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Gestión de documentos online con OneDrive (MICProductivity)

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Guía rápida del MICProductivity sobre el uso y aplicación de Microsoft OneDrive para el almacenamiento, edición online, compartición y gestión de los documentos y archivos de trabajo personal/profesional en las organizaciones

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Gestión de documentos online con OneDrive (MICProductivity)

  1. 1. Almacenamiento y colaboración con OneDrive Empresarial Guía de consulta rápida Transformando la manera de trabajar Guía Rápida de Consulta Almacenamiento y Colaboración con OneDrive Empresarial
  2. 2. Almacenamiento y colaboración con OneDrive Empresarial Guía de consulta rápida Página 1 Página 2 Trabajo eficiente con documentos en OneDrive Empresarial Índice y contenidos Organización de la información en OneDrive (Office 365) (página 3) El entorno de trabajo de OneDrive Cargar archivos desde nuestro dispositivo (PC…) Crear carpetas y documentos de Office desde la web Trabajar con los archivos desde OneDrive en la web Sincronización de OneDrive en el ordenador (página 7) Activar la sincronización Revisar y configurar el programa "OneDrive" local Sincronizar, selectivamente, las carpetas Creación y edición de documentos Office desde OneDrive (página 11) Crear documentos Office desde OneDrive Editar documentos con Office online desde OneDrive Trabajar con documentos de OneDrive desde Office Ver el historial de documentos en OneDrive Compartir archivos y carpetas con OneDrive (página 15) Compartir carpetas con otras personas de la compañía Acceder a una carpeta compartida Compartir un archivo Compartir desde la carpeta sincronizada en el ordenador Gestión de notas digitales en OneDrive (Office 365) (página21) Crear un bloc de notas digital desde OneDrive Abrir un bloc de notas digital desde OneDrive Estructurar un bloc de notas digital de OneNote online Opciones de trabajo con un bloc de notas digital Sincronizar un bloc de notas online en OneNote Trabajo con OneDrive desde la App móvil (página 27) Acceder a OneDrive Crear carpetas, archivos y documentos Digitalizar elementos Crear documentos Word y PowerPoint Trabajar con archivos sin conexión Volver al inicio
  3. 3. Almacenamiento y colaboración con OneDrive Empresarial Guía de consulta rápida Página 3 Página 4 Con Office 365 podemos almacenar todos nuestros archivos y documentos de trabajo en OneDrive Empresarial. De esta manera tendremos nuestros archivos en un directorio online, accesible desde el portal de Office 365, así como desde diferentes dispositivos móviles de la compañía y con la opción de poder sincronizar estos archivos en nuestros PCs y portátiles y poder trabajar con ellos desde los ordenadores incluso sin tener acceso a Internet (trabajo en desconexión). Para trabajar con OneDrive, desde la web, tenemos que acceder al portal de Office 365 (http://portal.office.com), introducir el usuario la contraseña y seleccionar OneDrive, bien sea desde la página de inicio…. … o desde el menú de inicio de las aplicaciones de Office 365 que tenemos a nuestra disposición. El entorno de trabajo de OneDrive Una vez en el entorno de OneDrive, desde la web, tendremos las diferentes funcionalidades y opciones que nos ofrece la herramienta: nuestros directorios y archivos, aquellos que nos han compartido otros profesionales de la organización, la papelera de reciclaje y diferentes opciones para ver la información Organización de la información en OneDrive (Office 365) En “Archivos” tenemos acceso a nuestras carpetas y documentos En “Recientes” se nos visualizan los últimos archivos con los que hemos trabajado En el apartado “Compartido” tenemos las carpetas y documentos que nos han compartido, desde OneDrive, los profesionales de la compañía En “Papelera de Reciclaje” se almacenan los documentos, carpetas y archivos eliminados de nuestro OneDrive “Ordenar” nos permite seleccionar el criterio de visualización de nuestros elementos En las opciones de vista se puede elegir cómo ver los elementos: lista, lista compacta, mosaicos, … Volver al inicio
  4. 4. Almacenamiento y colaboración con OneDrive Empresarial Guía de consulta rápida Página 5 Página 6 Cargar archivos desde nuestro dispositivo (PC…) Si queremos guardar nuestros documentos, almacenados en nuestro PC o portátil, en el entorno online de OneDrive, podemos hacerlo seleccionando la opción “Cargar”… … o bien arrastrando los documentos desde el “explorador de archivos” de nuestro ordenador a la ventana web en donde tenemos abierto “OneDrive” Crear carpetas y documentos de Office desde la web A través de la opción “Nuevo” podremos crear carpetas y documentos de Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote…) directamente en nuestro espacio de OneDrive, totalmente compatibles con los formatos de las herramientas Office de nuestro ordenador. Organización de la información en OneDrive (Office 365) Trabajar con los archivos desde OneDrive en la web Cuando se selecciona una carpeta, en el menú superior de OneDrive se visualizan las diferentes opciones de trabajo sobre la mismo: compartir, descargar, eliminar, mover a, copar o cambiar el nombre Si seleccionamos un archivo, por ejemplo un documento Word, aparecen las opciones de gestión sobre ese archivo. Por ejemplo, además de las opciones anteriores, también se puede elegir entre abrir el documento y consultar el historial de versiones. También se pueden visualizar estas opciones a partir del botón secundario del ratón sobre la carpeta o archivo correspondiente. Volver al inicio
  5. 5. Almacenamiento y colaboración con OneDrive Empresarial Guía de consulta rápida Página 7 Página 8 Sincronización de OneDrive en el ordenador Además de poder trabajar con nuestros documentos y ficheros almacenados en las carpetas de OneDrive desde el portal de Office 365, también podemos “sincronizar” estas carpetas online en nuestros ordenadores. De esta manera, la propia herramienta guarda una copia en local (en nuestro disco duro) y la mantiene actualizada con la versión online. Si se cambia un documento desde el portal online, se cambia en nuestro ordenador y viceversa. Es importante remarcar que es una “sincronización” y no “una copia de seguridad”. Si se elimina un documento en el portal o en el ordenador, también se elimina del resto de ubicaciones en las que esta sincronizado. Una vez sincronizadas las carpetas en nuestro ordenador, podremos trabajar con estos archivos desde el ordenador, tengamos o no conexión a Internet. Y el propio programa se encargará de sincronizar los cambios cuando disponga de conexión a Internet. Activar la sincronización Para sincronizar las carpetas de nuestro OneDrive en nuestro ordenador, tendremos que hacer clic en la opción “Sincronización” desde el apartado de “Archivos” de nuestro OneDrive en la web. A partir de ese momento, dispondremos de una carpeta llamada “OneDrive – Nombre de la Empresa” en nuestro ordenador. Todos los documentos que creemos y guardemos en esta carpeta y que modifiquemos, también se actualizarán en el entorno web. Y viceversa. No es necesario que le indiquemos nada más. La sincronización es automática. Importante destacar que solo se sincronizan las carpetas y archivos que estén dentro de esta carpeta de “OneDrive – Nombre de la Empresa”. Revisar y configurar el programa “OneDrive” local Una vez tenemos OneDrive sincronizado en nuestro ordenador, el programa de OneDrive estará activo en éste. El programa arranca, de manera automática, al iniciar el ordenador y está siempre activo. Podemos verlo en la barra de tareas con el icono de una nube de color azul. Pulsando en este icono podremos ver la información sobre la sincronización y acceder a los aspectos de configuración. Volver al inicio
  6. 6. Almacenamiento y colaboración con OneDrive Empresarial Guía de consulta rápida Página 9 Sincronizar OneDrive en el ordenador Sincronizar, selectivamente, las carpetas A través de la configuración de OneDrive en nuestro ordenador, podremos elegir qué carpetas de las que tenemos almacenadas en el entorno web deseamos tener sincronizadas en el ordenador y cuáles no. Hay que tener en cuenta que el espacio de almacenamiento online es mucho mayor que la capacidad de nuestros discos duros, por lo que tenemos que mantener sincronizadas sólo aquellas carpetas de uso habitual. Para llevar a cabo esta selección, hacemos clic en el icono de OneDrive (nube azul) … …y seleccionamos el icono de configuración (engranaje) que aparece en la ventana Una vez en la ventana de opciones, tendremos que ir a la pestaña “Cuenta”, y hacer clic en la opción “Seleccionar carpetas”, Una vez aparezca la lista de las carpetas que tenemos en nuestro entorno OneDrive del portal de Office 365, marcaremos las que queramos tener sincronizadas en nuestro ordenador. Las que no marquemos o desmarquemos seguirán estando en el entorno web (online) pero no se copiarán ni mantendrán sincronizadas en nuestro ordenador. Página 10 Volver al inicio
  7. 7. Almacenamiento y colaboración con OneDrive Empresarial Guía de consulta rápida Página 11 Creación y edición de documentos Office desde OneDrive Crear documentos Office desde OneDrive Desde el entorno web de nuestro OneDrive podemos crear documentos Office de Word, Excel, PowerPoint y blocs de notas de OneNote, con Office online. Para ello, ubicados en un directorio de carpetas de los “Archivos” de nuestro OneDrive, tenemos que hacer clic en “Nuevo” y elegir el tipo de documento que queremos crear, como por ejemplo, “Documento de Word” o “Libro de Excel”. Todos los documentos creados o editados desde el entorno Web son compatibles con las versiones Office de nuestro ordenador y viceversa. A continuación, se nos abrirá la aplicación online correspondiente, por ejemplo, Word online y podremos editar y trabajar con el nuevo documento desde el propio navegador de Internet. Editar documentos con Office online desde OneDrive Cuando creamos un nuevo documento de Office desde OneDrive o bien abrimos un documento que tengamos en los archivos de nuestro OneDrive, podremos editarlos desde la aplicación online correspondiente, como por ejemplo “Word online” o “PowerPoint online” En todos los casos, estas aplicaciones online disponen de un subconjunto de funcionalidades agrupadas en cintas de opciones, como por ejemplo “Inicio”, “Insertar”, “Revisar”… Importante destacar tres acciones habituales cuando se trabaja con estas aplicaciones online: 1. No es necesario guardar el documento. La aplicación va autoguardando, de manera continua, los cambios. 2. Para cambiar el nombre, hay que hacer clic sobre el nombre del documento y cambiarlo 3. Para cerrar un documento, podemos cerrar la ventana del navegador, ir para atrás en el navegador o, simplemente, cambiar de aplicación de Office 365 con el menú inicio. Página 12 Volver al inicio
  8. 8. Almacenamiento y colaboración con OneDrive Empresarial Guía de consulta rápida Página 13 Creación y edición de documentos Office desde OneDrive Trabajar con documento de OneDrive desde Office También podemos editar documentos de Office (Word, Excel y PowerPoint) que tengamos almacenados en nuestro entorno de OneDrive con las herramientas de escritorio de Office (Word, Excel y PowerPoint). Una manera de hacerlo es seleccionar el documento desde el entorno web de OneDrive, y en las opciones de “Abrir” elegimos “Word” o “Excel”, por ejemplo, en vez de “Word Online” o “Excel Online”… … y el fichero se podrá editar desde la aplicación escritorio. Todos los cambios que realicemos se guardarán, automáticamente, en OneDrive. Otra manera es editar los documentos de OneDrive desde la carpeta sincronizada en nuestro ordenador con las aplicaciones de escritorio habituales (Word, Excel,…). Una vez cerrado el documento, la propia aplicación de OneDrive instalada en el ordenador se encargará de sincronizar los cambio en el entorno web. Cuando un fichero está sincronizado, aparece un icono verde en el nombre del mismo. Ver el historial de versiones de documentos en OneDrive Cada vez que editamos un documento en OneDrive, bien sea desde Office online como desde las aplicaciones de escritorio (Word,…), el propio OneDrive almacena una versión de ese documento. Para acceder a la lista de las versiones de un archivo, lo seleccionamos y hacemos clic en la opción “Historial de Versiones” Seleccionando, con el botón secundario del ratón, cualquiera de las versiones, podremos abrir el archivo o restaurar la versión actual a la que estemos consultando. Página 14 Volver al inicio
  9. 9. Almacenamiento y colaboración con OneDrive Empresarial Guía de consulta rápida Página 15 Compartir archivos y carpetas con OneDrive Desde OneDrive se puede compartir carpetas y archivos de nuestro espacio (Archivos) con otras personas de la organización. De esta manera, les estamos dando acceso a nuestra información a la vez que la mantenemos centralizada en un único punto, nuestro OneDrive. Y evitamos tener varias copias de los archivos y carpetas y diferentes versiones distribuidas entre diferentes personas con los inconvenientes asociados. Compartir carpetas con otras personas de la compañía Para compartir una carpeta con otros usuarios de Office 365 de nuestra organización, nos ubicamos en nuestro entorno online (web) de OneDrive y seleccionamos la carpeta que queremos compartir y hacemos clic en “Compartir” o “Copiar vínculo”. Ambas opciones tienen una funcionalidad muy parecida. La opción “Copiar vínculo” nos genera un vínculo (de lectura y/o edición, según elijamos) para que los destinatarios de este vínculo (podemos decidir quienes) puedan acceder a la carpeta, a través del mismo. Una vez definidos los destinatarios y decidido si permitimos que puedan editar los elementos de la carpeta, se genera un vínculo que tendremos que copiar y enviar a los destinatarios (a través de un correo, publicándolo en una página web, intranet,…) Desde este vínculo, los destinatarios tendrán acceso a esta carpeta compartida. Página 16 Volver al inicio
  10. 10. Almacenamiento y colaboración con OneDrive Empresarial Guía de consulta rápida Página 17 Compartir archivos y carpetas con OneDrive La opción “Compartir” tiene un funcionamiento muy similar a “Copiar vínculo” con la diferencia de que una vez seleccionados los destinatarios y el tipo de acceso (lectura / edición), podremos enviar el mensaje a los mismos desde el propio OneDrive. Acceder a una carpeta compartida Otra de las diferencias entre “Compartir” y “Copiar vínculo” es que en el caso de que compartamos la carpeta con la opción “Compartir”, OneDrive creará un acceso directo a la carpeta compartida en el espacio OneDrive de los destinatarios. Estos podrán acceder a las carpetas compartidas a través del entorno online de OneDrive desde el apartado “Compartido”. Compartir un archivo Para compartir un archivo, en vez de una carpeta, tenemos las mismas dos opciones “Compartir” y “Copiar vínculo” con un funcionamiento idéntico al caso anterior. Para ello, simplemente, tenemos que seleccionar el archivo a compartir y elegir entre las opciones “Compartir” o “Copiar vínculo”. Página 18 Volver al inicio
  11. 11. Almacenamiento y colaboración con OneDrive Empresarial Guía de consulta rápida Página 19 Compartir archivos y carpetas con OneDrive Compartir desde la carpeta sincronizada en el ordenador Podemos compartir una carpeta o documento, también, desde la carpeta “OneDrive” sincronizada en nuestro ordenador. Para ello, a través del explorador de archivos, nos situaremos en el elemento a compartir y haremos clic con el botón secundario encima del mismo y elegimos “Compartir”… … y seleccionamos la manera de compartirlo (con vínculo, con personas en concreto, con o sin edición,…). Página 20 Volver al inicio
  12. 12. Almacenamiento y colaboración con OneDrive Empresarial Guía de consulta rápida Página 21 Página 22 La aplicación OneNote nos permite crear y editar blocs de notas en donde almacenar información tan variada como apuntes, gráficos, documentos, recortes de pantalla, ideas, tareas o, incluso, correos. La manera más eficiente de trabajar con blocs de notas digitales es crearlos desde el entorno online (en OneDrive o SharePoint) para que puedan ser consultados y editados desde cualquier dispositivo (desde el portal de Office 365, PC, tableta, smartphone) y desde cualquier lugar. Crear un bloc de notas digital desde OneDrive Crear un bloc de notas digital de OneNote desde el entorno web de OneDrive, en el portal Office 365, es idéntico a crear un documento Word o una hoja Excel desde este entorno online. Una vez en OneDrive, nos situamos en la carpeta en donde queramos crear el bloc de notas digital y seleccionamos “Nuevo” y “Bloc de notas de OneNote”…. … y nos pedirá el nombre del bloc de notas a crear, abriéndose a continuación OneNote online. Abrir un bloc de notas digital desde OneDrive Para abrir un bloc de notas digital almacenado en nuestro entorno de OneDrive, simplemente, lo seleccionamos y hacemos clic en “Abrir” y “Abrir en OneNote online” En ambos casos, después de crear un bloc de notas digital o de abrirlo, desde OneDrive, se visualizar el bloc de notas con la aplicación “OneNote online” Gestión de notas digitales en OneDrive (Office 365) Volver al inicio
  13. 13. Almacenamiento y colaboración con OneDrive Empresarial Guía de consulta rápida Página 23 Página 24 Estructurar un bloc de notas digital de OneNote online El símil más fácil para explicar la estructura de un bloc de notas digital de OneNote es imaginar una libreta de anillas con páginas y separadores. Un bloc de notas de OneNote se organiza en secciones (pestañas) y dentro de cada sección podremos tener una o más páginas. En un bloc de notas digital podremos crear tantas secciones como queramos, con las páginas que necesitemos en cada sección. Haciendo clic en el botón secundario de una sección o página podremos cambiarle el nombre o eliminarla y mover o copiar, también, en el caso de una página. Opciones de trabajo con un bloc de notas digital A través de las cintas de opciones de OneNote online (“Inicio”, “Insertar”, “Dibujar”) podemos incorporar contenido (y darle formato) a nuestro bloc de notas: texto, tablas, imágenes, archivos, vínculos, notas manuscritas y dibujos a mano… En la cinta de opciones “Vista” también podremos visualizar quién (“Mostrar los autores”) ha hecho los cambios en el bloc en el caso de que esté compartido entre varias personas o ver las “Versiones de páginas” para tener el histórico de cambios de la página. Gestión de notas digitales en OneDrive (Office 365) Volver al inicio
  14. 14. Almacenamiento y colaboración con OneDrive Empresarial Guía de consulta rápida Página 25 Página 26 De la misma forma que podemos editar un documento Word o una presentación PowerPoint o una hoja de cálculo de Excel, que estén almacenadas en OneDrive, desde las aplicaciones de Office online (Word online, Excel online y PowerPoint online) o bien desde las aplicaciones de escritorio (Word, Excel y PowerPoint), un bloc de notas digital puede ser editado desde OneNote online o desde la aplicación de escritorio OneNote. Sincronizar un bloc de notas online en OneNote La manera más fácil de sincronizar un bloc de notas online, almacenado en OneDrive con la aplicación de escritorio de OneNote, es abrir el bloc de notas con OneNote online desde el portal de Office 365 (en OneDrive) … … y una vez en OneNote online, hacer clic en la opción “Abrir en OneNote” A continuación, nos preguntará si queremos abrir el documento y descargará, automáticamente, una copia del bloc de notas en nuestro PC y lo mantendrá sincronizado con el original. Es decir, cualquier cambio que hagamos en el original (desde OneNote online) o en la copia local (desde OneNote) se actualizará en la otra copia, de manera automática, en cuanto disponga de conexión a Internet. A partir de ese momento podremos trabajar con el bloc de notas desde ambas aplicaciones (online y escritorio). Gestión de notas digitales en OneDrive (Office 365) Volver al inicio
  15. 15. Almacenamiento y colaboración con OneDrive Empresarial Guía de consulta rápida Página 27 Trabajo con OneDrive desde la App móvil A través de la App de OneDrive para iOS, podremos trabajar con nuestro espacio de almacenamiento, accediendo a las carpetas y archivos que tengamos online y, a junto con las Apps de Word, Excel o PowerPoint, podremos editar y modificar estos documentos. En caso de no tenerla en el dispositivo se puede “obtener” a través del AppStore de Apple, buscando “OneDrive” Acceder a OneDrive Una vez accedamos a la App de OneDrive, podremos acceder a las carpetas y archivos de nuestro entorno, con la opción “Archivos”, ver los documentos más recientes con los que hemos trabajado, con la opción “Recientes”, consultar las carpetas y archivos que nos han compartido otras personas de la organización, en “Compartidos” o acceder a los sitios de SharePoint de nuestro entorno de Office 365 en “Sitios”. Finalmente, en la opción “Mi usuario” podremos conmutar entre diferentes usuarios, si los tuviéramos, como por ejemplo, el usuario de OneDrive Empresarial de nuestra compañía y el personal asociado a una cuenta de Microsoft. Desde la ventana mi usuario, también podremos acceder a los archivos sin conexión de la cuenta seleccionada (carpetas y archivos sincronizados en el dispositivo móvil) y la papelera de reciclaje. Crear carpetas, archivos y documentos Desde la ventana de “Archivos”, y a partir del icono “+” podremos crear una carpeta en nuestro espacio de OneDrive, hacer una foto o video desde el dispositivo móvil y guardarlo en OneDrive, “cargar” (subir) un archivo que tengamos guardado en nuestra tableta o smartphone o crear un documento Word o PowerPoint y guardarlo en el entorno online. Página 28 Volver al inicio
  16. 16. Almacenamiento y colaboración con OneDrive Empresarial Guía de consulta rápida Página 29 Trabajar con OneDrive desde la App de iOS Digitalizar elementos A través de la opción “Digitalizar” podemos escanear documentos, pizarras o tarjetas de presentación, con la cámara de nuestro dispositivo móvil, editar estas imágenes y guardarlas (“cargar”) en la carpeta en la que estemos ubicados de nuestro entorno OneDrive. Crear documentos Word y PowerPoint Cuando creamos un documento Word o presentación PowerPoint desde la App de OneDrive, se nos abren, respectivamente, las Apps de Word y de PowerPoint, a través de las cuales podremos editar los archivos que se guardarán, de manera automática, en nuestro entorno online. Trabajar con archivos sin conexión. Así como podemos sincronizar carpetas y archivos del entorno web de OneDrive en nuestro ordenador, desde los dispositivos móviles también tenemos una opción similar para descargar archivos en la tableta o smartphone y poder trabajar con ellos sin necesidad de tener conexión a Internet. Para ello, marcamos la carpeta o documento y seleccionamos de las opciones que aparecen en la parte superior de la pantalla, la de “Usar las carpetas sin conexión”. Para acceder a los archivos sin conexión tenemos que ir a la opción “Mi usuario” y a “Archivos sin conexión” Página 30 Volver al inicio

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