Domare le e-mail

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Slide di Andrea Dallan per la Pillola di Formazione di Martedì 09 giugno 2009.

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Domare le e-mail

  1. 1. Domare l’email Andrea Dallan “Se io c’ho questo nuovo media, la possibilità cioè di veicolare un numero enorme di informazioni, in un microsecondo, mettiamo caso a un abboriggeno dalla parte opposta del pianeta... ma il problema è: abboriggeno, ma io e te... che c***o ce dovemo dì?” (Corrado Guzzanti, da Millenovecentonovantadieci)
  2. 2. Presentiamoci Domare l’email
  3. 3. Struttura dell’incontro I mezzi di comunicazione e loro utilizzo  Comunicazioni Esterne all’azienda e  possibilità di controllo ◦ Netiquette Comunicazioni Interne all’azienda e  possibilità di controllo ◦ Classificazione dei Media secondo matrice Importanza – Urgenza ◦ Netiquette interna Domare l’email
  4. 4. Alcuni mezzi di comunicazione email Post It appunti Incontro circolari Fax IM Riunione Telefono fisso Informazioni Telefono centralizzate portatile lato Server Domare l’email
  5. 5. Comunicare in azienda per: Pianificare/Organizzare  Decidere/Risolvere/  Analizzare Richiedere un’azione  Richiedere/  inviare un’informazione Saluti, chat  …  Domare l’email
  6. 6. La matrice Importanza/Urgenza di Covey Una comunicazione/attività può essere: + importante Importante e Importante ed non urgente urgente - urgente + urgente Non importante Non importante e non urgente ed urgente - importante Domare l’email
  7. 7. Collocare (idealmente) gli obiettivi della comunicazione + importante Organizzare Decidere Risolvere Analizzare - urgente + urgente Richiedere azione Richiedere Info Salutare - importante Domare l’email
  8. 8. Collocare (idealmente) i mezzi di comunicazione + importante Riunione Incontro Telefono - urgente + urgente email ! email IM - importante Domare l’email
  9. 9. Le comunicazioni esterne all’azienda Bassa possibilità di controllo  Alcuni suggerimenti ◦ Spam: attivare filtro antispam ◦ Newsletter/Feed: disattivarli o cestinarli automaticamente ◦ Aprire Outlook nella pagina calendario (non alla posta in arrivo) ◦ Autodisciplina: dedicare momenti definiti della giornata al controllo delle email. Domare l’email
  10. 10. L’email che vorremmo ricevere 5 aggettivi: …  Domare l’email
  11. 11. La Netiquette (Wikipedia) La Netiquette è un insieme di regole che  disciplinano il comportamento di un utente di Internet Il rispetto della netiquette non è imposto  da alcuna legge, ma si fonda su una convenzione di generale condivisione. http://it.wikipedia.org/wiki/Netiquette  Domare l’email
  12. 12. La Netiquette per le email/1 Non usare l’e-mail per alcun 1. proposito illegale o non etico. Non diffondere né spam né 2. messaggi appartenenti a catene di S. Antonio. Includi sempre l’argomento del 3. messaggio in modo chiaro e specifico. Alla fine del messaggio firma 4. sempre col tuo nome. Domare l’email
  13. 13. La Netiquette per le email/2 Mantieni la privacy degli eventuali 5. mittenti/destinatari Fai molta attenzione all’ortografia 6. e alla grammatica del tuo messaggio Non insultare e non fare uso 7. indiscriminato di lettere maiuscole. Domare l’email
  14. 14. La Netiquette per le email/3 Rifletti bene su come il destinatario 8. possa reagire al tuo messaggio. La dimensione del messaggio 9. non deve essere troppo grande. 10. Cita il testo a cui rispondi il più brevemente possibile Domare l’email
  15. 15. Suggerimenti: La regola d’oro dell’email: non inviare  ad altri ciò che non vorresti ricevere Al lavoro, non inviare messaggi di  contenuto personale: se necessario, meglio una telefonata Se sei in dubbio se inviare o no  un messaggio, dormici sopra erileggilo il giorno dopo. Inviamo noi per primi  l’email che vorremmo ricevere Diamo l’esempio. Domare l’email
  16. 16. Le comunicazioni interne all’azienda Alta possibilità di controllo: Condividere l’uso degli strumenti di  comunicazione matrice di Covey Condividere la Netiquette interna  Domare l’email
  17. 17. Collocare i mezzi di comunicazione disponibili in azienda + importante Riunione Incontro Telefono - urgente + urgente email ! email IM - importante Domare l’email
  18. 18. Netiquette interna condivisa - file word Serve a condividere le regole interne  per l’utilizzo dell’email. Ad esempio: ◦ Utilizzare l’email per richiedere azioni o informazioni ◦ Utilizzo del campo A: persona a cui è richiesta l’azione/informazione ◦ Utilizzo del campo CC: solo per informazione – non è richiesta azione o informazione Domare l’email
  19. 19. Netiquette interna/2 Curare l’oggetto dell’email  ◦ Aiuta il ricevente a comprendere velocemente il significato dell’email ◦ Meglio un solo argomento per ciascuna email ◦ Se l’email riguarda un protocollo o una pratica, inseriamo il numero identificativo in oggetto Risposta entro 24/48 ore  Domare l’email
  20. 20. Netiquette interna/3 Come utilizzare il simbolo  priorità alta ◦ Trasforma il messaggio da importante – non urgente a importante ed urgente = emergenza: da utilizzare con consapevolezza Se necessario, dare scadenze  per le azioni richieste ◦ Aiutiamo chi riceve l’email ad organizzare il proprio lavoro Domare l’email
  21. 21. Le Pillole di Formazione http://wikiformazione.blogspot.com Il prossimo incontro: Leadership motivazionale Relatore: Luigi Mistruzzi Il 30/06/2009 alle 17.00 Presso la Delegazione OVEST COLLI, Via Bernardi, 1 - Centro direzionale quot;La Querciaquot; - Z.I. Rubano

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