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Executive summary 2015226 Abstract

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Executive summary 2015226 Abstract

  1. 1. Proposal for a capacity building strategy on bank new procurement policy for projects financed in regional members countries Contexte – objectifs – parties prenantes – méthodologie – difficultés –principaux constats – stratégies – résultats escomptés et impacts – plan d’action – grille de mise en œuvre Contexte : La politique d’acquisition est un volant incontournable de gestion et de pilotage de la dépense publique des Pays allocataires du financement octroyé par la Banque pour leurs projets de développement. Dans ces conditions, la Banque porte assistance aux Pays allocataires pour l’atteinte de l’efficience et la pérennité de la mise en place et l’utilisation de leurs investissements. En effet, les Pays allocataires sont confrontés à un écheveau de plus en plus complexe d’objectifs de développement, dans le cadre desquels la mise en œuvre de l’acquisition doit s’efforcer d’atteindre les standards les plus élevés en matière d’efficacité et d’efficience du service rendu à la population concernée. Il est ainsi paru indispensable aux états de privilégier l’achat économiquement le plus avantageux (Value For Money) plutôt que celui de prix le moins élevé, d’autant que les systèmes d’acquisition sont aussi reconnus comme pouvant constituer un outil de poursuite d’objectifs de soutenabilité (milieux naturels, publics prioritaires, promotion de l’activité locale…). En 2014, pour accompagner ces objectifs, la Banque a réformé ses deux textes relatifs à la politique d’acquisition (Recueil de Règles et Procédures d’acquisition de biens et travaux et Recueil de Règles et Procédures d’emploi de consultants). Cette réforme était attendue pour assurer la lisibilité des opérations financées par la Banque, d’autant que les nouvelles procédures et moyens de communication employés depuis quelques décennies par les pouvoirs adjudicateurs du monde entier, conduisent à la globalisation des échanges et à l’affaiblissement des frontières, exacerbant de ce fait la compétition entre les offreurs. Poursuivant l’objectif d’amélioration de l’efficience durable des projets qu’elle finance (effectiveness), la Banque entend actuellement mener une vaste campagne de renforcement de capacité de ses personnels (Task Managers TM, Procurement Specialists PS et Administrators), ce renforcement étant porteur de l’image de marque de la Banque aux Pays allocataires. En ce sens, la stratégie de développement de capacité en matière d’acquisitions concerne aussi bien les personnels de la Banque (TM et PS) que des Pays allocataires, dont par capillarité, les institutions, agents et opérateurs économiques sont impactés du fait que la Banque procède autant
  2. 2. que possible, à l’emploi des systèmes nationaux d’acquisition par l’emploi intégral (full use) du cadre juridique, du cadre institutionnel, des règles de procédures opérationnelles et du cadre juridictionnel propres à chaque pays). Dans ces conditions, une analyse sectorielle du risque pays est aujourd’hui systématiquement privilégiée par la Banque, ce qui le cas échéant, doit conduire cette denière à proposer sa contribution aux réformes institutionnelles indispensables dans les pays. Objectif principal : La réforme faisant l’objet du besoin de renforcement de capacités ambitionne de rendre plus opérant le système d’acquisition national mis en œuvre lors du financement des projets par la Banque, afin de placer les préoccupations d’efficacité, d’efficience, de durabilité et d’équité au centre de l’action des intervenants, que ces personnes soient situées au niveau TM ou au niveau pays (Direction des Marchés). Priorité d’action : Au regard du périmètre très étendu du cadre de renforcement des capacités en matière d’acquisition, il apparaît clairement que l’action de la Banque doit sérier ses priorités d’intervention, et que la première action à mettre en place, concerne le renforcement de capacité des systèmes nationaux, que la Banque utilise depuis plusieurs années (Déclaration de Paris). Objectifs de la stratégie de renforcement de capacité La démarche de renforcement de capacité adresse une réponse factuelle aux besoins nés de la réforme faisant suite à la décision d’emploi des systèmes d’acquisition de chaque pays en appel d’offres nationaux et non le système Banque, qui reste en vigueur pour les seuls appels d’offres internationaux, afin de conduire l’amélioration de l’efficience pérenne des projets qu’elle finance. Cette démarche impacte aussi bien les effectifs centraux de la Banque, que ses personnels déconcentrés dans les Pays allocataires. Les ressources humaines doivent être détentrices d’un haut niveau de compétence pour définir les modalités adaptées de pilotage des projets, ainsi que la sécurité des obligations fiduciaires de la Banque (PROCRAM). Il est en outre demandé à ces personnels d’accompagner les Pays allocataires dans la construction et la consolidation de leurs systèmes de passation des marchés, gages d’un renforcement des retombées économiques et sociétales des projets financés par la Banque sur la richesse produite dans le pays. Les considérations économiques doivent aujourd’hui figurer au centre de l’attention de la chaine d’intervenants à une acquisition financée par la Banque. Mais le principe d’intégrité, fruit d’efforts soutenus depuis plusieurs décennies, ne doit pas pour autant être méconnu.
  3. 3. La stratégie de renforcement de capacité place en priorité l’intervention auprès des personnels d’opération centraux de la Banque (Task Managers sectoriels), et au niveau des Pays allocataires, des Procurement Specialists. Il convient aussi de procéder à l’information des cadres supérieurs, Vice Président et Directeur de la Banque. au niveau Banque : - à destination prioritaire des TM et autres économistes et PS sectoriels (département ORPF), chargés de veiller à la bonne application des politiques de passation des marchés, l’inversion de base réglementaire, qui n’est plus celle de la Banque mais est dorénavant celle des Pays allocataires, justifie l’ouverture d’un parcours de formation certifiant. En effet, eu égard à la probabilité parfois non négligeable de divergences parfois substantielles entre les textes ou les pratiques en cours dans certains Pays allocataires et les standards Banque, impose le renforcement de la capacité des personnels du département ORPF à mettre à jour et apporter une solution partagée avec les personnels pays, afin de ne pas retarder, renchérir ou mettre en péril l’acquisition concernée. - à destination prioritaire des spécialistes d’acquisition (PS), affectés par région, l’apport ou le maintien de leur capacité à rendre les projets opérables (quality at entry), est favorisé par une formation suivant le parcours total des processus d’acquisition nationaux (du législatif au judiciaire), afin de qualifier le degré de respect par lesdits processus, du cadre de conformité fiduciaire de la Banque. La modernisation de la politique de cette dernière en matière d’acquisition, constituée de tels audits de procédures nationales, peut conduire les PS à proposer aux personnes chargées de la mise en œuvre des contrats, de perfectionner l’efficience de leurs procédures sur la durée. En effet, l’efficience n’est pérenne que si elle est accompagnée d’un travail pour renforcer les institutions nationales, leur système d’acquisition et leur cadre juridique. au niveau Pays allocataires: - à destination des agences exécutives (Projects implementation Units), la formation récurrente de leurs membres dans un centre de formation (Fiduciary Clinic), intervient plusieurs fois par an, et non plus une fois toutes les quelques années comme précédemment, dès qu’un besoin se fait sentir et dans une démarche d’évaluation serrée et pilotage des opérations financées. L’augmentation de la fréquence des séminaires des Fiduciary Climics, fait suite à la décision de les rapprocher physiquement des gestionnaires d’un projet d’acquisition financé par la Banque. Ce rapprochement est gage d’une meilleure efficacité d’action pour les personnels, et d’un moindre coût d’intervention pour la Banque. Au-delà de ces apprentissages académiques, le renforcement de capacité, mené aussi bien à la demande des différentes bénéficiaires qu’à l’initiative de la Banque, prend appui sur une approche dynamique où les concepts d’acquisition économiquement la plus avantageuse (Value For Money) faisant suite à l’énonciation d’un besoin qui soit juste nécessaire c’est à dire dépourvu de toute sur- spécification ou inadéquation (Fit For Purpose). À cet effet, les méthodes d’acquisition sont adaptées non seulement aux circonstances de l’achat, mais aussi au pays et au secteur
  4. 4. concernés, au prix d’un niveau prévisionnel de risque, restant contenu dans une limite tolérable. - à destination des opérateurs économiques pays, sont mis en place des rencontres d’affaires régulières (Business Opportunities Seminars), afin d’augmenter la capacité d’accès des entreprises locales aux consultations des projets financés par la banque, ainsi que d’améliorer l’exécution des contrats qu’elles pourraient obtenir. - à destination des administrations nationales ou régionales, des formations institutionnelles visant l’audit et le développement des capacités d’acquisition, sont opérés, au minimum, par une académie située à chacune des 5 régions d’intervention de la Banque. - à destination des systèmes nationaux d’acquisitions, une formation au renforcement de l’impact des concepts d’efficience sur la durée, venant en contribution aux réformes institutionnelles d’amélioration, par la conduite de plans d’action proposés au niveau gouvernemental, et garantissant la régularité et la pertinence des procédures nationales qu’utilise maintenant la banque. Cette formation aura aussi pour objectif le renforcement de la capacité des institutions à gérer leurs procédures d’acquisition, en ligne avec les standards d’efficience pérenne institués par la Banque (Effectiveness).

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