Externalización de servicios

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Taller de externalización de servicios. 26 de mayo 2010. Centro de Emprendedores Alicante. Secretariado&protocolo

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  • El empresario se concentra en sus actividades clave Disminución de gastos en personal que antes eran gastos fijos en nuestra contabilidad, ahora son gastos de proveedores de servicios Los servicios externalizados son ahora competencia de personal cualificado para ello Es absolutamente impensable tener contratados en nuestra empresa, 1 abogado, 1 asesor fiscal, al de mantenimiento, al programador informático, al diseñador web, al de seguridad
  • Desconfianza, porque pensamos que si la secretaria no está adjunta a nuestro despacho de dirección, no podemos confiar en ella Y si al final decidimos externalizar este servicio,, nos planteamos qué delegar? No sabemos delegar!
  • GESTION DEL TIEMPO, LA CLAVE PARA COMPRENDER POR QUE EXTERNALIZAR SERVICIOS COMO EL DE SECRETARIADO.
  • Y perdemos muchos clientes o no fidelizamos a otros porque no hemos cuidado los pequeños detalles. No tendremos ocasión de volver a causar buena impresión
  • -Pymes, podemos dar asistencia ejecutiva a varios directivos
  • - Si nuestra hora de trabajo estimamos que vale 100 euros, y delegamos en una secretaria externa estas tareas pagándole a 10-20-30 euros/hora estaremos ganándole a nuestra hora de trabajo hasta 70 euros en el peor de los casos.
  • Las secretarias somos expertas en casi todo, y si no lo somos nos buscamos la vida para solucionar los problemas más insospechados. En la peli El diablo viste de prada, la jefa le pide a su secretaria que le consiga el ejemplar que todavía no ha salido a las librerías de el último libro de la creadora de la saga de Harry Potter y LO CONSIGUE!!
  • Externalización de servicios

    1. 1. EXTERNALIZAR SERVICIOS Una buena alternativa empresarial Jovempa Empresas Alicante, 26 de mayo de 2010
    2. 2. EXTERNALIZACION = OUTSOURCING EXTERNALIZACIÓN = TERCERIZACION (recurrir a un TERCERO ESPECIALIZADO) ¿QUE SIGNIFICA EXTERNALIZACION DE SERVICIOS?
    3. 3. Legales Fiscales Laborales Contables Limpieza y mantenimiento Vigilancia y seguridad SERVICIOS QUE TRADICIONALMENTE SE EXTERNALIZAN
    4. 4. Comunicación RRPP Organización de eventos RRHH en todas sus áreas Formación Selección de personal Comerciales POCO A POCO SE VAN EXTERNALIZANDO MÁS SERVICIOS EN LA EMPRESA
    5. 5. Servicios Informáticos Servicios Web (creación, mantenimiento y posicionamiento) E INCLUSO CONTRATAMOS SERVICIOS EXTERNOS DE … Community Manager, para gestionar las redes sociales profesionales … LLEGAN LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS Y EXTERNALIZAMOS…
    6. 6. V E N T A J A S Mejora el enfoque de la empresa Reduce los gastos (-Gastos fijos, solo gastos variables) Mejora la calidad de los servicios Y ¿POR QUÉ ES TAN IMPORTANTE PARA NUESTRA EMPRESA EXTERNALIZAR TODOS ESTOS SERVICIOS? EN DEFINITIVA … LA EXTERNALIZACION HACE A LA EMPRESA MÁS COMPETITIVA
    7. 7. POR … DESCONFIANZA? POR … NO SABER DELEGAR? Y ¿POR QUÉ NO EXTERNALIZAR LOS SERVICIOS DE SECRETARIADO…?
    8. 8. Persona profesional del secretariado gestora del tiempo del directivo con el que colabora, para que este no deba preocuparse más que de la toma de decisiones que beneficien a su proyecto empresarial. (Wikipedia) EL CONCEPTO DE SECRETARIA TRADICIONAL
    9. 9. Porque…no solo nos dedicamos a atender el teléfono y redactar documentos… ¡¡ Ahora somos secretarias emprendedoras !! La secretaria tradicional deja paso a la secretaria polivalente, multifuncional y emprendedora PERO… EL CONCEPTO DE SECRETARIA TRADICIONAL ESTÁ EN DECADENCIA
    10. 10. ASISTENTES VIRTUALES (VA) Con la llegada de las nuevas tecnologías …. aparece el boom de las …
    11. 11. ASISTENTES VIRTUALES
    12. 12. ASISTENTES VIRTUALES
    13. 13. ASISTENTES VIRTUALES
    14. 14. ASISTENTES VIRTUALES
    15. 15. <ul><li>La Secretaria Externa </li></ul><ul><li>No proporciona únicamente servicios on-line </li></ul><ul><li>También trabaja presencialmente en su despacho si lo precisa </li></ul><ul><li>Da cobertura a servicios de asistencia ejecutiva que necesitan de presencia física: </li></ul><ul><ul><li>Levantamiento de actas </li></ul></ul><ul><ul><li>Asistencia en ferias y congresos </li></ul></ul><ul><ul><li>Gestión de reuniones y viajes </li></ul></ul>¿CUAL ES LA DIFERENCIA ENTRE LA ASISTENTE VIRTUAL (VA) Y LA SECRETARIA EXTERNA?
    16. 16. ¿CÓMO DETECTAR QUE NECESITAMOS EXTERNALIZAR EL SERVICIO DE SECRETARIADO?
    17. 17. Las tareas administrativas y burocráticas pueden con tu negocio, pero es imposible contratar a nadie. A lo largo del día se quedan mensajes por contestar. Nos harían faltan días de 30 h por lo menos. El teléfono no para de sonar y hay llamadas que se devuelven a los dos días. Tienes que organizar un evento y para ello hay que llamar a 20 sitios y pedir 20 presupuestos. Sientes que no le dedicas el tiempo suficiente a tus clientes, a fidelizarlos, y tu servicio en ocasiones es deficiente y eres consciente. LAS SEÑALES
    18. 18. Necesito lanzar un producto o servicio y no sé por donde empezar Necesito tener controlada y organizada mi agenda de trabajo Hace 2 años que no me voy de vacaciones Sueño con las cosas que tengo pendientes de hacer, noche tras noche Algunas noches pienso en tirar la toalla… LAS SEÑALES (Cont.) SI TE HAS VISTO REFLEJADO EN AL MENOS DOS DE ESTAS DIEZ SITUACIONES, NECESITAS UNA AYUDA EXTERNA
    19. 19. TIEMPO TIEMPO TIEMPO ¡¡¡ NOS FALTA TIEMPO !!!
    20. 20. Nos desvivimos por las cosas importantes y no cuidamos LA CLAVE “ Nunca hay una segunda oportunidad para dar una buena primera impresión.” LOS PEQUEÑOS DETALLES
    21. 21. LAS MISMAS QUE LA SECRETARIA TRADICIONAL Asistencia ejecutiva Asistencia administrativa Asistencia telefónica ¿QUE TAREAS PUEDE REALIZAR UNA SECRETARIA EXTERNA?
    22. 22. <ul><li>Gestión de agenda personal </li></ul><ul><li>- Concertación y confirmación de citas </li></ul><ul><li>- Investigación en internet </li></ul><ul><li>- Gestión de correo electrónico y correspondencia </li></ul><ul><li>- Organización de viajes </li></ul><ul><li>Organización de eventos y reuniones de trabajo </li></ul><ul><li>Traducción e intérprete </li></ul><ul><li>Gestión de reputación online y redes sociales </li></ul>ASISTENCIA EJECUTIVA
    23. 23. <ul><li>Tareas administrativas </li></ul><ul><li>- Elaboración de presupuestos, albaranes, facturas, dossiers e informes. </li></ul><ul><li>- Tratamiento, mecanografiado y formateado de textos. </li></ul><ul><li>- Gestión de Bases de datos. </li></ul><ul><li>Elaboración de documentos: </li></ul><ul><ul><li>· Memorias · Cartas </li></ul></ul><ul><ul><li>· Catálogos · Presentaciones (Powerpoint y Flash) </li></ul></ul><ul><li>- Transcripciones de texto y audio </li></ul><ul><li>Tareas burocráticas </li></ul><ul><li>- Trámites en administraciones y organismos públicos y privados. </li></ul><ul><li>- Elaboración y presentación de documentación para subvenciones. </li></ul>ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
    24. 24. Atención telefónica con el mensaje corporativo del cliente Recepción de los mensajes según indicaciones Envío de los mensajes a la finalización de la jornada mediante mail Aviso de mensajes urgentes por la vía elegida: sms, mail, fax, llamada ASISTENCIA TELEFONICA Tarifas mensuales (en función del número de llamadas) Otros servicios: Realización de llamadas en nombre del cliente
    25. 25. Pymes Micropymes Emprendedores Profesionales liberales Asociaciones Autónomos Colegios profesionales (secretarías) ¿A QUÉ TIPO DE EMPRESAS/EMPRESARIOS PUEDEN AYUDAR LAS SECRETARIAS EXTERNAS?
    26. 26. Calculando lo que vale nuestra propia hora de trabajo, dedicada a las tareas que vamos a delegar. ¿CÓMO VALORAR EL TRABAJO DE UNA SECRETARIA EXTERNA CUANTITATIVAMENTE?
    27. 27. La pregunta del millón en la externalización de servicios ¿Por qué voy a pagar yo a nadie 3 horas para que me haga búsquedas en internet cuando lo puedo hacer yo? Porque en esas 3 horas tú puedes dedicarte a buscar más clientes, o a mejorar los procesos y el trato con los que ya tienes, que son la base para que funcione tu empresa. PERO PARA LLEGAR A EXTERNALIZAR SERVICIOS DE SECRETARIADO DEBEMOS CAMBIAR DE MENTALIDAD
    28. 28. LA CLAVE ES… LA CONFIANZA PERO… ¿POR QUÉ NOS CUESTA TANTO DELEGAR?
    29. 29. 1. Identificar a través de un registro nuestras tareas diarias 2. Averiguar cuáles son las tareas que podemos DELEGAR PASOS PARA CONTRATAR A UNA SECRETARIA EXTERNA DELEGAR, según el diccionario de la lengua española es “ Dar una persona a otra la facultad o poder para que la represente o ejerza en su nombre” Las tareas que no son necesarias  ELIMINAR Las tareas que puede hacer otro  DELEGAR Las tareas que no se pueden delegar  HACER NOSOTROS MISMOS
    30. 30. 3. Buscar empresas de externalización de servicios de secretariado que sean capaces de hacer prácticamente de todo 4. Definir el ámbito de actuación de nuestra empresa por si nos interesa externalizar con empresas extranjeras (Brikwork, latinoamérica…) SOLO ASISTENCIA VIRTUAL 5. Buscar en la secretaria externa la misma cualificación que le pediríamos si la contratamos en nuestra empresa. Idiomas, formación, experiencia previa… 6.- Periodo de prueba de un mes PASOS PARA CONTRATAR A UNA SECRETARIA EXTERNA
    31. 31. <ul><li>Trabajos a la carta: las secretarias externas se adaptan a las necesidades de sus clientes. </li></ul><ul><li>Utilizamos las nuevas tecnologías como soporte de nuestro trabajo. </li></ul><ul><li>Comunicaciones vía skype. </li></ul><ul><li>Mensajería instantánea ( Skype, Hotmail, Messenger). </li></ul><ul><li>Correos electrónicos. </li></ul><ul><li>Agenda compartida en google calendar. </li></ul><ul><li>Google docs. </li></ul><ul><li>Tecnología blackberry. </li></ul><ul><li>Desvío de llamadas . </li></ul>METODOLOGIA Y FORMAS DE TRABAJO
    32. 32. GOOGLE CALENDAR
    33. 33. GOOGLE DOCS
    34. 34. SUGAR CRM
    35. 35. <ul><li>Empresa de comunicación con despacho físico en Alicante </li></ul><ul><li>Llamadas perdidas sin devolver </li></ul><ul><li>Acumulación de correos importantes y de semi-importancia </li></ul><ul><li>Prospección sin realizar </li></ul><ul><li>Visitas a clientes y posibles clientes pendientes </li></ul><ul><li>Blog sin actualizar durante 1 mes </li></ul><ul><li>Entradas en las redes sociales 1 a la semana </li></ul><ul><li>Papeleo interno sin organizar ni archivar durante 1 mes </li></ul><ul><li>Reclamaciones a clientes </li></ul><ul><li>Reclamaciones de cliente </li></ul>C A S O P R Á C T I C O
    36. 36. “ Somos lo que hacemos día a día, por lo tanto la excelencia no es un acto, sino un hábito” Aristóteles
    37. 37. Julia Alonso Secretariado&Protocolo www.secretariadoyprotocolo.com [email_address] Tw - @Secreyproto FB - Julia Alonso Tlfno - 615 107 525 GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN

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