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Lleida imi-caso estudio-implantacionsharepoint2010

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Caso de estudio de la implantación de Microsoft SharePoint 2010 para el Ayuntamiento de Lleida, a través del Instituto Municipal de Informatica.

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Lleida imi-caso estudio-implantacionsharepoint2010

  1. 1. Caso de Estudio SharePoint, base para la gestión de la información del ayuntamiento y su relación con los ciudadanos "La ciudad inteligente, la ciudad 2.0, se debe basar en la innovaciónResumen y en el conocimiento, esto implica nuevas maneras de trabajar, de colaborar, de participar. Es necesario que la información circule, seCiudad: Lleida – Catalunya - España mueva y se comparta.Industria: Administración local Una gestión del conocimiento inteligente permite aumentar laPerfil eficiencia y la capacidad de crear valor añadido, crea ventajaEl Ayuntamiento de Lleida da servicio a competitiva y es el camino tanto para la modernización de lasun total aproximado de 140.000 ciudades y sus entornos como de la administración pública.ciudadanos, con un equipo profesional Angel Rosde más 1.300 empleados. Alcalde de LleidaSituación El ayuntamiento de Lleida, a través de su Instituto Municipal deNecesidad de mejorar la agilidad y Informática (IMI), apostó por Microsoft como su socio estratégico eneficiencia de los procesos internos y la gestión de todos los datos y procesos de trabajo en sus entornosexternos de gestión de información yla relación con los ciudadanos colaborativos departamentales.Solución presentadaEl documento presenta la aplicación La plataforma colaborativa de SharePoint es la base de los diferentespráctica de la plataforma de espacios de trabajo intra e interdepartamentales que el IMI puso encolaboración para la gestión en áreasde Urbanismo y Medio Ambiente: marcha para facilitar la gestión, intercambio, trabajo y acceso a todos Cita previa profesional los datos que gestionan las áreas y departamentos municipales, así Cuadros eléctricos de la ciudad Inventario/incidencias contenedores como para compartir información con los ciudadanos y empresas de servicios externas, agilizando los flujos de información y la mejora deBeneficios conseguidos Eficiencia y agilidad en la gestión de los servicios prestados. información interna y externa Flujos eficientes con los ciudadanos y de colaboración con las empresas de servicio externas
  2. 2. Situación conjunto de entornos de trabajo intra e interdepartamentales para facilitar la Las administraciones públicas afrontan, gestión, intercambio, trabajo y acceso a desde hace tiempo, el reto de mejorar la todos los datos que gestionan las áreas y eficiencia de los servicios prestados a los departamentos municipales. ciudadanos y empresas, a la vez que han de poner en marcha importantes La necesidad de gestionar e integrar procesos de mejora de su eficiencia tanto flujos externos como internos y de interna. integrar diferentes soluciones de gestión, como por ejemplo los sistemas de Los ayuntamientos, como administración información geográfica, requieren de una local y más cercana a los ciudadanos, son plataforma ágil y abierta para poder el contacto directo y más próximo de la implementar, de manera rápida, todos ciudadanía, por lo que deben ofrecer el estos procesos. máximo de estos servicios de la manera más sencilla, intuitiva, fácil y ágil, Los continuos cambios en los procesos,“El principal activo de una ciudad es el apoyándose, en buena medida en las tipo de información y agentesconocimiento y la capacidad innovadora tecnologías de la información y la involucrados, requieren, también, dede sus ciudadanos y empresas. Para un comunicación (TIC). trabajar con herramientas que aportenAyuntamiento , su principal activotambién es el conocimiento y la esta flexibilidad y minimicen el cambiocapacidad innovadora y de servicio de los Y a la vez, tienen el reto de conseguir organizativo de los trabajadores quetrabajadores públicos. Son necesarias mejorar la eficiencia de todos sus usan estas herramientas.herramientas que permitan recoger este procesos de trabajo (correspondientes aconocimiento, documentarlo, más de 1.500 diferentes actividades), En palabras del Gerente del Instituto deestructurarlo y, finalmente, compartirlo" asociados todos ellos con la gestión de Informática, Antoni Saldaña, se requiere información y conocimiento. disponer de una herramienta „sostenible‟ Montse Mínguez García para su mantenimiento y evolución que 3ª Teniente de Alcalde y Concejal de Buena parte de estos procesos permita la gestión de toda la información Nuevas Tecnologías y Parque Tecnológico corresponden a tareas „no estructuradas‟ no estructurada del ayuntamiento, fácil por lo que su gestión va más allá de los de integrar con otras aplicaciones y de tradicionales ERPs (o sistemas de gestión uso intuitivo para los usuarios. integrales) requiriendo de herramientas de colaboración, comunicación y trabajo“Microsoft SharePoint tiene la virtud de en equipo que faciliten dicha gestión, de Soluciónser una herramienta sostenible, su una manera rápida y flexible y, a la vez,implantación no es traumática y es vista intuitiva para todos los profesionales de El portal del empleado y la intranetpor los usuarios como una evolución de la organización. colaborativa del ayuntamiento se hansu ofimática habitual, impacta convertido en el punto de acceso a todamínimamente en los costes operacionales El ayuntamiento de Lleida apostó, ya la información de los empleados de lay de implantación, no requiere dedicarle hace varios años, por las tecnologías de administración, disponiendo de entornosexcesivos recursos humanos y cumple Microsoft como colaborador estratégico de trabajo personalizados para cada áreaaquello de que „llega hasta donde tú en esta área. y departamento, junto con el acceso aquieres llegar‟" sus soluciones de gestión administrativa. A través de las soluciones de Antoni Saldaña Lapeña colaboración de Microsoft, desde el En dicho portal, los profesionales del Gerente del Instituto Municipal Instituto Municipal de Informática (IMI) ayuntamiento tienen a su disposición de Informática se ha puesto en marcha todo un diferentes entornos colaborativos
  3. 3. „generales‟ como por ejemplo „prensa‟, necesaria para la reunión. Este proceso „gestión de imágenes‟ o „gestión laboral‟, culmina, de manera automática, con el junto con espacios de trabajo envío de un correo electrónico al personalizados para las actividades y solicitante junto con todos estos datos procesos de cada departamento. indicados. En algunos casos, incluso, la consulta se Tres ejemplos de estos entornos puede resolver por teléfono o por correo colaborativos son la “Gestión de citas electrónico, evitando el desplazamiento previas profesionales” y la “Gestión de del ciudadano a las dependencias los cuadros eléctricos de Lleida” y la municipales. “Gestión de los contenedores de la ciudad”, correspondientes a los Todo este proceso es trazable, departamentos de Urbanismo y Medio almacenándose la correspondiente Ambiente. información y el histórico de la atención prestada, junto con todos los datos Gestión previa de citas profesionales asociados, en la ficha de la cita. A partir de una entorno web, a En los primeros siete meses de disposición tanto de los ciudadanos funcionamiento de esta solución se han como de los propios administrativos del atendido ya más de 450 solicitudes. ayuntamiento, se registran, de manera electrónica, las solicitudes de citas de Gestión de los cuadros eléctricos de la trabajo con los técnicos o gestores de las ciudad áreas de actividades, obras, disciplina urbanística y disciplina de actividades del La solución desarrollada, también para el departamento de urbanismo, para la departamento de Urbanismo, registra, de resolución de dudas y la tramitación de manera automática en la plataforma del procesos asociados, ya sean técnicos o ayuntamiento, todas las incidencias de gestión. ocurridas, en tiempo real, en los más de 300 cuadros eléctricos de la ciudad, a Todas estas peticiones de cita previa se nivel de alumbrado público. almacenan, de manera automática, en el entorno de colaboración de la Oficina Esta información detectada a través de Municipal de Atención Ciudadana diferentes sensores del equipo (cuadro (OMAC), quienes, en función del ámbito eléctrico) se trasmite a la aplicación de de la consulta, redirigen, de manera gestión de la administración para que electrónica, la solicitud a los sea accesible y gestionable por los“SharePoint nos ha supuesto una nueva responsables de cada departamento o técnicos de mantenimiento.manera de hacer las cosas, ya que área y éstos a su vez, los asignan a lospermite, de forma sencilla, estructurar el técnicos y profesionales Todos los datos (técnicos, descriptivos yconocimiento y compartirlo para ganar correspondientes. de posicionamiento geográfico) de losen seguridad, eficiencia y optimización cuadros eléctricos se almacena en unasde recursos” Una vez el técnico recibe dicha solicitud, fichas en un entorno colaborativo de la a partir de un flujo de trabajo intranet, a partir de la cual se pueden Joan Blanch i Ripoll automatizado en el portal, éste fija la visualizar en la web pública del Coordinador de Planificación fecha de atención al ciudadano e indica ayuntamiento. Urbanística y Vivienda toda la documentación e información
  4. 4. Gestión del inventario e incidencias de Beneficios los contenedores municipales La puesta en marcha de los diferentes A través del portal basado en Microsoft entornos colaborativos en los SharePoint, el Instituto Municipal de departamentos, tanto para los generales Informática diseño e implementó, para el como para los específicos a cada área, ha departamento de Medio Ambiente, un supuesto una mejora en el entorno de colaboración para la gestión almacenamiento, gestión, consulta y de toda la información relacionada con procesamiento de la información. los contenedores de la ciudad. La sustitución, en su momento, de los A través de este espacio, el ayuntamiento servidores de ficheros, carpetas de dispone de toda la información asociada documentos y correos electrónicos, por a un contenedor, tanto a nivel técnico y las prestaciones de una intranet y sus con los detalles de los mismos funcionalidades de gestión y búsqueda (capacidad, tipología,…) como de su de documentos e información, ha posición geográfica en el municipio. aportado un importante incremento de la agilidad en los procesos internos de la Toda esta información técnica y administración y también en la relación geográfica es manejada directamente por los con los ciudadanos y los proveedores de técnicos administrativos del servicio asociados. departamento, en el espacio de trabajo, sin necesidad de conocimientos de uso La gestión centralizada, por ejemplo, de de herramientas de geoposicionamiento calendarios departamentales, ni gestión de información geográfica. profesionales, de actividades o de equipamientos municipales, ha Toda esta información está integrada contribuido a una mayor transparencia e con el Sistema de Información información de las disponibilidades, Geográfica (GIS) del ayuntamiento y se posibles conflictos de agendas y la visualiza, directamente, en el plano de la visibilidad, en tiempo real y compartido, ciudad, con la posibilidad de superponer de esta información. diferentes mapas y tener, de esta manera, diferente información Gestión previa de citas profesionales superpuesta, para cada punto de interés. La solución implementada por el equipo Todos los datos relacionados con los técnico del Instituto Municipal de contenedores se gestionan con la opción Informática del ayuntamiento para la de mantenimiento de versiones, por lo gestión de las citas profesionales aporta que se dispone de un histórico para cada claros beneficios para los ciudadanos elemento. pero también para los profesionales de la administración. La información está disponible tanto para el personal del ayuntamiento como Por una parte, se agiliza y simplifica laDiferentes imágenes de la solución de gestión del inventario e incidencias de los contenedores de los profesionales de la empresa interacción entre ambos, reduciendo el subcontratista del servicio de gestión y número de desplazamientos del mantenimiento de los contenedores ciudadano al ayuntamiento. municipales.
  5. 5. La OMAC redirige la petición al geográfica, de manera visual, facilita el departamento o área correspondiente mantenimiento y actualización de las facilitándole al ciudadano dicho acceso y fichas sin requerir ningún conocimiento evitando que este tenga que conocer la de gestión geográfica, lo que agiliza organización interna de la administración dicho proceso. pública para acceder a los profesionales que deban atender su consulta, lo que Por otra parte, el tener esta información repercute en un mejor servicio y atención centralizada y actualizada, en tiempo al solicitante. real, permite , también, la creación de cuadros de mando para el seguimiento y El proceso automatizado del flujo de la toma de decisiones al respecto. información y acceso y gestión de todos los datos reduce el tiempo necesario Gestión del inventario e incidencias de para su consulta y gestión los contenedores municipales La trazabilidad del sistema permite, Al igual que en el caso de la gestión de además, tener un histórico de todas las los cuadros eléctricos, la gestión de consultas y peticiones, por tipología, y de todas las fichas de los más de 2.956 todo el proceso asociado (tiempo de contenedores de la ciudad desde el respuesta,…). entorno de colaboración, con su Esta información facilita la construcción, información técnica junto con el por una parte, de cuadros de mando de posicionamiento geográfico de los gestión y análisis de todos estos datos y, mismos, facilita y agiliza la consulta y por otra, refuerza los mecanismos de mantenimiento de todos estos datos. gestión del conocimiento dentro de cada área y departamento y también entre Poder introducir para cada contenedor la ellos. información geográfica (geoposicionamiento), o la dirección Las funcionalidades de búsqueda y postal, simplemente, también permite consulta de la solución permiten la evitar errores de direcciones erróneas y localización y consulta, de manera ágil y la actualización de esa información de flexible de todas las citas y peticiones una manera visual (drag and drop). atendidas o en proceso de atención.Diferentes imágenes de la solución de gestión de los Disponer de esta información de manera cuadros eléctricos Y la funcionalidad de gestión de centralizada en el ayuntamiento y a la versiones de la información facilita el vez accesible por la empresa externa conocer para cada cita, el histórico de concesionaria permite a la cambios que se han producido, administración local tener un control información que, anteriormente, no sobre estos datos que, anteriormente, quedaba centralizada. quedaban en manos de la empresa contratista. Gestión de los cuadros eléctricos de la ciudad El sistema de control de versiones de la información ofrece las funcionalidades Aplicación de Gestión de Cita Previa La gestión de todos los datos técnicos y de trazabilidad de todos los cambios que descriptivos de cada cuadro (311 en toda se produzcan en las fichas y datos de las la ciudad) junto con la información mismas.
  6. 6. Para más infomación Microsoft SharePoint Server 2010Para obtener más información acerca Microsoft SharePoint Server 2010 lade los productos de Microsoft y sus plataforma de colaboración de negocio yservicios, pueden contactar con las proceso para la Empresa e Internet.subsidiarias locales de Microsoft, cuyainformación está disponible en Para más información sobre Microsoftwww.microsoft.com SharePoint Server 2010, pueden visitar la página:Pueden obtener más información www.microsoft.com/sharepointtambién en las webs www.microsoft.esy www.microsoft.catPara disponer de más informaciónacerca del Ayuntamiento de Lleida ydel Instituto Municipal de Informáticapueden contactar a través del teléfono973 700 417 o visitar la webwww.paeria.es Software utilizado ® ®  Microsoft Windows  Microsoft Office 2010  Microsoft Windows Server TM − Windows Server 2008 R2 − Exchange Server TM − Office SharePoint Portal Server Standard Edition − SQL Server 2008 .Documento publicadoel 01/04/2011

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