Gestión Documental
Ahorre en espacio y tiempo                                              dejando la gestión de su                          ...
4.                                                                                                                        ...
6.                                                                                                                        ...
8.                                                                                                            9.        3 ...
10.                                                                                                                       ...
12.                                                                                                                       ...
14.                                                                                       15.                             ...
16.                                                                                                                       ...
18.      Certificados      •	Certificado de cumplimiento con la LOPD: gestionando la       seguridad y confidencialidad de...
C/ Gutemberg, parcela 59Polígono Industrial Llanos de la EstaciónAutovía de Huesca, salida 318, Zuera Norte50800 Zuera (Za...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Gestión documental

728 views

Published on

Catálogo de servicios de Logisman

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
728
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
6
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Gestión documental

  1. 1. Gestión Documental
  2. 2. Ahorre en espacio y tiempo dejando la gestión de su documentación en manos de una empresa especializada. “A través del servicio de gestión documental, accede- mos a la experiencia y medios técnicos (espacio, ins- talaciones, seguridad, sistemas informáticos…) que no serían rentables para nuestro volumen individual. En de- finitiva, nos beneficiamos de economías de escala”. (cita) El volumen documental que generan las empresas, instituciones y des- pachos profesionales, obliga a poner en marcha herramientas específi- cas para su correcta gestión y tratamiento. La tendencia, tanto en el ámbito de la administración pública como en la empresa privada, es externalizar el servicio de archivo, tras compro- bar las excelentes ventajas que ello supone. Para ello, nuestra empresa presenta soluciones pioneras y de total eficacia. Nuestro objetivo es conseguir el mayor ahorro en espacio y costes de gestión a nuestro cliente, que nuestro cliente enfoque sus esfuerzos a la gestión propia de su negocio, y ofrecer soluciones adaptadas a un mundo empresarial cada vez más globalizado. Orden, seguridad, accesibilidad yconfidencialidad.
  3. 3. 4. 5. Proceso Las principales fases del proceso son: 1. Estudio documental 2. Clasificación y registro 3. Custodia: · 3.1. Seguridad · 3.2. Software especializado · 3.3. Gestión integral a través de web 4. Gestión de consultas 5. Destrucción 1 estudio La documentación puede ser controlada y gestionada por el Cliente cliente a través del servicio web. traslado La gestión documental engloba las siguientes áreas: 2 • Consultoría en gestión documental clasificación y registro • Traslados de archivos Solicitud Envío 4 4 • Guarda y custodia de documentación 3 • Sistema de consulta de documentos e-mail digitalización • Digitalización custodia (archivo general) • Destrucción certificada fax postal 5 destrucción
  4. 4. 6. 7. 1 2 1. Estudio documental 2. Clasificación y Registro La primera fase de gestión documental consiste en la realización de un estudio de la situación actual de la documentación: cómo se genera, cómo es archivada..., identificando y proponiendo posibles áreas de mejora. El diagnóstico inicial nos permite crear la estructura documental, de modo que su registro y ubicación optimice Validación Grabación Digitalización Ubicación Emisión el tratamiento y consulta en el futuro. Se valida la base de Grabación de los datos Se ofrece Asignación de Emisión de actas datos del cliente, o correspondientes de la posibilidad una etiqueta de transferencia, Del mismo modo se determina el tiempo que la información se crea una base de cada serie documental de digitalizar la para su posterior a petición del debe ser guardada, denominado “plazos de paso a histórico datos en caso de no para su ubicación y documentación y ubicación. cliente: contenedor, disponer de ella. tratamiento. guardarla en subcontenedor o y expurgo”. Grabación del rango soporte informático. documento. o fecha en la que un Todo este proceso se desarrolla en estrecha colaboración documento queda cancelado para su con su empresa y se divide en: futura destrucción. • Consultoría. • Recogida de la documentación en sus instalaciones. La documentación se almacena, clasifica y registra a través • Tratamiento archivístico para la identificación y recupe- de una etiqueta con un rango de numeración. ración del volumen documental. • Destrucción de aquella documentación que deja de En la etiqueta sólo figura un código de barras, cuyo objeto es tener un valor legal o que por cualquier otro motivo su salvaguardar la identidad de nuestros clientes. conservación no es necesaria. Nuestros técnicos especializados se desplazan a las oficinas del cliente y ordenadamente, con absoluta confidencialidad y seguridad, Consultoría documental. realizan el traslado hasta nuestras instalaciones utilizando nuestros propios vehículos.
  5. 5. 8. 9. 3 3. Custodia La documentación se custodia en las instalaciones propiedad de Logisman, garantizando el orden, accesibilidad, seguri- dad y confidencialidad. A este servicio lo denominamos “Guarda y custodia” acogiéndonos al significado textual de ambos términos: “poner algo donde esté seguro” y “guardar con cuidado y vigilancia”. El sistema está orientado a la rapidez y precisión ante cualquier consulta que se necesite realizar. Para la custodia estándar se introducen cuatro subcon- tenedores por contenedor, optimizando el espacio y ahorrando en costes. No obstante, ofrecemos alternativas en cuanto a medidas o número de subcontenedores, adaptándonos a la situación de cada cliente si se observa necesario. Nuestras instalaciones y procedimientos nos permiten responder y participar en cualquier proceso de certificación o auditoría al que se sometan las empresas de nuestros clientes. Nuestra política es la orientación al cliente, de forma que sienta en todo momento que su documentación está en sus propias instalaciones, independientemente de la distancia. Sistema estándar: 4 subcontenedores por contenedor. Máxima seguridad. Área de guarda y custodia.
  6. 6. 10. 11. 3.1 Custodia: Seguridad Ofrecemos unas instalaciones perfectamente adecuadas, dotadas con los más modernos sistemas de seguridad: • Sistemas de alarmas y detección. • Videovigilancia exterior e interior. • Guardia de seguridad. • Barreras ópticas. • Instalación contra incendios. Para una mayor seguridad se han instalado “generadores de espuma” regulados en la norma NFPA-11, de forma sectorizada, para eliminar el uso del agua en caso de incendio. Cualquier posible foco de fuego se extinguiría sin peligro de Bombas de extinción. dañar el archivo. Capacidad para extinguir un posible foco de incendio, en cualquier punto de las instalaciones, mediante espuma. Cañones contra incendios y videovigilancia.
  7. 7. 12. 13. 3.2 Custodia: 3.3 Custodia: Software especializado Gestión integral a través de web Disponemos de software propio, desarrollado y evolucionado Sistema de gestión en tiempo real a través de nuestra específicamente para la gestión de documentación, que nos extranet* que le permitirá realizar sus consultas y gestionar su permite adaptarnos con rapidez y en cada momento a las documentación: necesidades operativas particulares de cada cliente. • Definición y registro de accesos a las distintas series documentales y operaciones sobre ellas (obligado por la Se trabaja bajo los más estrictos sistemas de seguridad LOPD). informática entre los que destacan: • Alta de contenedores y series documentales. • Búsqueda de la documentación. • Certificación ECA que acredita el cumplimiento con la • Solicitud de originales y envío de documentos requeridos. LOPD. • Envío de imágenes. • La replicación remota del sistema informático. • Solicitud de recogida de documentación en los centros • La disposición de un servidor seguro SSL para el área productores. de clientes, que garantiza en ella el cifrado de las comu- • Estadísticas sobre las solicitudes realizadas. nicaciones. La extranet está alojada en un servidor seguro (https), • La instalación de grupos electrógenos además de los disponiendo de varios sistemas de autentificación. De este Sistemas de Alimentación Ininterrumpida para la máxima modo, la sección de clientes del portal permite el acceso, garantía en la seguridad del software y suministro de exclusivamente, a aquellos usuarios autorizados. servicios a través de nuestra extranet. Su utilización es sencilla, requiriendo una sesión de forma- *Extranet: página web donde se conectan los clientes y proveedores para gestionar ción de unas dos horas, que impartimos en las instalaciones la actividad de nuestros clientes.
  8. 8. 14. 15. 4 4. Gestión de consultas Los archivos pueden ser solicitados en cualquier momento por nuestros clientes. Para ello, buscando siempre la comodi- dad, la seguridad y la confidencialidad: • Se establecen permisos para cada usuario, cada serie y cada servicio. • Se registran todas las operaciones realizadas por cada usuario. • Se elaboran estadísticas de consultas y servicios que el cliente ha solicitado. Ofrecemos varias alternativas para la entrega de la documen- tación solicitada: • Envío de la documentación a través de imagen digitalizada. De este modo no es necesario que la docu- mentación salga de nuestras instalaciones, obteniendo así un nivel mayor de seguridad. • Envío por cualquier otro medio tradicional siempre que el cliente lo solicite. • Si lo desea, el cliente puede consultar la documentación en nuestras propias instalaciones. Gestión de consultas.
  9. 9. 16. 17. Digitalización Como valor añadido, Logisman le ofrece este servicio de digitalización de documentos, como complemento al de guarda y custodia. Para ello ofrecemos los sistemas más avanzados de captura, consulta y archivo de imágenes como documentos bancarios, albaranes, facturas, etc. Las principales ventajas de este proceso son: • Garantizar la conservación de la información indepen- dientemente de los sistemas de seguridad con los que se tenga guardada en soporte físico. • La agilidad de las consultas, ya que puede realizarlas a Destrucción certificada. través de su propio ordenador, siempre que no requiera la consulta del original. • Ahorro en tiempo de la consulta. 5 5. Destrucción • Disminución de espacio. La documentación debe ser conservada según el tiempo • Posibilidad de compartir la información en el mínimo establecido en cada caso por la ley, dependiendo de su tiempo e independientemente de la distancia. naturaleza, o bien porque cada empresa establece sus criterios particulares de conservación. Por ello, una vez cumplido ese tiempo de conservación se Área de digitalización. debe realizar un expurgo de la misma y una destrucción confidencial. Nuestro servicio de destrucción garantiza la confidencia- Destrucción lidad y la documentación es trasladada a un gestor de certificada. residuos autorizado para su posterior reciclado. En todo momento, el proceso se realiza según la normativa vigente: Ley de Protección de Datos (LOPD), Gestión de calidad ISO 9001:2000, norma de Medio ambiente ISO 14001:2004. El proceso concluye con la emisión de un certificado de destrucción con la opción de cumplir con la Norma DIN 32757 si es necesario.
  10. 10. 18. Certificados • Certificado de cumplimiento con la LOPD: gestionando la seguridad y confidencialidad de nuestros clientes. • ISO 14001/2004: Comprometidos con el medio ambiente. • ISO 9001/2000: Adaptando la calidad al nivel de servicio. España A 300 km se producen el 80% de las operaciones logísticas nacionales.
  11. 11. C/ Gutemberg, parcela 59Polígono Industrial Llanos de la EstaciónAutovía de Huesca, salida 318, Zuera Norte50800 Zuera (Zaragoza) · EspañaTeléfono 976 694 902 · Fax 976 694 950Coordenadas GPS: · Lat, N: 41º 53’ 14.3” · Long, W: 0º 45’ 39.64”

×