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6 e 6 a modelo de sistemas

  1. 1. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Estruturas organizacionais e Fluxo de Informação 1 O QUE É UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO? • Conjunto de componentes interrelacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em empresas e outras organizações. James A. O’Brien 2 Marcelo Lessmann Parte 3 1
  2. 2. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Sistemas de Informação Baseados em Computador • Para entender sistemas de informação deve-se entender os problemas para os quais eles foram projetados, seus elementos arquiteturais e de projeto, e os processos organizacionais que levaram a essas soluções. 3 Os Sistemas de Informação vistos de uma Perspectiva de Negócios • Numa perspectiva gerencial e de negócios, um sistema de informação é uma solução organizacional e administrativa, baseada na Tecnologia da Informação, para desafios e problemas criados num ambiente de negócios. 4 Marcelo Lessmann Parte 3 2
  3. 3. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Os Sistemas de Informação vistos de uma Perspectiva de Negócios Organização (processos) SI Administração (pessoas) TI (Tecnologia da Informação) 5 Organização - Introdução • Sistemas de Informação são parte da organização • Elementos-chave de uma organização: – pessoas, – estrutura, – procedimentos, – políticas e – cultura. 6 Marcelo Lessmann Parte 3 3
  4. 4. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Organização - Introdução • Uma Organizações formal é composta por diferentes níveis e especialidades – sua estrutura revela uma clara divisão do trabalho - os níveis mais altos envolvem trabalhos gerenciais, profissionais e técnicos e os níveis mais baixos envolvem trabalhos operacionais – especialistas são contratados e treinados para diferentes funções 7 Organização - Principais Funções Organizacionais • Vendas e Marketing – vender os produtos e serviços da organização • Fabricação / produção – produzir produtos e serviços Marcelo Lessmann Parte 3 4
  5. 5. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Organização - Principais Funções Organizacionais • Finanças – administrar os recursos financeiros da organização (dinheiro, estoque, hipotecas, etc ) • Contabilidade – manter os registros financeiros da organização • Recursos Humanos – atrair, desenvolver e manter a força de trabalho da organização Organização - Procedimentos de Operações Padrões • Procedimentos de Operações Padrões são regras formais para a realização de tarefas • As regras orientam os empregados em vários procedimentos 10 Marcelo Lessmann Parte 3 5
  6. 6. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Organização - Procedimentos de Operações Padrões • Muitos procedimentos são formalizados e escritos, muito outros são práticas informais de trabalho • Muitos Procedimentos de Operações Padrões de uma organização são incorporados em Sistemas de Informação 11 Organização - Cultura • Cultura: conjunto fundamental de suposições, valores e maneiras de fazer as coisas, que foram aceitos pela maioria dos membros da organização. • Parte da cultura da organização pode ser encontrada embutida em seus sistemas de informação (Ex: dar prioridade aos serviços dos clientes pode ser encontrado em um sistema de acompanhamento de pacotes da empresa) 12 Marcelo Lessmann Parte 3 6
  7. 7. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Organização - Política • Diferentes níveis e especialidades em uma organização criam diferentes interesses e pontos de vista. • Essas visões conflitam freqüentemente. Esses conflitos são a base para as políticas organizacionais. • Os Sistemas de Informação resultam de conjunto de diferentes perspectivas, conflitos, compromissos e acordos que são parte natural de toda organização 13 Administração (pessoas) - Introdução • Os gestores percebem os desafios de negócio no ambiente; apresentam as estratégias organizacionais para responder a esses desafios e alocam recursos financeiros e humanos para atingir a estratégia e coordenar o trabalho • Os gestores têm também a responsabilidade de liderança 14 Marcelo Lessmann Parte 3 7
  8. 8. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Administração (pessoas) - Introdução • Os gestores devem criar novos produtos, serviços e até re-criar a organização de tempos em tempos • Os gestores devem direcionar trabalhos criativos usando novo conhecimento e informação. • A tecnologia da informação tem um papel importante no redirecionamento e reprojeto da organização. 15 Administração (pessoas) • A interação dos componentes de TI com o componente humano é que traz funcionalidade e utilidade para os sistemas informatizados. • As pessoas devem estar capacitadas e conscientes de sua participação na utilização dos SI. 16 Marcelo Lessmann Parte 3 8
  9. 9. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Tecnologia da Informação- Introdução • Tecnologia da Informação é uma das principais ferramentas disponíveis aos gerentes para enfrentar as mudanças. • Tecnologia da Informação é o instrumento que mantém a organização unida – hardware – software – tecnologia de armazenamento – tecnologia de comunicações 17 Tecnologia da Informação • Conhecer como os computadores e softwares trabalham é importante no projeto de soluções para os problemas organizacionais • Mas TI é apenas parte de um Sistema de Informação • A TI é a infra-estrutura dos Sistemas de Informação, mas sozinha não pode produzir a informação para as necessidades particulares de uma organização 18 Marcelo Lessmann Parte 3 9
  10. 10. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Abordagens Contemporâneas para SIs • Abordagem Técnica: – abordagem matemática e modelos normativos – disciplinas: ciência da computação, ciência do gerenciamento e pesquisa operacional • Abordagem Comportamental: – problemas comportamentais que não podem ser expressos com modelos normativos – disciplinas: sociologia, ciência polílica e psicologia 19 Sistemas de Informação (Desenvolvimento) 20 Marcelo Lessmann Parte 3 10
  11. 11. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Desenvolver um SI • Não existe um único modo certo de se projetar um sistema. • Os sistemas de informação diferem em termos de tamanho, tecnologia e complexidade. • As empresas diferem em termos das habilidades do seu pessoal de informática, experiência e infra-estrutura computacional instalada. 21 Alternativas de desenvolvimento • Equipe interna = funcionários de TI • Contratação de terceiros para desenvolvimento de um sistema específico • Aquisição de pacotes de sistemas prontos • Desenvolvimento pelo usuário final 22 Marcelo Lessmann Parte 3 11
  12. 12. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Independente do método escolhido, os objetivos da análise de sistemas são: • Definir os objetivos gerais do sistema; • Identificar a operação e os problemas do(s) sistema(s) existente(s); • Identificar os requerimentos e objetivos do novo sistema; • Identificar áreas que requerem mudança organizacional. 23 Como solucionar os Problemas organizacionais com os SI • 1. 2. 3. 4. 5. Cinco estágios do processo de solução de problemas: Definir e analisar o problema Investigar e compreender o problema Selecionar a melhor opção Projetar a solução Implementar a solução 24 Marcelo Lessmann Parte 3 12
  13. 13. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Soluções Possíveis Solução de Problemas Definir e analisar Investigar e Compreender Selecionar Projetar Implementar Avaliar os Resultados 25 Análise Análise e Projeto de Sistemas 1. Analisar o problema Identificar o problema Identificar questões de pessoal, tecnológicas e da organização 2. Compreender o problema Reunir informações Identificar causas e histórico 3. Tomar Decisão Especificar os objetivos da solução Avaliar soluções alternativas Selecionar a melhor solução 26 Marcelo Lessmann Parte 3 13
  14. 14. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Projeto Análise e Projeto de Sistemas 4. Projetar a solução Projeto lógico Projeto físico 5. Implementar a solução Implementar o plano Modificar os procedimentos (se necessário) Avaliar a solução 27 Manter o Sistema • Manutenção – Correções de erros (bugs) – Melhorias de performance – Atendimento a legislação • Customizações / melhorias • Custos ?! 28 Marcelo Lessmann Parte 3 14
  15. 15. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Tipos de Sistemas de Informação 29 Relação Estratégico Gerenciamento Sistemas Informações Executivas (EIS) Sist Inf. Gerenciais (SIG) Sist Apoio Decisão (SAD) Sist Automação Escritório (SAE) Conhecimento Sist Processamento Transações (SPT) Operacional Organização 30 Marcelo Lessmann Parte 3 15
  16. 16. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Aplicações-Chaves na Organização • Sistemas Nível-Operacional: suporte aos gerentes organizacionais no desenvolvimento de atividades elementares e transacionais na organização • Sistemas Nível-Conhecimento: suporte ao negócios para integrar novos conhecimentos e auxiliar a organização controlar o fluxo de papéis 31 Aplicações-Chaves na Organização • Sistemas Nível-Gerenciamento: suporte ao monitoramento, controle, tomada de decisões e atividades administrativas de gerentes middle • Sistemas Nível-Estratégico: auxiliam gerentes sêniors manipular e situar questões estratégicas e tendências de longo-prazo, ambas na organização e no ambiente externo. 32 Marcelo Lessmann Parte 3 16
  17. 17. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Principais Tipos de SIs • EIS (Sistemas de Informações Executivas) • SIG (Sistemas de Informações Gerenciais) • SAD (Sistemas de Apoio a Decisão) • SAE (Sistemas de Automação de Escritório) • SPT (Sistemas de Processamento de Transações) 33 SPT - Sistemas de Processamento de Transações Definições: • Executam operações rotineiras • São a base para os demais sistemas de informação • Demandam grande quantidade de entrada de dados e produzem grande quantidade de saída, sem exigir processamento complexo ou sofisticado 34 Marcelo Lessmann Parte 3 17
  18. 18. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 SPT - Sistemas de Processamento de Transações Métodos de Processamento de Transações: • Processamento em lotes • Processamento on-line • Entrada on-line com processamento posterior 35 SPT - Sistemas de Processamento de Transações Objetivos: • Aumentar a eficiência do trabalho • Ajudar a fornecer mais e melhores serviços • Processar dados gerados pelas e sobre as transações • Manter um alto grau de precisão • Assegurar a integridade e a precisão dos dados e informações • Produzir documentos e relatórios com pontualidade 36 Marcelo Lessmann Parte 3 18
  19. 19. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 SPT - Sistemas de Processamento de Transações Exemplo de Aplicação: • Sistemas de Processamento de Pedidos (Entrada do pedido; Configuração das vendas; Planejamento da entrega; Execução da entrega; Controle de estoque de produto acabado; Faturamento; Interação com o cliente; Planejamento da logística de entrega e agendamento) 37 SAE - Sistemas de Automação de Escritório Definições: • São sistemas destinados a aumentar a produtividade dos trabalhadores da informação nos escritórios. • São sistemas que dão suporte às atividades de gerenciamento de documentos, cronogramas, comunicações, gerenciamento de dados e de projetos. 38 Marcelo Lessmann Parte 3 19
  20. 20. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 SAE - Sistemas de Automação de Escritório Definições: • Compreendem sistemas de edição de textos, sistemas baseados em redes de comunicação, sistemas de agenda eletrônica e groupware, sistemas de gerenciamento de projetos, sistemas de tratamento de imagens (scanners, ...). 39 SAE - Sistemas de Automação de Escritório Exemplos de aplicações: • Workflow eletrônico de aprovação de despesas de viagens. • Gerenciamento eletrônico de documentos para controlar e gerenciar a revisões e aprovações de normas internas da empresa. 40 Marcelo Lessmann Parte 3 20
  21. 21. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 SIG - Sistemas de Informações Gerenciais Definições: • São sistemas onde os dados são disponibilizados aos gerentes numa forma em que possam ser analisados efetivamente. • Ajudam os gerentes a desenvolver planos mais eficientes, tomar decisões melhores e ter maior controle sobre as operações da empresa. 41 SIG - Sistemas de Informações Gerenciais Definições: • Possibilitam a comparação de resultados para estabelecer as metas da companhia. • Permitem a identificação de áreas com problemas e oportunidades de aprimoramento. • O SIG precisa fornecer a informação certa, para a pessoa certa, do modo certo e na hora certa. 42 Marcelo Lessmann Parte 3 21
  22. 22. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 SIG - Sistemas de Informações Gerenciais Saídas: • Relatórios agendados, indicadores-chave, de demanda e de exceção Subsistemas de Informações Gerenciais: • SIG Financeiro • SIG Industrial • SIG de Marketing • SIG de Recursos Humanos • SIG Contábil 43 SIG - Sistemas de Informações Gerenciais Exemplos de Aplicações: • Relatórios do SIG Financeiro: – Relatórios de fluxo de caixa e provisões – Relatórios de lucros e perdas – Relatórios de custos – Relatórios de auditoria interna e externa • Relatórios do SIG Produção: – Relatórios de indicadores e controle de qualidade – Planejamento de recursos da produção – Controles de estoque 44 Marcelo Lessmann Parte 3 22
  23. 23. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 SAD - Sistemas de Apoio à Decisão Definições: • São sistemas que dão suporte à tomada de decisões relacionadas a um problema específico. • Focam problemas empresariais desestruturados ou semi-estruturados. • Não substituem os tomadores de decisão. 45 SAD - Sistemas de Apoio à Decisão Definições: • Sistemas responsáveis para rodar diversas vezes em um dia afim de corresponder às mudanças de condições • Maior poder analítico do que outros sistemas: – constrói uma variedade de modelos de análise de dados • Permite usuários iniciar e controlar a entrada e/ ou a saída (atingir metas) • Oferece flexibilidade, adaptabilidade e respostas rápidas 46 Marcelo Lessmann Parte 3 23
  24. 24. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 SAD - Sistemas de Apoio à Decisão Recursos de um SAD: • Suporte às fases de solução de problemas. • Suporte a diferentes situações de decisão. • Suporte a diferentes estruturas de problema. • Suporte a várias etapas do processo de tomada de decisão. 47 SAD - Sistemas de Apoio à Decisão Exemplos de Aplicações: • Definição de aplicação em mercado financeiro de acordo com as características definidas pelo usuário, analisando as taxas e rentabilidade, baseado numa expectativa de rendimento • Aprovação de financiamento de acordo com as regras e dados de entrada 48 Marcelo Lessmann Parte 3 24
  25. 25. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 EIS - Sistema de Informações Executivas Definições: • Dão suporte especializado para tomada de decisões estratégicas. • Permitem aos executivos de alto nível um meio de acompanhar os fatores críticos de sucesso. • Projetados para incorporar dados sobre eventos externos. 49 EIS - Sistema de Informações Executivas Características dos EIS’s: • Feitos sob medida para executivos específicos. • Fáceis de usar. • Recursos para fazer a estratificação de dados. • Ajudam em situações com alto grau de incertezas. 50 Marcelo Lessmann Parte 3 25
  26. 26. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 EIS - Sistema de Informações Executivas Recursos de um EIS: • Suporte à formação de uma visão sistêmica. • Suporte ao planejamento estratégico. • Suporte estratégico para organização e recursos humanos. • Suporte ao controle estratégico. • Suporte à administração de crises. 51 SIs: Tabela Comparativa Tipo de sistema Processamento Informações Saída Usuários EIS Dados agregados, internos e externos Gráficos Comparações previsto/ realizado Alto escalão e gerencia SIG Alto volume de dados; modelo simples Sumários e Análise de baixo relatórios de nível; relatórios exceções SAD Baixo volume dados; modelos analíticos Interativo; simulações SAE Documentos; dados não estruturados; cronogramas Gerenciamento Atas; e-mail; atividades; troca desenhos; de dados documentos Área administrativa; gestores SPT Marcelo Lessmann Informações Entrada Transações; eventos Listagem; atualização; ordenação Pessoal operacional Parte 3 Análise de decisões; relatórios especiais Listas; relatórios detalhados Gerencia Gerencia e nível de staff 52 26
  27. 27. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Sistemas de Informação Gestão de Processos 53 As organizações esperam que gerentes não somente usem sistemas mas também: 1. Saibam como usar a tecnologia da informação para projetar organizações competitivas e eficientes; 2. Participem no projeto da arquitetura de informação e sistemas de sua empresa; 3. Administrem os recursos de informação da organização; 4. Participem da definição e aquisição das tecnologias da informação; 54 Marcelo Lessmann Parte 3 27
  28. 28. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 As organizações esperam que gerentes... 5. Entendam sobre padrões de hardware e software de modo a garantir que os mesmos sejam compatíveis e possam operar em conjunto; 6. Escolham entre opções de telecomunicações alternativas; 7. Gerenciem e controle a influência dos sistemas nos empregados e no cliente; 8. Sugiram novos usos para os sistemas de informação. 55 Mudanças no Processo de Gerenciamento: Organizações e SI • Crescente interdependência entre organização e SI: •Estratégias •Softwares de negócio •Hardware •Regras •Dados •Procedimentos •Telecomunicações • Relacionamento de SI e organizações resultante da crescente complexidade e escopo dos sistemas e aplicações 56 Marcelo Lessmann Parte 3 28
  29. 29. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Mudanças no Processo de Gerenciamento: Organizações e SI • Crescente poder e declínio do custo da Tecnologia de Informação • Sistemas e aplicações mais fortemente relacionados com atividades fundamentais • Formação de uma Arquitetura de Informação 57 Mudanças no Processo de Gerenciamento: Questões-Chaves 1. Mudança nos Negócios Estratégicos: Como os negócios usam tecnologia de informação para projetar organizações que são competitivas e efetivas? 2. Mudança na Globalização: como as organizações podem entender o negócio e requisitos de sistema de um ambiente de economia global? 3. Mudança na Arquitetura de Informação: como as organizações podem desenvolver uma arquitetura de informação que suporte seus objetivos de negócio? 58 Marcelo Lessmann Parte 3 29
  30. 30. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Mudanças no Processo de Gerenciamento: Questões-Chaves 4. Mudança no Investimento em SI: como as organizações determinam o valor do negócio do SI? 5. Mudança de Controle e Responsabilidade: como a organização pode projetar sistemas onde as pessoas possam controlar e entender? Como a organização pode ter certeza que seus SIs são usados de maneira socialmente ética e responsável? 59 Cinco Componentes-Chave do Negócio 60 Marcelo Lessmann Parte 3 30
  31. 31. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Desafios dos SI Os desafios das organizações que implementam um SI: O primeiro desafio é o GO LIVE, ou seja, colocar o sistema “no ar”. O segundo é realizar a transformação viabilizada pela TI e utilizar todo o potencial do Sistema A visão de processos • As operações empresariais não são ilhas funcionais isoladas, pelo contrário, os processos empresariais perpassam por toda a estrutura organizacional, do momento em que são iniciados pelo cliente até o ponto em que o cliente recebe como retorno o produto de sua solicitação. 62 Marcelo Lessmann Parte 3 31
  32. 32. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Revendo processos O gerenciamento de funções busca otimizar partes, baseandose no pressuposto de que se cada um fizer bem sua parte, o todo será ótimo. M Presidente eu OoutroDiretor M Diretor eu OoutroGerente M G eu erente M chefe eu Ooutrochefe Ochefe dos outros Ochefe dos outros Odiretor dos outros OoutroG erente Umoutrochefe Umoutrochefe Meu Presidente O outro Diretor Meu Diretor Meu Gerente Meu chefe O outro chefe O outro Gerente O chefe dos outros O chefe dos outros O diretor dos outros O outro Gerente Um outro chefe Um outro chefe O gerenciamento de processos parte da crença de que organizações onde já foram feitas racionalizações entre áreas, só podem ser otimizados considerando-se o conjunto (processos) e não apenas as partes (áreas organizacionais). 63 Os setes fatores críticos de Sucesso de TI 1. Uma visão do topo que inclua a TI 2. Redesenho de Processos Operacionais e de Suporte 3. Redesenho de Processos Gerenciais 4. Liderança da Gerência da linha no uso da TI 5. Um CIO orientado para o Negócio 6. Compromisso em investir em TI 7. Gestão Eficaz da Mudança 64 Marcelo Lessmann Parte 3 32
  33. 33. Fundamentos de Sistemas de Informação fevereiro/2004 Os setes fatores críticos de Sucesso de TI 1. Uma visão do topo que inclua a TI empresa ? Como traduzir esses fatores para minha 2. Redesenho de Processos Operacionais e de Como Suporte justificar os investimentos em TI ? 3. Redesenho de Processos Gerenciais Como a TI agrega valor aos negócios ? 4. Liderança da Gerência da linha no uso da TI 5.OUm CIO orientado para o Negócio papel do usuário na obtenção dos resultados ? 6. Compromisso em investir em TI O papel do gestor no uso da TI 7. Gestão Eficaz da Mudança para administrar ? 65 Marcelo Lessmann Parte 3 33

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