Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Podstawy komunikacji

142 views

Published on

Prezentacja z Warsztatu dla PMArt - Koła Naukowego Zarządzania Projektami. Zawiera 4 ćwiczenia dotyczące podstaw komunikacji.

Published in: Self Improvement
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Podstawy komunikacji

  1. 1. Spotkanie PMArt - Koła Naukowego Zarządzania Projektami 2016.11.08
  2. 2. Krzysztof Skubis Podstawy komunikacji 2
  3. 3. 1. Obszary wiedzy w Zarządzaniu Projektami (według PMI) 2. Źródła problemów w projektach 3. Jak unikać problemów? 4. Podstawowe zasady komunikacji 5. Jak się komunikuję? 6. Z kim się komunikować? 7. Model RACI (ORKI) 8. Plan komunikacji w projekcie 9. Formy komunikacji 10. Konsekwencje i odpowiedzialność 11. Jakie medium komunikacyjne wybieram 12. Death by meetings 13. Ile powinno trwać spotkanie? 14. Dyskusja Krzysztof Skubis Podstawy komunikacji 3 Agenda
  4. 4. Obszary wiedzy w Zarządzaniu Projektami 4  Zarządzanie Integracją  Zarządzanie Zakresem  Zarządzanie Czasem  Zarządzanie Kosztami  Zarządzanie Jakością  Zarządzanie Ludźmi  Zarządzanie Komunikacją  Zarządzanie Ryzykiem  Zarządzanie Dostawcami Który obszar jest najważniejszy? Krzysztof Skubis Podstawy komunikacji
  5. 5. 2000 28%23% 49% 1998 26%28% 46% 1995 27%40% 33% 1994 16%31% 53% Powyższy diagram przedstawia rezultaty 30000 projektów budowy aplikacji w dużych, średnich i małych przedsiębiorstwach w USA. Badane przez The Standish Group od roku 1994. Źródło: The Standish Group International, “10th Annual (2003) CHAOS Report,” CHAOS Chronicles 3 (2003): 406. UdaneWątpliweNieudane 2003 34%15% 51% Projekty IT: Sukcesy nie przychodzą łatwo 5Krzysztof Skubis Podstawy komunikacji
  6. 6. Główne przeszkody 6  Utrata jasności celu biznesowego danego rozwiązania  Brak wspólnego języka  Nieporozumienia  Niejasne cele  Zmiany zakresu  Nieumiejętność działania i komunikowania się z biznesem jako Zespół  Nieelastyczne procesy (w kontekście zmian) Krzysztof Skubis Podstawy komunikacji
  7. 7. 1. Za przekaz komunikatu odpowiedzialny jest Nadawca  Mów głośno  Mów wyraźnie  Utrzymuj kontakt wzrokowy  Skoncentruj się na rozmowie  Jasno wyrażaj swoje myśli  Nie odbiegaj od tematu  Nie rozpraszaj siebie i rozmówcy Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 7 Zasady komunikacji werbalnej
  8. 8. Grupy 3 osobowe:  Nadawca, Odbiorca, Obserwator  Każda osoba będzie pełnić każdą z ról 3 rundy po 5 minut  Obserwator przygotowuje (pisemnie) Komunikat – 1 minuta  Obserwator przekazuje komunikat Nadawcy – 1 minuta 2 minuty na jedną rozmowę Nadawcy z Odbiorcą  Zmiana ról – 1 minuta Odbiorca nie może dopytywać Obserwator milczy (obserwuje i notuje) Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 8 Jak się komunikuję?
  9. 9. 1. Komunikacja niewerbalna:  wygląd fizyczny  ruch ciała  gesty  wyraz twarzy  ruch oczu  dotyk  głos  sposób wykorzystywania czasu  sposób wykorzystania miejsca 7-38-55 Meharabian https://pl.wikipedia.org/wiki/Albert_Mehrabian Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 9 Elementy komunikacji niewerbalnej
  10. 10. 3 osobne podsumowania (po 3 minuty) Informacja zawsze dla Nadawcy - najpierw Odbiorca (1 minuta):  minimum 3 pozytywy  jedna (najważniejsza) rzecz do poprawy - potem Obserwator (1 minuta):  minimum 3 pozytywy  jedna (najważniejsza) rzecz do poprawy - Zmiana ról (1 minuta) w sumie 9 minut Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 10
  11. 11. Strona werbalna nie jest najważniejsza jednak nie wolno jej ignorować Zawsze przygotowuj się do rozmowy: uświadom sobie, co czujesz do rozmówcy Uwaga na: niechęć, strach, poczucie wyższości, winy, itp. Twoje nastawienie do rozmówcy jest kluczowe Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 11
  12. 12. 1. Model RACI:  Responsible (does the work, reports to Accountable)  Accountable (responsible for the result)  Consulted  Informed 2. Polska wersja - ORKI:  Odpowiedzialny  Rozliczany  Konsultowany  Informowany Ilu może być: Odpowiedzialnych, Rozliczanych, Konsultowanych, Informowanych? Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 12 Z kim się komunikować?
  13. 13. Wybieramy jeden istotny dla wszystkich Projekt 1. Dzielimy się na 3 (wieloosobowe) Zespoły 2. Wybieramy zadania do rozpatrzenia przez Zespoły 3. W Zespołach dla naszych zadań wybieramy  Osobę Odpowiedzialną  Osobę Rozliczaną  Osoby Konsultowane  Osoby Informowane 10 minut Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 13 Who is whom in The Project’s Task?
  14. 14. Każdy Zespół we własnym gronie  Co było trudne?  Jak sobie z tym poradziliśmy? 3 minuty na ustalenie 2 minuty na przygotowanie komunikatu Potem dzielimy się ze wszystkimi  Każdy Zespół wymienia jeden element  Podaje swoją receptę 3 minuty na jedno podsumowanie Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 14
  15. 15. Dbaj o konsensus całego Zespołu Ograniczaj liczbę Informowanych Kluczowa jest akceptacja osób wybranych do ról Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 15
  16. 16. 1. 1:1  Rozmowa osobista  Video rozmowa  Telefon  Wiadomość głosowa  SMS  Mail  Dokument na portalu 2. Wiele osób zaangażowanych:  Spotkanie  Video konferencja  Telekonferencja  SMS  Mail  Dokument na portalu Które z tych form muszą być wcześniej zaplanowane? Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 16 W jakiej formie się komunikować?
  17. 17. Pracujemy indywidualnie Dla każdego komunikatu wybierz preferowaną formę: 1. Nowy Plan Komunikacji 2. „Padł” system produkcyjny 3. Projekt ma status RED 4. Błąd w dokumentacji 5. Zmiana osobowa w Projekcie 6. Zmiana zakresu w Projekcie Uzasadnij swój wybór 10 minut Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 17 Jaką formę komunikacji wybierasz zazwyczaj?
  18. 18. Głosujemy  1. Nowy Plan Komunikacji 2. „Padł” system produkcyjny 3. Projekt ma status RED 4. Błąd w dokumentacji 5. Zmiana osobowa w Projekcie 6. Zmiana zakresu w Projekcie Dyskutujemy wybory, które nie były oczywiste 15 minut na podsumowanie i dyskusję Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 18
  19. 19. Ustal kto musi być poinformowany Ustal jak szybko informacja musi dotrzeć Uwaga na swoje preferencje komunikacyjne Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 19
  20. 20. 1. Dlaczego spotkania trwają wielokrotność 1h (0.5h)? 2. Ile trwają spotkania zaplanowane na 2 lub 3 godziny? 3. Jak radzą sobie osoby, które mają wiele spotkań? 4. Ile trwałyby spotkania gdyby godzina miała 50 minut? Co robić? Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 20 Death by meetings Planować, planować, PLANOWAĆ i… egzekwować
  21. 21. 1. Dostaję zaproszenie na spotkanie 2. Podano lokalizację, datę, czas rozpoczęcia, np. 13:15  uwzględniając, że mogę mieć spotkanie, które kończy się o 13:00, a potrzebuję 10 minut, aby dotrzeć  przewidziano też 5 minut rezerwy 3. Podano czas trwania spotkania i szczegółową agendę:  temat „A” 25 minut  5 minut przerwy  temat „B” 20 minut”  5 minut przerwy  temat „C” 15 minut 4. Każdy z tematów rozbity jest na:  przedstawienie tematu (prelegent)  dyskusja (wszyscy)  podsumowanie (prowadzący)  przydział zadań (prowadzący, wszyscy) Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 21 Przed spotkaniem
  22. 22. 1. Spotkanie zaczyna się punktualnie 2. Prowadzący przypomina pierwszy punkt agendy  oraz co chcemy na spotkaniu osiągnąć 3. Prelegent przedstawia temat  w trackie prezentacji prowadzący daje sygnały prelegentowi  gdy zostało 15 minut do końca  gdy zostało 5 minut do końca prezentacji  nie pozwala przeciągać (najwyżej jedno dwa zdania) 4. Prowadzący wzywa do dyskusji  udziela głosu  przerywa, gdy ktoś mówi nie na temat  gdy ktoś wchodzi w szczegóły, prowadzący pyta audytorium, czy chcemy temat pogłębić 5. Prowadzący podsumowuje wynik dyskusji (wpisuje go do notatki)  formułuje treść zadań do wykonania 6. Zadania zostają przydzielone do właścicieliPodstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 22 W trakcie spotkania
  23. 23. 1. Dostaję notatkę podsumowującą spotkanie 2. Wymieniono zadania, które mi przypisano:  wyznaczono terminy ich wykonania 3. Wyznaczono czas na zgłaszania uwag 4. Podano termin i miejsce kolejnego spotkania 5. Podano informację kiedy zostanie przysłana agenda kolejnego spotkania Czy to jest możliwe? Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 23 Po spotkaniu
  24. 24. Dzielimy się na 3 grupy 1. Wybieramy Prowadzącego obecnej dyskusji 2. Ustalamy agendę bieżącego spotkania 3. Planujemy spotkanie (np. kolejne spotkanie PMArt):  kogo zapraszamy  kiedy i gdzie spotkanie się odbędzie  jakie tematy omówimy  prelegenci  co ma być wynikiem  kto będzie Prowadzącym  ile czasu spotkanie będzie trwało  ile będzie przerw  kto sporządzi notatkę 4.Przygotowujemy prezentację naszej agendy 15 minut Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 24 Przygotuj spotkanie
  25. 25. Prezentujemy nasze agendy  3 minuty na jedną prezentację Dyskusja po prezentacjach Nie lubię nasiadówek Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 25
  26. 26. Jasny cel spotkania Minimalizować agendę Minimalizować listę uczestników Wybór Prowadzącego Nie jest łatwo odebrać głos Ważnemu Szefowi Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 26
  27. 27. Anonimowa ankieta Bardzo proszę o wypełnienie:  tylko 10 pytań  zajmie 5-10 minut Dzięki Tobie następny warsztat może być lepszy Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 27
  28. 28. Jak bardzo chcesz zmiany? Co chcesz zmienić? Jak mocno wierzysz, że dasz radę? Coach odpowiada za proces Klient odpowiada za wynik Gwarantuję dyskrecję Podstawy komunikacjiKrzysztof Skubis 28
  29. 29. Dane kontaktowe: Krzysztof Skubis E-mail: skubis@skris.pl Telefon: +48 602 500 772 Blog: http://skris.pl https://www.linkedin.com/in/krzysztofskubis https://www.facebook.com/krzysztof.skubis.77 https://twitter.com/krzysztofskubis Krzysztof Skubis Podstawy komunikacji 29

×