Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

100624 peak 3 making waves bij ez (nienke meijer)

502 views

Published on

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

100624 peak 3 making waves bij ez (nienke meijer)

  1. 1. Making waves Digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  2. 2. Inhoud Meevaren op de golven van een ander Deining maken Verantwoordelijkheid nemen Clustersupport Nienke Meijer Waar surfen we naar toe? Adviseur Informatiemanagement / Projectleider Clustersupport Ministerie van Economische Zaken 24 juni 2010
  3. 3. Meevaren op de golven van een ander 3 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  4. 4. Hier werk ik … … meestal 4 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  5. 5. Hier ben ik mee bezig 5 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  6. 6. Golf meepikken! Kantoorinnovatief werken = Belangrijke versneller voor digitalisering bij EZ Informatie moet tijd- maar vooral plaatsonafhankelijk beschikbaar zijn EN THUIS 6 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  7. 7. 1e golf: ATLAS (2005-2007) MEZ Gefaseerde uitrol per dienst Aandacht voor opleiding, ordening en procedures Stafdirecties Ondersteuning met name vanuit projectorganisatie DGET DGEP DGOI DGBEB 7 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  8. 8. Resultaat uitrol ATLAS eind 2007 Documenten zijn digitaal bij alle diensten binnen het kerndepartement Functionaliteiten: DM, RM, verblijfplaatsenadministratie (geen digitale routering/workflow) Medewerkers registreren zelf maar…. 8 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  9. 9. Maar… ATLAS wordt naast het bestaande werkproces en opslagmedia gebruikt Hoe kan dat nou? Lijnmanagement onvoldoende bewust is van eigen verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding Inrichting en ondersteuning sluiten onvoldoende aan op de behoeften van de klant Onvoldoende gebruik van de mogelijkheden van de software 9 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  10. 10. Wat doe je dan? Deining maken! 10 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  11. 11. 2e golf: optimalisatie ATLAS (2008-2009) Hoe laat je de golven de juiste kant oprollen? Benadruk gezamenlijke verantwoordelijkheid Professionalisering van DIV De techniek moet op orde zijn 11 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  12. 12. Iedereen neemt verantwoordelijkheid Herbevestiging commitment Een directeur in de stuurgroep ATLAS Een ATLAS sponsor in het MT Clustersupport 12 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  13. 13. Professionalisering ondersteuning Beter en breder opleidingsaanbod ATLAS Groter: samengaan DIV-secties en postkamer Gerichter: Clustersupport 13 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  14. 14. Wat is clustersupport? Een kadootje: 100 uur extra ondersteuning om informatiehuishouding van het cluster op orde te krijgen Maar dat krijg je niet voor niets: er is een inspanningsverplichting van het cluster en manager 14 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  15. 15. Individuele gebruikersondersteuning Conflicterende wensen tav informatievoorziening binnen hetzelfde proces/dossier Manager onvoldoende betrokken Issues als gevolg van het ontbreken van onderlinge afspraken niet geagendeerd Kennis over systeem en procedures onderling niet gedeeld 15 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  16. 16. Clustersupport Manager formuleert ambitie Manager om knopen door te hakken en issues bespreekbaar te maken Kennis en ideeën over gebruik van informatie worden binnen cluster gedeeld Documentmanager onderhoudt contact met cluster Flexibele ondersteuning van gezamenlijk proces Projectmatig werken 16 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  17. 17. Werkwijze Clustersupport Hoe kom je binnen? Sponsors openen deuren binnen eigen dienst Documentmanager brengt clusters aan 17 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  18. 18. Werkwijze Clustersupport Waar begin je? Intake: Kennis maken Wanneer? Wat doe ik? Wat wil je Wederzijdse bereiken? verwachtingen Ambitie Ambitie benoemen Plannen Wat doe jij? 18 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  19. 19. Werkwijze Clustersupport Waar staat het cluster? Meten: Is de informatie op orde: volledig, toegankelijk, betrouwbaar? Ambitie Luisteren: welke belemmeringen ervaar je? Kijken: hoe voer jij je werk uit en welke informatie gebruik je daarbij? > Hoever staan we van ons doel af? 19 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  20. 20. Werkwijze Clustersupport Deining maken om het gat te dichten or oor Acties vo Acties v cluster DIV Werkafspraken maken Opleiden Verantwoordelijkheden Kwaliteitszorg beleggen Ordenen Informatie verzamelen Helpen bij achterstallig Plegen van achterstallig onderhoud onderhoud 20 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  21. 21. En dan… Hoe gaat dat nu in de praktijk? 21 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  22. 22. Wat heb je nodig? - Uitrusting Analysemodel om informatie te analyseren: Hoe bepaal je volledigheid, tijdigheid, betrouwbaarheid etc. Benchmark: hoe verhoudt het informatiegedrag van het cluster zich tot de geformuleerde ambitie Interventiecatalogus: overzicht producten en diensten van DIV, maar ook acties voor het cluster zelf 22 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  23. 23. Wat heb je nodig? - Succesfactoren Commitment vanuit het lijnmanagement van de dienst (sponsor) Voldoende capaciteit om interventies binnen afgesproken tijd uit te voeren, zowel bij DIV als bij het cluster Een manager met ambitie Kennis van het werkproces: vind een sparringpartner bij het cluster Goede afspraken: concreet, meetbaar, realistisch Nazorg: evalueren en contact onderhouden 23 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  24. 24. Resultaten Positief Klant enthousiast Medewerkers geven aan dat zij “gehoord” worden, minder weerstand Concrete oplossingen voor dagelijkse problemen Zichtbare resultaten medewerkers Managers Acceptatie- DIV drempel Secretaresses 1.0 Maar: Secretaresses 2.0 Werven van clusters lukt niet bij elk DG Managers wel bewust van verantwoordelijkheid, maar zelf ATLAS gebruiken…. 24 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010
  25. 25. Waar surfen we naar toe? Toekomstplannen voor clustersupport Alle informatieproducten en -diensten opnemen (web/intranet, DIV en kenniscentrum) Jaarlijkse werkplanning met diensten afspreken Processupport: interventies gericht op een proces (betalen; advisering MR; beantwoorden burgerbrieven etc.) Visie voor vervolg digitalisering in oktober 2010 25 Making waves: digitalisering bij EZ 24 juni 2010

×