Kuumat perunat 2016. Hallinnon ja toiminnan kehittäminen,Pääjohtaja Liisa Hyssälä.

1. Hallinnon ja toiminnan
kehittäminen –hanke (HAKE)
Tulevaisuuden Kela on yksi yhtenäinen toiminnallinen kokonaisuus.
Kelan organisaatiorakenne ja johtamisjärjestelmä tukevat strategian
toteutumista ja asiakaslähtöistä toimintaa.
1

2. Tulevaisuuden Kela
• Hanke on ollut Kelan historian suurimpia ellei suurin
toiminnan ja organisaation uudistus
• Hallinnon ja toiminnan kehittäminen –hanke (HAKE)
1.9.2013 – 31.12.2014 eteni asetetussa aikataulussa
• Hallinnon ja toiminnan toteuttaminen -hanke (HAKE)
1.1.2015-31.12.2017 on edennyt niin, että hanke on saatu
päätöksen ja uusi organisaatio- ja toimintamalli on voimassa
1.1.2016, jolloin hanke päätettiin
2

3. Parasta palvelua, sosiaalista turvaa ja elämän
voimaa (Kelan visio)
Kelan lähtökohdat hallinnon ja toiminnan
kehittämiselle
• Saavuttaaksemme asettamamme vision, meidän
tulee uudistua jatkuvasti.
• Meidän on otettava huomioon muualla
yhteiskunnassa oleva kehitys
• Haluamme varmistaa, että pystymme tarjoamaan
parasta palvelua asiakkaille ja parantamaan
suorituskykyämme.
3

4. 11.1.2016 Yksikkö | Otsikko4
• Kelaa johdetaan toiminnallisena ja taloudellisena kokonaisuutena
• Selkeät toimivalta- ja vastuusuhteet
• Matala organisaatiorakenne
• Kustannustehokkaat toiminnalliset kokonaisuudet, toimivat
prosessit ja palvelulähtöiset liittymäpinnat
Toiminnallinen tavoite
• Toiminta yhteiskunnallisesti vaikuttavaa ja ennakoivaa
• Hyvä kilpailukyky tehtävien hoitamiseen
• Asiantunteva ja tehokas toimeenpano
• Kustannustehokas toiminta
• Asiakas saa toimeentulon ja palvelut nopeasti ja oikein
• Asiakas saa Kelan palvelut läheltä ja helposti
• Yhdenmukainen palvelu asuinpaikasta ja etuudesta riippumatta
• Toimivat prosessit asiakasnäkökulmasta
Parempaa palvelua ja vaikuttavia ratkaisuja itsenäisen elämisen mahdollistamiseen
(Lisäarvo asiakkaille)
Ennakoivampaa asiantuntijatukea sosiaaliturvan vaikuttavuuden vahvistamiseen sekä
innovaatioita ja valmiuksien kehittämistä nykyisten ja uusien tehtävien tehokkaaseen ja
vaikuttavaan toimeenpanoon sekä tuottavuuden parantamiseen.
(Lisäarvo sidosryhmille ja omistajille)
Selkeyttä ja johdonmukaisuutta toiminnan ohjaukseen ja johtamiseen sekä sisäisten
palveluiden järjestämiseen ja toimintaedellytysten luomiseen.
(Lisäarvo sisäisille asiakkaille)
Toiminnallinen
tavoite
Toiminnallinen
tavoite
Toiminnallinen
tavoite
4

5. Hallituksen päätökset HAKE -hankkeeseen liittyen
Vuosi 2013
13.6. strateginen hankesalkku, hallinnon ja toiminnan kehittäminen -hanke
1.9.2013 – 31.12.2014
10.10. hallitus hyväksyi hankesuunnitelman siinä olevine linjauksineen
Vuosi 2014
17.1. Kansaneläkelaitoksesta annetun lain 10 §:n muutos, kaksiportainen
hallinto 1.1.2015, Kelan hallituksen päätös 17.11.2011 tavoite
kaksiportainen hallinto 1.1.2015 ja Kansaneläkelaitoksesta annetun
lain 10 §:n muutosesityksen käynnistäminen
20.3. hallituksen päätös väliaikainen Palvelun toimittaminen –yksikkö
1.1.2015 lukien enintään 31.12.2017
20.11. strateginen hankesalkku, hallinnon ja toiminnan toteuttaminen -hanke
1.1.2015-31.12.2017
18.12. hallituksen päätös, 6 tulosyksikköä ja viisi vakuutuspiiriä
etuusyksikössä, jotka muodostavat paikallishallinnon sekä
Kansaneläkelaitoksesta annetun lain 10 § muutosesitys
5

6. Vuosi 2015
11.6. strateginen hankesalkku hallinnan ja toiminnan toteuttaminen
- hanke 1.1.2015 - 31.12.2017
Kelan uusi työjärjestys 1.1.2016
hallinnollisen toimivaltapäätöksen soveltaminen organisaatio-
uudistuksen nimityspäätöksissä
27.8. tulosyksiköiden johtajien nimittäminen 1.1.2016
vakuutuspiirien muutokset 1.1.2016
22.10. hallituksen päätös toimivallasta hallinnollisissa asioissa 1.1.2016
(ei 24 §)
2013 – 2015
hallituksen kokouksissa pääjohtaja on säännöllisesti informoinut
HAKE –hankkeen etenemisestä ja asioista ja hallitus on voinut
keskustalla niistä ja antaa palautetta. Myös valtuutettuja ja
tilintarkastaijia on informoitu säännöllisesti.
6

7. Kelan toiminnallisten kokonaisuuksien organisoituminen
(Kelan hallitus 18.12.2014)
11.1.20167
•Strateginen johtaminen • Strateginen kehittäminen
•Strateginen talous ja sijoitustoiminta •Strateginen HR
•Tulosohjaus
•Toimielimet •Johdon tuki
•Yhteiskunnallinen vaikuttaminen
•Omien toimintojen kehittäminen
Johdon esikuntapalvelut
•Etuusprosessien johtaminen
•Etuuskäsittelyn johtaminen
•Etuusratkaisutyö
•Etuuslainsäädännön kehittäminen, etuustuotteen ja palvelujen sisällön määrittäminen
•Sidosryhmäyhteistyö ja kumppanuuksien hallinta
•Omien toimintojen kehittäminen
Etuuspalvelut
sisältäen viisi vakuutuspiiriä, jotka
muodostavat Kelan paikallishallinnon
•Asiakkuuksien johtaminen
•Palvelutyön johtaminen
•Asiakaspalvelu ja palveluohjaus eri palvelukanavissa
•Sidosryhmäyhteistyö ja kumppanuuksien hallinta
•Omien toimintojen kehittäminen
Asiakkuuspalvelut
•Tietojärjestelmien tilaajavastuu, määrittely, kehittäminen ( sis. Arkki-hanke) ja testaus
•Tietohallintotoiminnot
•Palvelukanavien tilaajavastuu, määrittely ja kehittäminen
•Projektitoiminnan hallinta (Toiminnan kehittämisen johtaminen)
•Omien toimintojen kehittäminen
Kehittämispalvelut
•ICT-palveluiden tuottaminen
•Projektien toteuttaminen
•Tilaajayhteistyö
•Omien toimintojen kehittäminen
ICT-palvelut
•Henkilöstöpalvelut
•Talouspalvelut
•Tiedon tuottamisen palvelut (sisältää mm. viestintä- ja tutkimuspalvelut)
•Hallinto- ja kiinteistöpalvelut
•Omien toimintojen kehittäminen
Yhteiset palvelut
Sisäinen
tarkastus

8. Kelan organisaatio 2015
Valtuutetut Tilintarkastajat
Hallitus
Pääjohtaja
Liisa Hyssälä
Johtaja
Helena Pesola
Johtaja
Mikael Forss
Hallinto-osasto
Talousosasto
Eläke- ja toimeen-
tuloturvaosasto
Kenttäosasto
Terveysosasto
Palvelun toimit-
taminen -yksikkö
Aktuaari- ja
tilasto-osasto
Henkilöstöosasto
IT-osasto
Kanta-palvelut-
yksikkö
Palveluosasto
Tietohallinto-
osasto
Vakuutuspiirit
Erityisyksiköt
Sisäinen
tarkastus
Tutkimusosasto8

9. 1.1.2016
9

10. Riskianalyysi
10
HAKE-hankkeen etenemissuunnitelma 2015
1 - 3 4 - 6 7 - 9 10 - 12
2015
Toimeenpanon suunnittelu- ja toteutusprojektit
Projektien keskeisimmät tehtävät 1.2-31.12.2015:
Henkilöstöasiat -projekti
2016
Ohjaus- ja hankeryhmätyöskentely
Toimintojen tarkka
kuvaus
Organisaatiorakenne
Ehdotus tulossopimuksesta
Toimirakenne
ja toimenkuvat
Tehtävien täyttöä
koskevat periaatteet
Tehtävien vaativuudenarviointi-järjestelmän kehittäminen
Uusien toimien kiinnitys (2016 lukien)
Työyhteisöviestintä, YT-menettelyn pelisäännöt, nykyisten esimiesten tuki ja uusien esimiesten valmennus
Viestintä
Toimintamallien ja ohjeiden laatiminen Kela-laajuisesti ja yksiköiden sisäisesti
Henkilöstölinjausten
valmistelu
Joustava resurssien käytön menettelyt Kela-laajuisesti ja yksiköiden sisäisesti
Tietojärjestelmien toteutusprojekti
Tulossopimusten valmistelu
Kela-lain muutos
Kuntien kuuleminen ja yksityiskohtainen päätös
vakuutuspiireistä
Johtamisjärjestelmä, Kelan työjärjestys, yksiköiden työjärjestysten koordinointi, toimivalta
Riskienhallinta
Valmistelu-
projekti
Nimikkeet
Nimistötyöryhmä
Toimitila-asiat

11. HAKE ja henkilöstöasiat
Henkilöstöasiat toteutettiin suunnitelmallisesti
• Ilmoittautumismenettely toteutettiin porrastetusti 3.8.-30.10.2015
• Ilmoittautumismenettelyn piirissä oli yhteensä 427 tehtävää, joista 345
on esimiestehtäviä ja 82 asiantuntijatehtäviä. Nämä on valittu.
− Tulosyksiköiden henkilöstösuunnittelu sitä täydentävä
ilmoittautumismenettely toteutettiin aikataulussa.
• Tiedot ilmoittautumismenettelyn tulevista toimista julkaistiin Sinetissä
15.6. ja eRekryssä elokuun alussa
• Yt-keskustelut organisaatiomuutoksesta henkilöstön kanssa alkoivat
15.6.
• Kaikki toimihenkilöt ovat kiinnitetty uuteen organisaatioon
Muutosvalmennukset toteutettiin
• Esimiesten muutosvalmennukset alkoivat keväällä ja jatkuivat syys-
lokakuussa. Syksyn valmennusten teemoina olivat johtaminen
muuttuvassa tilanteessa ja havainnointiherkkyys esimiestyössä.
Valmennuksesta sai työkaluja teemojen käsittelyyn omassa tiimissä.
11

12. HAKE ja tietojärjestelmät
• Organisaatiouudistuksen yhteydessä
käyttöönotettiin määritellyillä
organisaatiomuutostiedoilla päivitetyt
tietojärjestelmät.
• Työssä oli mukana
• lähes 300 henkilöä
• käyttöönotossa 160 henkilöä ml. varallaolot
• työtä tehty yhteensä n. 25 000 tuntia (~ 3500 htp)
12

13. Viestintä toimeenpanon tukena
• Suunnitelmallinen ja vuorovaikutteinen
työyhteisöviestintä hankkeen alusta alkaen
• Seuranta joka hankeryhmän kokouksessa
• Henkilöstölehti Yhteispeli 4 krt vuodessa
• Hankeviestintä, muutosviestintä
• Esimiesten HAKE-tiedote sähköpostilla
• Menossa Kelassa sisäinen uutiskirje
• Sinetti-intranetin hyödyntäminen
• Uutiset ja kommentointi
• Blogi-kirjoitukset
• Videot (kysy pääjohtajalta muutoksesta), videohaastattelut,
piirrosvideo
• Uuden organisaation lähestyessä lisää tukea muutoksen ja tunteiden
käsittelyyn
• Esimiesten muutosvalmennus (HR)
• Sinetin juttusarja muutosta tukemaan
• Seuraavaksi media- ja sidosryhmäviestintä
13

14. Hankkeen tulevaisuus
• Hallinnon ja toiminnan toteuttaminen –hanke
(HAKE) päätettiin strategisena hankkeena 1.1.2016
lukien.
• Tietojärjestelmät-projekti jatkaa työtään 31.3.2016 saakka
varmisten tietojärjestelmien toimivuuden vuodenvaihteen yli.
• Toimeenpanoa asetettujen tavoitteiden
toteuttamiseksi jatketaan linjaorganisaatiossa ja
kokonaisonnistumista varmistetaan Kelan
johtoryhmässä sekä Kelan laajennetussa
johtoryhmässä 1.1.2016 lukien.
14

15. Kiitos