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Analysing your time spent on urgent and important activities. pointers for planning time

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Second quadrant

  1. 1. School Leadership Development Second Quadrant March, 2010
  2. 2. •URGENT =  IMPORTANT ?? • Both are independent parameters – hence we can have a 2 * 2  matrix , resulting in four combinations or quadrants 
  3. 3. Time Management IV Not Urgent and Not important III Urgent but not important NOT IMPORTANT II Important but NOT urgent I Urgent And Important IMPORTANT NOT URGENTURGENTImportant / Urgent
  4. 4. Quadrant I •Urgent and Important quadrant •MUST BE DONE …. JUST NOW •Current issues / problems •Items beyond ones own control •Reactive ­ lack of planning / ineffective  implementation of plan.  •Crisis management / trouble shooting •Stressful 
  5. 5. Quadrant II • Important but not urgent quadrant  • Must be done …. But not now .. Can be looked at  later on • Our dreams and visions – Health, Fulfillment of potential, ‘arriving in life’, time with  family / children • Proactive effort needed… since not a MUST – Needs to be slotted through Planning • Planning is the process by which we predict our  future • Planning is the process by which we realize our  dreams and not let that be a result of luck • QII activity delivers results / high value
  6. 6. Quadrant II • Items move from Quadrant II towards Quadrant I. If we  can tackle the item in the QII stage itself, it will not  become a crisis at a later point in time (submitting  assignments well in time avoids last minute stress) • We are better equipped to handle an item in QII since it  has not yet become a cause for stress. Cooler mind will  result in better solutions. • QII can allow us to sharpen our own skills and fulfill our  potential by meaningful and thorough exploration of  possibilities in any project, while in QI, we would like to  quickly complete the tasks without getting the best of the  experience
  7. 7. Not Important • Quadrant III – Urgent but not important – Has to be done NOW … (is it really required??) – Irritant, Stressful – Unintentionally, many spend significant time here – Need to question any activity we take up – what is the real  justification / value of the activity? • Opportunity cost • Quadrant IV – Not urgent, not important – Trivial tasks that could provide mind a rest – should not become cause for stress. 
  8. 8. Current / typical spend of time 15 – 2010 – 20 QIVQIII 0 – 2060 - 80 QIIQI Result – stressed out individual, ineffective work
  9. 9. Ideal spend of time ? 10 – 200 – 10 QIVQIII 40 - 800 - 20 QIIQI
  10. 10. Important • People who neglect QII will spend significant time  juggling with crises. Each crisis will be supplanted by  a bigger one. • People who devote time to QIII will be ineffective,  though they are doing crisis management. • A successful person would spend significant part of  time in the second quadrant. 
  11. 11. QII for School • Develop competencies and skills in School staff – Teacher professional development – Develop specializations within each member • Curricular material ­ local/contextual • Self Assessment processes • Members find satisfaction and happiness in activity  and delivery
  12. 12. THINK QII •If you have 20 hours to cut a tree… spend  at least 18 hours sharpening your axe … 

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