Guía – Taller de ExcelEn esta guía vamos a familiarizarnos con el entorno de Excel. Veremos las partes de lapantalla, menú...
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Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.Las barras de desplazamientoPermiten movernos a lo largo y a...
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Práctica 6Escribir datos en varias celdas seguidas que ocupen el ran B4: D4.                                              ...
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Excel 6

  1. 1. Guía – Taller de ExcelEn esta guía vamos a familiarizarnos con el entorno de Excel. Veremos las partes de lapantalla, menús, introducción de datos, operaciones básicas, etc. IntroducciónUna hoja de cálculo es un programa que permite realizar cálculos aritméticos,estadísticos, financieros, etc., con una serie de datos previamente introducidos. Excel es elmáximo exponente de las hojas de cálculo existentes en el mercado actual. Con Excelpodemos generar presupuestos, gráficos estadísticos, facturas, análisis emos de bolsa,ventas, inventarios, etc. Excel incorpora cantidad de funciones que nos facilitará elcálculo de operaciones complejas.La pantalla principalLa pantalla principal de trabajo de Excel es muy similar a la de cualquier otraaplicación Windows. Sobre todo es casi idéntica a la de cualquier otro programa delpaquete de Microsoft Office. Cuadro de Nombres Barras de herramientas de celdas Cursor Barra de fórmulas columnas Filas Nombre de las hojasLos menús de Excel Los menús de Excel contienen acciones muy comunes en la mayoría de aplicacionesWindows. Las acciones más importantes a grandes rasgos son las siguientes:• Menú Archivo: podemos abrir, guardar, imprimir, etc. Excel 97 incorpora una : nueva característica en este menú que es la posibilidad de guardar el archivo en formato HTML• Menú Edición: permite la mayoría de acciones conocidas como copiar, pegar, bus : buscar, reemplazar, etc.• Menú Insertar, saltos de página, gráficos, funciones, etc. ,• Menú Formato: para cambiar el aspecto de las celdas, tipos de letra, etc. :
  2. 2. • Menú Herramientas: revisión ortográfica, auditoría, o realizar macros. :• Menú Datos: útil para gestionar bases de datos, listas, o esquemas• Menú Ver: sirve para cambiar el aspecto de la ventana. Una característica : especial de este menú es la posibilidad de ver los saltos de página previos a una impresión.• Menú Insertar: permite insertar celdas, hojas resumidas. :• Menú Ventana: permite organizar las ventanas abiertas en cascada, mosaico, etc. :• Menú Ayuda: información sobre aprendizaje y uso de Excel. :Barras de HerramientasLa barra de títuloContiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento momento.Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1 hasta que lo Libro1,guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botonespara minimizar , restaurar y cerrar .La barra de menúContiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic enInsertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que ,se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús.En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar dellibro de trabajo.La barra de herramientas estándarContiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones máshabituales, como Guardar , Copiar , Cortar , etc.La barra de formatoContiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, ,elegir tipo de fuente, etc.La barra de fórmulasNos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. activa,Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, peroesto lo estudiaremos más adelante.La barra de etiquetas
  3. 3. Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.Las barras de desplazamientoPermiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplementehay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.CONCEPTOS BÁSICOSAntes de comenzar con nuestra primera hoja, vamos a ver algunos conceptos tesfundamentales de Excel:Hoja: se denomina así a la zona donde estamos trabajando. Cada hoja tiene un nombreidentificativo que podemos cambiar. Los nombres de las hojas se pueden observar en la nombreszona inferior de la pantalla. Estos nombres se pueden cambiar.Celda: cuadro individual que forma parte de la hoja. En las celdas Introduciremos losdatos.Columna: se nombran de la A a la Z y están dispuestas en vertical. Después de la :columna Z, nos encontramos con la columna AA, AB, AC... y así hasta la AZ. Seguidamente,comenzaría la BA, BB.. y así hasta la última columna que es la IV, en office 97, y en versionesposteriores aumentaran, este es el caso de office 2007 que va hasta XFD. sFila: dispuestas en horizontal, se numeran desde la 1 hasta la 16.384 que es la última en Excel :97, pero en versiones posteriores aumenta este número hasta 1´048.576.Libro de trabajo: conjunto de hojas. Un libro puede tener varias hojas. Al grabarlo, se crea un oarchivo con la extensión XLS con todas las hojas que tuviese el libro.Rango: grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de celdas por ejemploque va desde la A1 hasta la A5 se reflejaría con el siguiente nombre: A1:A5El nombre de un rango siempre hará referencia a la primera y a la última celda seleccionadas.Observa en la siguiente página algunos ejemplos de rangos: Rango A1:A5 Rango B1:C4Movimiento rápido en el libroDentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojasde cálculo aunque el número podría cambiarse.Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa es decir, activa,la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre lapestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de losbotones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
  4. 4. Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja an anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando. Para visualizar las últimas hojas hojas.Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacerclic sobre la etiqueta de ésta.Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones notendrán ningún efectoDesplazamiento por la hojaVamos a echar un vistazo a la forma de trabajar con Excel Los conceptos que veremos Excel.a continuación son fundamentales al momento de trabajar con esta hoja de cálculo cálculo.Para desplazarte a través de las celdas de Excel puedes utilizar alguno de estosmétodos:• Con las teclas de movimiento de cursor del teclado• Con un click en una celda específ específica• Con la función Ir a .... del menú Edición (o bien la tecla F5)Práctica 11. Abre el menú Edición y escoge la opción Ir a...2. En la casilla Referencia, escribe por ejemplo G230 y acepta.3. Ahora el cursor ha saltado a la celda G230. Para volver a la celda inicial A1 existe unacombinación común en muchos programas de Windows:4. Pulsa la combinación Ctrl+InicioSelección de celdasPara seleccionar celdas simplemente debemos situar el cursor en medio de una celda,pulsar el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo,“arrastrar” hacia alguna dirección. Es exactamenteigual que cuando seleccionas un texto en cualquieraplicación Windows.Práctica 21. Selecciona un grupo de celdas(rango A1:B6)2. Para quitar la selección tan sólo debemos pulsaun click en cualquier otra celda o bien pulsar unatecla de desplazamiento del teclado.3. Prueba tú mismo a seleccionar varios tipos de rangos. Seleccionar CeldasA la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón parasaber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del punterodel ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca tal como: blanca, . Selección de un rango de celdasPara seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón ,
  5. 5. izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratónmientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás como lasceldas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color. Selección de una columnaPara seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de lacolumna a seleccionar y hacer clic sobre éste.Selección de una filaPara seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila aseleccionar y hacer clic sobre éste Selección de una hoja enteraSituarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre elindicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar zamosuna hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya ,que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.Borrar celdasPara ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y acontinuación...Desplegar el menú Edición.Escoger la opción Borrar (si no aparece la opción, hacer clic sobreel botón para ampliar el menú), entonces aparecerá otro submenú.Seleccionar una de las opciones disponibles entre entre:Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, loscomentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto laanchura de la columna y la altura de la fila.Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor:12.000 €, borramos la celda con la opción Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá .tal como lo acabamos de escribir sin formato.Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formatoEstándar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos .referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadasen el tema correspondiente.Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con laopción Formato. Ahora en la celda aparecerá 12000 ya que únicamente hemos borrado el .formato o aspecto de ésta, no el contenido.Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, peromantiene sus comentarios y su formato formato.Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con la ,opción Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá con el formato anterior, es .decir 23.000 €.
  6. 6. Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado alrango de las celdas seleccionadas, pero conserva suscontenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es .objeto de este curso.Otra forma de eliminar el contenido de una celda:Seleccionar la celda a borrar.Pulsar la tecla SUPRCon esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.Escribir textoLa escritura del texto en Excel es sumamente sencilla. Tan sólo hemos de situarnos en lacelda requerida y escribir directamente el texto. Una vez escrito, podemos aceptarlopulsando la tecla Intro o bien en la barra de fórmulas pulsar el botón IntroducirPráctica 31. Sitúate en la celda A1 y escribe el siguiente texto Ventas texto:2. Observa que al comenzar a escribir, aparece automáticamente el texto en la barra defórmulas así como los botones se ven activados.3. Ahora podemos aceptar el texto de las siguientes formas:• Pulsando la tecla Enter• Pulsando alguna tecla de desplazamiento del teclado esplazamiento• Pulsando el botón Introducir de la barra de fórmulas4. Si queremos cancelar la entrada de datos podemos:• Pulsar el botón Cancelar de la barra de herramientas• Pulsar la tecla Esc5. Acepta la entradaCopiar y mover celdasPara copiar o mover celdas podemos recurrir a las conocidas opciones de Copiar,Cortar y Pegar o bien utilizar el sistema de arrastrado.Práctica 41. Escribe un texto corto en cualquier celda2. Accede a la opción Edición – Copiar o bien al botón CopiarObserva que en la celda aparecen puntos parpadeantes.3. Pulsa un click en cualquier otra celda.4. Accede a Edición – Pegar o pulsa el botón PegarObserva que la zona parpadeante continúa activa.5. Pulsa la tecla Esc.Si en vez de la opción Copiar hubiésemos utilizado la opción Cortar, el dato de la celda ,origen hubiese desaparecido, es decir, se hubiera movido.Otro método para copiar es el siguiente:6. Sitúa el puntero del ratón en un borde de la celda a copiar, pulsa la tecla de CONTROL ysin soltarla, arrastra la celda a otra posición. Suelta después.Con este método, si no pulsamos la tecla de control, la celda se movería. Asimismo, podemoscopiar o mover un rango de celdas seleccionado con los mismos métodos. iarModificar y borrar el textoPara modificar el texto de una celda podemos:• Situar el cursor en la celda y escribir directamente el nuevo texto.• Situar el cursor en la celda y pulsar click en la barra de fórmulas.• Pulsar doble click en la celda del texto• Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla F2
  7. 7. Para borrar el texto de una celda podemos:• Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla Supr• Ir a Edición – Borrar• Pulsar el botón derecho y escoger la opción EliminarDe todas formas, siempre es recomendable optar por la soluciónmás rápida (en este caso, la tecla Supr)Práctica 51. Escribe la siguiente lista de datos:Observa que el contenido de las celdas A2 y A6 sobrepasa el anchode la columna. Para ajustar el texto a la fila, se debe ubicar sobrela línea que separa las columnas A y B, y pulsar doble clic. Otraforma es, ubicar el cursor entre las líneas y luego con clic sostenidomodificar el ancho hasta donde se quiera.Dar formato a una hojaFuenteExcel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando lafuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar la barra demenús o bien la barra de herramientas, acontinuación te describimos estas dos formas,en cualquiera de las dos primero deberáspreviamente seleccionar el rango de celdas alcual se quiere modificar el aspecto:Utilizando la barra de menús:De la barra de menús desplegar el menú Formato.Elegir la opción Celdas...En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permiten modificaralgunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como: nes En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la quenos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegirotro tipo. Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para óncambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en elrecuadro.Además tenemos los iconos: Negrilla, Cursiva, Subrayado, Color de Fuente. , ,En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitirán asignarformato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientadosde una forma determinada. como: Izquierda, centrar, derecha, Combinar y centrar.
  8. 8. Práctica 6Escribir datos en varias celdas seguidas que ocupen el ran B4: D4. rangoSeleccionar el rango B4:D4 y después pulsar el botón Combinar y centrar. eleccionar .Este último ejemplo se utiliza sobre todo para ajustar el texto cuando éste sobrepasa la anchurade una columna.Tú mismo puedes ir practicando lo que se estás estudiando. Escribe algo en algunacelda o celdas y pruebas a cambiar su formato alineación, etc. formato, Alineación de textoSe puede asignar formato a las entradas de lasceldas a fin de que los datos queden alineados uorientados de una forma determinada.Para cambiar la alineación de los datos de nuestrahoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:Seleccionar el rango de celdas al cual queremosmodificar la alineación.Seleccionar el menú Formato.Elegir la opción Celdas...Hacer clic sobre la pestaña Alineación del cuadro dediálogo Formato de celdas.Aparecerá la ficha de la derecha. erecha.Elegir las opciones deseadas.Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar Aceptar.Práctica 71. Accede a la opción Formato - Celdas :Desde aquí podemos escoger los formatos para los números, alineación, tipo deletra, colores, etc.Para colocar un formato a un grupo de celdas, éstas deberían estar seleccionadaspreviamente. Cuando colocamos un formato cualquiera, por ejemplo formato Moneda, cualquiera,Bordes exteriores y color de letra azul, al salir del cuadro de diálogo podemos escribir ylos datos aparecerán ya con el formato escogido.2. Accede a las pestañas superiores Alineación, Fuente, Bordes, Tramas yProteger para familiarizarte con su contenido. Finalmente, sal de cuadro de diálogo.AutoformatoOtra forma de establecer un formato para las celdas de una hoja que ya contenga datos, escon la opción llamada Autoform . Esta opción nos lleva a un menú desde donde Autoformato.podemos elegir entre varios modelos preestablecidos.Operaciones con hojas de ExcelUn libro de trabajo consta de varias hojas. Inicialmente, nos permite trabajar con tres h hojascuyas etiquetas podemos observar en la parte inferior de la hoja en la que estamostrabajando. No obstante, podemos insertar hojas, copiarlas, moverlas, borrarlas,seleccionarlas.
  9. 9. Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hojapara identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y rápida,gastos de cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero , la segunda Febrero ,...La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre.Cambiar el nombre a una hojaPráctica 81. Pulsa doble click sobre la etiqueta de la Hoja1 y cuando esté seleccionada,escribe directamente: Listado (Pulse Enter para finalizar) PulseOtro sistema para cambiar el nombre será desde Formato – Hoja – Cambiar nombre,o bien desde el menú contextual (botón derecho del ratón).Copiar una hoja2. Manteniendo la tecla de CONTROL pulsada, arrastra la pestaña de la hoja Listadouna posición hacia su derecha. La hoja mostrará un 2 entre paréntesis paréntesis:Otro sistema sería desde Edición – Mover o copiar hoja donde veríamos un cuadro de diálogoen el que se selecciona el libro de trabajo y el lugar donde queremos colocar la hoja.Mover una hoja3. Arrastra directamente (sin mantener la tecla de CONTROL pulsada), la hoja Listado haciaotra posición.Insertar una hoja4. Selecciona con un click la hoja Listado5. Abre el menú Insertar y escoge la opción HojaLa hoja nueva se inserta adaptando una numeración correlativa:También podríamos insertarla con el botón derecho del Mouse: a través de la opción Insertarhoja.Eliminar una hoja6. Selecciona cualquier hoja y pulsa el botón derecho del ratón. Escoge la opción Eliminar.Acepta el mensaje de Excel.También podríamos eliminarla desde la opción Edición - Eliminar hoja. BordesPara cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja decálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificarel aspecto.Desplegar el menú Formato.Elegir la opción Celdas...
  10. 10. Hacer clic sobre la pestaña Bordes Bordes.Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.Elegir las opciones deseadas del recuadro.Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clicsobre el botón Aceptar.Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde unmodelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. ráA continuación pasamos a explicarte las distintas opcionesdel recuadro.Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas :seleccionadas.Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas. eInterior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de :la selección.Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botonespreestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer idos.clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, elborde será del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspect para el borde, aspectoprimero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea. :Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la : ,derecha podrá elegir un color para los bordes. rechaEn la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordesde forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como vienerepresentado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde laflecha derecha del botón. Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desdeel recuadro del menú.Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo pararemarcarlas de las demás. Para e ello, seguir los siguientes pasos:Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.Desplegar el menú Formato.Elegir la opción Celdas...Hacer clic sobre la pestaña Tramas Tramas.Aparecerá la ficha de la derecha.Elegir las opciones deseadas del recuadro.
  11. 11. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar Aceptar.Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedaránuestra selección en la celda.A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. ciónColor: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto desombreado, bastará con elegir Sin Color Color.Trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de la trama. asíEn la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar elsombreado de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, ennuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flechaderecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que utilizar elcuadro de diálogo Formato de celdas celdas.Práctica 91.) Escribe el listado de nombres de tus compañeros de clase.2.) A cada uno de estos textos y celdas asígnale Bordes, colores de Bordes, y colores en bordes. Al fondo colocar color diferente, sombrear, Tramas y cambiar los estilos de líneas.3.) Practicar alineación de texto.Formato de númerosExcel nos permite modificar la visualización de losnúmeros en la celda. Para ello, seguir los siguientes .pasos:Seleccionar el rango de celdas al cual queremosmodificar el aspecto de los números.Seleccionar el menú Formato.Elegir la opción Celdas...Hacer clic sobre la pestaña Número Número.Aparecerá la ficha de la derecha:Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:.Hacer clic sobre el botón Aceptar Aceptar.Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedaránuestra selección en la celda.
  12. 12. A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría: se elegirá Categoría:,de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías másutilizadas son:General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel npor defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifrano coje por completo en la celda.Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar el número de decimales, : permitentambién permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los númerosnegativos.Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se :puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números netarionegativos.Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas :decimales en una columna.Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede : valoresescogerse entre diferentes formatos de fecha.Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes :formatos de hora.Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 :y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción. cogerCientífica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el :número de decimales.Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se :encuentre algún número en la celda.Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número :de teléfono, etc.Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato. :En la Barra de Herramientas Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirán onemosmodificar el formato de los números de forma más rápida : Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán aformato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en laconfiguración regional de Windows, seguramente tendremos el símbolo €). Para que las celdas seleccionadas tengan el símbolo € y dos decimales. Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el ltiplicarásímbolo %). Para utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles y cambio de alineación).
  13. 13. Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas. Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas. osCambiar el color a las etiquetas de hojaTambién nos permite cambiar o asignar un colora las etiquetas de las hojas de cálculo Para ello, cálculo.seguir los siguientes pasos:Seleccionar el menú Formato.Elegir la opción Hoja.Aparecerá otro submenú.Elegir la opción Color de etiqueta...Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo de la derecha.Seleccionar el color deseadoHacer clic en Aceptar.Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los anteriores pasosInsertar FilasEn muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremoscuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos.Para insetar una fila, seguir los siguientes pasos: ,Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filassiempre se añaden por encima de la seleccionada.Seleccionar el menú Insertar.Elegir la opción Filas.Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición. aEn caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el cursorcomo fila seleccionada.Si desea insertar varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como ,filas a añadir.Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y apareceráel cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formatode la nueva fila será el mismo que la fila de arriba que la de arriba,abajo o que no tenga formato.Insertar Columnas
  14. 14. Excel también nos permite añadir columnas al igual que filas. columnas,Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, yaque las columnas siempre se añaden a la izquierda de laseleccionada.Seleccionar el menú Insertar.Elegir la opción Columnas.Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementaránuna posición.En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel2003toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada.Si quieres añadir varias columnas basta con seleccionar tantas columnas, en el primer columnas,paso, como columnas a añadir añadir.Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de columnas varíe,seguirán habiendo 256 columnas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas como columnas,columnas añadidas. Si intentas añadir columnas y Excel no te lo permite, seguro que las últi últimascolumnas contienen algún dato.Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay pordefecto, nos aparecerá el botón para poder elegir el formato quedebe tener la nueva columna.Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón botón. Eliminar filas y columnas de una hojaPara eliminar filas o columnas, seguir los siguientes pasos: ,Seleccionar las filas a eliminar o selecciona las columnas a eliminar.Seleccionar el menú Edición.Eligir la opción Eliminar.Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de cálculo, no varía el número umnasde filas o columnas, seguirá habiendo 65536 filas y 256 columnas, lo quepasa es que se añaden al final de la hoja, tantas como filas o columnaseliminadas.Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos: ,Situarse en la hoja a eliminar.Seleccionar el menú Edición.Situarse sobre el botón para que se amplíe el menú.Elegir la opción Eliminar hoja.
  15. 15. Configurar páginaSeleccionar el menú Archivo. Elegir la opción Configurar página... .Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página descrito a continuación. Dicho cuadroconsta de 4 fichas.La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como laorientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros. otrosSelecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará el .papel siempre de la misma forma).En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora vengadeterminada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamentela hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, así seimprimirá en una sola hoja,...).Observa como en la parte derecha disponemos de 3 botones:Uno para ir directamente a la Vista preliminar,explicada en el punto anterior. Si has entrado aeste cuadro desde vista preliminar, este botón noaparecerá.Otro para ir a la impresión, explicado en el punto ,siguiente.Y otro para ir a opciones específi específicas de laimpresora seleccionada para imprimir.Para modificar los márgenes superior, inferior,derecho e izquierdo de las hojas a imprimir,utilizar la ficha Márgenes.En esta ficha podrás modificar los márgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo: de lashojas a imprimir.Si la hoja tiene encabezado: o pie de página:, también nos permite indicar a cuántos : :,centímetros del borde del papel queremos que se sitúen.
  16. 16. Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, E Excelnos lo realizará automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o VerticalmenterespectivamenteOrdenar una lista de datosPuede ocurrir que en ciertos momentos nos interese una misma lista impresa y ordenada pordiferentes campos (fechas, nombres, precios, etc). Para ordenar una lista, Excel dispone de dosopciones:Ordenación rápida: Excel ordena rápidamente a través de un campo mediante elbotón Orden ascendente situado en la barra de herramientas.Ordenación por prioridades de campo: Excel permite ordenar también por varios campo:campos. Imaginemos que en una misma lista ordenada por ciudades, existen tres registros deValencia. Aparte podemos ordenar por Apellidos, o cualquier otrocampo. En total, hasta tres campos.Practica 101. Coloca los títulos NOMBRES, CIUDAD, EDAD empezandoen la columna C Fila.2. Escribe un listado de nombres de tus compañeros, ciudadesde origen, y edad en diferente orden alfabético a partir de la celda C42. Sitúa el cursor en cualquier celda de la columna C (columna de Ciudad).3. Pulsa el botón Orden ascendente de la barra de herramientas.4. Informa que resultado se ha obtenidoPodemos efectuar la misma ordenación pero en orden descendente a través del botón4. También Accede a Datos – Ordenar y te aparecerá un cuadro de diálogo: en dondeencontraras los campos Nombres, Ciudad y Edad, puedes escoger cualquier orden y clic enACEPTAR.5. Compruébalo tú mismo introduciendo varios criterios de ordenación.Filtros de datosOtra posibilidad para trabajar con listas son los llamados Filtros. Estos actúan en forma dad .de lista desplegable y nos permite filtrar o elegir datos según unas condiciones específicas.Practica 111. Escribe los títulos Apellidos, Nombres, Ciudad, Departamento y coloca varios datos.2. Selecciona el rango de la lista A1:D63. Accede a Datos – Filtro – Autofiltro y pulsa un click en cualquier parte de la lista paraquitar la selección. Observa que han aparecido las típicas flechas correspondientes a laslistas desplegables comunes en Windows.4. Abre la lista correspondiente al campo Ciudad y selecciona una5. Vuelve a abrir la misma lista y selecciona la opción Todas.6. Abre la lista del campo Depto y elige la opción Personalizar... y escoge una de lasdiferentes opciones, practica con cada una de ellas.En campos numéricos, podríamos por ejemplo ejecutar una consulta que nos mostrar losvalores más altos, valores a partir de un número determinado, etc.

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