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Metodología AGC Office365 - MICProductivity

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Resumen principales fases y actividades metodología de Adopción y Gestión del Cambio del MICProductivity para proyectos de Office365

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Metodología AGC Office365 - MICProductivity

  1. 1. Programa de AGC1 para Microsoft Office 365 Presentación metodología de trabajo Transformando la manera de trabajar 1Adopción y Gestión del Cambio
  2. 2. Ser un Partner de Referencia en la Transformación de la Manera de Trabajar de las Organizaciones y sus Profesionales con el objetivo de mejorar su eficiencia y productividad a través de la Adopción, Gestión del Cambio y Explotación de las Tecnologías de la iProductividad en los Procesos de Evolución Organizacional (incorporando nuevas herramientas y sacando el máximo provecho de las ya existentes)
  3. 3. Servicios del MICProductivity Acompañamiento en Adopción y Gestión del Cambio en la Incorporación de Nuevas Herramientas Digitales en las Organizaciones Formación y Transferencia de Buenas Prácticas en el Uso y Aplicación de Herramientas Digitales para los Trab. de la Información #InformationWorker #iProductivity #CloudComputing #FlexWork #FlexiblesOffices #Project Management #SocialEnterprise Asesoramiento Transferencia
  4. 4. Microsoft Madrid: Remodelación nuevas oficinas Madrid (Gestión del Cambio Tecnológico – Workplace Advantage) ESADE: Materiales de formación y comunicación para los usuarios en la puesta en marcha nueva intranet (MyESADE) Quadpack: Estudio y pre-proyecto mejora de la iProductividad Vodafone: Plataformas de demostración del entorno Microsoft Office365 para PYMES Ajt. Barcelona: Perfilado usuarios para la nueva plataforma de comunicación y colaboración Telefónica: Plan de apoyo a la fuerza comercial para la comercialización de Microsoft Office 365 AEDAF: Acompañamiento en la puesta en marcha del entorno online (cloud) para los asociados MANGO: Apoyo en la puesta en marcha de Office 365 con formación y materiales (videos, guías…) ENAGAS: Gestión del cambio asociado al nuevo entorno Microsoft Lync (formación y materiales) SABA: Formación de mejora continua con Microsoft Office Ajt. Barcelona: Formación asociada a la nueva plataforma NEMIC EROSKI: Formación sobra la nueva plataforma de trabajo con Microsoft CAIXABANK: Elaboración de materiales para la gestión del cambio a Microsoft Windows 8 SANTILLANA: Acompañamiento y plan de comunicación en el despliegue de Office 365 Bodegas Torres: Programa de Mejora de la Productividad (PMP) con Microsoft Office REPSOL Petrofino, ISS, MELIA, SABA, SOFTONIC, PETRONOR, SIMON, PROYCONSA, LIDL… Más de 150 clientes en 8 años de actividad Referencias
  5. 5. Adopción Tecnológica, Gestión del Cambio y Transformación La puesta en marcha del nuevo SI conllevará la adopción de unas nuevas maneras de trabajar por los usuarios del mismo, cambios en los procesos organizativos y/o hábitos de conducta y el uso de estas nuevas tecnologías de apoyo. Será necesario, pues, conseguir la correcta adopción, por parte de los usuarios, del nuevo entorno y de todos los cambios asociados (manera de trabajar, comunicar y colaborar…), para poder asegurar los objetivos de negocio perseguidos por el proyecto y dicha transformación.
  6. 6. Impacto organizativo Incorporar el entorno de colaboración de Office365 (OneDrive para la Empresa, Office Online, Office Pro Plus,…) en la compañía implica la puesta en marcha de un proceso de transformación en la manera de trabajar de sus profesionales: • Cómo organizar, almacenar y compartir los documentos y carpetas • Cómo usar directorios online y espacios de trabajo de apoyo a proyectos, iniciativas,… • Cómo editar y elaborar documentos de manera colaborativa y en coautoría • Cómo trabajar en movilidad, multidispositivo y multiplataforma… • Cómo usar las nuevas versiones de las aplicaciones Word, Excel, PowerPoint y Outlook Es por eso que es clave garantizar la adopción del entorno y la gestión del cambio asociado para aprovechar todo el potencial de las nuevas herramientas y aumentar la productividad de los profesionales.
  7. 7. Fundamentos Adopción y Gestión del Cambio (AGC) Concienciación Deseo Conocimiento Habilidad Refuerzo Fases AGC1 1ADKAR (Prosci) Comunicación Transferencia de Conocimiento Acompañamiento Las actividades enmarcadas en un proceso de apoyo a la adopción y gestión del cambio (AGC) propuestas por el MICProductivity tienen su fundamento en la aproximación de la metodología ADKAR de la empresa Prosci y se fundamentan en 5 pilares: • Comunicación • Participación • Formación • Soporte • Evaluación El objetivo principal de un plan de AGC se centra tanto en los aspectos de aptitud (Conocimiento y Habilidad) como de actitud (Concienciación y Deseo) generando la inquietud e impliación y gestionando las expectativas de los destinatarios y evitando su posterior frustración (Refuerzo)
  8. 8. Programa de Trabajo | Adopción y Gestión del Cambio Los proyectos de “adopción y gestión del cambio” en la puesta en marcha de la plataforma Microsoft Office 365 contemplan un conjunto de actividades y tareas enmarcadas desde las fases de definición y planificación hasta la ejecución y evaluación posterior del despliegue para asegurar la correcta y más rápida adopción de la tecnología y los cambios asociados por parte de los usuarios
  9. 9. Guía de Adopción Plan de Adopción Piloto Plan de Adopción General Elaboración de materiales Comunicación Piloto 1 Mailing / Snapcomms Despliegue piloto 1 Despliegue general Dinamización grupo Yammer Publicación materiales en el entorno colaborativo Comunicación Despliegue Mailing / Snapcomms / Breves intranet Evaluación Formación Talleres participación Soporte Office Ejemplo Propuesta calendario de Trabajo Taller de descubrimiento
  10. 10. Taller de descubrimiento La plataforma de comunicación y colaboración de Office 365 incluye diferentes servicios (Exchange online, Skype empresarial, Onedrive empresarial, …), algunos de los cuales bastante desconocidos por las organizaciones, como por ejemplo OneNote y Yammer. El taller de descubrimiento pretende dar una visión completa de todas estas aplicaciones para poder identificar, por parte de la organización su potencial y posible aplicación en sus procesos. La sesión se lleva a cabo sobre un entorno de demostración de Microsoft CIE. Objetivo: Revisar las funcionalidades, prestaciones y servicios incluidos en la plataforma Office 365
  11. 11. Fase 0. Definir el Cambio Alcance del Servicio, Tiempo y Resultados Actividades 0.0. Elaborar la “Guía de Adopción” 0.1. Establecer la visión y alcance del cambio 0.2. Determinar el impacto en la organización 0.3. Identificar los Stakeholders clave y segmentarlos 0.4. Identificar y evaluar los escenarios de negocio 0.5. Estudiar el perfil y necesidades de los destinatarios 0.6. Identificar las plataformas, dispositivos y herramientas a incorporar 0.7. Priorizar soluciones a desplegar 0.8. Identificar y definir métricas e indicadores (directos e indirectos) 0.9. Definir los objetivos de éxito 0.10. Evaluar los principales riesgos ante la adopción 0.11. Elaborar borrador de “Plan de Adopción” Entregables E0.1. Guía de Adopción (visión, alcance, impacto, stakeholders, escenarios, plataformas, soluciones, métricas, riesgos…) E0.2. Plan de Adopción (Borrador) (principales mensajes, actividades de adopción, estructura plan formación- comunicación-participación, centro de aprendizaje…) E0.3. Cuestionario de perfilado de usuarios + Análisis
  12. 12. Fase 1. Preparar el Cambio Actividades 1.0. Actualizar y definir el “Plan de Adopción” (piloto y despliegue) 1.1. Elaborar el programa de comunicación 1.2. Elaborar el programa de participación 1.3. Elaborar el programa de formación 1.4. Elaborar el programa de soporte 1.5. Elaborar el modelo de Sponsorship / Champions 1.6. Preparar el centro de aprendizaje 1.7. Elaborar el programa de evaluación 1.8. Medir las métricas e indicadores pre-despliegue (a) 1.9. Calendarizar las acciones de acompañamiento del plan 1.10. Elaborar materiales de apoyo Entregables E2. Plan de Adopción (principales mensajes, actividades de adopción, estructura plan formación- comunicación-participación, centro de aprendizaje…) E3. Calendario de Adopción (actividades, responsables y temporalización) Materiales varios (Buzoneo, posters-panfletos, ‘tips & tricks’, videos, guías rápidas de inicio, definición talleres, soporte presentaciones, centro de aprendizaje, cuestionarios…)
  13. 13. Fase 2. Ejecutar y Seguir el Cambio Actividades 2.1. Evaluar situación de partida (pre-despliegue / pre-piloto) 2.2. Ejecutar las actividades de los programas de comunicación, participación, formación (uso, aplicación y buenas prácticas) y acompañamiento 2.3. Distribuir materiales, guías, tutoriales, documentos, videos,… 2.4. Preparar y poner en marcha el programa de soporte (todas las actividades se llevan a cabo acorde a la segmentación de los usuarios destinatarios del cambio) Entregables Seminarios de Formación Resultado análisis cuestionarios pre-despliegue (piloto y general) Resultado análisis cuestionarios post-despliegue (piloto)
  14. 14. Fase 3. Evaluar y Reforzar el Cambio Actividades 3.1. Capturar testimoniales e historias de aplicación 3.2. Compartir los casos de éxito 3.3. Medir y evaluar las métricas, indicadores y objetivos 3.4. Medir la satisfacción de los usuarios y evaluar cambios 3.5. Evaluar y preparar acciones de refuerzo Entregables Resultados análisis cuestionarios post-despliegue (AGC y Cambio)
  15. 15. Xavier Hernanz xavierh@micproductivity.com 629 608 472 javier.hernanz1 www.linkedin.com/in/xavierhernanz Ramon Costa ramonc@micproductivity.com 637 79 40 72 ramon.costa www.linkedin.com/in/ramoncosta www.iproductividad.com @MICProductivity info@micproductivity.com

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