3. Introducción
En este proyecto se pretende crear una base de datos que
permita a una revista publicitaria llevar el control de todos sus
clientes, la periodicidad de los anuncios publicados en dicha
revista así como también el cobro que se les debe realizar por
concepto del mismo. Con el fin de sustituir el sistema manual
que actualmente lleva acabo dicha empresa, el cual les ha
ocasionado perdidas de información y económicas, ya que se
lleva acabo mediante una libreta y es común perder el control
sobre los cobros.
2
4. DATOS DE LA EMPRESA
Nombre: Grupo Editorial LF Multimedios
Nombre del Director: Lic. Carlos Abraham Lira Hernández
Giro: Publicitaria
Ubicación: Av. De las Gardenias 336 Col. Jardines de la Soledad, Soledad
de doblado Veracruz
Teléfono: 285 104 44 07
3
E-mail: revistaexcelsa@gmail.com
ventasexcelsa@gmail.com
5. Planteamiento del problema
La empresa LF multimedios hace tiempo empezó a tener problemas con ciertos
clientes que no han pagado sus respectivos anuncios debido a que el control del
cobro lo realizan de forma manual y de esta forma se pierden las fechas limite
de pago; por lo cual la empresa ha tenido perdidas económicas.
4
6. Características del sistema manual
La empresa por ser de reciente creación y tener un enfoque regional cuenta
con un sistema manual para llevar el control de sus operaciones, que son la
de proporcionar publicidad para los prestadores de bienes y servicios en la
región de soledad de doblado Veracruz mediante la publicación de una
revista mensual.
El cliente llega a EXCELSA a solicitar un convenio publicitario ya sea por 6 o
12 meses. Proporciona los datos de su empresa y el contenido publicitario
que desea divulgar así como también las dimensiones que tendrá su anuncio
dentro de las paginas de la revista.
Excelsa muestra diferentes prototipos de anuncios, para que el cliente decida
cual elegir y de esta manera pase hacer el pago correspondiente para la
publicación de su anuncio en la edición de la revista del periodo próximo.
5
7. Descripción del sistema manual
El sistema de control de Grupo LF Multimedios en el sector de Soledad de
Doblado los pedidos se llevan a cabo en tres diferentes formas.
1.- Correo Electrónico
2.- Teléfono
3.- Contacto Directo
1.- Mediante el correo electrónico el cliente puede solicitar una cita para
realizar un pedido, LF Multimedios responde el correo con el día y la hora de
su cita, así como también la información de periodicidad, dimensiones, costo
y ejemplos de anuncios.
2.- Por teléfono se lleva el mismo procedimiento, solo que al no ser este un
medio de comunicación visual no se le pueden mostrar ejemplos de anuncios,
así que solo se le comenta, por ultimo se le da la información de su cita.
6
8. 3.- Al llegar el cliente es atendido por una recepcionista, la cual le
proporcionará un turno, ya que se le da prioridad a quienes concretaron una
cita por los medios anteriores, o si el cliente lo desea se le dará una cita
para otra ocasión para que realice su pedido. Quedando esta información
registrada en una libreta.
Una vez realizado el pedido, si el cliente no lleva las imágenes para su
anuncio, se le darán las opciones para que el fotógrafo pase a recopilar las
mismas y así realizar su anuncio.
La recepcionista le solicitara al cliente que efectúe el pago correspondiente,
que será del 50% del monto total, el otro 50% será divido entre los meses
que dure su publicación para que los pagos se efectúen mes con mes hasta
finalizar el contrato.
7
9. Después de que el cliente efectúe el pago correspondiente se elaborará el
contrato, dandosele al cliente una copia del mismo. El contrato original
junto con las imágenes para el anuncio, pasa a Diseño Gráfico para que
se elaboren los bocetos, una vez realizados, se contacta al cliente para
que de su aprobación. En caso de que no, se realizaran los cambios
necesarios para ello.
Una vez obtenida la aprobación del cliente, el diseño del anuncio pasa a
la lista de Próximas publicaciones, para que se vayan recopilando todos
los anuncios por publicar en el siguiente mes, se conforma la REVISTA
con todos los anuncios y las redacciones para que antes del fin de mes se
lleve a la imprenta para la elaboración de las mismas.
Se reciben las REVISTAS de la imprenta, estas son enviadas a
DISTRIBUCIÓN, para que sean llevadas a los diferentes puntos de la
localidad para su comercialización.
8
10. Finalmente, los empleados de FINANZAS se encargaran de llevar el control de
cobros sobre los anuncios publicados, hasta la finalización del contrato.
También se encargaran de PAGAR los honorarios de los empleados de acuerdo
al volumen de revistas vendidas durante el periodo, terminando así el proceso.
9
11. Propuesta de posible solución
Nuestra propuesta de solución consiste en elaborar un sistema que apoyado
en una base de datos, sea capaz de llevar primeramente un control y registro
de los CLIENTES de EXCELSA, los ANUNCIOS y las FECHAS DE COBRO, para
facilitar la labor de cobranza en dicha organización.
10
12. Diagrama
Cliente
Municipio
Imprenta
Fotografía
Cobranza
Distribución
Reseña
Diseño Finanzas
13. Supuestos y/o premisas
Requisitos
1.- Los usuarios del sistema contaran solo con una clave de acceso (Nombre de usuario y
contraseña)
2.- El sistema estará abierto de 12:00 am - 10:00 pm sin relevo
3.- Las horas de trabajo no son importantes sino lo trabajado por lo que no se revisan
cuantas horas trabajo si no por el trabajo terminado
4.- En dicho sistema se almacenaran los datos de cada empleado tanto como (Nombre,
Fecha de nacimiento, Numero de teléfono y Domicilio, ademas de sus respectivas claves de
acceso)
El sistema contara con tres niveles de seguridad la de empleados, administradores y
gerencia (dueños), esto variara la información que se mostrara
El sistema almacenara el nombre del empleado y su ID para saber que días laboro
El sistema proporcionara información sobre las finanzas (Entradas de dinero, deudas, pagos,
salarios, donaciones)
14. Especificaciones de requisitos
Las tablas contenidas en la base de datos contaran cada atributo necesarios para su control
tales como:
Nombre del empleado Día de pago Toma de foto
Fecha de registro Próximo cobro No de factura
Salario Cobro anterior Día de evento
Area No de pedido Imagen
Tarea Tamaño de anuncio Pre diseño
Numero telefónico Nombre de la empresa Diseño Final
Domicilio Nombre del solicitante Días trabajados al mes
No. de Cuenta Tipo de pago Promedios de días
Bonificación Tipo de descuento Historial
entre otros
15. Seguridad
La seguridad estará conformada por tres niveles.
Modo Empleado
En este nivel el acceso es limitado ya que solo es posible..
Ingresar entrada
Ingresar Salida
Estadística de el mismo empleado sobre sus asistencias
Modo Administrador
En esta nivel es el intermedio ya que podrá mostrar..
Ingresar entrada
Ingresar salida
Ingresar pedidos (Altas, bajas y cambios)
Empleados (Altas, bajas y cambios)
Mostrar estadísticas
Mostrar salarios
16. Seguridad
Modo gerente (Dueño)
Este modo tiene el control total del sistema..
Es posible al igual que el administrador
Da cambios a salarios
Oferta bonos por trabajo
Realiza rebajas especiales
Todas la entradas y salidas de empleados son protegidas sin poder hacer cambios en ellas ya que es
algo que se da al día.
