1. BERATUNGSGESELLSCHAFT MBH
SAP PPM – PROJEKTPORTFOLIO IM
BLICK
SEBASTIAN WALTER
2017

2. SAP PPM – PROJEKTPORTFOLIO IM BLICK
„Die richtigen Dinge tun und die Dinge richtig tun“.
Ein strategisches Portfolioprojektmanagement bringt Ihre Unternehmensplanung zum Fliegen. Es unterstützt
Sie dabei, sich an dynamische Veränderungen in Ihrem Markt anzupassen. Es schärft Ihre
Wettbewerbspositionierung, optimiert Ihren Ressourceneinsatz und unterstützt Ihre Entscheidungsfindung.
Trotzdem stellt das Portfoliomanagement für viele Unternehmen aufgrund der steigenden Prozesskomplexität
eine große Herausforderung dar.
Inhalt:
 Zentrale Fragestellungen zu SAP PPM
 Big Picture und Vorstellung zentraler Funktionen: Portfolio-/Projektmanagement; Ressourcen; Schnittstellen
 Vorteile von SAP PPM für ihr Unternehmen
 Wer sind wir?
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3. SAP PPM – DIE ZENTRALEN FRAGEN
Viele Faktoren tragen zur erfolgreichen Umsetzung eines Projekts bei. Darum müssen Projekte auf eine solide
Grundlage gestellt werden – wirtschaftlich wie strategisch. Auf dem Weg zum integrierten
Projektportfoliomanagement müssen zahlreiche Aspekte und Fragestellungen berücksichtigt werden:
 Stimmt das Projektportfolio mit Ihren strategischen Unternehmenszielen überein?
 Wie ist der Fortschritt ihrer Projekte, und wer arbeitet an welchem Projekt?
 Passen Angebot und Nachfrage in Bezug auf Kapazität und Budget?
 Besitzen Sie Transparenz und Kontrolle über all Ihre Projekte?
 Nutzen Sie Ihre Ressourcen optimal?
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4. SAP PPM – BIG PICTURE
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Projektanfragen und -
ideen
Standardisierte
Projekte
Projekt-
Auswahl
Durchführung
Planung
Portfolio Management
Projekt Management
Integration mit SAP ERP
Abschluss
Quelle: SAP SE

5. SAP PPM – ZENTRALE FUNKTIONEN – PORTFOLIO MANAGEMENT
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SAP PPM unterstützt Unternehmen in ihrem strategischen und operativen Portfolio Management. Das Tool
bietet die Möglichkeit mehrere Portfolios zu handhaben. Für einen optimalen Überblick werden Plan-Daten
aus strategischem Portfolio Management, operativem Projektmanagement und Human Capital Management
mit Ist-Daten im SAP PPM zusammengeführt.
 Mit Hilfe von SAP PPM können Portfolioelemente in eine Portfoliostruktur eingeordnet werden
 das zentrale, datenbankbasierte SAP PPM schafft Transparenz und ermöglicht es Daten jeder Art zu einem
Portfolioelement zentral abrufen zu können
 Auf Portfolioebene kann bereits eine grobe strategische Planung von Budget und Kapazitäten erfolgen
 Verschiedene Arten von Portfolioelementen können mit verschiedenen Kennzahlen bewertet und
ausgewertet werden und können somit vergleichbar gemacht werden
 Anhand von Entscheidungspunkten können Portfolioelemente durch einen kundenindividuellen Prozess
geschickt werden: es erleichtert Entscheidungen und unterstützt den klassischen Freigabeprozess

6. SAP PPM – ZENTRALE FUNKTIONEN – PROJEKT MANAGEMENT
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Viele Faktoren tragen zur erfolgreichen Umsetzung eines Projekts bei. Darum müssen Projekte auf eine solide
Grundlage gestellt werden – wirtschaftlich wie strategisch. Auf dem Weg zum integrierten
Projektportfoliomanagement müssen zahlreiche Aspekte und Fragestellungen berücksichtigt werden:
 Stimmt das Projektportfolio mit Ihren strategischen Unternehmenszielen überein?
 Wie entwickeln sich die Projekte, und wer arbeitet an welchem Projekt?
 Passen Angebot und Nachfrage in Bezug auf Kapazität und Budget?
 Besitzen Sie Transparenz und Kontrolle über all Ihre Projekte?
 Nutzen Sie Ihre Ressourcen optimal?
 Wie verändert sich der terminierte Projektplan aufgrund veränderter Rahmenbedingungen?

7. SAP PPM – ZENTRALE FUNKTIONEN – RESSOURCEN MANAGEMENT
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Das Ressourcenmanagement im SAP PPM ermöglicht den Verantwortlichen einen sehr guten Überblick über
ihre jeweiligen Ressourcen. Über ein Ampelsystem lässt sich eine Überlastung oder eine mangelnde
Auslastung schnell erkennen. Darüber hinaus wird in der Besetzungsübersicht veranschaulicht, in welchen
Projekten noch unbesetzte Projektrollen vorhanden sind, um den Bedarf abzuarbeiten.
Der Besetzungsprozess im SAP PPM erfolgt zweistufig. Es ist möglich eine Aufgabe eines Projektes zunächst mit
einer verantwortlichen Rolle zu besetzen und einen Arbeitsaufwand zu verteilen. Diese dient als Platzhalter für
die Aufwandsbetrachtung. Die Besetzung dieser Projektrolle mit einer spezifischen Ressource / Business
Partner kann zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Darüber hinaus kann der Projektleiter einer Rolle mehrere
Kandidaten zuordnen, aus denen ein übergeordneter Ressourcenmanager im Anschluss die konkrete
Ressource genehmigt und verbindlich dem Projektteam zuordnet.
Die verbindliche Besetzung eines Ressource an einer Aufgabe ermöglicht im Projektverlauf mittels CATS die Ist-
Rückmeldung von tatsächlichen Arbeitsaufwänden.

8. SAP PPM – ZENTRALE FUNKTIONEN – REPORTING
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SAP PPM gewährt zahlreiche Möglichkeiten eines Reporting: Während flexible, personalisierbare Dashboards
eine Vielzahl von Informationen zu mehreren Portfolioelementen oder Projekten auf einen Blick in Form von
Listen zeigen können, ermöglicht der Business Context Viewer (BCV) einen grafischen Überblick. Der BCV kann
als Reporting Cockpit aber auch im Side Panel genutzt werden.
Darüber hinaus stellt SAP PPM vorgefertigte Extraktoren für eine BW-Anbindung zur Verfügung. Weiterhin
kann SAP BI/BO angebunden werden oder auch SAP Lumira. Zusätzlich können verschiedene Fiori Apps auf SAP
UI5 Basis installiert werden.

9. SAP PPM – ZENTRALE FUNKTIONEN – INTEGRATION CATS/PS
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SAP PPM erweitert die vorhandene SAP Systemlandschaft um ein weiteres Puzzleteil und ermöglicht ein
integriertes Portfolio- und Projektmanagement mit SAP. Dabei kann SAP PPM in vorhandene SAP Module
integriert werden. Die Verlinkung zu allen relevanten PLM-Objekten im SAP wie Materialsträmme,
Bestellungen etc. kann nutzbar gemacht werden. Ein Überblick:
 Kopplung PPM/PS: Ausgehend von der Projektstruktur aus PPM kann automatisiert eine PS-Struktur
erzeugt werden, die PSP-Elemente dienen als Plan-/Istkostenträger.
 PPM/FICO: Analog zur PS-Kopplung können alternativ auch einfache Innenaufträge als Kostenträger aus
dem PPM heraus erzeugt, geplant und gebucht werden.
 PPM/CATS: Über den Cross-Application Time Sheet können Mitarbeiter Ist-Stunden auf Projektaufgaben
zurückmelden, die auf verknüpften PSP-Elementen oder Innenaufträgen gesammelt werden.
 PPM/MRS: Die Befüllung der MRS Plantafel aus PPM-Projekten heraus ist möglich
 PPM/HCM: Vorhandene Personalstammdaten können in PPM nutzbar gemacht werden
 PPM/DMS: Integriertes Dokumentenmanagement / EasyDMS / Mobile Documents

10. SAP PPM – DIE VORTEILE AUF EINEN BLICK
SAP Portfolio- und Projektmanagement ist eine Enterprise Lösung, mit deren Unterstützung Sie das Portfolio
Ihres Unternehmens mit seinen Portfolioelementen planen, verwalten und überwachen sowie die operative
Projektbearbeitung durchführen können. Ziel ist es, zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Umfeld mit den
richtigen Ressourcen die richtigen Projekte umzusetzen. SAP PPM ermöglicht die Zuordnung und das
Zusammenspiel mit einer Vielzahl von Modulen im SAP PLM und schafft dadurch eine Vernetzung und
Optimierung der Prozessabläufe und bildet das Fundament für ein strategisches Portfoliomanagement:
 Verbesserte Ausrichtung des Portfolios auf Ihre strategischen Unternehmensziele
 Höhere Produktivität durch optimierte Nutzung von Budgets und Ressourcen
 Planung von Ressourcen und Harmonisierung der Auslastung
 Punktgenaue Projektpriorisierung – sowohl unter monetären als auch strategischen Gesichtspunkten
 Rationale und transparente Entscheidungsbasis für Ihre Investitionen
 Einfache und automatisierte Terminierung von Projektplänen und Verfolgen des aktuellen Projektstatus
 Verknüpfung in die bestehende Systemlandschaft und Nutzung weiterer Module und SAP Objekte
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11. WER SIND WIR? – KARON WIR VERBINDEN WELTEN
Wir gestalten die Zukunft von Produkten namhafter Konzerne und Mittelstandsunternehmen. Neutral und
unabhängig. Zum Wohle unserer Kunden übernehmen wir unterschiedliche Rollen. Wir sind:
 Ein Renovierer und Werterhalter von gewachsenen Geschäftsprozessen und Implementierungen. Auf Basis
bestehender Systeme übernehmen wir Anpassungen und / oder die Überarbeitung von Abläufen.
 Ein 360°-Prozessoptimierer entlang aller Phasen des Produktlebenszyklus. Vom virtuellen Produkt zum
realen und von der virtuellen Fabrik zur realen.
 Ein unabhängiger Begleiter – von der strategischen Beratung bis zur operativen Umsetzung. Aus unserer
systemneutralen Herangehensweise resultieren passgenaue Lösungen – technisch und wirtschaftlich.
 Ein dynamischer Multiexperte und Methodenspezialist. Für geringere Kosten und Risiken, für ein optimales
Veränderungsmanagement. Und mit deutlich mehr Effizienz.
 Ein Innovationstreiber mit echter Praxiserfahrung z.B. auch in Industrie 4.0.
 In diesen Bereichen sind wir zu Hause: Automobilindustrie, Maschinen- und Anlagenbau,
Fertigungsindustrie und Flugzeugindustrie
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12. UNSERE KUNDEN – FÜHRENDE MITTELSTÄNDLER UND
KONZERNE
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13. WER SIND WIR? – DAS SAGEN UNSERE KUNDEN
“We are looking for transparency and the control over projects, time and costs.”
and “KARON is a professional and excellent partner for implementation and trainings of SAP software.”
Jean-Marie Bagnoud, Process Manager - EDM R&D at GFMS, Switzerland
»Not only has KARON implemented the SAP PPM system, but has advised us on the design of the solution and
our processes.«
Rodica Baciu, Project Manager and Director General Adjunct at Materom, Romania
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14. KARON Beratungsgesellschaft mbH
Vor der Niederpfort 13 / 65428 Rüsselsheim
Telefon +49 6142 30170-0 / Telefax +49 6142 30170-11
info@karon.de / www.karon.de
Geschäftsführung
Heinz Jörg Göbert / Thorsten Schmidt / Marcus Kranz
KARŌN Beratungsgesellschaft mbH