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MindUp and MindUp For Share Point

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MindUp and MindUp For Share Point

  1. 1. MindUP : Cartographie dynamique des échanges d’e-mails Le lien entre votre messagerie et votre plateforme collaborative
  2. 2. Ils font déjà confiance à MindUp
  3. 3. Une solution performante récompensée • 7 ans de R&D • SAS, création et brevet en 2007 Innovation la plus porteuse Top 10 Start-up 2009 Top 15 Start-up 2009 de rupture technologique 2008 Lauréat 2008
  4. 4. Le challenge des entreprises aujourd’hui Des projets transverses Des équipes dispersées Des partenaires externes Une plateforme collaborative
  5. 5. Le challenge des entreprises aujourd’hui Des projets transverses Une multitude Des équipes d’e-mails dispersées Des partenaires externes Une plateforme collaborative
  6. 6. Mails à lire pour suivre le projet A Mails à lire pour suivre le projet B Mails qui ne serviront jamais
  7. 7. Pièces jointes : jointes : Pièces chacun la sienne sienne ? Chacun la ?
  8. 8. Suivi du projet et relations partenaires: quelle visibilité ?
  9. 9. Où est la connaissance des projets ? 20% 80% Données capitalisées et Messages dispersés dans structurées (plateforme) les boîtes mail des acteurs
  10. 10. Pour quoi faire ? Plateforme E-mail Usage : Gestion des données Interactions au quotidien entre structurées et officielles du les acteurs du projet projet Productivité : Temps passé : 0,5 h par semaine 15 h par semaine [source : IDC] POURQUOI ?
  11. 11. Pourquoi la collaboration par mail est-elle si populaire et si inefficace ? Avantages Inconvénients du mail du mail Confusion et surcharge Pas de suivi Pas de vision partagée Pas de capitalisation Un outil personnel apprécié Mais pas collaboratif
  12. 12. Que manque-t-il à ces échanges pour les rendre intelligibles et efficaces ?
  13. 13. Une dimension supplémentaire... PAS D’INSTALLATION! MARCHE AVEC TOUT CLIENT MAIL!
  14. 14. Et une capitalisation automatique
  15. 15. Démo : Page d’accueil du site SharePoint avec MindUP Créons une discussion par mail dans le projet
  16. 16. Qui est impliqué dans cette discussion
  17. 17. Rédaction du message
  18. 18. Validation de la décomposition automatique
  19. 19. La discussion peut être suivi dans SharePoint
  20. 20. Les participants utilisent leur messagerie Sur toute messagerie, sans installation
  21. 21. Option : Plugin MindUP for Outlook le mail a été classé automatiquement dans un dossier correspondant au site SharePoint Un menu permet de démarrer une discussion cartographiée, par mail depuis Outlook Ou d’aller directement dans le site SharePoint
  22. 22. Les collaborateurs utilisent simplement leur messagerie, sans rien installer
  23. 23. Les collaborateurs utilisent simplement leur messagerie, sans rien installer
  24. 24. Les collaborateurs utilisent simplement leur messagerie, sans rien installer
  25. 25. Les collaborateurs utilisent simplement leur messagerie, sans rien installer
  26. 26. Les fichiers joints seront ajoutés à SharePoint également
  27. 27. Les fichiers joints seront ajoutés à SharePoint également
  28. 28. MindUp permet de naviguer et de comprendre rapidement et facilement un grand nombre d’e-mails
  29. 29. Echanges et pièces-jointes du projet sont centralisés automatiquement dans SharePoint
  30. 30. Les pièces jointes peuvent être ajoutées à la base SharePoint
  31. 31. Les pièces jointes peuvent être ajoutées à la base SharePoint
  32. 32. Classement des messages Cartographie des échanges Echanges par e-mail dans le groupe Centralisation des pièces jointes Business Issues Moteur de recherche Tous les jours, gérer  des problèmes  des idées MindUp Pour les transformer en décisions Relances et en actes Tableaux de bord Génération de documents de synthèse Intégration SharePoint Conclusions et suivi des décisions
  33. 33. Les fonctionnalités MindUP sont des webparts comme les autres
  34. 34. Elles peuvent être positionnées où vous voulez
  35. 35. Le moteur de recherche MindUP permet de retrouver des échanges de mails du projet Depuis toute page SharePoint (webpart) ou intégré au SearchCenter MOSS
  36. 36. Les faits : Les réunions Les intervenants passent entre 25 et 80% du temps en réunions Mais ils évaluent eux-mêmes leur productivité entre 33% et 47%
  37. 37. Mails reçus et lus par le participant X Mails reçus et lus par la participante Y Mails concernant le sujet de la réunion
  38. 38. MindUP facilite la préparation des réunions avec la génération de synthèses de discussions Génération en 1 clic d’une synthèses des derniers échanges de mails sur un sujet A
  39. 39. Un résumé des échanges comme support de réunion
  40. 40. Adoption par les utilisateurs : mettez toutes les chances de votre côté Progression dans le temps Cohésion de l’équipe Zone d’efficacité SharePoint Première cause Zone d’efficacité d’échec des projets SharePoint SharePoint + MindUP Niveau d’expertise SharePoint des utilisateurs
  41. 41. Avantages MindUP for SharePoint SharePoint SharePoint + MindUP Deux référentiels projet : Référentiel et e-mails Cohérence SharePoint et une masse d’e- en un lieu unique mails dans les boîtes Associe les documents Pas de traçabilité des Traçabilité interactions entre partenaires et leur processus d’élaboration réel Pour travailler avec Implication homogène Ouverture l’extérieur, ouvrir le firewall ou de personnes externes contourner SharePoint par mail Avec SharePoint Mail, Référentiel structuré et Structuration accumulation d’informations ordonné des « en vrac » connaissances
  42. 42. Valeur ajoutée Coûts par personne Trier les e-mails: 3 heures/semaine Analyser les e-mails/agir: 3 heures/semaine Temps passé en réunion: 6 heures/semaine Pièces jointes E-mail: 240 MB/an
  43. 43. Valeur ajoutée Et si l’on Coûts par personne économisait: Trier les e-mails: 3 heures/semaine 20% Analyser les e-mails/agir: 20% 3 heures/semaine Temps passé en réunion: 20% 6 heures/semaine Pièces jointes E-mail: (Bonus) 240 MB/an
  44. 44. Valeur ajoutée Et si l’on Coûts par personne économisait: Valeur pour 100 personnes Trier les e-mails: 128 000 €/an 3 heures/semaine 20% (1.7 personnes supplémentaires) Analyser les e-mails/agir: 128 000 €/an 20% 3 heures/semaine (1.7 personnes supplémentaires) Temps passé en réunion: 20% 256 000 €/an 6 heures/semaine (3.4 personnes supplémentaires) ______________________ Pièces jointes E-mail: (Bonus) 512 000 €/an 240 MB/an (7 personnes supplémentaires)
  45. 45. Comparaison des techniques disponibles Plugins MailSpaces SharePoint MindUP for Caractéristiques Outlook (ccbetty, Mail Google) SharePoint (Colligo, SSC) Publication dans SharePoint depuis le mail Classement automatique des mails projet Compatible toutes messageries Sans installation sur les postes Indépendant du serveur mail Action naturelle des utilisateurs Cartographie des discussions Fonctions d’animation et de productivité de projet
  46. 46. Offre Saas : Plugin Outlook Gratuit jusqu’à 5 users inclus Ensuite 2 – 9 €/mois/user • Nombre d’interlocuteurs par mail illimité Location : Plugin SharePoint Gratuit jusqu’à 5 users inclus Ensuite 2 – 9 €/mois/user • Nombre d’interlocuteurs par mail illimité Acquisition : • 20 mois de location • 20% maintenance/an
  47. 47. Techniquement • Compatible toutes messageries (Outlook, Notes, Thunderbird, Webmails, etc.) Messagerie • Plugin optionnel pour trier les mails automatiquement dans Outlook 2003/2007 • Pas d'installation sur les postes Clients • Dans le Navigateur Internet et le logiciel de messagerie (Windows, Mac, Linux) Serveur SaaS sur Internet sécurisé : Dans votre réseau • Multi-plate-formes (Windows, Linux, UNIX) • Technologie Java / J2EE / Web Services • Toute base de données SQL (Postgresql livré par défaut) • Pas d'intervention ni d'impact sur le système de messagerie • 1 seule opération : création d'une boîte mail pour MindUp • Compatible MOSS ou WSS
  48. 48. Sécurité optimale Notre service MindUp Live offre la meilleure sécurité à vos données critiques : • Communications encryptées • Serveurs sécurisé et charte de confidentialité • Protection par Firewall web intelligent Bee Ware • Sauvegardes 3 fois par jour • Certification « Trusted Application » • MailSpaces encryptés (en option) • Assurance multirisques (en option) • Authentification forte par token (en option)
  49. 49. Il est facile de « MindUPiser » un site SharePoint
  50. 50. Une fois la Solution (WSP) déployée, tout site peut être MindUPisé
  51. 51. A) Même machine Architecture B) Autre machine C) Par Internet en CaaS (Component as a Service) Plugin https POP3 / SMTP mindup@domain.com Mail server
  52. 52. Mise en place de MindUP SaaS Intranet/extranet 10 minutes avec liste Installation serveur : 1-2h Installation d'utilisateurs Adresse e-mail : 15 min Désignation et formation d'un référent MindUp Préparation ½ j. Préparation de la communication vers les utilisateurs Début du paramétrage des groupes Présentation des objectifs Formation ½ à 2 j. Formation des utilisateurs Démarrage des premiers sujets Contacts réguliers avec le référent et/ou les utilisateurs Suivi Support technique Maintenance Intégration spécifiques avec d'autres systèmes Options Développements spécifiques Conseil en gestion de projet et d'équipes techniques
  53. 53. Merci ! Calinda Software sales@calindasoftware.com +33 (0) 4 91 11 87 61 http://www.calindasoftware.com

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