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Handout: Reuniones institucionales - claves para el éxito

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Para las empresas y organizaciones tiene una gran importancia el establecimiento de relaciones fluidas con los poderes públicos. Dentro de esta relación, son claves las reuniones institucionales. Este tipo de reuniones tienen unas características especiales que obligan a redoblar esfuerzos para obtener unos buenos resultados. Más allá de conocer a los interlocutores y seguir las recomendaciones de puntualidad, existen otros aspectos que diferencian las reuniones institucionales del resto. En este nuevo handout de d+i LLORENTE & CUENCA, explicamos las claves para el éxito en estas reuniones con altos cargos tanto del Gobierno como del Parlamento.

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Reuniones institucionales:
       claves para el éxito


       Madrid      06     2011




       E
                  n las reuniones institucionales y con altos cargos             deben cuidar las formas para evitar un tono en exceso impe-
                  de la Administración, siempre han de tenerse en                rativo. Los argumentos deben exponerse desde la modestia
                  cuenta varias consideraciones generales. Cerrar                y nunca defenderlos siguiendo el mero criterio de autoridad.
                  una reunión de este tipo, ya sea con cargos electos            En la reunión, somos unos asesores deseosos de colaborar
       o por nombramiento, no es sencillo por lo que es necesario                en una materia que nos afecta o afecta a nuestro negocio.
       focalizar el esfuerzo y sacar el máximo rendimiento de las
       mismas. En este documento, revisamos                                                               Número equilibrado de asistentes.
       brevemente los principales puntos a te-                                                            Es posible que la reunión verse sobre
       ner en cuenta.                                                                                     un área muy específica que afecta a
                                                                                                          los intereses de nuestra empresa y no
       Con carácter previo, habremos elabo-                                                               tengamos el suficiente conocimiento
       rado unos perfiles de las personas con            Nuestra exposición                               del mismo para dar explicaciones co-
       las que nos vayamos a reunir. De este                                                              rrectas. Por tanto, podemos decidir
       modo, conoceremos su biografía, los               debe ayudar al                                   acudir a la reunión con algún experto
       trabajos que han venido desarrollan-                                                               de nuestro equipo que pueda resolver
       do últimamente y, sobre todo, en qué
                                                         político a entender                              las dudas. Para evitar que las reunio-
       temas están inmersos en el momento                por qué nuestra                                  nes resulten descompensadas, nos
       de la reunión. Es una buena manera de                                                              interesaremos por cuántas personas
       encontrar perchas para empatizar con              posición favorece su                             van a participar por la otra parte de
       el interlocutor ya que nos permite co-
       nocer mejor sus preocupaciones y en
                                                         storytelling                                     modo que nunca superaremos noso-
                                                                                                          tros ese número. Si un alto cargo acu-
       qué esperan que les seamos de ayuda.                                                               de solo o con un asesor a una reunión
                                                                                                          y se encuentra con que nuestro equi-
       PRESENCIA                                                                                          po lo forma cinco personas, puede el
                                                                                                          interlocutor sentirse intimidado y de-
       Ropa formal. Siempre asistiremos con ropa formal. Los                     sarrollar toda la reunión a la defensiva. En cualquier caso, pro-
       hombres, siempre con chaqueta y corbata. Las mujeres, de-                 curaremos preparar la reunión para liderar la conversación.
       ben evitar el exceso de adornos, principalmente pulseras u
       otros objetos que con el movimiento produzcan ruido.                      Mensajes políticos. Los políticos son quienes toman las deci-
                                                                                 siones y se apoyan en argumentos políticos. La ciencia nunca es
       Puntualidad. Se debe llegar siempre a la hora acordada. Un                neutra ideológicamente, ni las decisiones que afectan al interés
       adelanto de cinco minutos es admisible. Es muy posible que                general lo son tampoco. Tratar de presentar una argumenta-
       el interlocutor llegue con retraso, pero nunca se le debe ha-             ción haciendo ver que no tienen connotaciones ideológicas es
       cer notar. Pese a la percepción que podamos tener, los car-               un esfuerzo inútil. Nuestra exposición debe ayudar al político a
       gos públicos tienen agendas muy densas e imprevistos que                  entender por qué nuestra posición favorece su storytelling, su
       pueden retrasar las citas de manera habitual.                             discurso político. Todos los recursos que utilicemos deberán
                                                                                 estar orientados, por tanto, a mostrarle las ventajas políticas
       ACTITUD                                                                   de tomar o modificar una decisión.


       Modestia. Cuando tratamos con cargos del Gobierno o con                   ESQUEMA DE LA EXPOSICIÓN
       cargos electos, debemos siempre tener presente que no
       vamos a establecer un diálogo de igual a igual. Por tanto,                El mensaje al principio. Como hemos indicado, estas reunio-
       principalmente personas en puestos directivos de empresas,                nes están sujetas a imprevistos y pueden terminar siendo




BARCELONA     BEIJING      BOGOTÁ        BUENOS AIRES       LIMA        LISBOA        MADRID        MÉXICO       PANAMÁ         QUITO       RÍO DE JANEIRO
mucho más cortas de lo anunciado,
bien por un retraso o porque en mitad
de la reunión deba salir el interlocutor
principal o todos por algún motivo.
Por esta razón, debemos concentrar
nuestro mensaje, claro y sencillo, en            Concentrar nuestro
los primeros diez minutos de la re-
unión.
                                                 mensaje, claro y
                                                 sencillo, en los
Argumentos avanzados, pero sim-
ples. Los cargos públicos están elegi-           primeros diez minutos
dos, al menos en la teoría, por su co-
nocimiento sobre el tema que vamos
a tratar. De hecho, solicitamos reunión
con ellos por este conocimiento y po-
der de decisión al respecto. Nuestra
exposición debe basarse en esta cer-
teza. Nuestra exposición comenzará en argumentos avanza-         Aclarar las inexactitudes. Si la otra parte expone algún pun-
dos, nunca en asuntos básicos pero tampoco en un lenguaje        to que, en nuestra opinión, no sea correcto o no tenga el
excesivamente técnico. De lo contrario, el interlocutor se       enfoque adecuado, nunca debe refutarse de manera directa.
sentirá menospreciado. Sea cual sea el nivel de la otra perso-   Estos errores pueden tener dos causas:
na, debemos presentar argumentaciones claras y sencillas.
Será él quien nos haga saber si no tiene conocimiento sobre      •	   Un error procedente de las fuentes utilizadas, no inten-
alguna cuestión y, entonces, nos ofreceremos a explicar más           cionado.
en detalle ese tema.
                                                                 •	   Una reinterpretación justificada por la propia estrategia
En general, debemos saber que los miembros del Gobier-                política.
no suelen tener un mejor conocimiento de la materia que
los parlamentarios. Puede que si no están seguros, quieran       En ambos casos, una refutación directa será percibida como
acompañarse en la reunión de uno o varios asesores. En ese       una agresión. No se gana nada sino que nos pondremos en
caso, debemos continuar dirigiendo nuestros mensajes ha-         contra al interlocutor. El modo de presentar datos diferentes
cia nuestro interlocutor, integrando también al asesor, pero     dependerá de la situación pero es preferible comentar que
evitaremos dirigirnos de manera preferente al asesor.            los estudios consultados o realizados por la propia empresa
                                                                 muestran unos datos diferentes. Si ha sido un error, atende-
                                                                 rán con agrado lo expuesto. Si es una reinterpretación inten-
                                                                 cionada, los ignorarán en cualquier caso.

                                                                 Evitar las discusiones. En general, se deben evitar las discu-
                                                                 siones. Nuestro objetivo es exponer de manera clara nuestra
                                                                 posición de modo que resulte comprensible por la otra par-
                                                                 te. Entrar en una discusión no colabora a aclarar ideas, sino
                                                                 a enfrentarnos porque una discusión no logrará convencer
                                                                 a ninguna de las partes. Si existe una postura contraria de-
                                                                 bido a razones meramente políticas, estaremos atentos al
                                                                 máximo de detalles para conocer qué impulsa esa estrate-
                                                                 gia política. Estas claves pueden proceder del discurso que
                                                                 realice la otra persona, pero también de ciertos gestos. Por
                                                                 ejemplo, cuando cruce los brazos y hable tapándose la boca
                                                                 denotará falta de confianza en los argumentos que esté uti-
                                                                 lizando. Por nuestra parte, una sonrisa o un asentimiento con
                                                                 la cabeza pueden desbaratar una discusión mostrando com-
                                                                 prensión hacia su postura.

                                                                 Materiales de apoyo. En reuniones privadas, con una au-
                                                                 diencia pequeña, no recomendamos el uso de materiales
                                                                 de apoyo (como presentaciones, portátiles, juegos…). Lle-
                                                                 varemos la exposición memorizada, pero podemos acudir a
                                                                 guiones para no perder el hilo de la conversación. Los ma-
                                                                 teriales de apoyo (guiones, presentaciones, informes… en
                                                                 papel, no digitales salvo que sean vídeos) pueden ser uti-
                                                                 lizados por nosotros durante la conversación pero procura-
                                                                 remos no entregarlos hasta el final de la reunión. Entregar
                                                                 este material durante la reunión puede distraer la atención
                                                                 de la otra parte.
Es positivo que estos materiales que
usamos de apoyo estén sobre la mesa
y a la vista. Al finalizar la reunión, los
recogeremos para llevárnoslos. Si he-
mos despertado el interés del interlo-
cutor, él mismo nos los pedirá para su                Una reunión con
ulterior análisis. Si no nos los pide, se
los entregaremos igualmente.
                                                      un alto cargo debe
                                                      terminar extrayendo
Poniéndonos tareas. Antes de fina-
lizar la reunión, es recomendable ha-                 algún tipo de acuerdo
cer un breve repaso sobre las tareas
(próximos pasos) a las que nos hemos
comprometido. Mantener una reunión
con un alto cargo debe terminar extra-
yendo algún tipo de acuerdo, aunque
sea de trasladar lo dicho a otro depar-
tamento o enviar información por correo electrónico. Habría         Agradecer la atención. Al día siguiente de la reunión, se en-
que nombrar a un interlocutor por cada parte para saber a           viará un correo electrónico agradeciendo la reunión, remar-
quien tenemos que llamar para hacer el seguimiento.                 cando en dos frases el interés que ha motivado la reunión y
                                                                    recordando los acuerdos alcanzados. Si no se hubiera alcan-
Finalmente, según a los acuerdos sobre próximos pasos que           zado ningún acuerdo, se especificará cuáles nos gustarían
se hubieran alcanzado, es recomendable poner una fecha              que fuesen los próximos pasos. Se puede aprovechar tam-
para volver a tratar el tema y revisar si ha habido alguna evo-     bién para enviar los materiales de apoyo en formato digital
lución y si se han realizado los pasos a los que nos habíamos       que se hubieran utilizado.
comprometido en la reunión.




                 Joan Navarro es Vicepresidente y Director Senior de Asuntos Públicos de LLORENTE & CUENCA. Ha sido
                 Director y Portavoz de La Coalición de Creadores e Industrias de Contenidos Audiovisuales y ha ocupado
                 diversos cargos en la Administración Pública española, entre ellos, Director de Relaciones Institucionales de
                 la Sociedad Estatal Aguas de las Cuencas Mediterráneas (2006-2008) y Director del Gabinete del Ministro
                 de Administraciones Públicas (2004-2006).




                                                                    d+i es el Centro de Ideas, Análisis y Tendencias
                                                                    de LLORENTE & CUENCA.
                                                                    Porque asistimos a un nuevo guión macroeconómico
                                                                    y social. Y la comunicación no queda atrás. Avanza.
                                                                    d+i es una combinación global de relación e intercambio de
                                                                    conocimiento que identifica, enfoca y transmite los nuevos
                                                                    paradigmas de la comunicación desde un posicionamiento
                                                                    independiente.
                                                                    d+i es una corriente constante de ideas que adelanta nuevos
                                                                    tiempos de información y gestión empresarial.
                                                                    Porque la realidad no es blanca o negra existe
                                                                    d+i LLORENTE & CUENCA.




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  • 1. Reuniones institucionales: claves para el éxito Madrid 06 2011 E n las reuniones institucionales y con altos cargos deben cuidar las formas para evitar un tono en exceso impe- de la Administración, siempre han de tenerse en rativo. Los argumentos deben exponerse desde la modestia cuenta varias consideraciones generales. Cerrar y nunca defenderlos siguiendo el mero criterio de autoridad. una reunión de este tipo, ya sea con cargos electos En la reunión, somos unos asesores deseosos de colaborar o por nombramiento, no es sencillo por lo que es necesario en una materia que nos afecta o afecta a nuestro negocio. focalizar el esfuerzo y sacar el máximo rendimiento de las mismas. En este documento, revisamos Número equilibrado de asistentes. brevemente los principales puntos a te- Es posible que la reunión verse sobre ner en cuenta. un área muy específica que afecta a los intereses de nuestra empresa y no Con carácter previo, habremos elabo- tengamos el suficiente conocimiento rado unos perfiles de las personas con Nuestra exposición del mismo para dar explicaciones co- las que nos vayamos a reunir. De este rrectas. Por tanto, podemos decidir modo, conoceremos su biografía, los debe ayudar al acudir a la reunión con algún experto trabajos que han venido desarrollan- de nuestro equipo que pueda resolver do últimamente y, sobre todo, en qué político a entender las dudas. Para evitar que las reunio- temas están inmersos en el momento por qué nuestra nes resulten descompensadas, nos de la reunión. Es una buena manera de interesaremos por cuántas personas encontrar perchas para empatizar con posición favorece su van a participar por la otra parte de el interlocutor ya que nos permite co- nocer mejor sus preocupaciones y en storytelling modo que nunca superaremos noso- tros ese número. Si un alto cargo acu- qué esperan que les seamos de ayuda. de solo o con un asesor a una reunión y se encuentra con que nuestro equi- PRESENCIA po lo forma cinco personas, puede el interlocutor sentirse intimidado y de- Ropa formal. Siempre asistiremos con ropa formal. Los sarrollar toda la reunión a la defensiva. En cualquier caso, pro- hombres, siempre con chaqueta y corbata. Las mujeres, de- curaremos preparar la reunión para liderar la conversación. ben evitar el exceso de adornos, principalmente pulseras u otros objetos que con el movimiento produzcan ruido. Mensajes políticos. Los políticos son quienes toman las deci- siones y se apoyan en argumentos políticos. La ciencia nunca es Puntualidad. Se debe llegar siempre a la hora acordada. Un neutra ideológicamente, ni las decisiones que afectan al interés adelanto de cinco minutos es admisible. Es muy posible que general lo son tampoco. Tratar de presentar una argumenta- el interlocutor llegue con retraso, pero nunca se le debe ha- ción haciendo ver que no tienen connotaciones ideológicas es cer notar. Pese a la percepción que podamos tener, los car- un esfuerzo inútil. Nuestra exposición debe ayudar al político a gos públicos tienen agendas muy densas e imprevistos que entender por qué nuestra posición favorece su storytelling, su pueden retrasar las citas de manera habitual. discurso político. Todos los recursos que utilicemos deberán estar orientados, por tanto, a mostrarle las ventajas políticas ACTITUD de tomar o modificar una decisión. Modestia. Cuando tratamos con cargos del Gobierno o con ESQUEMA DE LA EXPOSICIÓN cargos electos, debemos siempre tener presente que no vamos a establecer un diálogo de igual a igual. Por tanto, El mensaje al principio. Como hemos indicado, estas reunio- principalmente personas en puestos directivos de empresas, nes están sujetas a imprevistos y pueden terminar siendo BARCELONA BEIJING BOGOTÁ BUENOS AIRES LIMA LISBOA MADRID MÉXICO PANAMÁ QUITO RÍO DE JANEIRO
  • 2. mucho más cortas de lo anunciado, bien por un retraso o porque en mitad de la reunión deba salir el interlocutor principal o todos por algún motivo. Por esta razón, debemos concentrar nuestro mensaje, claro y sencillo, en Concentrar nuestro los primeros diez minutos de la re- unión. mensaje, claro y sencillo, en los Argumentos avanzados, pero sim- ples. Los cargos públicos están elegi- primeros diez minutos dos, al menos en la teoría, por su co- nocimiento sobre el tema que vamos a tratar. De hecho, solicitamos reunión con ellos por este conocimiento y po- der de decisión al respecto. Nuestra exposición debe basarse en esta cer- teza. Nuestra exposición comenzará en argumentos avanza- Aclarar las inexactitudes. Si la otra parte expone algún pun- dos, nunca en asuntos básicos pero tampoco en un lenguaje to que, en nuestra opinión, no sea correcto o no tenga el excesivamente técnico. De lo contrario, el interlocutor se enfoque adecuado, nunca debe refutarse de manera directa. sentirá menospreciado. Sea cual sea el nivel de la otra perso- Estos errores pueden tener dos causas: na, debemos presentar argumentaciones claras y sencillas. Será él quien nos haga saber si no tiene conocimiento sobre • Un error procedente de las fuentes utilizadas, no inten- alguna cuestión y, entonces, nos ofreceremos a explicar más cionado. en detalle ese tema. • Una reinterpretación justificada por la propia estrategia En general, debemos saber que los miembros del Gobier- política. no suelen tener un mejor conocimiento de la materia que los parlamentarios. Puede que si no están seguros, quieran En ambos casos, una refutación directa será percibida como acompañarse en la reunión de uno o varios asesores. En ese una agresión. No se gana nada sino que nos pondremos en caso, debemos continuar dirigiendo nuestros mensajes ha- contra al interlocutor. El modo de presentar datos diferentes cia nuestro interlocutor, integrando también al asesor, pero dependerá de la situación pero es preferible comentar que evitaremos dirigirnos de manera preferente al asesor. los estudios consultados o realizados por la propia empresa muestran unos datos diferentes. Si ha sido un error, atende- rán con agrado lo expuesto. Si es una reinterpretación inten- cionada, los ignorarán en cualquier caso. Evitar las discusiones. En general, se deben evitar las discu- siones. Nuestro objetivo es exponer de manera clara nuestra posición de modo que resulte comprensible por la otra par- te. Entrar en una discusión no colabora a aclarar ideas, sino a enfrentarnos porque una discusión no logrará convencer a ninguna de las partes. Si existe una postura contraria de- bido a razones meramente políticas, estaremos atentos al máximo de detalles para conocer qué impulsa esa estrate- gia política. Estas claves pueden proceder del discurso que realice la otra persona, pero también de ciertos gestos. Por ejemplo, cuando cruce los brazos y hable tapándose la boca denotará falta de confianza en los argumentos que esté uti- lizando. Por nuestra parte, una sonrisa o un asentimiento con la cabeza pueden desbaratar una discusión mostrando com- prensión hacia su postura. Materiales de apoyo. En reuniones privadas, con una au- diencia pequeña, no recomendamos el uso de materiales de apoyo (como presentaciones, portátiles, juegos…). Lle- varemos la exposición memorizada, pero podemos acudir a guiones para no perder el hilo de la conversación. Los ma- teriales de apoyo (guiones, presentaciones, informes… en papel, no digitales salvo que sean vídeos) pueden ser uti- lizados por nosotros durante la conversación pero procura- remos no entregarlos hasta el final de la reunión. Entregar este material durante la reunión puede distraer la atención de la otra parte.
  • 3. Es positivo que estos materiales que usamos de apoyo estén sobre la mesa y a la vista. Al finalizar la reunión, los recogeremos para llevárnoslos. Si he- mos despertado el interés del interlo- cutor, él mismo nos los pedirá para su Una reunión con ulterior análisis. Si no nos los pide, se los entregaremos igualmente. un alto cargo debe terminar extrayendo Poniéndonos tareas. Antes de fina- lizar la reunión, es recomendable ha- algún tipo de acuerdo cer un breve repaso sobre las tareas (próximos pasos) a las que nos hemos comprometido. Mantener una reunión con un alto cargo debe terminar extra- yendo algún tipo de acuerdo, aunque sea de trasladar lo dicho a otro depar- tamento o enviar información por correo electrónico. Habría Agradecer la atención. Al día siguiente de la reunión, se en- que nombrar a un interlocutor por cada parte para saber a viará un correo electrónico agradeciendo la reunión, remar- quien tenemos que llamar para hacer el seguimiento. cando en dos frases el interés que ha motivado la reunión y recordando los acuerdos alcanzados. Si no se hubiera alcan- Finalmente, según a los acuerdos sobre próximos pasos que zado ningún acuerdo, se especificará cuáles nos gustarían se hubieran alcanzado, es recomendable poner una fecha que fuesen los próximos pasos. Se puede aprovechar tam- para volver a tratar el tema y revisar si ha habido alguna evo- bién para enviar los materiales de apoyo en formato digital lución y si se han realizado los pasos a los que nos habíamos que se hubieran utilizado. comprometido en la reunión. Joan Navarro es Vicepresidente y Director Senior de Asuntos Públicos de LLORENTE & CUENCA. Ha sido Director y Portavoz de La Coalición de Creadores e Industrias de Contenidos Audiovisuales y ha ocupado diversos cargos en la Administración Pública española, entre ellos, Director de Relaciones Institucionales de la Sociedad Estatal Aguas de las Cuencas Mediterráneas (2006-2008) y Director del Gabinete del Ministro de Administraciones Públicas (2004-2006). d+i es el Centro de Ideas, Análisis y Tendencias de LLORENTE & CUENCA. Porque asistimos a un nuevo guión macroeconómico y social. Y la comunicación no queda atrás. Avanza. d+i es una combinación global de relación e intercambio de conocimiento que identifica, enfoca y transmite los nuevos paradigmas de la comunicación desde un posicionamiento independiente. d+i es una corriente constante de ideas que adelanta nuevos tiempos de información y gestión empresarial. Porque la realidad no es blanca o negra existe d+i LLORENTE & CUENCA. CARACAS LA PAZ MIAMI MONTEVIDEO SANTIAGO DE CHILE