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Fundamentos Gestion de proyectos PMI

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El objetivo de esta presentación es dar a conocer los prinicipios basicos sugeridos por el PMI Version 5 para la adecuada gestión de los proyectos basados en el ciclo de vida y en la gestión de las areas de conocimiento para la gestión de proyectos; se describen las entradas, herramientas y salidas de cada fase del ciclo de vida y algunos procesos.

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Fundamentos Gestion de proyectos PMI

  1. 1. Fundamentos Gestión Proyectos JUAN CARLOS ARANGUREN – PMP – OCTUBRE 2015
  2. 2. Contenido  Introducción a proyectos  Proceso de Inicio  Proceso de planificación  Proceso de Ejecución  Proceso de Monitoreo y Control  Proceso de Cierre
  3. 3. Introducción a Proyectos  Proyecto vs Trabajo Operativo  Dirección de proyectos  Objetivos del proyecto y restricciones  Ciclo de vida de los proyectos
  4. 4. Proyecto vs Trabajo Operativo  Un proyecto es un esfuerzo temporal grupal para producir un producto, servicio, o resultado, que es único.  Es temporal dado que tiene un comienzo y un fin definido, y por lo tanto tiene un alcance y recursos definidos.  Es único ya que no es una acciones rutinarias, sino un conjunto específico de acciones diseñadas para lograr una meta particular.  Ejemplos de proyectos: Desarrollo de un software para mejorar un proceso de negocio, la construcción de un puente o de un edificio, un esfuerzo de recuperación luego de un desastre natural, o la entrada en un nuevo mercado para vender.
  5. 5. Dirección de Proyectos  Es la aplicación del conocimiento, de las habilidades, y de las técnicas para ejecutar los proyectos en forma eficiente y efectiva.  Es una competencia estratégica para las organizaciones, y les permite atar los resultados de los proyectos a las metas del negocio, y así competir.  Comenzó a surgir como una profesión distinta a mediados del siglo 20.
  6. 6. Procesos y Ciclo de Vida Proyectos INICIO Define y autoriza inicio PLANEACIÓN Refina objetivos Curso de acción para el éxito del proyecto EJECUCIÓN Integra recursos para implementar el plan CIERRE Formaliza la aceptación MONITOREO Y CONTROL Supervisa el avance para aplicar medidas correctivas
  7. 7. Procesos de gestión Proyectos INICIO PLANEACIÓN PLANIFICAR EJECUCIÓN HACER CIERRE MONITOREO Y CONTROL REVISAR AJUSTAR Procesos gestión calidad Demming: Planear- Hacer Revisar - Actuar
  8. 8. Procesos y Ciclo de Vida Proyectos
  9. 9. Objetivos del Proyecto  Se establecen al Inicio del proyecto.  Se detallan y perfeccionan durante la Planeación.  Son responsabilidad del Director de Proyecto  Son claros, alcanzables, y transferibles.  Como sabemos si el proyecto esta completo?  Simplemente tenemos que analizar si se cumplieron los objetivos.
  10. 10. Restricciones de un proyecto  Los Proyectos necesitan ser ejecutados y entregados bajo ciertas restricciones. 1. Alcance 2. Tiempo 3. Recursos ($) 4. Calidad
  11. 11. Escenarios Restricciones  Restricción en Alcance, Tiempo, Calidad (inamovibles)   Variable de ajuste – ($) Presupuesto - número de recursos  Restricción en Tiempo, Calidad, Presupuesto (inamovibles)   Variable de ajuste – Alcance  Restricción en Alcance, Tiempo, Presupuesto (inamovibles)   Variable de ajuste – Calidad  Restricción en Alcance, Calidad, Presupuesto (inamovibles)   Variable de ajuste – Tiempo  Si cambia un componente de las restricciones del proyecto, el Director de Proyecto debe evaluar el impacto en el resto de las variables.
  12. 12. Proyecto Exitoso
  13. 13. Ciclo Vida del Software
  14. 14. Visión Integral de Proyecto
  15. 15. Areas conocimiento Integración Alcance Tiempo Costo Calidad Recursos humanos Comunicaciones Riesgos Adquisiciones Interesados 10 areas especificas para la Dirección de proyectos.
  16. 16. Proceso de Inicio  Procesos de Inicio  Acta de Constitución del proyecto  Registro de Interesados  Procesos de Gestion de Interesados
  17. 17. Procesos de Inicio Factores ambientales Empresa (cultura, sistemas, recursos humanos etc) Activos de los procesos de la organización (politicas, procesos, normas, info historica, lecciones aperndidas) Enunciado de trabajo por parte del patrocinador o cliente Acuerdos contractuales o requisito de negocios Plan Estratégico: como encaja el proyecto en la estrategia de negocio. Estándares de la industria Disparadores del proyecto: problema, oportunidad del mercado, requisito de negocio, cambio tecnologico, legislación etc Descripciones del producto o servicio Acta de Constitución Registro de Interesados
  18. 18. Registro de interesados Mantener Satisfecho (Detractores) (A- B) Gestionar de cerca (Defensores) (A-A) Monitorear (Adversarios) (B-B) Mantener Informados (Aliados) (B-A) - interés + -Poder+
  19. 19. Procesos Gestión Interesados
  20. 20. Dinámica de Costos e Interesados
  21. 21. Proceso de Planificación  Procesos de planificación  Alcance  EDT  Planificar tiempo:  Definir, secuenciar, estimar recursos, estimar duración, definir cronograma
  22. 22. Proceso de Planificación •Plan de proyecto Plan de Integración •Recopilar Requisitos •Definir Alcance •Crear EDT Plan Alcance •Definir Actividades •Secuenciar Actividades •Estimar Recursos •Estimar Duración •Desarrollar Cronograma Plan Tiempo •Planificar Costos •Estimar Costos •Determinar Presupuesto Plan Costos •Planificar la CalidadPlan Calidad •Planificar Recurso Humano Plan de Recurso humano •Planear Comunicaciones Plan de comunicaciones •Identificar Riesgos •Analisis Cualitativo Riesgos •Analisis cuantitaivo Riesgos •Plan Respuesta a Riesgos Plan de Riesgos •Planear adquisicionesPlan Adquisiciones •Planificar InteresadosPlan Interesados
  23. 23. ALCANCE  Es el trabajo que el proyecto hará para entregar el producto del proyecto, abarca el alcance del producto.  Ejemplo:  construir una terminal de trenes que cumpla con estas especificaciones tecnicas… Planificar Alcance Recopilar Requisitos Definir el Alcance Alcance EDT Diccionario EDT
  24. 24. EDT (WBS)  Una EDT es una presentación simple y organizada del trabajo requerido para completar el proyecto, se define con base a los entregables (paquetes de trabajo) definidos en el alcance del proyecto.
  25. 25. EDT (WBS)  La EDT no incluye actividades, unicamente entregables, sub-entregables y paquetes de trabajo (ultimo nivel de división de una EDT) Ventajas de crear una EDT:  Herramienta de trabajo en equipo que involucra con sentido de pertenencia al equipo de proyecto.  Tener una visión completa del proyecto para que el equipo comprenda rapidamente su lugar en el proyecto.  Sirve como base para estimaciones de actividades, personas, tiempos, costos y riesgos del proyecto.  Facilita la comunicación.  Facilita el control integrado de cambios.
  26. 26.  Se define como se realizara la gestión del cronograma y tambien como se gestionaran los cambios. Plan de gestión de cronograma: considera  El nivel de precisión en los estimados de tiempo.  Como se estimará la reserva para contingencias (riesgos conocidos) ó reserva de gestion (imprevistos).  Como y cuando se actualizará la linea base de tiempo.  Cual será los niveles de tolerancia de los desvío del cronograma de la linea base.  Que reglas se utilizaran para definir el porcentaje de avance del cronograma.  Que metodologia y reglas se utilizarán patra reportar el avance del cronograma, por ejemplo: metodo del valor ganado etc.  Cómo y cuando se presentaran informes de avance. PLANIFICAR TIEMPO - CRONOGRAMA
  27. 27. PLANIFICAR TIEMPO - CRONOGRAMA Secuenciar Actividades Definir Actividades Estimar recursos Linea base Cronograma Alcance EDT - Diccionario Estimar duración actividades Riesgos Plan Gestión cronograma Cronograma
  28. 28. PLANIFICAR TIEMPO - CRONOGRAMA Secuenciar Actividades Definir Actividades Estimar recursos Estimar duración actividades Descomposición los paquetes de trabajo Determinar el orden y dependencia Calcular los recursos requeridos Exige gran esfuerzo y tiene alto riesgo de no acertarse
  29. 29. ESTIMACIÓN DURACIÓN ACTIVIDADES •Por analogía, en función de actividades similares realizadas anteriormente. Estimación Análoga •Utiliza parametros en base a información historica para estimar la duración futura. (ej. tiempo cargue formularios) Estimación Paramétrica •Considera tres estimaciones: Pesimista, más probable y optmista. Duración=(P+4M+O/6) Estimación PERT
  30. 30. DESARROLLO CRONOGRAMA •Identificar cuales son las actividades criticas que forman el camino más largo del proyecto que por tanto no pueden atrasarse. Método Ruta Crítica •Modifica la organización del proyecto para mejorar la eficiencia de la asignación de recursos y lograr la nivelación de los mismos. Optimización de recursos •Consiste en acortar el cronograma del proyecto sin modificar el alcance. Dos técnicas: 1. Intensificación: Agregar más recursos (+costos). 2. Ejecución rápida: Paralelizar tareas (+riesgos) Compresión del cronograma •Adelantar y retrasar la vinculación entre actividades. Adelantos y retrasos
  31. 31. Proceso de Ejecución  Procesos de Ejecución  Adquirir, Desarrollar, Dirigir el equipo
  32. 32. Proceso de Ejecución • Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto Integración • Asegurar la CalidadCalidad • Adquirir el equipo • Desarrollar el equipo • Dirigir el equipo Recurso Humano • Gestionar las comunicaciones Comunicaciones • Efectuar las adquisicionesAdquisiciones • Gestionar los InteresadosInteresados
  33. 33. Desarrollar el equipo Cuando el proyecto esta en ejecución hay que desarrollar las capacidades individuales y grupales de los miembros del equipo.
  34. 34. Herramientas desarrollo de equipo Habilidades Interpersonales •Liderazgo •Motivación •Trabajo en equipo •Empatia •Creatividad Capacitación •Actividades de formación de competencias Actividades de desarrollo de equipo Reglas basicas •Normas de convivencia, de reuniones, de entregas Coubicación Reconocimiento y recompensas por objetivos Herramientas de evaluación •Encuestas de actitud •Pruebas de habilidad •Grupos de enfoque •Entrevistas focalizadas Evaluación de desempeno del equipo
  35. 35. Dirigir el equipo Evaluaciones de desempeno Observación y conversación Gestión Conflictos Solicitudes de cambio Plan de recursos humanos Informes de desempeno Habilidades interpersonales Registro de conflictos Actualizaciones Cronograma Prioridades Costos Personalidad • Identificar la causa del problema • Analizar el problema • Identificar alternativas solución • Implementar una solución • Revisar si decisión solucionó problema
  36. 36. Proceso de Monitoreo y Control  Procesos de control  Control Cronograma  Control de cambios
  37. 37. Proceso de Control • Controlar el trabajo • Controlar los cambios Integración • Validar Alcance • Controlar Alcance Control Alcance • Controlar Cronograma Tiempo • Controlar PresupuestoCostos • Controlar la CalidadCalidad • Controlar Comunicaciones Comunicaciones • Controlar RiesgosRiesgos • Administrar adquisiciones Adquisiciones • Controlar Interesados Interesados
  38. 38. Control del cronograma Software Revisiones del desempeno proyecto-EV Optimizar recursos Información indicadores desempeñoCronograma Datos de desempeno trabajo Adelantos y retrasos Pronóstico cronograma Determinar variación planeado Vs. Real Compresión Simulaciones Nivelar recursos Acelerar los adelantos o acortar los retrasos respecto a la linea base Acelerar actividades retrasadas agregando recursos o paralelizar actividades Analizar diferentes escenarios para intentar ajustar cronograma MS Project Solicitudes de Cambio
  39. 39. Control de cambios
  40. 40. Proceso de Cierre  Procesos de cierre  Cierre administrativo del proyecto
  41. 41. Proceso de Cierre • Cerrar ProyectoIntegración • Cerrar adquisicionesAdquisiciones
  42. 42. Cierre del proyecto  Se busca la aceptación formal de los entregables por parte de cliente.  Todo proyecto que comienza debe cerrarse Liberar los recursos Archivar toda la información Dejar por escrito las lecciones aprendidas Festejar!
  43. 43. Video bichos – gestión de proyectos  https://www.youtube.com/watch?v=zysGUTaPMTk
  44. 44. GRACIAS!
  45. 45. Referencias bibliograficas Lledó Pablo, 2013: Director de Proyectos, 2da edición, Canadá, pablolledo Imágenes aluisvas a gestión de proyectos, internet

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