La Delega - Alessandro Carli

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Slide di Alessandro Carli utilizzate durante la Pillola di Formazione del 28 aprile 2009.

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La Delega - Alessandro Carli

  1. 1. Relatore: Alessandro Carli
  2. 2. Cosa faresti, che ora non fai, se avessi più tempo? I
  3. 3. EFFICIENZA Manager/Collaboratore Fare bene le cose EFFICACIA Leader Realizzare i progetti e gli obiettivi
  4. 4. Amministra- Direzione zione Acquisti Commerciale Produzione I
  5. 5. Quale sarebbe il ruolo del leader di questa nave? E perchè? G
  6. 6. I tre scopi principali del nuovo leader sono: Formare Progettare Servire
  7. 7. Le prerogative del leader sono:  Formarsi ed informarsi  Conoscere nuove persone  Rilassarsi / divertirsi  Allargare la propria sfera di influenza
  8. 8. Preferisci avere 10.000.000 euro/giorno per 31 giorni o 1 euro il primo giorno e via via raddoppiando per 31 giorni, togliendoti ogni volta quello che avevi il giorno prima? 1. 1 2. 2 3. 4 4. 8 5. 16 6. 32 7. 64 8. 128 9. 256 10. 512 11. 1.024 12. 2.048 13. 4.096 14. 8.192 15. 16.384 16. 32.768 17. 65.536 18. 131.072 19. 262.144 20. 524.288 21. 1.048.576 22. 2.097.152 23. 4.194.304 24. 8.388.608 25. 16.777.216 26. 33.554.432 27. 67.108.864 28. 134.217.728 29. 268.435.456 30. 536.870.912 31. 1.073.741.824
  9. 9. I costi della NON delega o della delega inefficace Enorme perdita di tempo in attività jolly  Stress  Livello basso di motivazione propria e del personale  Colli di bottiglia nella produzione  Bassa qualità del lavoro  Scadenze non rispettate  Malintesi  Sprechi  Malcontento 
  10. 10. Cosa ci impedisce di delegare di più? Non ci fidiamo dei nostri collaboratori  Riteniamo di poter fare meglio il lavoro  Riteniamo che ci voglia troppo tempo per addestrare  qualcuno a fare il lavoro Temiamo di perdere il controllo/potere  Temiamo di creare nuovi potenziali concorrenti  Vogliamo tutto il merito e la sensazione di indispensabilità  Far fare le cose a modo loro  Paura di sovraccaricare lo staff  Paura di essere superati dai delegati  Paura di perdere importanza  Paura che poi i collaboratori se ne vadano  G
  11. 11. IL DELEGANTE EFFICACE Si sente sicuro  Si fida dei suoi collaboratori  Pianifica gli impegni  È consapevole del valore della delega  Si accerta che lo staff venga formato 
  12. 12. Valore dell’attività 65% 20% 15% Compiti molto Compiti poco importanti importanti 15% 20% 65% Impiego effettivo del tempo
  13. 13. Il principio di Parkinson Ogni attività tende a dilatarsi fino a coprire tutto il tempo che a quella attività è stato destinato.
  14. 14. Importante 10 9 Zona Zona 8 di di stress crescita 7 Non urgente Urgente 6 1 3 7 9 0 2 4 6 8 10 4 Zona Zona 3 di di fuori controllo distrazione 2 1 0 Non importante
  15. 15. Crescita 20% Distrazione 30% Fuori Stress controllo 35% 15%
  16. 16. Distrazione 15% Fuori controllo 10% Crescita 55% Stress 20%
  17. 17. Le fasi della DELEGA Analisi  Designazione  Definizione  Controllo e monitoraggio  Verifica 
  18. 18. 1. ANALISI Identificare i compiti e le aree che possono essere delegate
  19. 19. Esercizio Individuazione dei compiti delegabili 1. Fare un elenco di tutte le attività che ricadono nelle Zone di Stress, di Fuori Controllo e di Distrazione. 2. Se possibile, scomporre le attività in micro-attività o micro-compiti. 2. Mettere una crocetta sui compiti delegabili. I
  20. 20. In linea di massima, i compiti NON delegabili sono: Motivazione e sostegno  Ricompensare, gratificare e lodare  Macro-controllo  Tenere il rapporto con il personale  Fidelizzazione dei clienti  Pianificazione delle strategie a medio-lungo termine  Definire e verificare i risultati. 
  21. 21. 2. DESIGNAZIONE Identificare i delegati e le competenze che devono possedere.
  22. 22. Il delegato ideale Non necessariamente il più preparato  Colui che dimostra più entusiasmo  Colui che dimostra più interesse  Colui che dimostra più senso di responsabilità  Non si giustifica per i suoi errori e sa mettersi in  discussione Non fa ricadere le sue colpe sugli altri  Sa reggere la pressione 
  23. 23. Alta Ambiente Motivazione Competenza Errore di Formazione valutazione Bassa Negativo Positivo Atteggiamento
  24. 24. Le competenze sono un insieme di conoscenze, di capacità e di attributi caratteriali di cui un individuo ha bisogno per eseguire un lavoro efficacemente. Conoscenza: acquisizione e possesso intellettuale di fatti o di procedure (analisi finanziaria, uso del computer, lingue, perizia tecnica, ecc.) Capacità: abilità cognitive o comportamentali (lavoro di squadra e collaborazione, costruzione dei rapporti, pensiero analitico, leadership, ecc.) Attributi caratteriali: qualità peculiari, innate o acquisite, proprie dell’individuo (adattabilità, fiducia in se stessi, integrità, tolleranza allo stress, ecc.)
  25. 25. Competenze potenziali Conoscenza Capacità Attributi caratteriali
  26. 26. Competenze integrate Conoscenza Capacità Attributi caratteriali
  27. 27. Competenze Attributi Conoscenza Capacità caratteriali Comportamento Risultati
  28. 28. Esercizio Individuazione delle competenze Per ogni compito individuato nell’esercizio precedente, individuare le competenze necessarie per portarlo avanti, nell’ordine: attributi caratteriali, capacità e conoscenza
  29. 29. REGOLA BASE Ogni compito ad un delegato, Un delegato per ogni compito.
  30. 30. Esercizio Designazione dei delegati Sulla matrice “Compiti/Delegati” Individuare tutti i compiti e/o sotto-compiti, nonché i delegati che dovranno occuparsene in modo univoco. I
  31. 31. Esercizio Definizione delle competenze 1. Sulla matrice “Delegato/Competenze” elencare tutte le competenze che il delegato deve acquisire per portare avanti i suoi compiti. 2. Per ogni competenza, inserire gli strumenti necessari per rafforzare quella particolare competenza.
  32. 32. OLTRE LA DELEGA, L’ECCELLENZA Dal Compito All’Obiettivo
  33. 33. COMPITI E OBIETTIVI Compito o incarico Obiettivo Entro il 60 Immissione dei dati in tempo Gestire il carico e scarico del Nome ed incarico del collaboratore gg. reale magazzino Resp. magazzino 30 Assicurarsi che la merce sia Etichettatura degli scaffali gg. ben disposta e ordinata Mario Rossi Pulizia dei pavimenti prima Mantenere pulito il 0 gg. di andare a casa magazzino
  34. 34. IL “TRIANGOLO” DEGLI OBIETTIVI Qualità Tempo Costi
  35. 35. IL “TRIANGOLO” DEGLI OBIETTIVI Qualità Tempo Costi
  36. 36. IL “TRIANGOLO” DEGLI OBIETTIVI Qualità Tempo Costi
  37. 37. IL “TRIANGOLO” DEGLI OBIETTIVI Qualità Tempo Costi
  38. 38. Esercizio Dal compito all’obiettivo 1. Sulla matrice “Compiti ed Obiettivi” per ogni compito definire un obiettivo che tenga conto di uno dei tre elementi: qualità, tempo e costi. I
  39. 39. 3. DEFINIZIONE Incontri e briefing di gruppo e/o individuali per definire i compiti e gli obiettivi.
  40. 40. Integrità Sfiducia Credibilità Scarica ed Sfruttamento barile Autorevolezza Compe Lealtà tenza
  41. 41. TEMI DA DISCUTERE COSA? – Compiti ed obiettivi  CON COSA? - Risorse necessarie e massimale di  spesa ENTRO QUANDO? – Periodicità degli incontri, date  di completamento delle varie fasi, scadenze finali COME? – Procedure e metodologie  AUTORITA’ – Autorità conferita, a chi rispondere  quando rivolgersi al capo
  42. 42. 4. CONTROLLO E MONITORAGGIO Il delegante segue il progresso e l’andamento dei processi in modo da incoraggiare e sostenere il delegato.
  43. 43. Accentra- Resoconto Colloqui Politica Rete Incontri di mento open-door squadra Ogni deci- Il delegante Come Massima di- La situazio- Si sione viene è costante- prima, ma sponibilità ne è sotto organizza- presa da un mente in modo più da parte controllo in- no unico informato. informale e del formatico. frequenti responsabi- diretto. delegante. incontri le Vantaggi: Vantaggi: “collegiali”. Il delegato Il delegante Vantaggi: Vantaggi: Vantaggi: è Il delegante I delegati si ha la situa- Vantaggi: Il controllo impegnato ha sempre sentono so- zione in C’è un è totale. a rendere il polso del stenuti. tempo maggiore conto. clima. reale. “sentore” di Svantaggi: Svantaggi: squadra. Si perpetua Si impigri- Svantaggi: Svantaggi: Svantaggi: la cultura La motiva- Rischia di scono e Ha una vi- Svantaggi: della sfidu- zione del restare stentano a sione par- La cia e della delegato emo- prendere ziale ed im- responsa- non- resta bassa. tivamente l’iniziativa. precisa. bilità indivi- crescita. coinvolto. duale viene annacqua- ta.
  44. 44. MANAGEMENT-BY-EXCEPTION Il delegante viene interpellato dal delegato solamente nel caso di deviazione dai compiti, dalle responsabilità o dagli obiettivi concordati.
  45. 45. Programmare incontri periodici, ma non troppo frequenti. E’ opportuno sostenere i delegati, ma non risolvere i problemi per loro. Diradare progressivamente gli incontri.
  46. 46. Per quanto possibile, fare domande positive invece di affermazioni. “C’è qualcosa che credi io debba sapere?” “Non siamo riusciti a mantenere quella scadenza: hai qualche idea sui motivi per cui è successo?” “Vedo che i costi stanno salendo. Quali provvedimenti stai prendendo (o conti di prendere) per rientrare?” “Cosa pensi che possiamo fare per evitare di rifare questi errori?”
  47. 47. Negli incontri richiesti da un delegato per risolvere un problema, chiarire che tale incontro verrà concesso solo se porterà almeno una possibile soluzione!
  48. 48. 1. Interferenze continue 2. Rimbalzo dei compiti 3. Troppi impegni 4. Dare troppo sostegno 5. Insicurezza dei delegati
  49. 49. Esercizio Il mio problema Scrivere qual è il tuo problema maggiore e cosa pensi di fare in proposito. I
  50. 50. 5. VERIFICA Finito il progetto, verificare che gli obiettivi siano stati raggiunti (qualità, costi, tempo).
  51. 51. Le REGOLE della DELEGA CREDERE NELLA DELEGA  Delegare almeno l’80% delle attività inefficaci  Non interferire MAI  Rifiutare decisamente le scimmie altrui  Trasformare sempre i compiti in obiettivi  Una persona per ogni compito  Ricordarsi sempre di lodare  Non far fare MAI cose che non faresti  Mai biasimare; eventualmente sondare  Stimolare l’apertura e la sincerità 
  52. 52. Prossima pillola Angelo Juliani Negoziazione sindacale: l’importanza degli aspetti emotivi Martedì, 19 maggio 2009 Ore 17.00 – 20.00
  53. 53. Alessandro Carli • a.carli@powerlearning.net • www.powerlearning.net • www.alessandrocarli.com • http://alessandrocarli.blogspot.com • http://wikiformazione.blogspot.com

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