Manual microsoft-access-2007

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Manual microsoft-access-2007

  1. 1. 1MICROSOFT ACCESS 2007MANUAL DE APOIOFILIPE SANTOS | DEZEMBRO DE 2010
  2. 2. 2
  3. 3. NOTA INTRODUTÓRIAEste é um manual introdutório ao sistema de gestão de bases de dados (SGBD)Microsoft Access 2007. Está preparado e orientado ao contexto das disciplinas deinformática da Escola Superior de Educação e Ciências Sociais do Instituto Politécnicode Leiria e serve de apoio à matéria leccionada nas aulas. O aluno deve complementaras matérias deste manual com os exercícios práticos desenvolvidos ao longo das aulas eaprofundar o conhecimento destes assuntos com recurso à bibliografia.NOÇÕES INICIAISComecemos por usar o Access para criar uma base de dados de raiz. Abra o MicrosoftAccess 2007 e prima a opção “Base de Dados vazia”. Verificará que o Access lhe pede, àdireita, para dar já um nome e um local (“pasta”) à base de dados. Isto deve-se ao factode, ainda que a sua base de dados se encontre vazia, o Access ir “gravando” toda ainformação que for introduzindo na sua base de dados.Quando se inicia uma base de dados, o Access apresenta uma janela semelhante à dafigura 1:Figura 1Neste momento você encontra-se já na denominada “vista de dados” para criar umatabela. Uma tabela é apenas um dos vários tipos de objectos (na designação doAccess) que você pode criar. Mais tarde verá que outros tipos de objectos que se podem3
  4. 4. criar na base de dados Access são as consultas, formulários e relatórios, entreoutras.É também importante a este ponto indicar que um objecto no Access pode ser“visualizado” segundo “vistas” diferentes, sendo talvez as mais importantes a vista deestrutura e a vista de dados. Como os nomes indicam, a vista de estrutura é a formade visualizar um objecto para o “estruturar” (criar, editar,…) e será uma das vistasprivilegiadas para o designer da base de dados. Em oposição, a vista de dados é maisorientada ao utilizador final da base de dados e destina-se a introduzir ou visualizar osdados que vão fazer parte da base de dados.Assim e por exemplo:• O designer estrutura tabelas (na vista de estrutura) e o utilizador da base dedados introduz dados nessas tabelas (na vista de dados).• O designer estrutura consultas (na vista de estrutura) e o utilizador da base dedados executa essas consultas e visualiza o seu resultado (na vista de dados).ESTRUTURAR TABELASComecemos por ver a tabela que está, neste momento, no ecrã na vista de estrutura.Para isso clique no botão “vista”, como mostra a figura 2, para passar para a vista deestrutura.Figura 24
  5. 5. Ser-lhe-á pedido para dar um nome à tabela. Para o exemplo que vamos dar nestemanual, escolha o nome CLIENTE.Neste momento você já se encontra na vista de estrutura de tabela, pelo que só tem decriar (definir) os seus campos e suas propriedades. Crie os seguintes campos, conformeindicados na figura 3:Figura 3Como pode verificar, está-se a construir uma tabela para registar dados de clientesonde se pretendeu registar vários tipos de informação: o nome, morada, telefone, etc.Também como pode observar, ao Access não basta indicar o nome dos campos: énecessário indicar também o tipo de dados que cada campo vai conter. Isto porqueidentificar os campos com um tipo de dados vai permitir executar operações específicasdesse tipo de dados. Por exemplo, se se definisse um campo chamado Preço comotexto, e não como número, não se ia poder fazer operações aritméticas (como a soma oua média) sobre esse campo.Para cada campo de uma tabela é possível também definir propriedades. Porexemplo, pode-se definir que valores são permitidos para um determinado campo, paraque o Access proíba todos os outros e, desta forma, criar uma base de dados menospropensa à introdução de erros por parte do utilizador.Atente, na figura 4, às seguintes propriedades do campo Sexo que foram alteradas:5
  6. 6. Figura 4Eis aqui uma breve lista de algumas das propriedades que podem ser alteradas:• Em Tamanho do campo, você pode estipular um tamanho máximo decaracteres que podem ser introduzidos num registo. Isto poderá ser útil parareduzir o tamanho final da sua base de dados (imagine uma base de dados com5 milhões de registos onde cada campo tivesse 100 caracteres de comprimento,por exemplo!).• Em Valor predefinido você pode escolher um valor já predefinido sempre queum utilizador introduz um novo cliente na tabela. Se, por exemplo, 90% dosseus clientes fossem do sexo “Masculino”, então poderá querer poupar trabalhoao funcionário que vai introduzir os registos, colocando, por pré-definição, estevalor no campo Sexo do novo cliente a inserir. O funcionário só terá de corrigireste valor para os 10% dos clientes que não obedecem a esta condição.• Em Regra de Validação poderá impor que o funcionário esteja limitado a umconjunto finito de valores para preencher o campo. Neste caso, se quer evitarque o funcionário escreva palavras como “Homem”, ou “M” ou faça um erroortográfico (ex: “Fiminino”) então poderá indicar ao Access quais os valores quesão aceites pelo sistema. É o que se passa no caso do exemplo da figura 4.6
  7. 7. • Em Texto de validação poderá definir uma mensagem, a ser dada peloAccess ao funcionário, quando este comete um erro de preenchimento (isto é,quando este não coloca um valor “permitido”, como definido na propriedadeRegra de validação)• Em Necessário poderá impor que o campo é de preenchimento obrigatório(Sim) ou de preenchimento não obrigatório (Não).Uma outra forma interessante de programar um mecanismo de validação de dados(levando o futuro utilizador a ser menos propenso a inserir dados inválidos) é atravésdo denominado “Assistente de pesquisas”, como exemplificado na figura 5:Figura 5Como se pode ver pela imagem acima, esta ferramenta permite dar ao utilizador umalista fechada de valores para um determinado campo (ex: “Masculino”, “Feminino”).Para o exemplo acima:1. Clique em Eu escrevo os valores que quero e clique em Seguinte2. Preencha a tabela apresentada na figura 6 com as palavras “Masculino” e“Feminino”:3. Clique em Seguinte e finalmente clique em Concluir.7
  8. 8. Figura 6DEFINIÇÂO DE CHAVE PRIMÁRIAToda a tabela deve ter uma chave primária, e esta tabela não estará completa se nãofor definida, nesta altura, a sua chave primária. Suponha-se que se pretende usar o BIdo cliente como chave primária. Para definir este campo como chave primária, siga oseguinte conjunto de passos:1. Seleccione o campo pretendido (neste caso o campo BI).2. Clique no botão da barra de ferramentas.Para este exemplo, no entanto, o campo que mais sentido faz ser a chave primária é ocampo Código de Cliente (CodCliente). Faça então o conjunto de passos atrás indicadopara este campo, definindo assim este campo como chave primária desta tabela.Pode, por fim, fechar a sua tabela.8
  9. 9. RELAÇÕES ENTRE TABELASAs tabelas são relacionadas por campos iguais existentes em tabelas diferentes. Assim,se eu quiser associar uma venda (convenientemente registada numa tabela VENDA) aum cliente, através do CdCliente, esse campo também deve existir nessa tabelaVENDA. Por outras palavras, a chave primária da tabela CLIENTE, CodCliente, temde ser associada à chave secundária da tabela VENDA (também ela CodCliente).Assim, e para usar o exemplo criado até agora, crie a seguinte tabela (separador“Criar”, opção “Estrutura da Tabela”) d FIGURA 7:Figura 7Quando um campo é definido com o tipo de dados Numeração Automática (como é ocaso do campo CodVenda) este será um campo que é preenchido automaticamente peloAccess, aquando da introdução dos dados, e não o funcionário. Ou seja, em vez dofuncionário ir “memorizando” o número da última venda feita para atribuir o númeroseguinte à próxima venda, é o Access que faz esta tarefa e preenche este campoautomaticamente. Assim, como não se repetem números, um campo com o tipo dedados Numeração Automática é sempre um bom candidato a chave primária, e foi oque se fez aqui.De reparar também no tipo de dados escolhido para o campo CodCliente: Número. Arazão para esta escolha é a de que se torne possível uma associação aos clientes databela CLIENTE, cujo CodCliente também foi definido como número (num caso9
  10. 10. particular de “Numeração automática”). Tem de haver sempre o cuidado da chaveprimária e chave secundária terem o mesmo tipo de dados.Torna-se agora necessário “associar” as duas tabelas criadas. Para isso clique noseparador Ferramentas da Base de Dados e clique no botão Relações.Este botão dar-lhe-á acesso a uma área (inicialmente vazia) onde se vai colocar astabelas e “uni-las” numa relação. Na janela que se sobrepõe à área vazia, faça duploclique em cada uma das tabelas que quer relacionar (neste caso, as tabelas CLIENTE eVENDA) e clique, de seguida no botão fechar.Para relacionar as duas tabelas, faça como indicado na figura 8, arrastando com o ratoo campo “chave primária” de uma tabela até ao campo “chave secundária” da outratabela:Figura 8Depois de arrastar com o rato abrir-se-á uma janela onde deverá activar a opçãoImpor a integridade Referencial. Esta opção faz com que o Access não permitaintroduzir uma venda se se colocar um CodCliente que não existe na tabela de clientes(isto é, impõe integridade, levando a que não haja futuras inconsistências de dados).Clique então em OK.INTRODUZIR REGISTOS10
  11. 11. Para introduzir registos, deve apenas fazer duplo clique na tabela pretendida epreencher os dados/campos para cada “ficha” (registo):Figura 9(repare que o campo CodVenda é preenchido automaticamente pelo Access, uma vezque o seu tipo de dados foi definido como sendo “Numeração automática”)CONSULTASExiste um propósito útil no registo de toda a informação necessária a um determinadocontexto (uma organização, uma empresa, etc.) numa base de dados. O armazenamentonuma base de dados de toda a informação “pertinente” a um determinado contexto deveser útil a esse contexto e às operações do dia-a-dia. Para isso a base de dados devepermitir consultar os dados armazenados e, com eles, extrair informação útil. Este é opropósito das Consultas (Queries, em inglês). As consultas são criadas em MicrosoftAccess de uma forma visual intuitiva e com elas os dados podem ser “interrogados” dediversas formas. Por exemplo, pode-se construir uma consulta para saber quantosclientes existem na base de dados que obedecem a uma determinada condição ouconstruir outra consulta que veja todos os valores monetários registados no campo“Preço” de uma tabela VENDAS e, com eles, apurar a sua soma.Exemplo 1Comecemos por construir uma consulta simples que permita ilustrar a filosofia geralde construção de uma consulta. Suponha que se pretende saber o nome de todos osclientes do sexo masculino. Para isso, siga o seguinte conjunto de passos:1. Aceda ao separador Criar e clique em Estrutura da Consulta11
  12. 12. 2. Na janela Mostrar tabela faça duplo clique na tabela CLIENTE (uma vez queé nesta tabela que está a informação que se pretende consultar). Clique emFechar.3. Faça duplo-clique nos campos Nome e Sexo (uma vez que são estes campos quecontêm a informação que desejamos consultar)4. Aplique ao campo Sexo o critério “masculino”, como indicado na figura 10:Figura 10Se quiser agora ver o resultado da consulta que criou, clique em Consultar.Exemplo 2Suponha agora que se deseja conhecer o número de vendas feitas até ao momento. Paraisso, siga o seguinte conjunto de passos:1. Aceda ao separador Criar e clique em Estrutura da Consulta2. Na janela Mostrar tabela faça duplo clique na tabela VENDA (uma vez que énesta tabela que está a informação que se pretende consultar). Clique emFechar.12
  13. 13. 3. Faça duplo-clique no campo CodVenda (uma vez que vai ser este o campo cujosregistos vamos contar)4. Como ilustrado na figura 11, clique no botão Totais e, de seguida, em “Total”coloque a operação “Contar”:Figura 11FORMULÁRIOSOs formulários são os “ecrãs” feitos à medida das necessidades de uma base de dados eque servem, como o nome pretende indicar, formas/formulários onde o utilizador dessabase de dados pode introduzir/alterar/consultar informação.Eis o exemplo de um formulário:13
  14. 14. Figura 12A forma mais rápida de se fazer um formulário através do uso do Assistente deformulários, no separador Criar, como mostra a figura 13:Figura 13Um assistente, como o nome indica, é um programa que nos assiste na construção dealgo, através da resposta a algumas perguntas que esse mesmo assistente nos vaifazendo. Por exemplo, e para uma tabela com informação de clientes, o primeiro passode um Assistente é perguntar qual a tabela que vai dar origem ao formulário e oscampos dessa tabela que queremos que o utilizador dessa base de dados vá preencher(como mostra o exemplo da imagem seguinte):14
  15. 15. Figura 14Use os botões > e >>, como se vê na figura acima, para seleccionar os campos desejados.Clicando no botão Seguinte, o assistente pode pedir outras informações para oformulário, como por exemplo, o esquema e estilo (estética) a dar a esse formulário.De seguida pode-se personalizar o formulário, através da sua vista de estrutura:Figura 15Para editar o formulário à medida, tem-se um conjunto de ferramentas, denominadoscontrolos:15
  16. 16. Figura 16Alguns destes controlos são bastante úteis, pois podem acrescentar ao formuláriocertas operações/comandos que o assistente, por si só, não faz. Alguns destes controlostêm, eles próprios, um assistente que ajuda o criador da base de dados a “programar” oseu fim no formulário. Eis um exemplo: suponha que se quer inserir no formulário umbotão que permita o utilizador da BD ir para o registo anterior. Para isso, e comoilustra a figura 17:1. Comece por ver se o botão indicado em (1) se encontra activo (“Assistente deControlo”.2. Clique então no controlo Botão (2) e “desenhe-o” no formulário.Figura 173. Escolha, como indicado na figura 18, a categoria “Navegação entre registos” e aacção “Ir para o registo anterior”.4. Siga os restantes passos do assistente até chegar ao botão concluir. Tem agorano formulário um botão que permite ao utilizador da BD executar estaoperação.16
  17. 17. Figura 18Existem muitas outras funções para um botão. Por exemplo, e quando a base de dadosjá tem um número considerável de formulários, poderá querer ter um botão que lhepermita passar de um formulário para o outro. Use novamente o “Assistente deControlo”, à semelhança do exemplo feito atrás, para dar ao Botão a “instrução” emrelação ao seu comportamento:Figura 1917
  18. 18. Explore agora outros controlos e suas vantagens. Por exemplo, tente, usando orespectivo assistente, criar uma caixa de combinação que permita ao utilizador daBD escolher o sexo do cliente a partir de uma lista possível de itens:Figura 20Este controlo tem a vantagem de, ao obrigar o utilizador a escolher um dos dois valorespré-definidos, evitar erros de introdução de dados pelo utilizador (por exemplo, escrever“Femenino” em vez de “Feminino” o que comprometeria operações de estatística porsexo (pois o Access consideraria “Femenino” e “Feminino” como 2 sexos diferentes).18
  19. 19. RELATÓRIOSOs relatórios são páginas (documentos) pré-feitas que o utilizador tem necessidade deimprimir com frequência. Por exemplo, um utilizador pode querer escrever uma carta a50 clientes a indicar uma determinada promoção. Assim, é possível criar um Relatórioque contém a carta escrita e pedir ao Access que imprima 50 cópias, alterando apenas onome e endereço de cada cliente no cabeçalho do relatório.A forma mais simples de criar um relatório é, como acontece com os formulários,usando o assistente (funciona de uma forma muito semelhante ao assistente dosformulários):Separador “Criar”  Opção “Assistente de Relatórios”Os relatórios são também uma forma rápida de imprimir listas com dados que nosinteressam, como por exemplo o nome e telefone de todos os nossos clientes para umacampanha de telemarketing. Um dos passos do assistente é, efectivamente, indicar aforma de “agrupar” esses dados por uma determinada categoria, o que nos permitecriar listas discriminadas. Por exemplo, suponha-se que se quer uma lista dos nomes etelefones dos homens (para uma estratégia de telemarketing) e outra lista dos nomes etelefones das mulheres (para aplicar uma outra estratégia de telemarketing). Então,tem-se uma discriminação por sexo (o Access chama-lhe agrupamento, como se vê nafigura 21):19
  20. 20. Figura 21De notar que o utilizador da BD pode usar estes relatórios com um simples carregar deum botão – um botão de comando de um formulário. O criador da base de dados só temde o inserir no formulário (o botão) e dar-lhe a função desejada (há funções deimpressão e pré-visualização de relatórios).20

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