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KARON Solutions - SAP Dokumentenmanagement

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KARON Erweiterungslösungen für SAP DMS/ DVS (Dokumenten Management System)

Diese Präsentation beschäftigt sich mit dem Thema SAP Dokumentenmanagement und wie dieses einfacher sowie intuitiver genutzt werden kann. Dabei wurden aufbauend auf dem Datenmodell des SAP DMS Lösungen entwickelt, die zum einen Gaps im SAP Standard schließen und es zum anderen ermöglichen Komplexe DMS Prozesse effizienter zu bewältigen.

Unser Team der KARON Beratungsgesellschaft berät Sie gern in Fragen zu dem Thema Dokumentenmanagement mit SAP und deren angrenzenden Prozessen, da die Dokumentenverwaltung nicht nur auf einen bestimmten Bereich beschränkt ist, sondern an vielen Stellen innerhalb eines Geschäftsprozesses oder der Wertschöpfungskette benötigt wird.
Informationen zu diesem Thema finden Sie auch unter folgenden Links:
http://www.karon.de/kompetenzen/dokumentenmanagement
http://www.karon.de/kompetenzen/loesungen-im-dokumentenmanagement

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KARON Solutions - SAP Dokumentenmanagement

  1. 1. BERATUNGSGESELLSCHAFT MBH KARŌN ERWEITERUNGSLÖSUNGEN – SAP DOKUMENTENMANAGEMENT (DMS) SEBASTIAN WEISE 24.02.2017
  2. 2. INHALTSVERZEICHNIS KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 2 1. Was ist DMS mit SAP? 2. KARŌN Erweiterungslösungen für SAP DMS im Überblick 3. KARŌN Erweiterungslösungen für SAP DMS im Detail 4. Wer ist KARŌN?
  3. 3. Was ist DMS mit SAP? KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 3
  4. 4. HERAUSFORDERUNGEN FÜR EINE UNTERNEHMENSWEITE DOKUMENTENVERWALTUNG (1) • Unterstützung von Versionierung, Statusmanagement, Workflow, Dokumentenverteilung • Sichere Datenablage ohne Datenredundanzen • Nahtlose Integration in das ERP-System ohne zusätzliche Interfaces • Hohe Performance trotz hohem Datendurchsatzes • Einfache Objektverknüpfungen zu anderen Business Objekten KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 4
  5. 5. HERAUSFORDERUNGEN FÜR EINE UNTERNEHMENSWEITE DOKUMENTENVERWALTUNG (2) • Ausgeprägtes Berechtigungskonzept • Verwaltung aller Art von Dateien inklusive Mails • Vereinfachte Team- und Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens und mit externen Partnern/ Lieferanten • … KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 5
  6. 6. SAP DMS – ÜBERBLICK (1) • SAP Document Management (SAP DMS)  Ist eine Technologie zur Verwaltung von Dokumenten im SAP System (zu unterscheiden von ArchiveLink, Records Management oder Business Documents)  Die Basis für das Datenmodell im SAP DMS bildet der Dokumentinfosatz (DIS)  Der DIS unterscheidet im ersten Moment nicht zwischen Dokument oder Ordner, nur zw. DIS mit oder ohne einem Original als Datei  Aus einem DIS wird ein Ordner, wenn der DIS als Kopf einer Stückliste angelegt wird  Dokumente können über Dokumentstückliste in Ordner- und Dokumentstrukturen abgelegt werden (SAP Easy Document Management (EasyDMS), SAP ECTR)  Das zentrale Steuerelement ist die Dokumentart KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 6
  7. 7. SAP DMS – ÜBERBLICK (2) • SAP DMS Funktionen (1)  Versions- und Revisionsmanagement  Statusmanagement, Klassifizierung, Änderungsdienst und Workflowsteuerung  Anbindung von Content Servern oder Content Cache Servern  Checkin, Checkout über den KPRO  Objektverknüpfungen zu anderen Objekten (Materialstamm, Kunde, …) KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 7
  8. 8. SAP DMS – ÜBERBLICK (3) • SAP DMS Funktionen (2)  Berechtigungssteuerung (System- (PFCG) und Objektberechtigungen (ACL – Access Control Lists))  Dokumentverteilung und Anbindung externer Systeme (CAD, Plotter, Scanner, Archivierungssysteme)  Erweitere Suchoptionen, z. B. Anbindung SAP TREX für Inhalts- und Volltextsuche KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 8
  9. 9. BENUTZEROBERFLÄCHEN FÜR SAP DMS (1) • Standard Oberfläche SAP GUI: Transaktionen CV0*n  Sehr leistungsfähig mit komplexen Funktionen  Schulung notwendig, für Gelegenheitsanwender nicht geeignet • Weitere UIs für SAP DMS  WebDocuments  PLM 7.x KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 9
  10. 10. BENUTZEROBERFLÄCHEN FÜR SAP DMS (2) • SAP EasyDMS  Einfacher Zugriff auf SAP Dokumente über eine Windows Explorer Oberfläche KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 10
  11. 11. BENUTZEROBERFLÄCHEN FÜR SAP DMS (3) • SAP Document Center  ehem. Mobile Documents (App für mobile Endgeräte oder PC)  Je nach OS eingeschränkter Funktionsumfang KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 11
  12. 12. KARŌN Erweiterungslösungen für SAP DMS im Überblick KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 12
  13. 13. KARŌN DMS SOLUTIONS – SAP • SAP DMS Tools  DokumentExplorer GUI  DokumentExplorer Web  Notification  Link update  Thumbnail Generator KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 13 • SAP DMS Tools  Objektverknüpfungsvererbung  Analyse- und Migrationstools  CREP Analyse Tool  DOKAR Split  Dokument Delete CSV Weiterführende Informationen finden Sie auf unserer Homepage: http://www.karon.de/kompetenzen/dokumentenmanagement http://www.karon.de/kompetenzen/loesungen-im-dokumentenmanagement
  14. 14. KARŌN Erweiterungslösungen für SAP DMS im Detail KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 14
  15. 15. KARŌN DOKUMENTEXPLORER SAP GUI (1) KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 15
  16. 16. KARŌN DOKUMENTEXPLORER SAP GUI (2) KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 16 • Funktionen (1)  Anzeige von DMS und ArchiveLink Dokumenten in einer Ansicht  Kann entweder spezifisch an einem SAP Objekt aufgerufen oder über die integrierten Prozesse des DVS gestartet werden  Anzeige erfolgt in einer Ordner- und Dokumentenstruktur  Anzeige, Anlage, Bearbeitung von DMS Dokumenten und Ordnern  Anzeige und Anlage von ArchiveLink Dokumenten  Drag&Drop von Dokumenten für DMS und ArchiveLink  Status- und Versionsverwaltung  Absprung ins SAP EaysDMS und CV-Transaktionen Aus GOPA IT wurde die KARŌN Beratungsgesellschaft mbH nach einer Umbenennung im Jahr 2016
  17. 17. KARŌN DOKUMENTEXPLORER SAP GUI (3) KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 17 • Funktionen (2)  Hidden Folder  In Abhängigkeit vom Status (z. B. Versteckt, in Arbeit) können Ordner ein- bzw. ausgeblendet werden, solange sie keine Dokumente beinhalten • Geplante Funktionen  Integration der KARŌN SmartSolution für den Import, Export sowie das Löschen von Ordner- und Dokumentstrukturen  Papierkorb  Copy&Paste innerhalb des DokumentExplorers
  18. 18. KARŌN DOKUMENTEXPLORER SAP GUI (4) KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 18 Vorteile: • Zusammenführen zweier Technologien im SAP zur Anzeige von DMS und ArchiveLink Dokumenten in einer gemeinsamen Ansicht • Übersichtliche Darstellung von Ordner- und Dokumentstrukturen eines DIS oder zu einem SAP Objekt • Einfache Anzeige, Erstellung und Bearbeitung von DMS Dokumenten in einer übersichtlichen Ordnerstruktur im SAP GUI • Einfache Erstellung einer Ordnerstruktur (Dokumentstückliste) im SAP GUI • Einfache Anzeige und Erstellung von ArchiveLink Dokumenten • Beinhaltet alle relevanten Funktionen zur Dokumentenverwaltung inkl. Drag&Drop vom Desktop • Kann mit jedem SAP Objekt verknüpft und integriert werden
  19. 19. KARŌN DOKUMENTEXPLORER WEB KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 19
  20. 20. KARŌN DOKUMENTEXPLORER WEB KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 20 • Funktionen  Kann entweder direkt per URL oder über die integrierten Prozesse des DVS gestartet werden  Anzeige, Anlage und Bearbeitung von DMS Dokumenten und Ordnern  Hide Folder  In Abhängigkeit vom Status (z. B. Versteckt, in Arbeit) können Ordner ein- bzw. ausgeblendet werden, solange sie keine Dokumente beinhalten Ampelfunktion zur Anzeige von Warnungen bei mehreren freigegebenen Dokumenten  Filter-, Such- und Vorschaubildfunktion  Absprung in den SAP GUI oder ins SAP EasyDMS möglich
  21. 21. KARŌN DOKUMENTEXPLORER WEB KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 21 • Geplante Funktionen  Drag&Drop von Dokumenten  Status- und Versionsverwaltung  Anzeige von DMS und ArchiveLink Dokumenten in einer Ansicht  Anzeige und Anlage von ArchiveLink Dokumenten  Integration der KARŌN SmartSolution für den Import, Export sowie das Löschen von Ordner- und Dokumentstrukturen  Papierkorb  Copy&Paste innerhalb des DokumentExplorers
  22. 22. KARŌN DOKUMENTEXPLORER WEB KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 22 Vorteile: • Übersichtliche Darstellung von Ordner- und Dokumentstrukturen eines DIS oder zu einem SAP Objekt in einer Web Anwendung • Einfache Anzeige, Erstellung und Bearbeitung von DMS Dokumenten • Einfache Erstellung von Ordnerstruktur (Dokumentstückliste) • Direkte Synchronisation mit dem SAP Backend System  alles was im WEB angelegt wird, wird auch direkt auf der SAP Datenbank angelegt
  23. 23. KARŌN NOTIFICATION FUNKTIONSÜBERSICHT (1) • Einsatz von Änderungszeigern mit zentraler Ablage für alle definierten Anwendungsfälle • Gleichartiger Ablauf einer Benachrichtigung für das SAP DMS  Ermittlung betreffender Dokumente  Ermittlung der Nachrichtenempfänger  Ermittlung individueller Texte und deren Aufbereitung  Versenden der Benachrichtigung  Kennzeichnen abgearbeiteter Änderungen  Reorganisation von Änderungszeigern KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 23
  24. 24. KARŌN NOTIFICATION FUNKTIONSÜBERSICHT (2) • Texte werden als Textbaustein gepflegt und individuell zugeordnet und sind damit leicht anpassbar • Hintergrundverarbeitung je Anwendungsfall ermöglicht individuelle Dosierbarkeit der Nachrichten und verhindert das „zu spammen“ mit zu viel Information KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 24
  25. 25. KARŌN NOTIFICATION BEISPIELE (1) • Benachrichtigungen über neue Dokumente und Dokumentversionen  Mitarbeiter eines Projektes sollen über neue Dokumente im Projektverzeichnis (z.B. neue Dokumentversion) informiert werden  Beteiligter externer Partner soll informiert werden, wenn neue Normen, Vorschriften oder Richtlinien gelten oder diese sich geändert haben (z.B. neue Dokumentversion) • Benachrichtigungen über Statusänderungen von Dokumenten  Der Ersteller eines Dokuments soll benachrichtigt werden, sobald das Dokument vom Prüfer freigeben wurde  Ein Projektteam soll benachrichtigt werden, wenn es Statusänderungen an wichtigen Dokumenten (z.B. Zeichnung, Projektplan) gibt KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 25
  26. 26. KARŌN NOTIFICATION BEISPIELE (2) • Benachrichtigungen über erforderliche Dokumentreviews  Der Normen-Verantwortliche muss die Gültigkeit einer Norm nach einem definierten Zeitraum erneut freigeben  Die Qualitätssicherung muss die Dokumentation eines Lieferanten in regelmäßigen Zeitabständen einem Review unterziehen KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 26
  27. 27. KARŌN NOTIFICATION ANFORDERUNGEN (1) • Nutzbarkeit für verschiedener Anwendungsfälle und flexible Erweiterbarkeit  Statuswechsel von Dokumenten  Update von verlinkten Dokumenten  Erforderlicher Dokumentreview • Dosierbarkeit der Nachrichtenausgabe je Anwendungsfall  Täglich, wöchentlich, monatlich, usw.  Alle Dokumente, nur geänderte Dokumenten  Sammelnachricht, Nachricht je Dokument KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 27
  28. 28. KARŌN NOTIFICATION ANFORDERUNGEN (2) • Individuelle Ermittlung der Nachrichtenempfänger je Anwendungsfall  SAP User, Verteilerlisten, externe Mailadressen • Individuelle Texte je Anwendungsfall inklusive Link zum Absprung auf betreffende Dokumente • Verwendung von Änderungszeigern für Dokumentationszwecke und deren automatische Reorganisation KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 28
  29. 29. KARŌN NOTIFICATION LÖSUNG (1) • Definition individueller Anwendungsfälle • … mit individueller Empfängerzuordnung • … und individueller Textzuordnung KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 29
  30. 30. KARŌN NOTIFICATION LÖSUNG (2) • Zentrale Ablage von Änderungszeigern für alle definierten Anwendungsfälle • Ein Verarbeitungsprogramm für alle Anwendungsfälle KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 30
  31. 31. KARŌN WEITERE DMS TOOLS • Link Update • Thumbnail Generator • Objektverknüpfungsvererbung KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 31
  32. 32. KARŌN DMS ANALYSE- UND MIGRATIONSTOOLS • Content-Repository Analyse  Integration Check  Checkin  Change CREP  Change WS-App KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 32
  33. 33. KARŌN DMS ANALYSE- UND MIGRATIONSTOOLS • DOKAR Split  Migration von Dokumenten von einer Dokumentart in eine andere Dokumentart  Übernahme und Harmonierung der Klassifizierung  Fehlerhandling und Wiederauf- setzten • Dokument Delete via CSV KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 33
  34. 34. Wer ist KARŌN? KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 34
  35. 35. VOM VIRTUELLEN PRODUKT ZUM REALEN VON DER VIRTUELLEN FABRIK ZUR REALEN KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 35 KARŌN ist ein Beratungshaus und steht für bessere Prozesse in den Bereichen Konstruktion, Portfolio- und Projektmanagement, Fertigung sowie Logistik. Wir begleiten Sie durchgängig in jeder Projektphase. Von der Strategie über die Prozessoptimierung bis hin zur Implementierung.
  36. 36. SAP-Lösungen und weitere Teamcenter- Lösungen und weitere BERATUNGSUMFELD KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 36 PRODUKTLEBENSZYKLUS
  37. 37. UNSERE KUNDEN FÜHRENDE MITTELSTÄNDLER UND KONZERNE KARŌN Beratungsgesellschaft mbHFolie 37
  38. 38. Sebastian Weise Business Consultant KARŌN Beratungsgesellschaft mbH Vor der Niederpfort 13 / 65428 Rüsselsheim Telefon +49 175 7285701 / Telefax +49 6142 30170-11 sebastian.weise@karon.de / www.karon.de Geschäftsführung Heinz Jörg Göbert / Thorsten Schmidt / Marcus Kranz KARŌN Beratungsgesellschaft mbH

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