Surviving corporate mandates in 
     the recession of 2009
        Patrick K. Lynch, CCE, CBET, MBA
          Biomedical ...
Casual forum.
Ask questions at any time.
Please place all phones and pages on silent.
Morning and afternoon breaks, but re...
Hospital‐employed Biomeds
ISO‐employed Biomeds
Biomed‐related business‐people

All attendees are important.  Please add to...
Problems back at the hospital . . . . .
  Administration  cut our budget.
  Administration  cut our budget
  I cannot trai...
The Economic Crisis
How it affects Healthcare and Hospitals
How Biomeds typically respond to financial pressures 
and why ...
CBET
CCE
34 years in Biomed
1st Pres of NCBA
Active in certification of BMETs and Ces
Member of all Biomed Associations
Ma...
Understand the true severity of the financial crisis, as 
1.
     related to healthcare.
        l d   h l h
     Understa...
Leave here with more tools in your bag 
than when you arrived this morning.
than when you arrived this morning
The Economic Crisis
How it affects Healthcare and Hospitals
How Biomeds typically respond to financial pressures 
and why ...
The Economic Crisis
How it affects Healthcare and Hospitals
How Biomeds typically respond to financial pressures 
and why ...
The Economic Crisis
How it affects Healthcare and Hospitals
How Biomeds typically respond to financial pressures 
and why ...
Budget



         Payroll, Tech
         Payroll, Mgmt
         Payroll  Mgmt
         Parts
         Contracts
         ...
Budget



         Payroll, Tech
         Payroll, Mgmt
         Parts
         Contracts
         Outside Service
       ...
Number of Productive Hours
     # of BMETs x  number of hours
           3       x       1240      = 3720 Productive BMET ...
Includes all persons not turning a screwdriver
                               g
  Supervisors
  Secretaries
  Parts Clerks...
Always needed.
Few options.
Expensive parts make a big difference.
  CT Tubes
  Cryogens
  Ultrasound Probes and TEEs
Ofte...
Parts contracts can be evaluated for cost‐effectiveness.
Contracts that include labor are almost always BAD!
C           h...
Items sent out for repair
Labor called to hospital for service needs.
Used when:
  Special technical knowledge is not poss...
Not the same as other travel in the hospital.
Technical training is necessary for Biomeds to be able 
to work on the equip...
Travel for a nurse or resp tech means going to an 
annual convention.
       l
If they don’t go for a few years, they can ...
Travel for a nurse or resp tech means going to an 
                                        gg
annual convention.
If they d...
Travel for a nurse or resp tech means going to an 
                                        gg
annual convention.
If they d...
Travel for a nurse or resp tech means going to an 
                                        gg
annual convention.
If they d...
Travel for a nurse or resp tech means going to an 
                                        gg
annual convention.
If they d...
Technical information constantly emerging.

Management information constantly emerging.

Regulatory information constantly...
The Economic Crisis
How it affects Healthcare and Hospitals
How Biomeds typically respond to financial pressures 
and why ...
Reduce your spending by 10%!
Reduce your spending by 10%!


What they really mean is:
        y      y
Reduce your spending by 10%!


What they really mean is:
        y      y


Reduce your spending b 10%!
Rd              di...
Reduce your spending b 10%!
Rd              di by

       NOW!
No
No

and

Yes
No . . . . . . 

 because the pain is real.  
 b        h   i  i   l   

And it will get worse.  We haven’t seen 
 anythin...
Yes . . . . . 
Yes           

. . . because the bigger goal is not to 
 just reduce Biomed costs  but to 
               ...
The Economic Crisis
How it affects Healthcare and Hospitals
How Biomeds typically respond to financial pressures 
and why ...
What if EVERY piece of technology in a hospital 
were seen as a sponge?
Size of Sponge = value of equipment
Amount of wate...
Servers
Lab           MRI
                                 CT


                                                         C...
=
=
Servers
Lab           MRI
                                  CT


                                                         ...
Reduce your spending by 10%.



Biomed Response:  
          p
   How?       Where?         
Typical Biomed Approaches to cost reduction

  Reduce PMs
  Cut Overtime
  Reduce services to customers
  Shift costs back...
What the C‐suite really wants . . . .

  Find a way to reduce costs as much as possible, but the 
  minimum should be an a...
The key to remember:

The way for Biomed to increase value to the hospital is 
to                       , not contract.

B...
The Economic Crisis
How it affects Healthcare and Hospitals
How Biomeds typically respond to financial pressures 
and why ...
• Ultrasound Machines
 MUSE system
 Linear Accelerator
 Sterilizer Service
Old State:   (phase 1 – total OEM contracts)
      Manufacturer contract ‐ $250,000 / year
Transition State:  (got trained...
Old State:
     Manufacturer Contract ‐ $44,000 per year
     (hardware, software, upgrades)
     (Cost of actual service ...
Old State:
     Manufacturer Contract ‐ $425,000 per year
Transition State:
     Switch to ISO, contract $250,000 per year...
Old State:
     Manufacturer Contract ‐ $125,000 plus parts
Transition State:
     Biomed manages outside contract
Final S...
Best ideas from around the country:
  Keep end‐of‐life equipment operational as long as 
  financially and technologically...
Best ideas from around the country:
  Keep end‐of‐life equipment operational as long as 
  financially and technologically...
Best ideas from around the country:
  Keep end‐of‐life equipment operational as long as 
  financially and technologically...
Best ideas from around the country:
  Keep end‐of‐life equipment operational as long as 
  financially and technologically...
A: Instead of this, we have repeatedly shown them where 
  we can reduce the budgets of other departments, as 
  the repai...
Encourage people to use their PTO. While it does not show 
up any different in our actual budgets, it does reduce the 
  p...
The Economic Crisis
How it affects Healthcare and Hospitals
How Biomeds typically respond to financial pressures 
and why ...
Alan Koreneff – Corporate Director of Clinical 
Engineering, Novant Health, Charlotte
Sonny White
What works for you?
What has NOT worked for you?
Are you willing to look in non‐traditional places for 
expansion opportun...
It’ll be worse before it is better.
1.
     Everybody is in the same situation.
2.
     Expand your vision beyond patient ...
Why did you come here today?
 Did you find some answers to your problems?
 What is the next step?
 What can the NCBA do fo...
For a copy of this presentation, 
             f  hi           i 
 email plynch@GMI3.com

                      For assist...
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Slashing Biomedical Budgets In 2009
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Slashing Biomedical Budgets In 2009

3,135 views

Published on

How hospitals can drastically reduce medical equipment maintenance budgets and costs in 2009 (and evermore).

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
3,135
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1,141
Actions
Shares
0
Downloads
50
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Slashing Biomedical Budgets In 2009

  1. 1. Surviving corporate mandates in  the recession of 2009 Patrick K. Lynch, CCE, CBET, MBA Biomedical Support Specialist Global Medical Imaging (GMI)
  2. 2. Casual forum. Ask questions at any time. Please place all phones and pages on silent. Morning and afternoon breaks, but refill as needed. g , Restrooms are located . . . Lunch at noon, provided by Troff Medical Services ,p y We should be through by 4 PM at the latest.
  3. 3. Hospital‐employed Biomeds ISO‐employed Biomeds Biomed‐related business‐people All attendees are important.  Please add to the  discussion. If you see this symbol . . . . Important topic – wake up and pay attention
  4. 4. Problems back at the hospital . . . . . Administration  cut our budget. Administration  cut our budget I cannot train my staff. My boss won’t let me hire staff I need. y How can I do the same work with less staff? Administration cut out travel. ‐ ‐ ‐
  5. 5. The Economic Crisis How it affects Healthcare and Hospitals How Biomeds typically respond to financial pressures  and why these do not work. 10 Ways to reduce Costs (presentation)  W  t   d  C t  ( t ti ) A spongy approach to cost analysis Lessons from around the country Round Table – self help from attendees
  6. 6. CBET CCE 34 years in Biomed 1st Pres of NCBA Active in certification of BMETs and Ces Member of all Biomed Associations Managed large in‐house, ISO and corporate Biomeds Currently, works for GMI is sales development, who  sponsors my activities.
  7. 7. Understand the true severity of the financial crisis, as  1. related to healthcare. l d   h l h Understand the traditional ways Biomeds have dealt with  2. cost‐cutting directives and why they don’t work. g y y Identify specific ways in my own facility to make a  3. financial impact. Learn a new way to view Biomed and the way we  4. 4 contribute to the bottom line. Learn from companies present how to affect the bottom  5. line. li Learn from others in the audience about things that work  6. for them.
  8. 8. Leave here with more tools in your bag  than when you arrived this morning. than when you arrived this morning
  9. 9. The Economic Crisis How it affects Healthcare and Hospitals How Biomeds typically respond to financial pressures  and why these do not work. 10 Ways to reduce Costs (presentation) A spongy approach to cost analysis Lessons from around the country Round Table – self help from attendees R d T bl   lf h l  f   d
  10. 10. The Economic Crisis How it affects Healthcare and Hospitals How Biomeds typically respond to financial pressures  and why these do not work. 10 Ways to reduce Costs (presentation) A spongy approach to cost analysis Lessons from around the country Round Table – self help from attendees R d T bl   lf h l  f   d
  11. 11. The Economic Crisis How it affects Healthcare and Hospitals How Biomeds typically respond to financial pressures  and why these do not work. 10 Ways to reduce Costs (presentation) A spongy approach to cost analysis Lessons from around the country Round Table – self help from attendees R d T bl   lf h l  f   d
  12. 12. Budget Payroll, Tech Payroll, Mgmt Payroll  Mgmt Parts Contracts Outside Service O t id  S i Training Subscriptions misc 
  13. 13. Budget Payroll, Tech Payroll, Mgmt Parts Contracts Outside Service Training Subscriptions misc 
  14. 14. Number of Productive Hours # of BMETs x  number of hours 3       x       1240      = 3720 Productive BMET Hours (7 (70% productivity) p y) Cost analysis Salary x 1.25 (benefits) 3 x $40,000 x 1.25 = $150,000 per year Cost Per Hour of Productive BMET Total cost / total hours = cost per hour T t l  t / t t l h     t   h $150,000 / 3,720 = $40.32 per hour Per hour cost increases as productivity increases. Per hour cost increases as mgmt. and sec. costs added.
  15. 15. Includes all persons not turning a screwdriver g Supervisors Secretaries Parts Clerks P t  Cl k Receptionists All are viewed by upper management as much more  expendable than technical staff. Must be able to justify their need very well. j y y
  16. 16. Always needed. Few options. Expensive parts make a big difference. CT Tubes Cryogens Ultrasound Probes and TEEs Often‐used parts make a big difference. PM kits Batteries Lead wires
  17. 17. Parts contracts can be evaluated for cost‐effectiveness. Contracts that include labor are almost always BAD! C   h  i l d  l b     l  l  BAD! 3 Components of a contract: Certain (100%) need – PMs, PM kits. Certain (100%) need  PMs  PM kits Unknown  (??) need – repairs (downside is always  inflated) Unrelated extras – Clinical support for users Clinical training (for users) Software upgrades Greatest opportunities for cost savings Compare biomed hourly costs to manufacturer hourly  costs.
  18. 18. Items sent out for repair Labor called to hospital for service needs. Used when: Special technical knowledge is not possessed by in‐ house staff. In‐house staff does not have time to complete all work. Special test equipment is required. Manufacturers are the most expensive. M f    h    i Often local shops can be cost effective.
  19. 19. Not the same as other travel in the hospital. Technical training is necessary for Biomeds to be able  to work on the equipment as it comes out of warranty. NOT AN OPTION! Biomed must work hard to make administration see  that Biomed Training is not like a nurse going to a  th t Bi d T i i  i   t lik       i  t     nursing conference.
  20. 20. Travel for a nurse or resp tech means going to an  annual convention. l If they don’t go for a few years, they can still take care  of patients. of patients If Biomeds don’t go to school, they soon become  obsolete, and are forced to put things on expensive   contracts. Training for a Biomed means acquiring new skill to  save money. Biomed travel and training should NOT be evaluated  the same as other hospital travel and training.
  21. 21. Travel for a nurse or resp tech means going to an  gg annual convention. If they don’t go for a few years, they can still practice  their profession. h i  f i If Biomeds don’t go to school, they soon become  obsolete, and are forced to put things on expensive   obsolete  and are forced to put things on expensive   contracts. Biomed travel and training should NOT be evaluated  g the same as other hospital travel and training.
  22. 22. Travel for a nurse or resp tech means going to an  gg annual convention. If they don’t go for a few years, they can still practice  their profession. h i  f i If Biomeds don’t go to school, they soon become  obsolete, and are forced to put things on expensive   obsolete  and are forced to put things on expensive   contracts. Biomed travel and training should NOT be evaluated  g O the same as other hospital travel and training.
  23. 23. Travel for a nurse or resp tech means going to an  gg annual convention. If they don’t go for a few years, they can still practice  their profession. h i  f i If Biomeds don’t go to school, they soon become  obsolete, and are forced to put things on expensive   obsolete  and are forced to put things on expensive   contracts. Biomed travel and training should NOT be evaluated  o ed t a e a d t a g s ou d O be e a uated the same as other hospital travel and training.
  24. 24. Travel for a nurse or resp tech means going to an  gg annual convention. If they don’t go for a few years, they can still practice  their profession. h i  f i If Biomeds don’t go to school, they soon become  obsolete, and are forced to put things on expensive   obsolete  and are forced to put things on expensive   contracts. Biomed travel and training should NOT be evaluated  g the same as other hospital travel and training.
  25. 25. Technical information constantly emerging. Management information constantly emerging. Regulatory information constantly emerging. Medical Equipment management strategy constantly  changing. changing
  26. 26. The Economic Crisis How it affects Healthcare and Hospitals How Biomeds typically respond to financial pressures  and why these do not work. 10 Ways to reduce Costs (presentation) A spongy approach to cost analysis Lessons from around the country Round Table – self help from attendees R d T bl   lf h l  f   d
  27. 27. Reduce your spending by 10%!
  28. 28. Reduce your spending by 10%! What they really mean is: y y
  29. 29. Reduce your spending by 10%! What they really mean is: y y Reduce your spending b 10%! Rd di by
  30. 30. Reduce your spending b 10%! Rd di by NOW!
  31. 31. No
  32. 32. No and Yes
  33. 33. No . . . . . .  because the pain is real.   b   h   i  i   l    And it will get worse.  We haven’t seen  anything yet.   We all have to tighten  anything yet    We all have to tighten  our belts.
  34. 34. Yes . . . . .  Yes            . . . because the bigger goal is not to  just reduce Biomed costs  but to  costs, but to  reduce HOSPITAL costs.
  35. 35. The Economic Crisis How it affects Healthcare and Hospitals How Biomeds typically respond to financial pressures  and why these do not work. 10 Ways to reduce Costs (presentation) A spongy approach to cost analysis Lessons from around the country Round Table – self help from attendees R d T bl   lf h l  f   d
  36. 36. What if EVERY piece of technology in a hospital  were seen as a sponge? Size of Sponge = value of equipment Amount of water in the sponge   = MONEY to  maintain
  37. 37. Servers Lab MRI CT Copiers Sterilizers Anes es General Ultrasound Biomedical Equipment Cad Access Linear Accelerators
  38. 38. =
  39. 39. =
  40. 40. Servers Lab MRI CT Copiers Sterilizers Anes es General Ultrasound Biomedical Equipment Card Access Linear Accelerators
  41. 41. Reduce your spending by 10%. Biomed Response:   p How?       Where?         
  42. 42. Typical Biomed Approaches to cost reduction Reduce PMs Cut Overtime Reduce services to customers Shift costs back to customer cost centers
  43. 43. What the C‐suite really wants . . . . Find a way to reduce costs as much as possible, but the  minimum should be an amount equal to 10% of your  ii   h ld b       l    %  f    current year’s budget. 
  44. 44. The key to remember: The way for Biomed to increase value to the hospital is  to    , not contract. Biomedical Engineering specializes in wringing the  cost out of  medical equipment service, while  maintaining (or increasing) the reliability, safety and  i t i i  (  i i ) th   li bilit   f t   d  accuracy for the overall good of the patient and  caregivers. g
  45. 45. The Economic Crisis How it affects Healthcare and Hospitals How Biomeds typically respond to financial pressures  and why these do not work. 10 Ways to reduce Costs (presentation) A spongy approach to cost analysis Lessons from around the country Round Table – self help from attendees R d T bl   lf h l  f   d
  46. 46. • Ultrasound Machines MUSE system Linear Accelerator Sterilizer Service
  47. 47. Old State:   (phase 1 – total OEM contracts) Manufacturer contract ‐ $250,000 / year Transition State:  (got trained, use third parties, begin doing PMs) Train BMET, wait for contract to expire T i  BMET   it f   t t t   i Final State: (phase 4) In‐house service ouse se v ce Savings: $180,000 per year Added benefit – first step into Imaging Service.
  48. 48. Old State: Manufacturer Contract ‐ $44,000 per year (hardware, software, upgrades) (Cost of actual service delivered, if bought at market prices  (Cost of actual service delivered  if bought at market prices  was $15,000 per year.) Transition State: Train BMET Final State: Service In house Service In‐house Savings: $30,000 per year less cost of software upgrades
  49. 49. Old State: Manufacturer Contract ‐ $425,000 per year Transition State: Switch to ISO, contract $250,000 per year S it h t  ISO   t t $    Agreed to train in‐house BMET Final State: In‐house service Promotion for BMET Savings: Si $300,000 per year
  50. 50. Old State: Manufacturer Contract ‐ $125,000 plus parts Transition State: Biomed manages outside contract Final State: Biomed hires Facilites Eng, cancells contract Savings: Si $75,000 per year Hired person from engineering.
  51. 51. Best ideas from around the country: Keep end‐of‐life equipment operational as long as  financially and technologically feasible. Buy used equipment for spares, parts, backups. Buy used equipment for spares  parts  backups
  52. 52. Best ideas from around the country: Keep end‐of‐life equipment operational as long as  financially and technologically feasible. Buy used equipment for spares, parts, backups. Buy used equipment for spares  parts  backups Remove unused medical devices from service, retire,  adjust staffing and costs accordingly.
  53. 53. Best ideas from around the country: Keep end‐of‐life equipment operational as long as  financially and technologically feasible. Buy used equipment for spares, parts, backups. Buy used equipment for spares  parts  backups Remove unused medical devices from service, retire,  adjust staffing and costs accordingly. Purchase used, refurbished equipment to stretch capital  dollars. .
  54. 54. Best ideas from around the country: Keep end‐of‐life equipment operational as long as  financially and technologically feasible. Buy used equipment for spares, parts, backups. Buy used equipment for spares  parts  backups Remove unused medical devices from service, retire,  adjust staffing and costs accordingly. Purchase used, refurbished equipment to stretch capital  dollars. Barter  trade service with area hospitals, instead of  Barter – trade service with area hospitals  instead of  duplicating training.
  55. 55. A: Instead of this, we have repeatedly shown them where  we can reduce the budgets of other departments, as  the repair costs are not in our budget. They are really just looking for a bottom line reduction,  and once you show it to them, it’s not important which  d      h  it t  th  it’   t i t t  hi h  department budget line really hits. Karen Waninger
  56. 56. Encourage people to use their PTO. While it does not show  up any different in our actual budgets, it does reduce the  py g, debt liability for the hospital. They have already accrued  the expenses, so if people actually use the PTO, they reduce  the balance in the accrual account. Stretch out the calibration on test equipment, do it every 2  years instead of every year, unless you start to see drift with  specific devices. Just make sure your policies are updated  to reflect what you are doing there. to reflect what you are doing there See if you can sell any of your old test equipment (NOT  medical equipment) on eBay and use that money for new  tools, etc. tools  etc Make sure that your hospital has approved that  approach, though, and that everything is above board with  tracking the assets. Karen Waninger Director, Clinical Engineering Community Health Network
  57. 57. The Economic Crisis How it affects Healthcare and Hospitals How Biomeds typically respond to financial pressures  and why these do not work. 10 Ways to reduce Costs (presentation) A spongy approach to cost analysis Lessons from around the country Round Table – self help from attendees R d T bl   lf h l  f   d
  58. 58. Alan Koreneff – Corporate Director of Clinical  Engineering, Novant Health, Charlotte Sonny White
  59. 59. What works for you? What has NOT worked for you? Are you willing to look in non‐traditional places for  expansion opportunities? Why are you here?
  60. 60. It’ll be worse before it is better. 1. Everybody is in the same situation. 2. Expand your vision beyond patient care. 3. The Biomed is the least costly way to maintain  Th  Bi d i   h  l   l      i i  4. medical equipment. To save more, Biomed must expand. 5. Travel and training budgets for Biomed are different  6. than for the rest of the hospital. Use the sponge analogy to identify your sponges. 7. Use SVR and the parfait slide to identify fat sponges  8. which need squeezing. which need squeezing NETWORK – use your friends for ideas. 9.
  61. 61. Why did you come here today? Did you find some answers to your problems? What is the next step? What can the NCBA do for you? Suggestions and comments (always welcome) S ti   d  t  ( l  l ) Please return evaluation form. Pl  t   l ti  f
  62. 62. For a copy of this presentation,       f  hi   i  email plynch@GMI3.com For assistance with a plan to move safely into imaging service, contact plynch@GMI3.com l h@GMI3 If you would like this p y presentation made for y your organization, contact plynch@GMI3.com or patrick@plynch.us

×