UNIVERSIDAD NACIONAL
     DE INGENIERIA
               POST GRADO FIC-UNI



MAESTRÍA EN GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA
  ...
Setiembre 2010


                                     INDICE




1.   ASPECTOS GENERALES
      1.1   Presentación
      1....
3.     CONCLUSIONES

4.     RECOMENDACIONES




ANALISIS DE GESTION DE LA GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA
     – SUB ...
Numero de RUC                        : 20452393493
      Tipo de Contribuyente                : Gobierno Regional, Local
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y con un nivel tecnológico moderno, para ofrecer servicios de calidad a la
     comunidad contribuyendo a la reducción de ...
2. Participación, comunicación e interrelación multisectorial e institucional.
3. Se cuenta con el Marco Legal que promoci...
4. Inserción en la globalización.
     5. Acceso a las informaciones para la toma de decisiones.
     6. Política fiscal e...
Promover la equidad social y la igualdad de oportunidades de la mujer, los
   jóvenes y niños.
   Incrementar el acceso y ...
14. Mejorar y ampliar la infraestructura de saneamiento básico, en zonas
            urbano marginales con elevada concent...
Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, entre los miembros
     de una organización, de tal manera q...
i.   Realizar y controlar la recepción y/o transferencia de obras.

   j.   Otras funciones que le sean asignadas por la G...
ESTRUCTURA ORGANICA FUNCIONAL
PRESIDENCIA
                        VICEPRESIDENCIA




                        GERENCIA GENERAL




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DESCRIPCION DE CARGO
1. DIRECTOR PROGRAMA SECTORIAL II.- Sus funciones especificas son:
    Dirigir, coordinar, y supervi...
 Elaborar e impartir normas y directivas para el desarrollo de programas de
       irrigación, infraestructura y otros.
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Específicas son:
               Analizar normas técnicas y proponer mejoras de procedimientos.
    Estudiar y emitir opi...
 Recopilar datos técnicos para estudio de ingeniería de campo y/o gabinete.
    Apoyar en la formulación de expedientes ...
La Sub Gerencia de Obras del Gobierno Regional cuenta con Recurso Humano,
principalmente el nombrado que con algunas excep...
2.7          DIRECCION, dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados
      para que realicen las tareas esenc...
Una conclusión de la teoría de Maslow es que los empleados primero necesitan
un salario suficiente para alimentar, cobijar...
Es éste uno de los puntos débiles que se ha observado en la Sub Gerencia de
obras, pues el personal carece de motivación, ...
satisfacer las necesidades humanas de amistad, apoyo y seguridad, entre
personas que tienen contacto de manera regular.
En...
conflicto de intereses, falta de reglas fijas para resolver conflictos y la voluntad
          para buscar un arreglo en l...
Se debe buscar mecanismos para diseñar sistemas de control que ofrezcan
retroalimentación en forma oportuna y económica, q...
6.   CONCLUSIONES
      El Gobierno Regional de Ayacucho ejecuta sus proyectos de Inversión
        Pública        de int...
 El recurso humano de planta la mayoría son personal nombrado que poco
        aporta por desconocimiento de las normas, ...
 Realizar una planificación adecuada para dar inicio a la obras en el tiempo
     adecuado.
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Trabajo final

  1. 1. UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA POST GRADO FIC-UNI MAESTRÍA EN GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN CURSO : ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CONSTRUCTORAS (GAC – 08) TEMA : ANALISIS DE UNA EMPRESA : SUB GERENCIA DE OBRAS DEL GOBIERNO REGIONAL DOCENTE: MBA. ALFREDO LUIS VASQUEZ ESPINOZA INTEGRANTES: 1. KARINA LUZ HUAMAN LAURENTE 2. RAFAEL LAURA ROJAS
  2. 2. Setiembre 2010 INDICE 1. ASPECTOS GENERALES 1.1 Presentación 1.2 Datos de la Institución 2. ANALISIS DEL AREA DE LA SUBGERENCIA DE OBRAS 2.1 PLANEAMIENTO 2.1.1 MISIÓN 2.1.2 VISION 2.1.3 DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL 2.1.4 ANÁLISIS FODA FACTORES INTERNOS FORTALEZAS DEBILIDADES FACTORES EXTERNOS OPORTUNIDADES AMENAZAS 2.1.5 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y METAS ESTRATÉGICAS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS METAS ESTRATÉGICAS 2.1.6 METAS 2.2 ORGANIZACIÓN 2.2.1 DISEÑO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 2.2.2 PODER Y DISTRIBUCION DE AUTORIDAD 2.2.3 ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS 2.3 DIRECCION 2.3.1 MOTIVACION 2.3.2 LIDERAZGO 2.3.3 EQUIPOS Y TRABAJO EN EQUIPO 2.3.4 COMUNICACIÓN Y NEGOCIACION 2.4 CONTROL: 2.4.1 SISTEMAS DE INFORMACION,
  3. 3. 3. CONCLUSIONES 4. RECOMENDACIONES ANALISIS DE GESTION DE LA GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA – SUB GERENCIA DE OBRAS DEL GOBIERNO REGIONAL DE AYACUCHO. 1. ASPECTOS GENERALES 1.1 Presentación: La Región Ayacucho, es un órgano público autónomo, con decisiones Políticas, Técnicas, Económicas y Administrativas, el ejercicio de sus funciones es la de Promover, Orientar y Supervisar la Ejecución de Estudios y Proyectos y/ u Obras de Inversión Pública, orientados a generar condiciones para el desarrollo y bienestar de la población en el ámbito jurisdiccional de la Región, priorizando los aspectos relativos a mejorar la calidad de vida de la población y ventajas competitivas; dentro de ese contexto la Sub Gerencia de Obras viene cumpliendo sus funciones en base al Reglamento de Organización y Funciones aprobado mediante Ordenanza Regional N° 031 - 2005-GRA/CR, del 11 de Julio del 2005 Siendo la Sub Gerencia de Obras, conforme a la estructura orgánica de la Región Ayacucho, un órgano de línea, dependiente de la Gerencia Regional de Infraestructura, trabaja en base a un Plan Operativo Institucional, con la finalidad de armonizar la utilización de los recursos disponibles, para lograr los objetivos y metas institucionales. El Plan Operativo Institucional, asegura que los directivos puedan tomar las decisiones en forma racional, oportuna y coherente, en relación a sus funciones definidas; y que los recursos humanos, financieros y materiales guarden relación con las actividades y metas programadas. La Sub Gerencia de Obras, es la responsable de realizar la ejecución de obras por Administración Directa, como también procesar las liquidaciones físicas de las mismas a nivel de la Región. 1.3 Datos de la Institución:
  4. 4. Numero de RUC : 20452393493 Tipo de Contribuyente : Gobierno Regional, Local Fecha de Inscripción : 09/01/2003 Fecha de Inicio de Actividades : 01/01/2003 Estado de Contribuyente : Activo Condición de Contribuyente : Habido Dirección del Domicilio Fiscal : Jr. Callao Nro. 122 Ayacucho-Huamanga- Ayacucho. Actividad Económica : Activ. Administ. Publica en General. 5. ANALISIS DEL AREA DE LA SUBGERENCIA DE OBRAS 2.5 PLANEAMIENTO La Subgerencia de obras como unidad estructurada de la Gerencia Regional de Infraestructura, para cumplir con sus objetivos y metas, trabaja en base a un plan operativo institucional que tiene los siguientes componentes: 2.1.1 MISIÓN “Organizar y conducir la gestión pública regional en forma transparente, efectiva y descentralizada, con lineamientos de política efectiva para planificar y promover el desarrollo integral sostenible; priorizando la integración vial y la reactivación del aparato productivo, orientado a mejorar la calidad de vida de la población en un marco de identidad cultural, con igualdad de oportunidades y uso racional de los recursos en armonía con las políticas nacionales y sectoriales, con la participación de las instituciones públicas, privadas y la sociedad civil”. La Sub Gerencia de Obras, tiene por misión apoyar e impulsar el desarrollo de la Región, mediante la ejecución de obras de Infraestructura Económica Social, para mejorar las condiciones de vida de los pobladores. Bajo este contexto, participa en forma coordinada en la programación de obras a ejecutarse en cada ejercicio presupuestal en los diferentes sectores; los mismos que serán priorizados en zonas de extrema pobreza. 2.1.3 VISION “El Gobierno Regional de Ayacucho es una institución solidamente estructurada, con identidad propia, que cuenta con recursos humanos calificados e integrados
  5. 5. y con un nivel tecnológico moderno, para ofrecer servicios de calidad a la comunidad contribuyendo a la reducción de los niveles de pobreza, afianzando el proceso de descentralización y generando oportunidades de inversión y de alternativa económica”. La Sub Gerencia de Obras, es líder en promover e impulsar el desarrollo integral y sostenido de la Región Ayacucho mediante la ejecución de obras que están orientadas a mejorar las condiciones de la calidad de vida en atención a las demandas de los pueblos más necesitados, con un personal de planta capacitado y calificado, en forma eficaz y eficiente. 2.1.3 DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL  La Sub Gerencia de Obras cuenta con escasos recursos económicos para la ejecución de obras a nivel de la Región, muestra de ello es la demora en la culminación y entrega de las obras a los beneficiarios. Pues se requiere de una mayor asignación de recursos y de esta manera promover e impulsar el desarrollo sostenido, integral y armónico de la Región.  El personal de la Sub Gerencia de Obras no cuenta con una adecuada infraestructura y el apoyo logístico adecuado, que permitan un mejor rendimiento en los trabajos encomendados.  No se tiene implementado con personal profesional en las distintas especialidades (Civil, Arquitectura, Geología, etc) de acuerdo a las necesidades que la Institución debe atender.  Se cuenta con un Plan de Desarrollo Regional, pero es necesario realizar una adecuada Planificación en la ejecución de las metas y actividades a nivel de la Región, con la finalidad de no generar duplicidad en las funciones y presupuestos, entre las instituciones públicas y los gobiernos locales, con la finalidad de optimizar los escasos recursos que cuenta la Región. 2.1.4 ANÁLISIS FODA FACTORES INTERNOS FORTALEZAS Fortalezas para aprovechar 1. Se cuenta con Recurso Humano medianamente capacitado, motivado e identificado con el desarrollo Regional.
  6. 6. 2. Participación, comunicación e interrelación multisectorial e institucional. 3. Se cuenta con el Marco Legal que promociona los Proyectos de Inversión. 4. Es posible la inserción al sistema informativo e Internet. 5. Se cuenta con innovación de equipos modernos para el GIS (Sistema de Información Gerencial) y GPS (Sistema de Posicionamiento Geográfico) navegadores. 6. Presencia permanente en el medio urbano y rural con la ejecución de proyectos y/u obras según las necesidades de la población. DEBILIDADES Debilidades para superar. 1. Infraestructura y equipos inadecuado e insuficiente para el personal que labora en la Sub Gerencia. 2. Ausencia de un plan especifico institucional de capacitación especializada permanente para el personal del Gobierno Regional Ayacucho. 3. Escaso acceso al Sistema de Información e Internet. 4. Limitación presupuestaria para la contratación de recursos humanos, adquisición de equipos de cómputo modernos para el personal que labora y mantenimiento de los existentes. 5. Limitada asignación presupuestaria para las obras de inversión, no pudiéndose atender los requerimientos de la población. 6. Gestión Administrativa y logístico deficiente, teniéndose en cuenta que los requerimientos realizados para el cumplimiento de las metas son entregados en forma inoportuna, perjudicándose el normal desarrollo de las metas, con el riesgo de las reversiones de fondos al Tesoro Público. 7. Incongruente sistema de gestión tanto en la formulación, administración, ejecución, seguimiento y evaluación de los presupuestos. 8. Deficiente articulación vial y accesibilidad a centros poblados. FACTORES EXTERNOS OPORTUNIDADES Oportunidades para aprovechar 1. Participación de la población en el desarrollo. 2. Acceso a la Cooperación Técnica Internacional. 3. Mercado laboral propicio y consolidación de la paz en la Región.
  7. 7. 4. Inserción en la globalización. 5. Acceso a las informaciones para la toma de decisiones. 6. Política fiscal equilibrada. 7. Desarrollo tecnológico en difusión e innovaciones. AMENAZAS Amenazas para superar 1. Recorte presupuestal por parte del Gobierno 2. Inestabilidad de la Administración en la gestión 3. Situación coyuntural de la vida política del país 4. Costumbres culturales y sociales que no permiten apertura a los cambios de gestión y globalización. 5. Efectos del probable fenómeno de El Niño o cambios climatológicos y geodinámicos (desastre natural). 6. Crecimiento poblacional y migraciones 7. Explotación irracional de los recursos naturales 2.1.5 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y METAS ESTRATÉGICAS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 1.- PROGRAMA: FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Elevar las capacidades técnicas y administrativas del recurso humano para una efectiva calidad de servicio hacia la comunidad. 2.- PROGRAMA: GESTION PUBLICA Lograr una administración eficiente y eficaz de los recursos para el logro de los objetivos y metas regionales. Promover los valores éticos de convivencia pacífica, que luche contra la corrupción y resalte la interculturalidad y la reafirmación de la paz social. 3.- PROGRAMA: DESARROLLO ECONOMICO Fortalecer, modernizar y reactivar las actividades economizas de la Región. Consolidar la integración económica social de la Región, a través del desarrollo de micro cuencas y corredores económicos que impulsen las actividades productivas y comerciales. 4.- PROGRAMA: DESARROLLO SOCIAL
  8. 8. Promover la equidad social y la igualdad de oportunidades de la mujer, los jóvenes y niños. Incrementar el acceso y mejora de la calidad educativa, con énfasis en el área rural reduciendo la tasa de analfabetismo. Contribuir a mejorar la oferta de los servicios de salud en el medio rural e el marco de una política preventiva y promocional de la salud. 5.- PROGRAMA: RECURSOS NATURALES Y MEDIO AMBIENTE Conservar y garantizar la seguridad física y ambiental de la población. Desarrollar estrategias de conservación de los recursos naturales promoviendo su identificación y uso sostenible, fomentando la creación de áreas protegidas. Implementar un sistema de prevención y protección de la población frente a los desastres naturales. METAS ESTRATÉGICAS 1. Mejorar la calidad y capacidad operativa de la institución. 2. Desarrollar las capacidades humanas e implementar con tecnología moderna. 3. Profundizar el proceso de descentralización y regionalización. 4. Mejorar y construir la red vial regional para insertar productores con el mercado local y regional. 5. Ampliar la frontera agrícola, con construcción, mejoramiento y ampliación de infraestructura de riego; así mismo tecnificar la producción. 6. Mejorar y conservar la infraestructura turística, con la ejecución de proyectos de puesta en valor del recurso turístico. 7. Lograr mejorar la atención con servicios básicos a la población. 8. Implementación y equipamiento de los servicios de educación y salud. 9. Preservar y conservar la flora y fauna. 10. Incrementar y mejorar la producción frutícola tecnificada 11. Preservación, conservación del medio ambiente y prevención de desastres. 12. Atender situaciones de emergencia ocurridos por fenómenos naturales 13. Dotar de una infraestructura educativa en el ámbito regional, así como de equipo adecuado, complementado con la alimentación por parte de instituciones de gobierno para la población escolar en riesgo.
  9. 9. 14. Mejorar y ampliar la infraestructura de saneamiento básico, en zonas urbano marginales con elevada concentración poblacional 15. Construcción y modernización de hospitales, posta médica y establecimientos de salud. 16. Propiciar la construcción, mejoramiento, rehabilitación y mantenimiento de carreteras con la participación efectiva de los propios beneficiarios. 17. En general ejecutar proyectos que están considerados en el Presupuesto Participativo, Plan de Desarrollo Regional Concertado, Programa de Inversiones y el Programa Multianual de Inversión Pública. 2.1.6 METAS RESUMEN DE LA RELACION DE PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA DE 2007 A 2010 A NIVEL DE PREINVERSION. 2.6 ORGANIZACIÓN
  10. 10. Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización. 2.2.1 DISEÑO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SUB GERENCIA DE OBRAS, que está adscrita a la Gerencia Regional de Infraestructura que viene a ser un órgano de línea del Gobierno Regional de Ayacucho, cuyas funciones de acuerdo al Reglamento de Organización y Funciones del Gobierno Regional son las siguientes: a. Dirigir, monitorear y supervisar la ejecución de proyectos de inversión pública comprendidos en el programa anual, que se ejecutan por la modalidad de administración o indirecta (encargo y contrata) con arreglo a la normatividad vigente. b. Ejecutar la liquidación técnica oportuna, resultante de la ejecución de los proyectos de inversión conforme a la legislación vigente. c. Sistematizar el proceso de archivo y mantener actualizada la documentación técnica de las obras a su cargo. d. Participar en la formulación de bases, términos de referencia y documentación necesaria para la ejecución, supervisión y liquidación de obras. e. Prestar asistencia técnica en temas de su competencia a los órganos desconcentrados, gobiernos locales, comunidades y otras entidades según necesidad y capacidad operativa. f. Elaborar y reportar la información mensual y trimestral del avance físico financiero de proyectos y/o obras en ejecución; para el sistema operativo de seguimiento y monitoreo institucional. g. Elaborar y reportar la información física y financiera de los proyectos ejecutados para la liquidación técnica – financiera. h. Elaborar los cuadros analíticos mensuales de requerimiento de los gastos que ocasionara ejecutar y lograr las metas a su cargo.
  11. 11. i. Realizar y controlar la recepción y/o transferencia de obras. j. Otras funciones que le sean asignadas por la Gerencia Regional de Infraestructura. La estructura orgánica funcional del Gobierno Regional es la siguiente:
  12. 12. ESTRUCTURA ORGANICA FUNCIONAL
  13. 13. PRESIDENCIA VICEPRESIDENCIA GERENCIA GENERAL GERENCIA REGIONAL DE INFRAESTRUCTURA SUB GERENCIA DE OBRAS SUB GERENTE DE OBRAS INGENIERO INGENIERO INGENIERO ASIST.EN SERVIC. TECNICO. EN SECRETARIA IV III II INFRAEST. II INGENIERIA II.
  14. 14. DESCRIPCION DE CARGO 1. DIRECTOR PROGRAMA SECTORIAL II.- Sus funciones especificas son:  Dirigir, coordinar, y supervisar las actividades técnico-administrativas de la Subgerencia de Obras.  Elaborar informes técnicos de Obras.  Coordinar para la determinación de las modalidades de ejecución de Obras.  Planificar y supervisar la ejecución de Obras  Conducir la formulación de normas, procedimientos y directivas, para la ejecución de obras.  Dirigir y disponer la formulación de documentos de carácter técnico y someterlo para su aprobación.  Asesorar a los órganos estructurados de la Región en el área de su competencia.  Otras funciones que le sean asignadas por el Gerente Regional. 2. INGENIERO IV.- Sus funciones específicas son:  Planificar, dirigir y supervisar programas de estudio, investigaciones e inversiones de obras de ingeniería.  Estudiar e informar sobre solicitudes de importación de maquinaria de equipos y materiales.  Inspeccionar y evaluar periódicamente el desarrollo de planes, proyectos y programas de ingeniería formulando recomendaciones técnicas.  Participar en la elaboración de Planes Regionales de promoción y desarrollo de obras de ingeniería.  Realizar inspecciones a obras de infraestructura Económica y Social.  Programar, supervisar y asesorar trabajos de investigación científica y tecnológica.  Elaborar proyectos de Ingeniería para el desarrollo de infraestructura económica y social.
  15. 15.  Elaborar e impartir normas y directivas para el desarrollo de programas de irrigación, infraestructura y otros.  Asesorar en asuntos de ingeniería.  Otras funciones que le sean asignadas por el Subgerente. 3. INGENIERO III.- Sus funciones específicas son:  Programar, supervisar y asesorar trabajos de investigación científica y tecnológica.  Elaborar e impartir normas y directivas para el desarrollo de programas de irrigación, minera, petróleo, electrónico mecánica, sanitaria, geológica y otros.  Racionalizar y sistematizar procedimientos para estudios y ejecución de proyectos de ingeniería.  Realizar investigaciones de laboratorio sobre resistencia de suelos, rendimiento de maquinarias, materiales y otros. Estableciendo sus costos.  Estudiar y planear la explotación de obras y proyectos de inversión en programas de ingeniería especializada.  Proponer nuevas técnicas de ejecución de mantenimiento de obras, maquinarias, vehículos y otros.  Realizar inspecciones de obras como plantas industriales, centros mineros, obras de infraestructura y otros.  Otras funciones que le sean asignadas por el Subgerente. 4. INGENIERO II.- Sus funciones específicas son:  Proyectar y dirigir obras de ingeniería.  Evaluar y recomendar proyectos de ingeniería en sus diversas fases.  Estudiar y analizar presupuestos de proyectos de obras, estableciendo prioridades en su ejecución.  Formular proyectos de inversión para la ejecución de programas de ingeniería.  Programar y realizar estudios de investigación de obras de ingeniería.  Ejecución de obras por Administración Directa, Encargo y Contrata.  Presentar programas de construcción, reconstrucción, ampliación y reequipamiento de talleres mantenimiento y otros.  Evaluar el avance físico-financiero de obras.  Preparar análisis evaluativos de estudios técnicos.  Efectuar visitas técnicas  Otras funciones que le sean asignadas por el Subgerente. 5. ASISTENTE EN SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURA II.- Sus funciones
  16. 16. Específicas son:  Analizar normas técnicas y proponer mejoras de procedimientos.  Estudiar y emitir opinión técnica sobre obras de ingeniería.  Ejecutar proyectos y programas de ingeniería.  Calcular y/o diseñar estructuras, planos y especificaciones de proyectos y obras.  Participar en estudios de factibilidad de obras e inversiones.  Elaborar presupuestos de valorizaciones, cotizaciones de obras y equipos, así como las bases de licitaciones.  Efectuar delimitaciones, tasaciones y otras acciones similares en extensiones de terreno.  Apoyar en la elaboración de proyectos de normas y reglamentos sobre desarrollo, explotación y concesiones de obras de ingeniería.  Apoyar en la elaboración de proyectos de Ingeniería.  Otras funciones que le sean asignadas por el subgerente. 6. TECNICO EN INGENIERIA II.- Sus funciones especificas son:  Participar en la elaboración de presupuestos de valorización; cotizaciones de obras y proyectos.  Verificar el equipo y/o material a utilizarse en los estudios de campo y en las inspecciones técnicas relativas a la seguridad en ingeniería.  Realizar cálculos y/o diseños preliminares de estructuras, planos y especificaciones de obras y proyectos  Apoyar la programación y ejecución del control geofísico en coordinación con otras entidades públicas.  Puede corresponderle efectuar trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo de equipo de investigación.  Ejecución de obras de menor envergadura.  Otras funciones que le sean asignadas por el Subgerente. 7. TECNICO EN INGENIERIA II.- Sus funciones especificas son:  Ejecutar cálculos para trabajos de ingeniería.  Realizar análisis preliminares de la información a utilizarse en programas de ingeniería.  Realizar cálculos variados de ingeniería para la adquisición de materiales.  Puede corresponderle efectuar el análisis inicial de resistencia de suelos, confeccionar maquetas y10 gráficos planos.
  17. 17.  Recopilar datos técnicos para estudio de ingeniería de campo y/o gabinete.  Apoyar en la formulación de expedientes técnicos.  Verificar el equipo y/o material a utilizarse en los estudios de campo y en las inspecciones técnicas relativas a la seguridad en ingeniería.  Otras funciones que le sean asignadas por el Subgerente. 8. SECRETARIA I.- Sus funciones especificas son:  Recibir, clasificar, registrar, distribuir y archivar la documentación de la oficina.  Tomar dictado taquigráfico y mecanografiar documentos variados.  Redactar documentos de acuerdo a instrucciones específicas.  Organizar y coordinar las audiencias, citaciones, reuniones, certámenes y preparar la documentación para la firma respectiva del Subgerente.  Intervenir con criterio en la redacción de documentos administrativos de acuerdo a indicaciones generales.  Organizar el control y seguimiento de los expedientes que ingresan a la Subgerencia, preparando periódicamente los informes de situación, utilizando sistemas de cómputo.  Atender y orientar al público sobre los servicios que presta la Subgerencia y el G.R. Ayacucho.  Atender llamadas telefónicas, fax, correo electrónico.  Mantener actualizado el archivo de la Subgerencia  Recepcionar, clasificar, registrar, distribuir y archivar la documentación que ingresa a la Subgerencia  Otras funciones que le sean asignadas por el subgerente. 2.2.2 PODER Y DISTRIBUCION DE AUTORIDAD Como se puede apreciar en el grafico anterior, en la organización la autoridad es ejercida por el Sub Gerente de Obras, no obstante no es la única persona que ejerce influencia, en algunos casos los empleados dicen o hacen cosas que influyen en el Sub Gerente, además la población es una de las partes que ejerce poder en la toma de algunas decisiones, asimismo existe influencias de carácter político. 2.2.3 ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS
  18. 18. La Sub Gerencia de Obras del Gobierno Regional cuenta con Recurso Humano, principalmente el nombrado que con algunas excepciones no cumple con el perfil requerido para las necesidades que requieren ser atendidas, es decir la ejecución de obras, el personal nombrado esta constituido por profesionales de diferentes ramas de la ingeniería, como es Ingenieros químicos, mineros y agrónomos, que desempeñan funciones que le corresponden a profesionales de la rama de Ing. Civil, Arquitectura, Geología, Ing. sanitaria, Ing. eléctrica etc., estas carencias con cubiertas con personal contratado. Esta situación deberá ser revertida en el futuro si se quiere lograr resultados satisfactorios en la ejecución de las obras y tener el personal indicado. Para lo cual el Gobierno Regional deberá elaborar planes para el personal que necesitara la entidad, en este caso la Sub Gerencia de Obras, en el futuro, de acuerdo al perfil profesional requerido, asimismo deberá elaborar programas de selección, programas de capacitación, programas de desarrollo, es necesario implementar en estos programas temas adecuados tanto para los técnicos como para los gerentes, ya que los primeros requieren capacitación para desarrollar las habilidades técnicas, mientras que los gerentes requieren capacitación en habilidades conceptuales y relaciones humanas, que es una de las falencias que se observa en general en el personal que desempeñan el rol de gerentes y sub gerentes, ya que estos puestos son cubiertos con técnicos que tienen poca o nula formación en relaciones humanas. PROCESO DE LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS Planificación de los Reclutamiento Selección Recursos Humanos Capacitación y Socialización u desarrollo orientación Evaluación del Ascensos, transferencias, descensos Desempeño y despidos.
  19. 19. 2.7 DIRECCION, dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen las tareas esenciales. La Sub Gerencia de Obras está a cargo de un funcionario, que es el responsable de influir y motivar a los empleados. 2.3.1 MOTIVACION, motivación es el proceso administrativo que consiste en influir en la conducta de las personas, basado en el conocimiento de “que hace que la gente funcione”; basado en los principios que la motivación es buena, interviene en el desempeño personal, que se debe reponer periódicamente, permite ordenar las relaciones laborales en las organizaciones, dentro de este aspecto sería necesario resaltar la teoría de la jerarquía de necesidades de Maslow, que es una de las teorías mas estudiadas de la motivación: PIRAMIDE DE MASLOW QUE REPRESENTA LA JERARQUIA DE LAS NECESIDADES
  20. 20. Una conclusión de la teoría de Maslow es que los empleados primero necesitan un salario suficiente para alimentar, cobijar y proteger a sus familiares y los suyos satisfactoriamente, así como un ambiente laboral seguro. A continuación se deben satisfacer sus necesidades de seguridad – seguridad de empleo, ausencia de coacciones y trato arbitrario y reglamentos definidos con claridad. A continuación los gerentes podrán ofrecer incentivos diseñados para dar a los empleados autoestima, sentimientos de pertenencia u oportunidades de crecimiento. Esta teoría afirma que cuando todas las necesidades han quedado debidamente satisfechas, los empleados estarán más motivados por la necesidad de autorrealización, buscaran en su trabajo el significado y el crecimiento personal y trataran de tener en forma activa otras responsabilidades, pero hay que tener en claro que las diferencias individuales son muy grandes en este nivel, algunas personas piensan que producir un trabajo de gran calidad representa el medio para realizarse, mientras que para otras el desarrollo de ideas creativas y útiles cumple la misma necesidad, por tanto es importante que el gerente del área conozca las diferentes necesidades de autorrealización de sus empleados y de esta manera usar enfoques que permitan propiciar que los empleados alcancen las metas personales y las de la organización.
  21. 21. Es éste uno de los puntos débiles que se ha observado en la Sub Gerencia de obras, pues el personal carece de motivación, una de las razones más sentidas es que el salario no es satisfactorio, por tanto sus necesidades fisiológicas y de seguridad no están satisfechas por ende no es posible que los empleados se preocupen por la necesidad de autorrealización, en el caso de los nombrados, y en el caso de personal contratado este busca la manera de incrementar sus ingresos optando por actividades paralelas. 2.3.2 LIDERAZGO El liderazgo es un tema importante para los gerentes debido al papel central que los líderes desempeñan en la efectividad del grupo y de la organización. El liderazgo es el proceso para influir en las actividades laborales de los miembros del grupo y de dirigirlas. La capacidad para motivar es un elemento crítico del liderazgo, mientras que el punto focal de la gerencia es planificar y administrar. Uno de los problemas identificados en el Gobierno Regional y en las entidades públicas en general es la falta de liderazgo de las personas que ocupan cargos de Gerentes y Sub Gerentes, lo cual repercute en el grado de motivación y desempeño de los empleados. Es cierto que el liderazgo guarda gran relación con las actividades administrativas, siendo el primero muy importante para las segundas, pero el concepto de liderazgo no es lo mismo que el de la administración, por lo que algunos autores señalan que hay organizaciones que están sobreadministradas y sublideradas, una persona puede ser un gerente eficaz, buen planificador y administrador justo y organizado, pero carente de las habilidades de líder para motivar, desatar el entusiasmo y la devoción, o viceversa. 2.3.3 EQUIPOS Y TRABAJO EN EQUIPO Un equipo está definido como dos o más personas que interactúan e influyen entre si con un propósito de alcanzar un objetivo común. En las organizaciones han existido dese siempre dos tipos de equipos: los formales y los informales, los equipos o grupos formales son aquellos creados pos los gerentes o sub gerentes deliberadamente con el propósito de encargarles tareas especificas que le sirven a la organización para alcanzar sus metas; los grupos informales sin embargo son aquellos grupos que se forman de manera informal para
  22. 22. satisfacer las necesidades humanas de amistad, apoyo y seguridad, entre personas que tienen contacto de manera regular. En el caso de la Sub Gerencia de Obras del Gobierno Regional, se identificaron los dos tipos de equipos, como en la mayoría de las organizaciones, frente a lo cual el gobierno regional a través de sus gerentes y subgerentes debe buscar mecanismos para guiar, sin dominar, las actividades del grupo, ya que este constituye un factor muy importante para alcanzar el éxito con el trabajo en equipo, una de las sugerencias planteadas seria elaborar procedimientos formales para las juntas y lineamientos para los lideres y los miembros del grupo. Otro aspecto que se identifico son los conflictos que se presentan y alteran a los grupos, varios autores señalan que los conflictos son normales y naturales cuando personas diferentes tratan de actuar de manera integrada, por tanto es necesario entender estos procesos y aprovechar los conflictos en forma creativa. 2.3.4 COMUNICACIÓN Y NEGOCIACION La forma de comunicación es un aspecto muy importante dentro de una organización, principalmente para los gerentes y sub gerentes puesto que les permite realizar las funciones de planificación, la organización, la dirección y el control, por tanto la comunicación principalmente la comunicación oral, ocupa gran parte del tiempo laboral de los gerentes. En la Sub Gerencia de Obras se ha podido observar que existen obstáculos para una comunicación efectiva entre los miembros de la organización, debido a factores como son las diferencias de percepción, diferencias de lenguaje, elementos emocionales, incongruencias entre la comunicación verbal y la no verbal, muchos de estos obstáculos se pueden superar usando un lenguaje sencillo y directo, tratando de establecer empatía con el receptor, evitando distracciones, teniendo conciencia de las emociones y la conducta no verbal de uno, otro aspecto que no permite una adecuada comunicación es la comunicación vertical, la comunicación lateral mejora la coordinación y solución de problemas y fomenta la satisfacción de los empleados. Otro aspecto importante a tener en cuenta es tener gerentes con habilidades de comunicación que le permita manejar conflictos, y negociar adecuadamente, es decir los procesos transactivos, tres son los elementos de la negociación,
  23. 23. conflicto de intereses, falta de reglas fijas para resolver conflictos y la voluntad para buscar un arreglo en lugar de pelear o romper la comunicación, por tanto la negociación requiere de cierta cantidad de confianza y deseo de comunicarse. 2.8 CONTROL: es el proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Todas las organizaciones utilizan procedimientos de control para asegurarse de que están avanzando satisfactoriamente hacia sus metas y evaluar si se están usando adecuadamente sus recursos, es decir de manera eficiente. El control sirve al gerente para monitorear la eficacia de sus actividades de planificación, organización y dirección. Una parte esencial del proceso de control consiste en tomar medidas correctivas que se requieren. En la Sub Gerencia de Obras del Gobierno Regional en el proceso de planificación se establecieron las metas y objetivos, pero en muchos casos no están definidos en términos claros y medibles, por ejemplo se contempla la capacitación del personal, pero no se establece los temas de capacitación, los periodos y qué hacer para alcanzar estas metas, lo cual no permite tener un control adecuado y medir los resultados. Por tanto se recomienda el siguiente flujograma para poder realizar el control de las actividades desarrolladas en la Sub Gerencia de Obras del Gobierno Regional: Se ciñe el No Tomar medidas Establecer normas y Medir el correctivas y desempeño métodos para medir desempeño volver a evaluar a las el desempeño las normas normas Si No hacer nada
  24. 24. Se debe buscar mecanismos para diseñar sistemas de control que ofrezcan retroalimentación en forma oportuna y económica, que sea aceptable para los miembros de la organización, es decir se tiene que tener cuidado al determinar que controlar y con que frecuencia se debe medir el avance, al tratar de controlar demasiados aspectos y/o elementos de las operaciones de manera muy estricta, se puede fastidiar y desmoralizar a los empleados, frustrar a sus gerentes y desperdiciar valioso tiempo, energía y dinero, por lo que se tendrá que bastante cuidado de escoger y áreas a ser medidos. 2.4.1 SISTEMAS DE INFORMACION, La buena planificación, toma de decisiones y control dependen de la administración eficaz de la información por medio de sistemas de información administrativa, es decir sistemas de información computarizado usado para reunir, guardar, organizar y distribuir información a los gerentes, la información en toda organización esta considerada, cada vez con mayor frecuencia, como uno de los activos más valiosos. La información es más valiosa de acuerdo a su calidad, oportunidad, cantidad y relevancia para la administración. Las necesidades de información varian de acuerdo a quien las requiera los técnicos requieren información mas frecuente y muy detallada, la alta gerencia requiere información muy resumida y dirigida a a identificar tendencias generales y resultados globales.
  25. 25. 6. CONCLUSIONES  El Gobierno Regional de Ayacucho ejecuta sus proyectos de Inversión Pública de interés institucional a través de la Subgerencia de Obras la cual cuenta con personal técnico y admistrativo, que hace lo posible de llevar adelante las ejecuciones, a pesar de las limitaciones presupuestales para inversión, logística y recurso humano.  La Subgerencia de Obras cada año actualiza su Plan Operativo Institucional, a través de un análisis FODA, diagnostico de la situación actual de la unidad estructurada, trazándose objetivos y metas estratégicas que deben ser cumplidos en su totalidad. La cual no es cumplido eficientemente en su totalidad por falta de recurso económico, humano y tecnológico.  La metas trazadas en el plan estratégico institucional muchas son alterados por decisiones políticas de la alta dirección.
  26. 26.  El recurso humano de planta la mayoría son personal nombrado que poco aporta por desconocimiento de las normas, directivas, tecnologías de información referente a la ejecución de obras.  Uno de los problemas de bajo rendimiento del personal nombrado es la falta de motivación, puesto que sus necesidades básicas no están satisfechas, por lo que no se preocupan por satisfacer la necesidad de autorrealización (realizar trabajos de calidad, ideas creativas, etc).  Uno de los cuellos de botella más grande en la ejecución de las obras por administración directa son los procesos de licitación y adquisición de insumos (materiales, equipos y herramientas), que hacen que las ejecuciones demoren y no se cumplan con los plazos establecidos en los expedientes técnicos. Esto genera ampliaciones de plazo en ejecución y presupuesto. 7. RECOMENDACIONES  Una de las recomendaciones es aumentar su presupuesto de funcionamiento y meta, para llevar adelante adecuadamente las ejecuciones, contratar personal técnico administrativo para realizar la inspección, monitoreo del avance físico- financiero de las obras.  Elaborar planes de capacitación y desarrollo para la selección del personal.  Capacitar al personal técnico y administrativo de la unidad estructurada en normatividad del SNIP, Presupuesto Público, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Normas de Contraloría General de la República y normas técnicas para optimizar las ejecuciones.  Capacitar a los gerentes y subgerentes habilidades conceptuales y relaciones humanas, liderazgo, técnicas de motivación.
  27. 27.  Realizar una planificación adecuada para dar inicio a la obras en el tiempo adecuado.

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