Gestión Documental Digital

1. Presentado por: Juan Alvarez Celis
Presentado a: Ricardo Botero Ríos
Septiembre 15 de 2017
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO - CIDBA

2. En esta era de la globalización los procesos de las organizaciones
se modernizan en todos sus ámbitos, y se busca la automatización
eficiente de esos procesos apoyados en la tecnología.
El manejo de los documentos no queda fuera de esa
automatización con resultados beneficiosos para las organizaciones
que vienen haciendo uso de esas tecnologías que han generado
un control más eficaz de los mismos.
A continuación se relacionan los temas que se presentarán en la
siguiente exposición.

3. o GESTIÒN DOCUMENTAL DIGITAL DEFINICIÒN.
o VENTAJAS.
o EVOLUCIÒN.
o DIEZ MANDAMIENTOS DE LA G.D. PARA SU EMPRESA.
o SOFTWARE DE GESTIÒN DOCUMENTAL RM.
o ESCOJER UN SOFTWARE ADECUADO.
o LEGISLACIÒN.
o CONCLUSIONES.
o BIBLIOGRAFÌA.

5. LOS DOCUMENTOS SE ALMACENAN EN UN ARCHIVO CENTRAL
OPTIMIZA LOS PROCESOS Y GARATIZAN LA TRANSPARECIA
AHORRO SIGNIFICATIVO DE ESPACIO
CUMPLIMIENTO DE RETENCIÒN LEGALES (español,2015)

6.  Desde las tarjetas perforadas hasta el
almacenamiento digital en la nube, los documentos
digitales han experimentado grandes cambios.
Década de los 50 Década de los 60
Décadas 70 y 80
disquetes de
5,25” 1,2 MB y
disquetes de
3,5” 1,44MB.
Década de los 90
CD 700MB.
450 disquetes = 1 CD
Zip 100 -750 MB
Backups de los archivos.
Década del siglo xx
Unidad flas 8 MG – 256 GB
Disco duro portátil 25GB – 4TB
Actualidad
Almacenamiento en cloud
ilimitado. Se accede desde
cualquier dispositivo con
acceso a Internet.
(Grupo de usuarios de tecnologías
libres, 2013)

7.  Comprender la naturaleza y el ciclo vital del
documento.
 Instalaciones adecuadas para cada tipo de
documento.
 Respetar los cuatro pilares de seguridad de la
información.
 Usar sistema de clasificación y recuperación.
 Respetar las reglas de negocio conociendo el flujo de
trabajo de cada tipo documental.
Actividades y procesos que
se llevan a cabo con ellos
hasta su disposición final.
Fundamentos básicos:
Humedad, temperatura, seguridad,
control de partículas , control de
incendios, accesos restringidos.
Respetar la
confidencialidad
Asegurar la
integridad Disponibilidad Autenticación.
Debe ser funcional centrado en
ahorrar tiempo de búsqueda y
recuperación.
Actividades de normalización y
representación estructurada de
la documentación.

8.  Copiarás, copiarás, copiarás.
 Implementar niveles de seguridad en el acceso a la
documentación.
 Recurso humano cualificado y entrenado.
 Utilizar recursos tecnológicos disponibles.
 Identificar las potenciales amenazas, vulnerabilidades
y fallos.
Copias de
seguridad todos
los días , discos
duros externos,
Gran Backup.
Restricciones y
seguimientos para
acceder a la
información.
Profesionales de
la información
con buenos
hábitos en el
manejo de la
información.
Herramientas
tecnológicas digitales.
Protocolos de actuación,
contra amenazas digitales,
minimizar o transferir.

9.  Es una aplicación de gestión de registros, que ayuda
a las organizaciones al manejo de su documentación
producida con un alto grado de calidad y seguridad.
Realiza seguimientos de
formatos tanto de papel
como electrónicos.
Garantiza que los documentos
se guarden solo cuando
sea necesario. Facilita que cada uno
Haga su trabajo, inclusive los
Administradores de registros.
Viene en diferentes formas para encajar
en el entorno empresarial.
Mantiene un registro de sus
registros en donde estén
ubicados.

10. SOFTWARE DE GESTIÒN DE DOCUMENTOS RM
 Rastrea los documentos más importantes de la organización
ayudándola en su gestión y la protege de riesgos legales.
 Facilita el registro de registros independiente del formato, utiliza técnicas
para importar registros, (escaneo de carpetas de archivo, arrastra y
suelta documentos desde le escritorio de la computadora.
 Rastrea las edades delos registros avisando cuando son elegibles para
destrucción.
 Ayuda a la productividad del personal, por ejemplo, compartir
documentos con colegas de otros lugares, averiguar donde se encuentra
exactamente un documento, crear informes para averiguar que
documentos son elegibles para destrucción, etc.
 Se puede utilizar como solución independiente o como un complemento a
un sistema de gestión de documentos existente.
(Get Organized , 2015)

11. Flexibilidad y
escalabilidad.
Potente
buscador.
Flujo de
trabajo
(Wordflow).
Avisos y
alarmas.
Facilidad de
uso
Adaptación a las necesidades
de la empresa.
Sencilla y
Sin complicaciones.
Facilidad de búsqueda.
Acceso a la información
de forma ágil y precisa.
Manejo de la Información
por orden de importancia.

12. Movilidad.
Soporte
técnico y
formación.
Versiones.
Integración
con terceros.
Seguridad.
Crear, modificar
y recuperar
documentos
(evolutivo).
Asesores
profesionales
junto con
Políticas de
formación.
Consultas documentales
Fuera de la oficina.
Control en la manipulación
de la información.
Integración con
equipos
multifunción.
(Federación Española de Asociaciones de Archiveros, Bibliotecarios, Arqueólogos, Museólogos y Documentalistas )

13. Decreto 2609 14/12/1989
Creación y normalización del programa de gestión documental.

14. Ley 80 de 1989.
Función del A.G.N
Ley 527 de 1999.
Reglamentación documentos
informáticos.
Circular 002 6 de marzo 2012.
Herramientas tecnológicas de G.D
Ley 1431 13 de julio de 2009.
Neutralidad tecnológica.
Ley 594 de 2000.
Administración de los archivos.
Artículo 21 de la ley 594.
Elaboración de gestión de
documentos.
Capítulo lV de la ley 1437 de 2011.
Utilización de medios electrónicos.
Artículo 26 de la ley 594.
Elaboración de inventario
Documental.
(Delgado, 2014)

15. Conocer y familiarizarse con los beneficios que brinda la gestión
documental digital brindará ventajas significativas para las
organizaciones que hagan uso de ella, siguiendo los lineamientos que
se dan por parte de las entidades que regulan dicha actividad.
Tener el software de gestión documental adecuado para las
necesidades de la organización generará soluciones inmediatas,
seguras y efectivas en el manejo de su documentación.

16.  español, D. (7 de Diciembre de 2015). ¿Qué es la gestión documental digital? Recuperado el 26
de Agosto de 2017, de https://www.youtube.com/watch?v=IpvvHrIO4Aw
 Federación Española de Asociaciones de Archiveros, Bibliotecarios, Arqueólogos, Museólogos y
Documentalistas . (s.f.). Sobre como elegir un software de gestión documental y no morir en el
intento. Recuperado el 10 de septiembre de 2017, de http://www.anabad.org/noticias-
anabad/26-general/2875-los-10-requisitos-imprescindibles-para-elegir-un-software-de-gestion-
documental
 Get Organized . (19 de Junio de 2015). ¿Qué es exactamente el software RM? Recuperado el
27 de agosto de 2017, de
http://recordsmanagement.tab.com/records_management_software/rm-101-what-exactly-is-rm-
software-in-five-bullet-points-or-less/?ll_p=Tab&ll_e=yimi.acevedo@grupocnet.com&ll_c=6371
 Grupo de usuarios de tecnologías libres. (13 de Septiembre de 2013). Evolución del
almacenamiento informático. Recuperado el 26 de agosto de 2017, de
https://gutl.jovenclub.cu/infografia-evolucion-del-almacenamiento-informatico/
 Viviana, D. (9 de Febrero de 2014). Programa de Gestión Documental,PDG. Recuperado el 10
de Septiembre de 2017, de https://www.youtube.com/watch?v=2VwuX8x7yII