que contendrá un adjuntoen formato PDF con el listado historial del cliente:GBS 2014 informa que está enviando el mensaje, lo cual puede tardar unossegundos… 21
  22. 22. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!¡Felicitaciones! Su jefe ya tiene la información que necesita para tomar ladecisión. ¡En cualquier momento y lugar!Convirtiendo el problema en OPORTUNIDAD…(Solucionando el Problema)Hasta aquí, el Gerente DATASERVICE ya cuenta con la información necesaria, decideotorgar el crédito y vender simultáneamente otros productos y servicios. Mientrascomparte un tinto con su cliente Rector COLSANTA, el Gerente DATASERVICEcontacta a su oficina para que le sea enviada la factura para ser autorizada por elRector COLSANTA, quien, mientras espera, llama a su Contador y al Profesor deInformática que también desean aprovechar mejor las TIC para sus funciones… ¡Máspara todos..!¡Nota Importante!La siguiente sección de la historia es muy, muy importante, porque muestra cómo GBS2014 se adapta a la reciente reforma tributaria, lo cual es necesario para usted.La lista completa de los productos que DATASERVICE venderá y facturará aCOLSANTA incluyen productos exentos, productos gravados, servicios con impuesto alconsumo (este “servicio” es ficticio par mostrar el tratamiento contable delIMPOCONSUMO)¿Cómo pudo la Asistente de Gerencia de DATASERVICE hacer estoen 60 segundos? ¡Facturar, liquidar los diferente IVAS,IMPOCONSUMOS y enviar la factura a su cliente, 100% ajustada a laReforma Tributaria! 22
  23. 23. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!GBS 2014 se ajusta totalmente a la Ley 1607 de2012: ¡Factura, liquida los diferente IVAS,IMPOCONSUMO y envía la factura al EMAIL de sucliente, 100% ajustada a la Reforma Tributaria!(También lo hace con sus Recibos de Caja,Egresos y Comprobantes en General)( Y, ¿Cómo podrá usted obtener cualquier comprobante de Contabilidad y Ventas enformato PDF para ser impreso o enviado al teléfono inteligente o el EMAIL suyo, de su jefe, desu cliente, de su proveedor o de su vendedor que está visitando a los clientes?)La Asistente de Gerencia DATASERVICE ingresa a Gestión Comercial de GBS 2014para elaborar la factura: 23
  24. 24. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Y, digita los productos y servicios:Nótese que en la parte inferior del formulario, se encuentran los parámetros para enviarcorreos, como ya lo hicimos antes con el informe de cartera 24
  25. 25. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Previsualizamos la factura:Que en la parte inferior incluye el detalle de los IVAS e INPOCONSUMO: 25
  26. 26. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!¡Listo!De nuevo, a sorprender al Jefe (y, esta vez, al cliente) enviando la factura al correo:De nuevo, GBS 2014 advierte que: 26
  27. 27. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!¡El cliente también!En este caso, la factura se envía tanto al Jefe como al cliente, por lo cual hacemosCLIC en “Sí”.( Y, usted, podría también crear una cuenta especial de correo para enviarcopias de sus correos con documentos adjuntos, de manera que pueda fácilmenteverificar que ya llegaron y reenviar, de ser necesario.)¿Cómo pudo la Asistente de Gerencia de DATASERVICE hacer que sunueva factura se contabilice de acuerdo con la Reforma Tributariaafectando las cuentas adecuadas? 27
  28. 28. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!GBS 2014 ¡Contabiliza sus Facturas,diferentes IVAS, IMPOCONSUMO ajustada ala Reforma Tributaria!Parametrice en el formulario Tipos de IVA de Gestión Comercial, un nuevo impuesto“ICO” del 8%.Luego, en el Maestro de Inventarios, asocie este tipo de Impuesto a los artículos oservicios con IMPOCONSUMO, en el campo “tipo de IVA”. 28
  29. 29. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Finalmente complemente su Interface contable para que contabilice correctamente¡Contabilice y GBS 2014 hace el resto! 29
  30. 30. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Ir más allá: Superando las expectativas de nuestrosclientes… (Después del Problema)Hasta aquí, el Gerente DATASERVICE ya resolvió el problema para su cliente, generóuna nueva venta que el Rector COLSANTA aceptó de inmediato al recibir la factura víaEmail… Pero, ¡Hay más…!¡El Contador quiere más…! ¡El Ingeniero quiere más..!Mientras que el Ingeniero de Sistemas de COLSANTA anunció que estaría presente en5 minutos para plantear sus necesidades, el Contador de COLSANTA no pudo asistir ala reunión con el Rector COLSANTA y el Gerente de DATASERVICE, pero informó que“¡He dejado un mensaje confidencial en el Servicio de Mensajería Interna de GBS2014 para el Señor Rector…!”GBS 2014 incluye un servicio de Mensajería Interna para los usuarios del Sistema( Y, usted, podría también usar esta innovación en múltiples escenarios:• Supongamos que usted va a cerrar el año fiscal y necesita que los diez usuarios del Sistema salgan de GBS para hacerlo, pero que algunos están conectados por Internet, otros a más de 100 metros de su oficina: ¡Envíe un mensaje a los usuarios de GBS que están en línea!• O, por ejemplo, el Contador que se conecta una vez a la semana desde su casa y necesita informar al Auxiliar Contable que ya está listo el informe para pagar el IVA: Envíe un mensaje solo al Auxiliar Contable de GBS! La próxima vez que un usuario de GBS 2014 se conecte al Sistema, podrá recibir y enviar mensajes a las personas que están en línea usando GBS 2014, saber quiénes están en línea y hasta escribir un Estado como “Hola, estoy aquí…”• Las posibilidades son infinitas: es como tener un FACEBOOK interno o un “MESSENGER”, pero solamente para los usuarios de GBS 2014.• Nota importante: Este servicio de mensajería está limitado a los usuarios de GBS 2014 dentro de la misma empresa o que se conecten vía Internet, pero NO pretende reemplazar ningún servicio especializado como MESSENGER, SKYPE, GMAIL, ni competir con ellos en funcionalidad. Es muy básico y solo para los propósitos de mejorar la comunicación interna y colaboración entre usuarios de GBS 2014 )¿Cómo pudo el Contador de COLSANTA enviar un mensaje privado alSeñor Rector con GBS 2014? 30
  31. 31. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!GBS 2014 ¡Incluye Servicio de Mensajería Interna!Publique su Estado, Vea a los Usuarios GBS enLínea, Envíe y Reciba Mensajes!Comuníquese Mejor y Colabore con los UsuariosGBS en la Red o que se conectan por Internet…Al conectarse a GBS 2014 desde su casa, el usuario “CONTADOR COLSANTA” 31
  32. 32. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Seleccione los Servicios “GBS en la Nube” opción “Ver mi Messenger Interno deGBS…”Y, aparece el “Messenger Interno…” como se muestra en la imagen: 32
  33. 33. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Nota importante: Note que en este momento solo está “en línea” el usuario “ContadorCOLSANTA”. El Usuario “SUPERVISOR” está conectado pero no está activo y no haymás usuarios conectados a GBS 2014Considerando que la necesidad es informar que el Contador estará conectado alSistema GBS 2014 desde fuera de la oficina, entonces el Contador decide, primeroactualizar su Estado (CLIC en botón “Mi Estado”)Y luego, enviar el mensaje al usuario “SUPERVISOR” para que se lo entregue al SeñorRector: (Note que el Ingeniero de Sistemas de COLSANTA es a la vez el Usuario“SUPERVISOR” del Sistema GBS 2014)• Haga CLIC en el botón “Mensaje” como se indica con la flecha roja número 1• Luego, como se muestra en el círculo rojo número 2, escriba un mensaje corto tipo TWITER (200 caracteres o menos) como por ejemplo “Ingeniero, pídale al Señor Rector, que los Señores de GBS me borren la contabilidad histórica y me dejen el último año en el Sistema. Gracias. “• Seleccione los destinatarios: uno, varios o todos usando CLIC o combinaciones de SHIFT+CLIC como se indica en la flecha roja número 3Haga CLIC en el botón “Enviar Nuevo Mensaje” y en un segundo, GBS envía elmensaje interno... 33
  34. 34. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Posteriormente, al conectarse el usuario SUPERVISOR, recibe en su bandeja deEntrada el mensaje enviado por “Contador COLSANTA”.GBS 2014 facilita la comunicación interna y no nos extenderemos más en esteAsistente, pues la mayoría de los usuarios de GBS ya usan algún tipo de correo o redsocial, por lo cual, esperamos que puedan aprovechar al máximo esta innovación 34
  35. 35. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Ir más allá: Contactando en Línea al Servicio deSoporte GBS… (¡Juntos, Mejor!)Hasta aquí, el Gerente DATASERVICE ya resolvió el problema para su cliente, generóuna nueva al Rector COLSANTA y llegó la hora de contactar a GBS para que seexplique al Ingeniero de Sistemas de COLSANTA cómo puede hacer lo que quiere elcontador: comprimir la información del Sistema Contable GBS, dejando solamente elúltimo año.¿Cómo pudo el Gerente de DATASERVICE y el RectorCOLSANTA acceder a los Servicios de GBS en laNube, al Instante?Por favor continúe en la página siguiente y conozca cómo… 35
  36. 36. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!GBS 2014 ¡Incluye Servicios de Valor Agregado en laNube como Video Conferencia, Autoayuda,Autoaprendizaje y más…!Interactúe con el Servicio de Soporte en Línea desdesu software GBS, sin necesidad de conocerdirecciones WEB, ni instalar programas: ¡GBS está aun CLICK de distancia!¡Ahora, el contacto con el personal de GBS es más fácil: a un CLIC, enun segundo…!Note que en la parte superior derecha, junto al logo de su empresa, aparece un nuevologo “A UN CLICK DE DISTANCIA DE GBS” 36
  37. 37. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Note que están disponibles estas opciones:Nota importante: • Usted necesita una conexión a Internet, idealmente de alta velocidad para usar los servicios de Soporte GBS disponibles en GBS 2014 • También, necesitará parlantes y micrófono para las video conferencias con el personal de Soporte GBS • Usted podrá por su propia cuenta, navegar en cada una de las opciones de “auto servicio en línea” que le ofrece GBS 2014 en cualquier momento y lugar • No siempre habrá personal de Soporte disponible para atenderlo en línea, pero usted podrá enviar un mensaje al personal de Soporte GBS que será atendido a la brevedad. • ACLARACIÓN: Usted no siempre recibirá respuestas del Personal de Soporte GBS y los tiempos de respuesta pueden variar, de acuerdo con su contrato de licencia. Por favor tenga en cuenta que el servicio está disponible las 24 horas aunque usted no tenga servicio de soporte vigente, pero solo será atendido por el personal de Soporte GBS en los horarios y con los tiempos de respuesta y las prioridades que GBS asigna a cada cliente y que están en el contrato.En el caso de nuestra historia, el Colegio COLSANTA tiene contrato vigente yDATASERVICE es un socio preferencial de GBS, por lo cual, el acceso al personal deSoporte GBS es inmediato: 37
  38. 38. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!GBS 2014 le ofrece un paquete de Servicios en la Nube, como por ejemplo,VIDEOCONFERENCIA con el Personal de Soporte GBS, ¡sin salir de su SoftwareGBS!, ¡Sin instalar programas!, ¡Sin saber direcciones! 38
  39. 39. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Para abandonar el Portal de GBS, dejar la videoconferencia y regresar a GBS 2014,por favor CLIC en el logo “GBS” como se muestra en la imagen 39
  40. 40. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!GBS 2014 le ofrece la opción de optimizar suSistema para obtener mejoras hasta del 300%.¿Le gustaría obtener sus informes más rápido?¿Contabilizar más rápido? ¿Ahorrar al menos30% del tiempo empleado en los diferentesprocesos del Sistema?Esto es lo que el Personal de Soporte GBS le mostró, paso a paso, al Ingeniero deSistema de COLSANTA, en la videoconferencia, para que usted lo aplique de inmediatoen sus empresas.La Potencia de la base de datos contra la velocidad de respuesta enlos procesos…Lo primero que debemos entender es que GBS es “MULTlANUAL”, es decir, quealmacena toda la información histórica de nuestra contabilidad, de todos los años, enuna única base de datos muy potente (llamada “Microsoft Visual FoxPro”) que escapaza de almacenar millones de datos, pero que en la medida en que almacena másinformación, puede hacer que la respuesta sea más lenta, por ejemplo, si le pedimos uninforme consolidado de los últimos 10 años de la historia de un cliente, como lo hicimosanteriormente para saber el historial del cliente COLSANTA.Muchos de nuestros clientes tienen el Software GBS en promedio por más de 8 años,lo cual, en algunos casos, implica que la base de datos podría ser optimizada paramejorar los procesos.Otros sistemas solo almacenan el último año, lo que mejora la velocidad pero reduce lapotencia y se pierde la historia, o se debe gestionar centenares de carpetas y procesospara obtener un informe de un par de años.El balance es el siguiente: Usted puede, acorde con la Ley, almacenar los últimos 5años de su contabilidad y tenerla siempre disponible, pero puede llevar a un ARCHIVOHISTÓRICO la contabilidad de los años anteriores. ¡Ese es el balance: Potencia de lahistoria con velocidad de respuesta en los procesos!Y, si desea mejorar aún más, puede trabajar solo con el año actual y el último añocerrado, enviando todo lo demás al ARCHIVO HISTÓRICO. 40
  41. 41. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Este proceso es reversible en cualquier momento, es decir, usted puede traer de nuevoel ARCHIVO HISTÓRICO de vuelta, para tener el 100% de la información disponible.En el ejemplo de nuestra historia, el informe que se obtuvo en Contabilidad General,mostraba que, para el cliente, se tiene una historia de 2010 a 2012, con un total de 28registros, 17 de los cuales son débitos que suman 17 millones y 11 créditos que suman11 millones, siendo el saldo final de 6 millones como se puede ver en la imagen:También, se puede resaltar que el saldo final del año 2011 es de 4 millones.¡Optimizando el Sistema! 41
  42. 42. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!En GBS 2014, Módulo de Contabilidad General, seleccione el menú “Histórico” comose muestra:A continuación, el Asistente para Históricos. Seleccione “EXPORTAR a Histórico deContabilidad”… 42
  43. 43. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Ahora, la opción “1 AÑO: Se lleva al Histórico todo, excepto el último año cerrado yel presente año…”. Para nuestro ejemplo, siendo el año actual 2013, el último añocerrado el 2012, entonces GBS 2014 llevará al ARCHIVO HISTÓRICO todo movimientoanterior al 1 de Enero de 2012:CLIC en botón “GBS Inicio”: 43
  44. 44. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!GBS 2014: ¡Máxima velocidad del proceso, con Máxima Potencia!GBS 2014 requiere unos cuantos minutos, dependiendo de su base de datos, enpromedio un minuto por cada año almacenado. Luego, podremos verificar que yahemos optimizado el Sistema, obteniendo de nuevo el Informe de Contabilidad, en elmismo rango de fechas, para el mismo cliente:¿Qué hizo GBS 2014?Note que aparece un registro inicial, con fecha Enero 1 de 2012, con el detalle “***HISTÓRICO, saldo inicial a 2012 ***”, por valor de 4 millones de pesos. Ese registro nofue digitado por el usuario de GBS, es un registro automático, generado por GBS, en elque se resume toda la historia de esa cuenta contable, para ese NIT.¿Recuerda que en el Informe previamente vimos que el saldo del cliente es de 4millones a Enero 1 de 2012? 44
  45. 45. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!¡Eso es lo que hace GBS 2014! Resume en un único registro la historia de la cuenta,NIT por NIT. En este caso, de 28 registros que componen la historia, solo 11 quedan enel Sistema, es decir, una mejora de más del 60% que se reflejará en los tiempos derespuesta en los procesos.En cualquier momento, usted puede repetir el proceso, e IMPORTAR el ARCHIVOHISTÓRICO, tantas veces como requiera, según sus necesidades.¿Qué sigue después de GBS 2014?: (¡Juntos, Mejor!)¡El Final Feliz de esta Historia de DATASERVICE Y COLSANTA!¡El Inicio de su propia Historia!Para terminar nuestra historia, el Ingeniero de COLSANTA que es a la vez el docenteresponsable de enseñar a los estudiantes “contabilidad sistematizada yemprendimiento” en las aulas de informática, usando GBS 2014, descubre cómo ÉLPUEDE APRENDER MÁS, para luego, ENSEÑAR MEJOR A SUS ALUMNOS: 45
  46. 46. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!( Y, usted, podría también usar esta innovación, en múltiplesescenarios:• ¿Necesita capacitar a un nuevo funcionario en su empresa para que use GBS 2014? seleccionando “Ir al Portal de Autoaprendizaje” que se muestra en la imagen previa• ¿Está grabando sus primeros comprobantes y no recuerda cómo? seleccionando “Ir a la Página de Ayuda para la tarea que estoy haciendo…” que se muestra en la imagen previa• ¿Necesita enviar un mensaje al Personal de Soporte GBS? seleccionando “Enviar mensaje al Personal de Soporte GBS” que se muestra en la imagen previa• Las posibilidades son infinitas: le invitamos a explorar las diferentes aplicaciones y opciones disponibles...)Aquí, termina la historia, continúa la innovación.La Familia GBS agradece a usted, estimado lector, por dedicar el tiempo a la lectura deeste documento que sabemos, usted usará para su propia productividad, porque,recuerde: ¡Usted es el verdadero protagonista de esta historia!¡Éxitos!¡En las siguientes páginas, más Innovaciones! 46
  47. 47. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!GBS 2014 se integra con GOOGLEMAPS: GBS encuentra a sus clientes,proveedores, empleados, socios,vendedores:, Interactúe en Línea ymás…GBS 2014 le permite fácilmente interactuar con GOOGLE MAPS para queusted pueda responder al reto de ¿Cómo usar GBS 2014 para ubicar a misclientes, proveedores, empleados y socios?En el Escritorio de GBS 2014, pulse CLIC en el botón “GBS Nube” y seleccione laopción “Ver en Google Maps a mis clientes…” 47
  48. 48. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!GBS 2014 inicia el Asistente que le permite interactuar con GOOGLE MAPS.Use el botón de búsqueda de clientes, el mismo que siempre usa para buscar al terceropor NOMBRE, NIT, CÓDIGO, el cual aparece justo junto al nombre de los terceros,como se muestra en la imagen: 48
  49. 49. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Y, luego, pulse CLIC en el botón “Refrescar el Mapa”Entonces, GBS 2014 le muestra el mapa de GOOGLE MAPS, ubicando con un “globitorojo” el lugar que corresponde a la dirección del tercero, junto con los datos de contacto: 49
  50. 50. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!También, puede ver imágenes de Satélite y combinar el mapa con la vista del Satélite,así como imprimir el mapa o ir a la página WEB del tercero, ¡todo en un solo lugar!De esta manera, GBS 2014 le ayuda a estar más cerca de su comunidad de clientes,empleados, proveedores, socios. 50
  51. 51. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!GBS 2014 hace documentos automáticos enCuentas por Cobrar y Pagar a partir de susplantillas.El “Asistente Contable” que GBS presentó en2010 y que ahorra horas de trabajo, ahora enCarteraGBS 2014 incluye el “Asistente Contable GBS” que le permite hacer comprobantesautomáticos en Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar, tal como se hace enContabilidad: Usted crea sus propias plantillas de CXC Y CXP, que puede usar encualquier momento, ahorrando hasta 80% del tiempo empleados para crear suscomprobantes. (Ver imagen con “Asistente Contable GBS” en el módulo de Cartera,en la parte inferior del formulario) 51
  52. 52. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!¡Haga sus propias plantillas en un segundo! (Y, empiece a ahorrar tiempo yamismo)Recuerde: • Usted digita un comprobante de CXC Y CXP y después de guardarlo, lo puede “Exportar”, asignarles un nombre de plantilla (por ejemplo “Mi Plantilla para Recaudos…”)… ¡Y, listo! • Posteriormente, cuando necesite hacer un nuevo comprobante contable que tenga la misma estructura de su plantilla, no debe digitar de nuevo el comprobante, sino debe “Importar” • ¡Revise su Manual de Contabilidad, o consulte con un usuario de Contabilidad, pues, desde la versión 2010, los usuarios de Contabilidad usan Plantillas para hacer sus comprobantes repetitivos, mejorando la calidad y ahorrando valiosísimo tiempo 52
  53. 53. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!GBS 2014 hace automáticamente susRetenciones, Otros Cargos yDescuentos en sus Facturas de Ventas,según los parámetros que usted defina.GBS 2014 permite liquidar automáticamente otros cargos y descuentos para susfacturas de venta, de acuerdo con la parametrización del usuario, lo cual simplificacalcular y liquidar retenciones, fletes, seguros, etc.¡En solo 3 pasitos!!Primer pasito para automatizar Cargos y Descuentos en Ventas:Configure los parámetros para que GBS 2014 pueda liquidar automáticamente sus“Otros Cargos y Descuentos”, en el Menú “Tablas” de Gestión Comercial, opción“Liquidaciones Automáticas”, como se muestra en la imagen siguiente: 53
  54. 54. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!La Primera Tabla se llama “TIPOS de Liquidación”, allí se definen las diferentescategorías: Por ejemplo “RET10 para Retenciones del 10%”. En esta tabla NO sedefinen los porcentajes a aplicar, ni las condiciones, solamente las categorías. En lasiguiente imagen, un ejemplo de “TIPOS de Liquidación” y en el siguiente párrafo,veremos cómo se configuran los porcentajes...Segundo pasito para automatizar Cargos y Descuentos en Ventas:Ahora, sí, en la siguiente tabla llamada “Liquidaciones”, usted configura los cargos ydescuentos.En el caso del Ejemplo que estamos tratando, para el “TIPO de Liquidación” quequeremos parametrizar “RET10 para Retenciones del 10%”, 54
  55. 55. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Podemos determinar qué cuenta se debe afectar, qué porcentaje aplicar, la basemínima sobre la cual se aplica (en caso contrario NO se aplica el descuento), y, engeneral, los parámetros que se muestran a continuación en la imagen:GBS 2014 permite que usted parametrice hasta 3 descuentos o cargos automáticos porcada TIPO de Liquidación, que serán aplicados en el momento de elaborar las facturas.Tercer pasito para automatizar Cargos y Descuentos en Ventas:Una vez parametrizados los “Otros Cargos y Descuentos”, vamos a elaborar una facturay aplicar los parámetros definidos previamente.En la siguiente imagen se muestra una factura por $1 millón de pesos más $160 milpesos de IVA a la que queremos aplicar los cargos y descuentos predefinidos. 55
  56. 56. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable,Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado:¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable!¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso parausuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará! • En la flecha roja número 1 se permite seleccionar un “Tipo de Liquidación”, que para el ejemplo es “RET10 para Retenciones del 10%”. • En la flecha roja número 2 se permite hacer CLIC en el botón “GBS Automático Mis Cargos y Descuentos” 56
  57. 57. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Seguidamente, GBS 2014 toma la base que es $1 millón y aplica los cargos ydescuentos que usted predefinió y muestra la ventana con los Cargos y Descuentosque se muestra en la imagen:Note que el círculo rojo muestra cómo GBS 2014 aplicó a la cuenta “2436.02.02”, elporcentaje “10%”, con valor “100.000”, según los parámetrosNote que es necesario verificar que la caja de chequeo “Incrementar el total…” estéactivada o no, dependiendo de sus necesidades. Si usted chequea positivamente,entonces la factura se incrementará en $100.000 que es la suma total de Otros Cargosy Descuentos, lo cual puede ser necesario en el caso de fletes y seguros por cuenta delcliente, por ejemplo.De esta manera, usted puede asegurarse que las facturas de ventas sean elaboradas ycausadas las correspondientes liquidaciones de retenciones, descuentos, cargosadicionales, lo cual mejora la calidad de la información pues se evitan cálculosmanuales y por otro lado, aumenta la productividad porque el Sistema lo hace porusted. 57
  58. 58. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!GBS 2014 hace la Rendición deCuentas Más Fácil, Más Rápido yajustado a Normatividad de últimahora de la DIAN, SCHIP paraEntidades Públicas o PrivadasRendición de Cuentas Pasito apasito de GBS 2014:En la presente sección, le acompañaremos para que usted pueda preparar y presentar“Mi Primer Informe de Rendición de Cuentas”, por ejemplo, el formato DIAN1001.Antes de comenzar por favor asegúrese de cumplir con estos requisitos: (Solamente siusted es usuario actual del Sistema GBS y desea hacer un ejemplo real. Si estáevaluando el software o aprendiendo por su cuenta, NO necesita cumplir estosrequisitos. Gracias)• Usted tiene instalado el Sistema GBS, módulos de Contabilidad General y Rendición de Cuentas versión 2014. (Necesita Contabilidad General, pues de allí se obtiene la información para reportar el DIAN 1001.)• Usted ha digitado toda la información contable del año a reportar y ha cerrado el año fiscal en el módulos de Contabilidad General.¡Felicitaciones!: Usted ya está listo para ingresar por primera vez al Módulo deRendición de Cuentas de GBS 2014. 58
  59. 59. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Por favor, hágalo usted mismo: Busque el icono del acceso directo yhaga CLIC como en la imagen:¡Bienvenido!: Usted está en la ventana de inicio para usuarios registrados del Módulode Rendición de Cuentas de GBS 2014. 59
  60. 60. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Por favor, hágalo usted mismo: Busque su nombre como usuarioregistrado y haga CLIC como en la imagen:TIP:Si usted NO es usuario registrado, por favor seleccione el usuario “GERENTE” y escribacomo contraseña “GERENTE”. Tanto el nombre como la clave en mayúsculas y sInusar las comillas dobles, solo GERENTE.¡Bienvenido!: Usted está en la ventana de inicio para usuarios registrados del Módulode Rendición de Cuentas de GBS 2014. 60
  61. 61. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Por favor, hágalo usted mismo: Escriba su clave de acceso como en laimagen:TIP: • Si usted NO es usuario registrado, escriba como contraseña “GERENTE”. Tanto en el nombre como la clave en mayúsculas y sIn usar las comillas dobles, solo GERENTE.¡Bienvenido!: Usted está en la ventana de inicio para usuarios registrados del Módulode Rendición de Cuentas de GBS 2014. 61
  62. 62. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Por favor, hágalo usted mismo: Pulse CLIC en el botón “Inicio” de GBScomo se muestra en la imagen:TIPS: • Si usted NO escribe correctamente su nombre y/o clave, GBS le permite intentarlo tres veces antes de impedirle el acceso al Sistema. Por favor asegúrese que escribe correctamente su nombre y contraseña • Si está usando realmente el Sistema GBS, asegúrese de cambiar sus contraseñas para evitar accesos no autorizados al Sistema. Gracias. 62
  63. 63. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!¡Bienvenido!: Usted está en la ventana de selección de empresas del Módulo deRendición de Cuentas de GBS 2014.Por favor, hágalo usted mismo: Pulse CLIC en la caja de chequeo de lapregunta “¿Listo para Comenzar?” de GBS como se muestra en laimagen:TIPS: • Por favor asegúrese de que ningún otro usuario está accediendo al Sistema GBS. • Es altamente recomendable que usted realice una copia de seguridad de sus datos: pero, ¡tranquilo!: ¡El Sistema GBS lo hace por usted! 63
  64. 64. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!¡Bienvenido!: Usted está en la ventana de selección de empresas del Módulo deRendición de Cuentas de GBS 2014.Por favor, hágalo usted mismo:Seleccione la empresa del Sistema en la que desea trabajar como semuestra en la imagen (haga CLIC en los iconos que se muestran frente ala flecha roja > para ir a la siguiente empresa, anterior, primera, última):TIPS: • En la nota roja con el número “1” de la imagen se resalta que GBS muestra el nombre de la empresas disponibles para trabajar • En la nota con el número “2” de la imagen se resalta que GBS muestra el nombre de la carpeta de datos en la que está almacenada la base de datos de las empresas disponibles para trabajar • En esta ventana por favor busque la empresa con la que desea trabajar. Estará listo para hacerlo cuando el nombre de la empresa aparezca escrito en el sitio de la imagen con el texto número “1”. Allí donde dice “Mi Colombia Querida” que es la empresa de Ejemplo de la imagen. • Use los iconos con las flechas para buscar su empresa. 64
  65. 65. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!¡Bienvenido!: Usted está en la ventana de selección de empresas del Módulo deRendición de Cuentas de GBS 2014.Por favor, hágalo usted mismo:Comience a trabajar con su empresa (haga CLIC en el botón con el icono“GBS Inicio” que se muestran abajo de la flecha roja > para ir al siguientepaso):TIPS: • Para salir del Sistema GBS y no preparar sus informes, pulse CLIC en el botón “Terminar” en la parte inferior derecha de la ventana • En todo momento, si usted dispone de Internet, puede pulsar CLIC en el botón “¿Ayuda?” en la parte inferior derecha de la ventana o en el icono de YOUTUBE para ir al Portal de GBS en el que podrá ver videos complementarios de ayuda. 65
  66. 66. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!¡Bienvenido!: Usted está en la ventana de confirmación de inicio exclusivo del Módulode Rendición de Cuentas de GBS 2014.Por favor, hágalo usted mismo: Comience a trabajar con su empresa(haga CLIC en el botón con el icono “Sí”)Por favor, hágalo usted mismo: Permita que GBS realice una Copia deSeguridad Automática – (haga CLIC en el botón con el icono “Sí”)TIPS• tenga en cuenta que hace más de 7 días usted no realiza sus copias - ¡GBS lo hacer por usted! 66
  67. 67. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!¡Bienvenido!: Usted está en la ventana Mis Copias de Seguridad del Módulo deRendición de Cuentas de GBS 2014.Nota importante:Usted está en esta ventana porque GBS 2014 le ayuda a asegurar que usted disponede copias de seguridad “seguras”. Es decir, que usted las realice con frecuencia y lasalmacene en sitios seguros. ¡GBS hace todo esto por usted! ¡Permítale a GBSayudarle a asegurar el principal activo de su empresa, que es su información!Por favor, hágalo usted mismo: Permita que GBS 2014 haga sus copiasde seguridad. Por favor, escriba el nombre de la copia, en donde indica laflecha roja <<… de la imagen: TIPS • Use una palabra, sin espacios, que sea descriptiva y fácil de recordar. Por ejemplo “CopiaDeMiEmpresa-Hoy-Marzo-04-de-213-realizada-por-José”. • GBS le añade la extensión “.ZIP” • Usted no necesita instalar WINZIP ni WINRAR para que GBS haga su copia. 67
  68. 68. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!¡Bienvenido!: Usted está en la ventana Mis Copias de Seguridad del Módulo deRendición de Cuentas de GBS 2014.Por favor, hágalo usted mismo: Permita que GBS 2014 haga sus copiasde seguridad. Por favor, pulse CLIC en el botón “GBS Iniciar Mi Copia deSeguridad” en donde indica la flecha roja >>… de la imagen:TIPS • GBS puede tardar algunos minutos realizando su copia de seguridad. Sea paciente, por favor. GBS necesita en promedio un minuto por cada año de información que almacena en la base de datos. 68
  69. 69. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará! • GBS almacena el archivo con la copia en la misma carpeta en que está instalado el Sistema GBS (normalmente en “ D:Archivos de programaGBSExpress”¡Bienvenido!: Usted está en la ventana Mis Copias de Seguridad del Módulo deRendición de Cuentas de GBS 2014.Por favor, hágalo usted mismo:Permita que GBS 2014 haga sus copias de seguridad. Por favor, leacuidadosamente las recomendaciones que el Sistema GBS le hace por suseguridad y luego, pulse CLIC en el botón “Aceptar” en donde indica laflecha roja… de la imagen:TIPS • GBS trabaja por su seguridad: Usted puede “copiar y pegar” este mensaje del Sistema GBS. Abra un nuevo documento de WORD, luego, ubíquese en la ventana “GBS le recomienda que…” como se muestra en la imagen del Sistema GBS, pulse la tecla “Imprimir Pantalla” o “PrintScreen” de su teclado, luego haga “Control + V” en su WORD y la imagen con el mensaje queda en su 69
  70. 70. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará! documento de WORD, Guarde el documento para que tenga en cuenta las recomendaciones de GBS • Este documento fue realizado usando la técnica de “copiar y pegar” descrita en el TIP anterior.¡Bienvenido!: Usted está en la ventana Mis Copias de Seguridad del Módulo deRendición de Cuentas de GBS 2014.Por favor, hágalo usted mismo:Permita que GBS 2014 haga sus copias de seguridad “más seguras”.Autorice al Sistema GBS para que envíe sus copias de Seguridad a unacuenta de correo electrónico suya, pulse CLIC en el botón “GBS Nube -Enviar Copia al Email…” (Antes, escriba su cuenta de correo, como semuestra en la imagen…)TIPS • GBS puede tardar algunos minutos enviando a su EMAIL, la copia de seguridad. Sea paciente, por favor. GBS necesita en promedio un minuto por cada año de información que almacena en la base de datos. • • 70
  71. 71. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará! • GBS le recomienda que cree una cuenta especia, exclusivamente para sus copia, preferiblemente de GMAIL o HOTMAIL o de su propio DOMINIO.COM solo para enviar sus copias de seguridad periódicamente. • GBS le recomienda que almacene su copia en un CD/DVD/CINTA/BACKUP y la deposite en un lugar seguro, al menos a 10 kilómetros de su oficina. • GBS le recomienda que proteja con clave de seguridad sus copias (ver botón “Proteger con contraseña” en la imagen anterior) para que solo usted las pueda recuperar cuando sea necesario¡Bienvenido!: Usted está en la ventana Mis Copias de Seguridad del Módulo deRendición de Cuentas de GBS 2014.Por favor, hágalo usted mismo:Verifique que GBS 2014 envió a su correo la copia de seguridad. Vaya a sucuenta de correo y compruebe que recibió un mensaje del Remitente “GBSAutomático”, cuenta de correo: automatico@migbs.com. 71
  72. 72. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!TIPSGBS envía un correo con el archivo adjunto que contiene la copia de seguridad.¡Bienvenido!: Usted está en la ventana Mis Copias de Seguridad del Módulo deRendición de Cuentas de GBS 2014.¡Felicitaciones!Usted ya tiene una copia de seguridad actualizada de su base de datos, yala envió a su EMAIL y a su CD/DVD/CINTA, por lo cual, ya estamospreparados para iniciar el proceso de Rendición de Cuentas.Por favor, hágalo usted mismo: CLIC en “Salir del Asistente”TIPS 72
  73. 73. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!• GBS no le exigirá hacer copias de seguridad nuevamente. Le recordará que lo haga cada 7 días, opcionalmente. (¡Recomendado hacerlo al menos cada 7 días, por favor)• GBS expone cómo hacer copias en este documento, para crear la cultura de la seguridad en nuestra Comunidad de Usuarios GBS¡Bienvenido!: Usted está en la ventana Mis Copias de Seguridad del Módulo deRendición de Cuentas de GBS 2014.¡Felicitaciones!Es posible que GBS le solicite abandonar el Módulo y volver a ingresar.Si esto sucede, por favor Aceptar. Gracias.La próxima vez que ingrese, el Sistema GBS irá directamente a realizar los informes derendición de cuentas, porque sus datos ¡están seguros!Por favor, hágalo usted mismo: CLIC en “Aceptar”TIPS • Hasta aquí, usted ya sabe ingresar, validarse como usuario registrado, escoger una empresa, hacer sus copias, enviarlas al EMAIL • • ¡Ya está preparado para permitir a GBS realzar los informes de rendición de cuentas! • En las siguientes páginas, GBS hace la rendición de cuentas por usted. 73
  74. 74. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!¡GBS lo hacer por usted!: Usted está en la ventana DIAN-CGN-CGR-FUT del Módulode Rendición de Cuentas de GBS 2014.¡Felicitaciones!¡Por fin!Si usted llega a esta sección, es porque desea ver cómo el Sistema GBS hace larendición de cuentas, automáticamente, por usted.Una vez ingresa al Sistema GBS (y si ya tiene sus copias de seguridad al día),entonces usted se encuentra con la ventana DIAN-CGN-CGR-FUT del Módulo deRendición de Cuentas de GBS 2014 que luce como se muestra en la imagensiguiente:Por favor, hágalo usted mismo:Para realizar con el formato DIAN 1001, Por favor CLIC en “DIAN” 74
  75. 75. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!¡GBS lo hacer por usted!: Usted está en la ventana DIAN-CGN-CGR-FUT del Módulode Rendición de Cuentas de GBS 2014.¡Todo en uno!Por favor note que esta misma ventana se encuentran los Asistentes para realizar losformatos DIAN, pero también para la Contraloría General de la Nación CGN, ContraloríaGeneral de la República CGR, Formato Único Territorial –FUT-, Sistema SCHIP y todolo necesario para que su empresa privada o entidad del Estado reporten informaciónexógena a las diferentes entidades 75
  76. 76. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!¡GBS lo hacer por usted!: Usted está en la ventana DIAN-CGN-CGR-FUT del Módulode Rendición de Cuentas de GBS 2014.Por favor, hágalo usted mismo:Verifique los parámetros que ya están incluidos en el Sistema GBS parareportar a la DIAN. CLIC en “Parametrizar…” TIPS • “Calcular SALDOS de las cuentas (Débitos – Créditos)”: chequee positivamente para que GBS calcule para cada cuenta contable, el saldo final del balance de comprobación a 31 de diciembre del año a reportar. Si chequea negativamente, se tomarán solo los movimientos de cada cuenta de acuerdo con su naturaleza débito crédito • “Sí EXCLUIR registros borrados”: recomendado 76
  77. 77. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará! • “En el Formato 1001”… Especifique si la columna “S” del reporte tendrá una cuenta débito o crédito, según como esté parametrizada en su contabilidad¡GBS lo hacer por usted!: Usted está en la ventana DIAN-CGN-CGR-FUT del Módulode Rendición de Cuentas de GBS 2014.Verifique los parámetros generales de GBS para la DIAN, que ya estánincluidos en el Sistema GBS para reportar a la DIAN.Por favor, hágalo usted mismo:CLIC en “íconos con las flechas…” para navegar por la lista de parámetros,o si prefiere, puede enviar esta lista a Excel como se muestra en la FlechaRoja Número 2… 77
  78. 78. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!¡GBS lo hacer por usted!: Usted está en la ventana DIAN-CGN-CGR-FUT del Módulode Rendición de Cuentas de GBS 2014.¡Más Fácil!Si decidió “Exportar a Hoja de Excel”, entonces podrá revisar los parámetros DIAN ensu hoja electrónica favorita: 78
  79. 79. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!¡GBS lo hacer por usted!: Usted está en la ventana DIAN-CGN-CGR-FUT del Módulode Rendición de Cuentas de GBS 2014.Por favor, verifique los parámetros específicos de GBS para la DIAN formato 1001, queya están incluídos en el Sistema GBS para reportar a la DIAN.Usted dispone de un Asistente como se muestra en la imagen: 79
  80. 80. GBS 2014: Una Metodología Innovadora para la Gestión Contable, Comercial y Gerencial en Empresas Privadas y Entidades del Estado: ¡Más Fácil! ¡Más Integrado! ¡Más Adaptable! ¡Más Rápido!, ¡Más Seguro!, ¡Con todo el potencial de Internet!: Paso a paso para usuarios nuevos y para los experimentados… sea o no usuario de GBS ¡Le ayudará!Note que en la ventana “DIAN”, en la pestaña “10-01”…Usted dispone de dos asistentes o botones que son “Parametrizar DIAN 1001” y“Generar Archivo en Excel” 80

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