© Document House Oy 2013
Tulostuksenhallintapalvelut -
Managed Print Services
Keskitetty tulostuksenhallinta ja sivuperust...
Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut
Sivu 2 / 12 Document House Oy
Ratkaisu siirtyä käyttämään tulostuksen...
Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut
Document House Oy Sivu 3 / 12
Kun yritykset etsivät säästöjä ja tehok...
Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut
Sivu 4 / 12 Document House Oy
Siirtymällä keskitettyyn tulostuksenhal...
Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut
Document House Oy Sivu 5 / 12
Tulostuksenhallintapalvelun
palveluntar...
Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut
Sivu 6 / 12 Document House Oy
Tehokkaan tulostuksenhallintapalvelun
t...
Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut
Document House Oy Sivu 7 / 12
Asiakkaan ja palveluntarjoajan täytyy t...
Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut
Sivu 8 / 12 Document House Oy
Emme voi liikaa painottaa jo tehtyjen i...
Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut
Document House Oy Sivu 9 / 12
…jatkuva laitteiston
hallinta, valvonta...
Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut
Sivu 10 / 12 Document House Oy
Säilyttääkseen kilpailukykynsä haastav...
Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut
Document House Oy Sivu 11 / 12
Muistiinpanoja
Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut
Sivu 12 / 12 Document House Oy
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Tulostuksenhallinta whitepaper

1,153 views

Published on

Tulostuksenhallinta

Published in: Services
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,153
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
496
Actions
Shares
0
Downloads
6
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Tulostuksenhallinta whitepaper

  1. 1. © Document House Oy 2013 Tulostuksenhallintapalvelut - Managed Print Services Keskitetty tulostuksenhallinta ja sivuperusteinen hinnoittelu parantavat tulosta Sisältö 2 Tiivistelmä 3 Nykypäivän toimistojen tulostusympäristöt 4 Tulostuksenhallinnan ulkoistamisen edut 5 Tulostuksenhallintapalvelun palveluntarjoajan valitseminen 6 Tehokkaan tulostuksenhallintapalvelun toimittaminen 6 Vaihe 1: Arviointi 7 Vaihe 2: Suunnittelu 8 Vaihe 3: Toteutus 9 Vaihe 4: Hallinta 10 Loppusanat Tulostuksenhallintapal VUOSIKERTA 1 NUMERO 2
  2. 2. Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut Sivu 2 / 12 Document House Oy Ratkaisu siirtyä käyttämään tulostuksenhallintapalveluita (Managed Print Services, MPS) suuressa kansainvälisessä yrityksessä on helppo: muutama satanen per työntekijä kerryttää nopeasti miljoonien säästöt. On kuitenkin muistettava, että yhtä vakuuttavia säästöjä voidaan saavuttaa myös pienissä ja keskisuurissa yrityksissä. (Tässä yhteydessä pienet ja keskisuuret yritykset määritellään seuraavasti: niissä on yli 50 tulostuslaitetta (tulostimet, monitoimilaitteet) ja yli 200 työntekijää.) Nykypäivän haastavassa markkinailmapiirissä yritykset joutuvat tarkkailemaan kaikkia kuluja; kulujen leikkaamisesta on tullut merkittävä kilpailustrategia. Info- Trendsin raportin mukaan 90 % yrityksistä ei kuitenkaan tunne asiakirjatuotantoon liittyviä kulujaan tai arvioi ne liian pieniksi, vaikka nämä yritykset käyttävät jopa 15 % liikevaihdostaan asiakirjatuotantoon liittyviin toimintoihin (jopa 3 % pelkästään tulostuskuluihin). Keskikokoiset organisaatiot voivat säästää 20–30 % näistä kuluista ulkoistamalla tulostusympäristönsä hallinnan. Tulostuksenhallintapalvelu analysoi ja leikkaa tulostuksen kokonaiskäyttökustannuksia, kuten kulutustarvikkeiden, paperin, yllä- pidon ja korjauksen, käyttötuen, ja energiankulutuksen aiheuttamia kuluja. Tulostuspalvelu vapauttaa myös IT-, talous- ja hankintaresursseja, jotka voidaan siten keskittää yritystoiminnan ydintarpeisiin. Kun hinnoittelu perustuu todelliseen käyttöön, yritykset voivat luoda hyvin ennakoitavia ja helpommin hallittavia tulostusympäristöjä. Yritykset saavat yhden laskun yhdestä paikasta. Lasku käsittää kaikki tulostuskulut ja siten mahdollistaa paremmat kustannusennusteet ja kulujen kohdentamisen. Me Document Housessa olemme tuottaneet palveluita yrityksille jo vuodesta 1991. Keräämämme tieto on auttanut meitä kehittämään monia parhaita käytäntöjä ja työkaluja tulostustehokkuuden parantamiseksi. Tässä artikkelissa käsitellään tulostuksenhallintapalveluiden ulkoistamisen tarjoamia etuja, kokonaisvaltaisen strategian luomiseen vaadittavien prioriteettien määrittämistä ja selkeiden tavoitteiden asettamista, palveluntuottajan valintaperusteita ja yleisiä toimenpiteitä, joilla menestys saavutetaan. Tiivistelmä ”Keskittämällä tulostusympäristömme ja siihen liittyvät palvelut yhdelle palveluntarjoajalle säästämme merkittävästi IT- osastomme aikaa. Kustannussäästöt nousevat tulostusympäristön optimoinnin myötä hiljalleen useisiin kymmeniin prosentteihin.” Cramo Oyj Tuomas Myllynen IT-kehityspäällikkö
  3. 3. Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut Document House Oy Sivu 3 / 12 Kun yritykset etsivät säästöjä ja tehokkuutta, ratkaisuja harvoin tarvitsee hakea lähintä tulostinta kauempaa. Yleensä tulostustoimintojen – tulostamisen, kopioinnin, faksaamisen, ja skannaamisen – järkeistäminen tarjoaa merkittäviä mahdollisuuksia säästää ja parantaa yritystoimintaa. Monissa yrityksissä epäillään, että toimistoissa kulutetaan tulostamiseen edelleen paljon enemmän aikaa ja rahaa, kuin olisi pakko. Olemme samaa mieltä. Document House on tehnyt satoja asiakaskäyntejä ja haastatellut monia ihmisiä yritysmaailmassa, minkä pohjalta olemme huomanneet, että vaikka yritykset ovat jo käyneet läpi jonkinasteisen tulostusympäristön optimointiprosessin, ne ovat pettyneitä toteutuneisiin kustannussäästöihin ja epävarmaan laitehallintaan. • Keskivertoyritys käyttää vuodessa noin 600 – 700€ työntekijää kohden tulostukseen. • Toimistotulostuksen kokonaiskuluista yleensä noin 50% ovat muita, kuin laitteista kertyviä kustannuksia. • Yleensä yritykset eivät seuraa tulostusympäristöön liittyviä kokonaiskustannuksia lainkaan, vaikka kyseessä on yrityksille merkittävä menoerä. • Yritykset pyrkivät tietoisesti vähentämään turhaa tulostusta. Erillistä tulostuspolitiikkaa (Printing Policy) hyödyntää silti vain pieni osa yrityksistä. InfoTrendsin raportti paljasti, että 90 % yrityksistä tietää hyvin vähän, jos mitään, siitä miten paljon yrityksessä kulutetaan sisäiseen työpöytä- tai verkkotulostamiseen, faksaamiseen, skannaamiseen ja kopiointiin. Niissä yrityksissä, joissa näitä koskevia arvioita tehdään, 30–50 %:ssa arvioinnit eivät osu oikeaan; yleensä koska laskelmat tehdään arvion, eikä todellisen käyttötiedon perusteella. Me Document Housella uskomme, että yritykset voivat leikata suoria tulostuskulujaan jopa 250 euroa per työntekijä vuositasolla ja lisäksi saavuttaa epäsuoria etuja. Säästöjen saavuttamiseksi yrityksen pitää kuitenkin ensin saada tulostusympäristönsä hallintaan, mikä on vaikeaa kahdestakin syystä: Tulostusympäristön hallinta on tehotonta ja hajanaista. Vastuuta koko tulostusympäristöstä on harvoin rajattu. Eri osastot, kuten IT-, talous-, hankinta- ja palveluosastot, sekä käyttäjät hallinnoivat joitain osia tulostusympäristöstä sen sijaan, että yksi keskitetty ryhmä hallinnoisi tehokkaasti koko tulostusympäristöä. Esimerkiksi yksittäiset hankinnat voivat johtaa siihen, että yrityksellä on enemmän laitteita kuin se oikeastaan tarvitsee. Laitteiston käytön piilokulut. Tulostuksen piilokulut, kuten laitehuolto ja kuluvat tarvikkeet, voivat olla jopa 3–5 % yrityksen vuosittaisesta liikevaihdosta ja ne voivat kerryttää merkittävän osan tulostinten ja monitoimilaitteiden kokonaiskäyttökustannuksista. Nekin yritykset, jotka kohdentavat suurimman osan tulostuksen kokonaiskäyttökustannuksista IT-budjettiin, yleensä kohdentavat tulostuksen piilokulut yksittäisille kustannuspaikoille, joissa ne pysyvät piilossa tavallisilta kokonaiskäyttökustannusarviolta. Useimmat tulostimet ovat alikäytössä... Yleensä yritykset käyttävät tulostinta vain noin 15 minuuttia (2 %) kustakin työpäivästä. Nykypäivän toimistojen tulostusympäristöt
  4. 4. Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut Sivu 4 / 12 Document House Oy Siirtymällä keskitettyyn tulostuksenhallintapalveluun yritykset voivat parantaa liiketoimintaprosessien tehokkuutta ja tehostaa toimintaa useilla alueilla: Pienemmät ympäristövaikutukset. Optimoitu tulostusympäristö vähentää tarpeettomien laitteiden hankintaa, mikä puolestaan pienentää jätteen määrää ja energian kulutusta sekä vähentää toimiston tilantarvetta. Tarkempi laitteiston käytön tuntemus mahdollistaa siirtymisen resursseja säästävään toimintatapaan, kuten kaksipuoliseen tulostamiseen. Myös värin kulutusta voidaan hallita paremmin. Vapauttaa IT-resursseja. IDC:n raportin mukaan tulostusongelmat kattavat noin 23 % kaikista käyttötukipuheluista. Tulostuksenhallinnan ulkoistaminen vähentää IT- osaston työtaakkaa ja vapauttaa resursseja käytettäväksi yrityksen ydintoimintoihin. Kasvava työntekijätuottavuus. Kun työntekijät joutuvat huolehtimaan tulostimien päivittäisestä ylläpidosta, tarvikkeiden tilaamisesta ja värikasettien vaihtamisesta sekä rutiinihuollosta, yrityksen tuottavuus kärsii. Tilanne on tällainen erityisesti pienemmissä toimistoissa, joissa käyttäjämäärä laitetta kohden on hyvin pieni. Loppukäyttäjät työskentelevät paljon mieluummin ympäristössä, jossa laitteet toimivat hyvin ja työntekijän ei tarvitse puuttua niiden ylläpitoon. Tulostimien hallinnan ulkoistaminen siirtää tukitehtävien taakan palveluntuottajalle, jolloin työntekijät voivat keskittyä tekemään varsinaisia töitään. Hyvä tulostuspalvelustrategia parantaa olemassa olevien laitteiden tehokkuutta. Tulostuksenhallinta- palvelun edut • Matalammat kokonaiskäyttö-kustannukset • Ennustettavat tulostuskulut • Pienemmät ympäristövaikutukset • Vapauttaa hallinto- ja IT-resursseja • Parantunut työntekijätuottavuus Tulostuksenhallinnan ulkoistamisen edut
  5. 5. Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut Document House Oy Sivu 5 / 12 Tulostuksenhallintapalvelun palveluntarjoajan valitseminen Tulostuksenhallintapalvelun avaintavoitteita • Tulostuskulujen leikkaaminen • Tuottavuuden kasvattaminen • Resurssien hallinnan ja vakauden parantaminen • Suorituksen seuranta Yksinkertaisin ja selkein tapa mitata tulostuksenhallinta- palvelun tarjoamia säästöjä on käyttää kulutukseen perustuvaa lähestymistapaa ja sivuperusteista hinnoittelua... Tulostuksenhallinnan keventämistä suunnittelevan yrityksen tulisi kiinnittää huomiota neljään parannusalueeseen: • Tulostuskulujen leikkaaminen • Yrityksen/työntekijöiden tuottavuuden parantaminen • Resurssien hallinnan/vakauden parantaminen • Parempi hallinta paremmalla suoritusten seurannalla Tasapainon löytäminen näiden tavoitteiden välillä voi olla haastavaa varsinkin, kun suurimmalla osalla yrityksistä ei ole muutoksenhallinnan vaatimaa talon sisäistä arviointiin ja toimeenpanoon liittyvää osaamista. Yritykset saattavat myös tarvita apua varmistaakseen, että näkyvät säästöt ovat varmoja ja jatkuvia. Tämänhetkisen tulostusympäristön arviointi on ehdottoman tärkeää: jos kulutusta ei tunneta, on mahdotonta ymmärtää, mistä säästökohteita löytyy. Jotta säästöjä voidaan seurata, on tärkeää ensin löytää tulostuskulujen vertailutaso. Kun yrityksellä on todenmukainen kuva tulostusympäristön kokonaiskäyttökustannuksista, se voi aloittaa ympäristön optimoinnin lyhyen ja pitkän aikavälin säästöjen saavuttamiseksi. Korkea laatu vs. matalin hinta -ratkaisut Useimmissa tapauksissa paras ratkaisu korostaa korkealaatuista palvelua perinteisen matalimman yksikköhinnan hankintastrategian sijasta. Kaikista parhaita ratkaisuja ovat yleensä palvelusopimukset (SLA), jotka tuottavat taattuja säästöjä ja tehokkuutta. Ei ole kuitenkaan aina helppoa löytää palveluntarjoajaa, joka voi tarjota tällaisen sopimuksen. Yritysten pitää arvioida mahdollisten palveluntarjoajien suositukset varmistaakseen, että ne todella ymmärtävät vaatimukset ja voivat toimittaa täyden tarjouksen, johon sisältyvät myös todennetut parhaat käytännöt, erityistyökalujen käyttö ja muutosprosessin vaatima erityisosaaminen. Palveluntarjoajan tulisi myös voida hallita jatkuvia toimintoja niin, että tulokset ovat kestäviä ja parannuksia voidaan tehdä myös tulevaisuudessa. Valitun yhteistyökumppanin pitäisi lisäksi tarjota tulostukseen jatkuvaa kehitystä ja parannustyötä, kun strategian toteuttaminen on aloitettu. Mahdollisten palveluntarjoajien täytyy osoittaa kykynsä tarjota jatkuvaa tulostuspalveluiden hallintaa selkeän palvelutasosopimuksen puitteissa. Vaatimuksia ovat muun muassa seuraavat: • Yrityksen tämänhetkisen tulostusympäristön todenmukainen ja täydellinen arviointi, johon sisältyy myös täydellinen ja tarkka kokonaiskäyttökustannusarvio (TCO). • Sellaisen optimoidun ympäristön suunnitteleminen, joka tukee yrityksen tavoitteita ja minimoi uusien investointien tarpeen käyttämällä jo olemassa olevaa laitteistoa. • Selvästi näkyvien, säännöllisten ja sopimuksella taattujen säästöjen tuottaminen. • Loppukäyttäjän tuottavuuden parantaminen laitteiston paremman toimivuuden avulla vähentämällä kulutustarvikkeiden hallinnan tehtäviä ja esittelemällä uusia innovatiivisia mahdollisuuksia. • Tulostusympäristön keskitetty hallinta. • Strategian jatkuva arviointi ja muokkaaminen niin, että parannuksia voidaan tehdä jatkuvasti. tavallisilta kokonaiskäyttökustannusarviolta.
  6. 6. Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut Sivu 6 / 12 Document House Oy Tehokkaan tulostuksenhallintapalvelun toimittaminen Sopimuksen tekeminen todellisten kokonaiskäyttökustannusten perusteella on olennaisesti erilainen lähestymistapa kuin perinteinen halvimpaan yksikköhintaan perustuva ostamisprosessi. Kun tavoitteena on saada matalin yksikköhinta, hyvä tarjouspyyntö yksinkertaisesti asettaa yhden myyjän toista vastaan. Yritys luo ensisijaisten toimittajien listan, lähettää tarjouspyynnöt ja valitsee parhaan tarjouksen kuhunkin kauppaan. Toimittaja harvoin tarjoaa kaupan ulkopuolisia etuja tai pitkän aikavälin optimointiin liittyvää osaamista, eikä asiakasyritys ole yhtään lähempänä paremman hallinnan tavoitettaan. Palveluntarjoajan tulisi tarjota sopimus, joka takaa säästöjä käyttämällä jo olemassa olevaa laitteistoa niin paljon kuin mahdollista. Palveluntarjoajan ei pitäisi olettaa, että asiakas on valmis vaihtamaan koko laitteistonsa. Koko laitteiston uusiminen ei ole kustannustehokas ratkaisu käsillä olevaan ongelmaan. On ehdottoman tärkeää, että palveluntarjoaja osaa kehittää monen toimittajan tulostuslaitteistosta koostuvaa ympäristöä. Kun sopimus tehdään, siitä tulee ilmetä vertailuluku säästöjen seurantaa varten sekä selkeät säästötavoitteet ja välitavoitteet, joiden avulla voidaan seurata tavoitteeseen pääsyä. Yksinkertaisin ja selkein tapa mitata tulostuspalveluiden tuottamia säästöjä on käyttää kulutukseen perustuvaa lähestymistapaa ja sivuperusteista hinnoittelua, aivan kuten tehdessä puhelin-, sähkö- tai vesisopimusta. Tällä keinoin säästöjä voidaan seurata yksikköhintatasolla, kun asiakas maksaa vain käyttämästään, ja kulujen seurannasta tulee täysin ennustettavaa ja läpinäkyvää. Vaihe 1: Arviointi Sivuhinnoittelu sopimuksessa perustuu siihen, että laitteisto ja käyttömäärät tunnetaan tarkasti. Karkea arvio ei ole riittävä, vaan asiakkaan tulee ymmärtää tarkalleen, mitä kustakin tulostettavasta sivusta maksetaan. Paras tapa tehdä sopimus, joka takaa varmat säästöt, on ensin tietää kokonaiskäyttökustannukset tarkasti. Kun kustannukset tunnetaan, molemmat osapuolet voivat sitoutua sopimukseen, joka on tarkoituksenmukainen ja takaa säästöjä ja jonka avulla säästöjä voidaan seurata. Tehokkaan kokonaiskäyttökustannuskuvan rakentaminen vaatii perinpohjaista arviointityötä kaikissa, paitsi aivan pienimmissä, toimistoissa. Työ vaatii erikoistyökaluja. Suosituimmat verkkopohjaiset työkalut tarjoavat vain arvioita, jotka perustuvat laitteiden summittaiseen määräarvioon ja alan sivuhintakeskiarvoihin. Nämä työkalut eivät tuota tarkkaa tietoa tietyn organisaation asiakirjatarpeista, -välineistä tai -tulostuksesta. Yleensä keskikokoisten yksiköiden johtajat ovat epävarmoja toiminnassa olevien tulostuslaitteiden määrästä, niihin liittyvistä kustannuksista ja laitteiden todellisesta tulostus-, kopiointi- tai faksimääristä. Nopea arviointi, joka perustuu johtajien karkeisiin arvioihin, ei todennäköisesti osu kohdalleen. Todellisen tulostustason löytämiseksi tarvitaan tarkkaa tutkimustyötä, joka tehdään yhteistyössä asiakkaan ja palveluntarjoajan välillä. Sillä keinoin osapuolet löytävät kokonaiskäyttökustannuksiin perustuvan vertailuluvun, jonka pohjalta säästöt voidaan määrittää. Näin asiakas tietää, että säästöt ovat todellisia ja todella parantavat organisaation tulosta, ja samalla palveluntarjoajalla on selkeät ja saavutettavissa olevat tavoitteet. Parhaisiin tuloksiin päästään nelivaiheisella lähestymistavalla:  Arviointi  Suunnittelu  Toteutus  Hallinta Paras tapa tehdä sopimus, joka takaa varmat säästöt, on ensin tietää kokonaiskäyttökustannukset (TCO) tarkasti.
  7. 7. Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut Document House Oy Sivu 7 / 12 Asiakkaan ja palveluntarjoajan täytyy tehdä arvioinnissa yhteistyötä, koska siten saavutetaan yhteinen sopimus takuusäästötasosta kokonaiskäyttökustannuksiin verrattaessa. Todellisten kokonaiskäyttökustannusten tunteminen on avain aitojen säästöjen tunnistamiseen ja tuo todellista etua organisaatiolle. Kunnollisen ja tarkan arvion valmistuminen voi viedä viikkoja. Palveluntarjoajan pitää tutustua kaikkiin laitteisiin ja niiden käyttäjämääriin ja määritellä, mitä toimintoja käytetään ja mitä laitteilta vaaditaan. Palveluntarjoajan työntekijät työskentelevät yhdessä IT- ja talousosastojen kanssa määrittääkseen kaikki kustannukset, mukaan lukien hankinta- ja käyttökustannukset, kulutustarvikkeiden kustannukset sekä korjaus- ja ylläpitokustannukset, joihin lukeutuu myös IT-osastolle kertyvä taakka. Kustannuksiin tulisi lukeutua ainakin seuraavat: Tulostusympäristön kokonaiskäyttökustannusarvion kustannuserät Laitteet • Leasing-/vuokrakulut • Pääomakustannukset • Arvonalennukset Kulutustarvikkeet • Kulutustarvikkeiden ostohinnat • Kulutustarvikejätteet • Varastonhallintakulut Käyttötuki ja ylläpito • Työ, käyttötukeen liittyvät kulut • Ylläpito / osat / ”sivuhinta” – käyttökulut • Aika ja materiaalit Asennusten, siirtojen, lisäysten, muutosten ja käytöstä poistojen hallinta (IMACD) • IMACD-kulut • Laitehallintakulut • Päivitykset ja konfiguraatiokulut • Koulutuskulut Muut • Hankintakulut • Toimittaja- ja sopimustenhallintakulut • Hallinto- ja laskunkäsittelykulut • Pääoma taseessa • Loppukäyttäjän tuottavuuskulut(perustuen henkilökunnan kuormittumiseen, virheiden/jätteen vähentymiseen jne.) • Tila- ja energiakulut Vaihe 2: Suunnittelu Kestävien säästöjen saavuttamiseksi kannattaa kiinnittää huomiota tulostusympäristön kehittämiseen prosessin alusta loppuun. Tärkeimpien henkilöiden on tärkeää olla mukana prosessissa alusta alkaen, jotta voidaan varmistaa, että he (samoin kuin palveluntarjoaja) todella ymmärtävät päämäärät ja tukevat niitä. Tehokkuuden saavuttamiseksi on ehdottoman tärkeää, että tarpeettomat laitteet yhdistetään tai siirretään muuhun käyttöön. Suunnittelijan tulee kuitenkin ottaa huomioon myös kunkin osaston ja käyttäjän ja sovelluksen erityistarpeet. Suunnittelussa tulee myös käyttää siirtymäaikaa, jonka aikana tilannetta tarkastellaan, jotta voidaan varmistua, ettei käyttäjien vaatimuksia ole jätetty huomioimatta. Lopullisessa ratkaisussa täytyy voida hallinnoida jo olemassa olevaa laitekantaa, ja uusia laitteita tulee ostaa vain silloin, kun se on välttämätöntä todellisten säästöjen tai tehokkuuden saavuttamiseksi.
  8. 8. Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut Sivu 8 / 12 Document House Oy Emme voi liikaa painottaa jo tehtyjen investointien suojelemisen tärkeyttä. Lopullisen tuotteen täytyy voida hallinnoida jo olemassa olevaa laitekantaa ja uusia laitteita tulee ostaa vain silloin, kun se on välttämätöntä todellisten säästöjen tai tehokkuuden saavuttamiseksi. On tärkeää, että palveluntarjoaja vastaa yrityksen tarpeisiin eikä vain tartu tilaisuuteen myydä uusia laitteita. On ehdottoman tärkeää valita palveluntarjoaja, joka voi helposti käyttää myös kolmannen osapuolen laitteita kustannustehokkaasti. Jos palveluntarjoaja ei tähän pysty, se todennäköisesti suosittelee laitteiston uusimista projektin alussa. On kuitenkin osoitettu, että uusimisstrategia tulee todennäköisesti kalliiksi ja vähentää tulostuksen hallintaan tehtyjen investointien luomia säästöjä. Tulostuksenhallintapalvelusta tehdyn sopimuksen täytyy tukea kaikkia laitemerkkejä niin, että palveluntarjoaja hallinnoi kaikkien säilytettyjen laitteiden kulutusta ja prosesseja. Nämä kulut tulee sisällyttää sivuhintaperusteiseen sopimushintaan. Palveluntarjoajan suunnitelman pitäisi myös kattaa kaikki tulostusympäristön tulostimet, mukaan lukien kopiokoneet ja faksit. Lisäksi suunnitelmaan tulee sisällyttää myös henkilökohtaiset tulostimet. Tällä varmistetaan, että kokonaiskäyttökustannukset on laskettu oikein ja että ennustetut säästöt ovat todellisia; ne kattavat koko tulostusympäristön, eivät vain verkossa olevia laitteita. Vaihe 3: Toteutus Toimiston tulostusympäristön hallintaan saaminen ei ole yksin- kertaista. Jotta muutoksen hallinta olisi tehokasta, palveluntarjoajan tiimin on oltava taitava muuttamaan toimistoympäristöä samalla, kun se ylläpitää jatkuvuutta organisaation läpi kulkevan muutoksen aikana. Tämä on erityisen tärkeää organisaatioissa, joilla on monta toimipistettä. Toteutuksen aikana käyttäjät voivat siirtyvät esim. uuteen käyttöympäristöön, jossa vähemmän mutta paremmin toimivia laitteita. On erityisen tärkeää, että palveluntarjoaja on tavoitettavissa ja tukee käyttäjiä tehdäkseen siirtymäajasta miellyttävän. Jos loppukäyttäjän tarpeita ei oteta huomioon eikä käyttäjä saa tarvitsemaansa tukea, hanke ei saavuta täyttä menestystä. Tiimillä on kurinalainen ja tunnustettu lähestymistapa muutoksen hallintaan, jonka on todistettu tuovan kestäviä ja mitattavissa olevia parannuksia yritystoimintaan, eikä tiimi hyväksy epämääräisiä tavoitteita tai vaikeasti määriteltäviä lupauksia. Näin projekti ei voi jämähtää kinasteluksi mitattavista tuloksista. Yrityksen ydinrakenteen tai prosessien muuttaminen on yleensä suuri ja monivaiheinen projekti. Tähän voi sisältyä käytössä olevien, useampien valmistajien laitteiden säilyttäminen käytössä niin kauan, kun siitä on hyötyä. Näin vältetään loppukäyttäjille aiheutuvia häiriöitä ja alkuvaiheen pääomainvestointeja, joten taloudelliset vaikutukset nähdään nopeammin. Vaiheittaisen muutoksen aikana palveluntarjoajan tulisi olla vastuussa kaikkien laitteiden seurannasta keskitetysti ja vastata kaikkien asennusten, siirtojen, lisäysten, muutosten ja käytöstä poistojen hallinnasta (IMACD), sekä tulostukseen liittyvien tukipalvelujen tarjoamisesta. Näin siirtymävaiheessa pysytään aikataulussa ilman, että yrityksen omien työntekijöiden tarvitsisi ottaa hoidettavakseen lisätehtäviä. On tärkeää valita palveluntarjoaja, joka voi helposti käyttää myös kolmannen osapuolen laitteita kustannustehokkaasti. Tiimillä tulisi olla kurinalainen ja tunnustettu lähestymistapa muutoksen hallintaan… Muuten projekti saattaa jämähtää kinasteluksi mitattavista tuloksista.
  9. 9. Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut Document House Oy Sivu 9 / 12 …jatkuva laitteiston hallinta, valvonta, analysointi ja optimointi yleensä tuottavat merkittäviä ja odotta- mattomia säästöjä. Vaihe 4: Hallinta Tulostuksenhallintapalveluun siirtymisen edut näkyvät kahdella alueella: • Koko organisaation siirtymisestä optimoituun tulostusympäristöön koituvat ilmeiset tulokset. • Vähemmän ilmeiset, mutta jatkuvat parannukset, jotka tulevat esiin, kun laitteiston käyttöaste kasvaa ja löydetään uusia keinoja parantaa tehokkuutta. Jotta lähestymistapa voisi olla aiemmin kuvaillun kaltainen, täytyy noudattaa kolmea palvelunhallinnan prosessia (laitehallinta, valvonta, raportointi). Toimittajan työkalujen, työntekijöiden ja rakenteen tulisi tukea sitä. Print Fleet Data Collection Agent (DCA) on tehokas laitteistonhallintatyökalu, jonka avulla Document House pystyy keräämään tietoa asiakkaan koko tulostusympäristöstä. Agentti toimii asiakkaan tiloissa Windows-pohjaisella työasemalla tai palvelimella. DCA kerää tiedot laitteista, ja lähettää ne http(s) väylää pitkin. Erillistä VPN yhteyttä ei siis tarvita. Print Fleet Enterprice(PFE) on hallintapalvelin, joka kerää DCA:sta lähtevän tiedon. PFE:n avulla seuraamme laitteiden tilaa reaaliajassa ja vastaanotamme käyttötarvike- ja vikahälytykset. Kerättyä tietoa hyväksikäyttäen pystymme toimittamaan asiakkaalle mm. yksityiskohtaisia käyttömäärä-raportteja. Document House tulostuksenhallinta.fi on selainpohjainen työkalu, jonka avulla asiakkaamme pystyvät seuraamaan oman tulostusympäristönsä tilaa hyväksikäyttäen mm. interaktiivisia pohjakuvia. Document House Palveluorganisaatio: Asiantunteva palveluorganisaatiomme koostuu alan ammattilaisista, joiden avulla toimitamme asiakkaillemme ensiluokkaisia konsultointi- ja tukipalveluita. Valitsemasi palveluntarjoajan tulisi voida tarjota työkalut, ohjelmistot sekä keskitetty tuki ja hallinta, jota tarvitaan jatkuvan ja järjestelmällisen ratkaisun toimittamiseen koko organisaatiolle. Se tarkoittaa sitä, että hallinta ei ulotu vain laitteistoon, vaan myös vaadittuun palvelutasoon, mukaan lukien kulutustarvikevaraston täydentäminen, laitteiston korjauspalvelut ja käyttötuki. Palveluntarjoajan täytyy voida lähettää sellainen koontilasku kullekin toimipisteelle tai ryhmälle, jossa on mukana yksityiskohtainen hallintaraportti. Palveluntarjoajan tulisi raportoida säännöllisesti uusista säästö- ja järkeistämismahdollisuuksista, esimerkiksi muutokset tulostusympäristössä silloin, kun liiketoimintavaatimukset muuttuvat. Sen tulee myös pystyä toteuttamaan vaaditut parannukset. Tieto on avain toimivaan tulostusympäristön hallintaan Keskeiset mittausarvot eivät ole vain kertaluontoisia mitattuja lukuja ja tavoitelukuja kaaviossa. Ne ovat tavoitteita vähittäisistä parannuksista, jotka perustuvat jatkuvaan päivittäiseen tiedonkeruuseen, jossa kerätään niin taloudellista kuin käyttömäärätietoakin unohtamatta asiakkaan ääntä, eli loppukäyttäjän tyytyväisyystasoa. Arviointi, jolla kokonaiskäyttökustannustaso määritettiin, toimii myös karttana, joka tukee tärkeiden mittausarvojen löytämistä laitteiston jatkuvan optimoinnin mahdollistamiseksi. Useimmissa tapauksissa jatkuva laitteiston hallinta, valvonta, analysointi ja optimointi yleensä tuottavat merkittäviä ja odottamattomia säästöjä. Asiakkaan ja palveluntarjoajan täytyy tehdä arvioinnissa yhteistyötä, koska siten
  10. 10. Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut Sivu 10 / 12 Document House Oy Säilyttääkseen kilpailukykynsä haastavassa markkinaympäristössä organisaation tulee ajatella tulostuksenhallintastrategiaansa uudelleen. Keskitetyn hallinnan puuttuminen on tehnyt monen yrityksen tulostusympäristöstä rönsyilevän ja hallitsemattoman ympäristön. Yritykset yleensä kuluttavat tulostukseen enemmän kuin niiden tarvitsee, vaikka raha olisi tiukassa. Kun koko toimiston tulostusympäristön rakennetta katsotaan tarkasti ja kokonais- valtaisesti ja sen hallintaan nimetään henkilö, voidaan kuluja ja turvallisuusriskejä vähentää ja työtehoa lisätä. On epätodennäköistä, että yrityksellä olisi talossa osaamista, jota tarvitaan tulostusympäristön kokonaiskäyttökustannusten tehokkaaseen arviointiin ja analysointiin. Yhteistyössä kokeneen kumppanin kanssa organisaatio voi suunnitella tulostusympäristön, joka maksimoi säästöt, parantaa yritystoimintaprosesseja ja vapauttaa yrityksen toiminnalle tärkeitä resursseja tärkeämpiin tehtäviin. Lisäksi yhteistyö voi poikia pitkän aikavälin strategioita, joilla voidaan saavuttaa lisäsäästöjä ja tehokkuutta, jotka takaavat jatkuvan hyödyn. Keskitetty tulostuksenhallintapalvelu tuottaa selkeitä säästöjä, parempaa tuottavuutta ja muita kilpailuetuja: • Vapauttaa yrityksen IT-, talous-, ja hankintaresursseja • Vähentää kokonaiskäyttökustannuksia • Parantaa ennustettavuutta tulostuskuluihin • Vähentää energian ja paperin kulutusta, jätemääriä ja päästöjä • Parantaa työntekijätuottavuutta Document House toimittaa ratkaisuja, jotka kattavat koko tulostuksenhallintaprosessin ja muodostavat kokonaisuuden asiakkaan jo omistamien laitteiden kanssa. Autamme organisaatioita leikkaamaan kuluja ja parantamaan toimintaa näkyvästi ja mitattavasti. Lisätietoja saat osoitteesta www.documenthouse.fi Loppusanat Tehokas tulostusympäristö voi tuottaa selkeitä säästöjä, parempaa tuottavuutta ja muita kilpailuetuja.
  11. 11. Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut Document House Oy Sivu 11 / 12 Muistiinpanoja
  12. 12. Managed Print Services – Tulostuksenhallintapalvelut Sivu 12 / 12 Document House Oy

×