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Gestión del correo electrónico con outlook 2010

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Gestión del correo electrónico con outlook 2010

  1. 1. Gestión del correo electrónico (y del tiempo) Josep Vilalta Business Productivity Advisor josepv@micproductivity.com Parc Tecnològic del Vallés 10 de Juny del 2011 Miembro de:
  2. 2. El Perfil del Trabajador de laInformación (iWorker) # Correos Electrónicos Diarios: • Menos de 50? • Entre 50 y 100? • Entre 100 y 150? • Más de 150?
  3. 3. El Perfil del Trabajador de laInformación (iWorker) Tiempo incurrido en «procesar» los correos electrónicos
  4. 4. El Perfil del Trabajador de laInformación (iWorker)¿Son importantes todos los correos electrónicos?
  5. 5. El Perfil del Trabajador de laInformación (iWorker) Viajes y desplazamientos. ¿Dónde está mi correo?
  6. 6. El Perfil del Trabajador de laInformación (iWorker)Reuniones ineficientes: Preparación, convocatoria, ejecución, tareas, documentación, seguimiento…
  7. 7. El Perfil del Trabajador de laInformación (iWorker)99,6%
  8. 8. El Perfil del Trabajador de laInformación (iWorker)80%
  9. 9. Más datos:Estresados por el mail• 33% de los trabajadoresestresados por la cantidad decorreo electrónico recibido• 28% cree que el volumende correo electrónico esfuente de presión• Solamente el 38% semanifestó despreocupado (1) (1) Estudio universidades escocesas de Glasgow y Paisley
  10. 10. Más datos:Dependientes del mail• Un 50% de los empleadoslo revisa una vez cada hora• Otro 35% cada cuarto dehora• Algunos trabajadoresentre 40 – 60 veces cadahora (1)□ 4 de cada diez empleados consultan el correo electrónico corporativo durante sus vacaciones (2) (1) Estudio universidades escocesas de Glasgow y Paisley (2) Estudio Visto Corporation
  11. 11. Mal uso del correo electrónico• 70% de los trabajadoresutiliza mal el correoelectrónico• Pérdida de tiempo en todoslos trabajadores• 4.000 Millones de dólaresanuales
  12. 12. ¿Productividad?
  13. 13. ¿La herramienta me hace más productivo? 100% Funcionalidades de la herramienta Potencial de uso (en mi compañía, departamento…) - Cultura corporativa - Hábitos personales - Aprendizaje previo 50% - Usos específicos - Perfil de usuario - Formación -… Uso real 0%
  14. 14. ¡Pongámoslo en práctica!
  15. 15. Barra de Tareas Pendientes Barra Tareas Pendientes:-Calendario que marca en negrita los días con citas -Próximas citas en el calendario -Tareas y mensajes marcados como tareas
  16. 16. Marcar los e-mails como tareas Haciendo clic sobre la „bandera‟ de un mensaje lo convierte en tarea y se muestra en la Barra de Tareas Pendientes.Opciones de Fecha deVencimiento realizando cliccon el botón derecho
  17. 17. Generar una cita a partir de un correo Arrastrando el correo hacia el calendario de la «Barra de Tareas Pendientes» se generará una cita para ese día con el texto del correo electrónico. Si se arrastra con el botón derecho aparecerán opciones para generar la cita.
  18. 18. Generar tarea a partirde correo electrónico Arrastrando el correo hacia la cinta de Tareas se generará una nueva tarea con el texto del correo electrónico. Si se arrastra con el botón derecho aparecerán opciones para generar la tarea.
  19. 19. Barra de tareas en el calendario Permite visualizar las tareas con su fecha de finalización en los días de las semana.
  20. 20. Reservar espacio en el calendario para la realización de una tarea Arrastrando desde la lista de tareas hacia el calendario se genera una cita en el calendario con la misma información que tenía la tarea.
  21. 21. Mostrar dos husos horarios en el calendarioClic con el botón derecho sobrela zona horaria del calendario.
  22. 22. Asistente de planificación de reuniones Visualización de las mejores horas para mantener una cita con todos los asistentes.
  23. 23. Enviar calendario como correo electrónico En la vista de Calendario se selecciona «Calendario de correo electrónico» Se indica el nivel deseado de información a enviar. Se genera automáticamente un correo electrónico formateado con la información seleccionada.
  24. 24. Crear reglas a partirde correos electrónicos Clic con el botón derecho en el correo electrónico a partir del cual queremos generar la regla para mover correos de la misma fuente a una carpeta.
  25. 25. Mostrar los correos de una persona con un color diferente al resto Se selecciona el correo de la persona a partir de la cual se desean ver sus correos de un color determinado y en la pestaña «Vista» selecciona «Ver configuración» Crea un nuevo formato condicional y escoge el formato en «Fuente» Escoge las condiciones que debe cumplir paraSelecciona la opción que los correos de esta«Formato condicional» persona aparezcan de otro color
  26. 26. Búsqueda Escribe las palabras que desees buscarSe remarcan los resultadosen todos los elementos delcorreo No olvides que dispones de una pestaña contextual para continuar refinando los resultados de la búsqueda
  27. 27. Búsqueda avanzada Dispones de los criterios de refiltrado más habituales en la pestaña contextual «Herramientas de búsqueda» … o bien de una «Búsqueda avanzada» si las condiciones de la búsqueda son más complejas
  28. 28. Utiliza las carpetas favoritas Puedes arrastrar las carpetas que de correo que desees al área de «Favoritos», para así tener a mano las carpetas de correo que más utilices.
  29. 29. Carpetas de búsqueda Las carpetas de búsqueda permiten tener previamente los filtros que más utilices. Haciendo „clic‟ con el botón derecho sobre «Carpetas de Búsqueda» se abre el asistente.Aunque ya existen filtros preestablecidospodrás especificar los criterios y las fuentesde correo electrónico a mostrar en la“Carpeta de Búsqueda”
  30. 30. Asistente «Fuera de la oficina»El acceso al asistente(en Outlook 2010) seencuentra en lapestaña «Archivo»(„backstage‟). Puedes indicar el intervalo de fechas entre las que se enviará el mensaje de fuera de la oficina. Tienes la posibilidad de enviar mensajes diferentes a personas de dentro y fuera de tu organización y dar formato al mensaje.
  31. 31. Buenas Prácticas
  32. 32. Buenas prácticas El correo electrónico es un canal de comunicación muy potente… ¡pero no es el único!Utiliza diferentes canales de comunicación dependiendo del mensaje que quieras comunicar: mensajería instantánea, correo electrónico, llamada de teléfono, conferencia de audio, videoconferencia, reuniones presenciales, reuniones virtuales…
  33. 33. Buenas prácticas• Empieza a leer los correos desde los más nuevos a los más antiguos De esta forma habrá correos / conversaciones que no tendrás que leer de nuevo al estar enlazados O bien, prueba la nueva «Vista por conversación» (Outlook 2010)
  34. 34. Buenas prácticasUsa colores para marcar: los colores (usados con criterio)te ayudarán a mejorar la capacidad de tu memoria(hasta un 78%, según Stabilo – www.stabilo.es y www.flipaencolores.es )
  35. 35. Buenas prácticasSi puedes procesar una acción en menos de 2 minutos hazlo. Si no, priorízalo. Regla de los minutos. David Allen, Getting Things Done
  36. 36. Buenas prácticas4 D’s • Bórralo • Hazlo (2 min) • Delégalo • PlanifícaloDavid Allen, Getting Things Done
  37. 37. Buenas prácticas(6MB x 7 = 42MB (+ 6MB en mis Elementos Enviados) ¿Necesitan estar en copia todos estos contactos? Ellos también gestionan muchos correos.
  38. 38. Buenas prácticasEl correo electrónico no es un sistema de archivo ni un gestor documental.Extrae los documentos anexos en cuanto puedas y organízalos en un lugar adecuado (y seguro): disco duro, unidad de red, repositorio corporativo, document sets, gestor documental, intranet…
  39. 39. Buenas prácticas El “Para:” es lo último que hay que escribir El título es muy importante, ayudará a la persona que lo recibe a saber el tema del mensaje yIntenta dar información «extra» podrá priorizarlo.de la acción que debe realizar el (*) EOMcontacto que reciba el correoelectrónico:- FYI / PTI- URGENT- READ ONLY / SÓLO LEER- AR
  40. 40. Buenas prácticas No utilices emoticonosen tus mensajes corporativos.
  41. 41. Buenas prácticas Pregunta antes de enviar un archivo adjunto pesado
  42. 42. Buenas prácticasRevisa el correo electrónico antes de enviarlo
  43. 43. Buenas prácticas Sé breve en tus correos electrónicos: ten en cuenta que el destinatario no podrá dedicar mucho tiempo a leerlo.
  44. 44. Buenas prácticas No utilices acrónimos si no estás seguro de que todos los destinatarios son capaces de entenderlos.
  45. 45. Buenas prácticas
  46. 46. Buenas prácticasNo olvides poner un texto „fuera de la oficina‟
  47. 47. Buenas prácticasDeja que el gestor de correo te ayude a organizar
  48. 48. Buenas prácticasNo olvides el teléfono
  49. 49. Buenas prácticasNo escribas nada que no dirías cara a cara
  50. 50. Buenas prácticasRelee lo que… …has escrito
  51. 51. Hechos• Reducción de un 32% del tiempo en el correoelectrónico• Reducción de un 33% buscando información• Reducción del número de interrupciones dehasta un 61%
  52. 52. ¡GRACIAS! Josep Vilalta josepv@micproductivity.comMIC Productivity - Centre d’Innovació en Productivitat, Fundació Privada. 2010Avda. Bases de Manresa, 1 – 08242 ManresaTel: 93 877 21 00 | www.micproductivity.com | info@centreproductivitat.catBlog: www.iproductividad.com | http://www.twitter.com/MICProductivity2.0: www.slideshare.net/group/MICProductivity | http://www.youtube.com/MICProductivityAviso Legal: Esta obra está sujeta a una licencia Reconocimiento – NoComercial -CompartirIgual (by-nc-sa) de Creative Commons:No se permite un uso comercial de la obra original ni de las posibles obras derivadas cuyadistribución tiene que hacerse con una licencia igual a la que regula la obra original.La licencia se puede consultar en www.creativecommons.org/licensesMiembro de:

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