Texte, Die Ansprechen

1. PGA 9 Lucia Bauer Texte, die ansprechen Schreiben für die Betriebsratsarbeit INHALT Inhaltliche Koordination: Einleitung 3 Stefan Kuchynka Wie Texte ankommen 4 Passende Wörter finden 6 Satzbau – lange Sätze – kurze Sätze 14 Was Texte interessant macht 20 Wie beginnt man einen Text? 21 Briefe und E-Mails 23 Protokolle 31 Pressemeldungen 35 Quelle 40 Lösungsvorschläge 41 Fernlehrgang 43 Stand: März 2007 Nachdruck November 2007

2. Anmerkungen Wie soll mit diesem Skriptum gearbeitet werden? Anmerkungen: Die rechte bzw. linke Spalte jeder Seite dient zur Eintra- gung persönlicher Anmerkungen zum Lernstoff. Diese eigenen Notizen sollen, gemeinsam mit den bereits vorge- gebenen, dem Verständnis und der Wiederholung dienen. Arbeitsanleitung – Lesen Sie zunächst den Text eines Abschnitts aufmerksam durch. – Wiederholen Sie den Inhalt des jeweiligen Abschnitts mit Hilfe der ge- druckten und der eigenen Randbemerkungen. – Lösen Sie die am Ende des Abschnitts gestellten Übungen (möglichst ohne nachzusehen). – Lösungsvorschläge für die jeweiligen Übungen finden Sie am Ende des Skriptums. – Ist Ihnen die Beantwortung der Fragen noch nicht möglich, ohne im Text nachzusehen, arbeiten Sie den Abschnitt noch einmal durch. – Gehen Sie erst dann zum nächsten Abschnitt über. – Überprüfen Sie am Ende des Skriptums, ob Sie die hier angeführten Lernziele erreicht haben. Lernziele Nachdem Sie dieses Skriptum durchgearbeitet haben, sollen Sie: – wissen, was Texte lesbar und verständlich macht. – eigene und fremde Texte bearbeiten und verbessern können. – für Briefe, E-Mails, Protokolle und Pressetexte ansprechend texten können. Viel Erfolg beim Lernen! Ich danke meiner Kollegin Karin Zimmermann und meiner Schwester Ruth Bauer für Ihre Unterstützung bei der Erstellung des Skriptums. 2

3. Einleitung Anmerkungen Schreiben ist Werben. Mit jedem Text, den wir verfassen, vermitteln wir anderen Menschen ein Bild von uns. Das passiert ganz von selbst. Auch wenn wir das gar nicht beabsichtigt haben: Jeder Brief, jedes E-Mail, jeder Flugzettel lässt im Kopf der Lesenden eine Vorstellung entstehen. Binnen pixelquelle.de Sekunden wissen Menschen, ob ein Text interessant ist oder nicht; ob sie weiter lesen möchten oder nicht; ob sie den Autor/die Autorin sympathisch finden oder nicht. Sie entscheiden mit wem sie es da zu tun haben. Oft wird dennoch der äußeren Form von Texten wenig Aufmerksamkeit geschenkt: Für Briefe haben wir ohnehin Vorlagen. Unsere Berichte haben wir immer schon so geschrieben. Unsere Leute verstehen uns schon. War- um also lange an den Texten herum basteln? Dafür haben wir einfach keine Zeit. Wir wollen unsere Lesenden ja nur informieren. Wir brauchen ihnen keine Staubsauger verkaufen. Ein großer Fehler: Briefe, Protokolle und Pressemeldungen, die schwer Unverständliche Texte verständlich und umständlich formuliert sind, informieren niemanden. Sie verärgern die Lesen- verwirren die Lesenden und verärgern sie. Es lohnt sich also den eigenen den Texten etwas mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Die folgenden Textpassagen (wie auch alle weiteren Beispieltexte des Skrip- tums) sind erfunden, könnten aber so auf einem Infoblatt des Betriebsrats stehen. Lassen Sie die beiden Texte auf sich wirken und überlegen Sie: • Welcher der beiden Texte spricht Sie mehr an? • Welchen finden Sie leichter lesbar? • Wie stellen Sie sich die Verfasser/-innen der Texte vor? • Welches der beiden Teams erscheint Ihnen kompetenter? A: B: Durchsetzung einer neuen Zeit lassen Vereinbarung über die Neure- gelung der Gleitzeit für alle Wann euer Arbeitstag beginnt, Mitarbeiter/-innen das entscheidet ihr in Zukunft selbst – dank der neuen Be- Nach langem und zähem Ringen triebsvereinbarung zur Gleit- haben sich die Geschäftsleitung, die zeit. Bis Februar erarbeiten Be- ursprünglich gesagt hatte, keinem triebsrat und Geschäftsführung scheinheiligen Kompromiss die die Details; ab ersten März Zustimmung geben zu wollen und können dann alle Mitarbeiter/- der Betriebsrat, der immer schon innen die Gleitzeit nutzen. Die in der Hoffnung gelebt hatte, den Einigung war hart umkämpft: großen Durchbruch erreichen zu Mehrere Verhandlungsrunden können, letzten Endes doch darauf brauchte unser Betriebsratsteam geeinigt, eine gemeinsame – wenn- um die Geschäftsführung von gleich schwierige – Einigung noch den Vorteilen der Gleitzeit zu vor dem Februar kommenden Jah- überzeugen. res in Form einer neuen Regelung der Gleitzeit für alle Mitarbeiter/- ... innen im Haus unter Dach und Fach bringen zu wollen. ... 3

4. Anmerkungen Wahrscheinlich ist es Ihnen mit den beiden Texten so gegangen wie den meisten Menschen: So Sperrig formuliert, Text A wirkt umständlich und kompliziert – schwer lesbar. Das wirft kein lassen sich keine Er- gutes Bild auf das verantwortliche Betriebsratsteam. Schon die Überschrift folge verkaufen ist sperrig formuliert ist – sicher keine Schlagzeile, die neugierig macht. Und auch der Rest des Textes motiviert nicht zum Weiterlesen. Dabei ist das Thema für die Menschen in diesem Betrieb sicher spannend – immerhin ändert sich ihre Arbeitszeit. Dass der Betriebsrat sich gegen die Geschäfts- führung durchgesetzt hat, beeindruckt so formuliert niemanden. Eher wird vermittelt, dass es ein langes und zähes Ringen werden könnte, den Text fertig zu lesen. Wir alle bevorzugen Text B hat Sie mehr angesprochen? Kein Wunder. Er ist wesentlich ver- verständliche Texte ständlicher geschrieben. Einen Artikel, der so beginnt, lesen wohl mehr Leute zu Ende als den anderen Text. Warum ist das so? Worauf kommt es beim Schreiben an? Warum legen wir manche Texte schon nach ein paar Zeilen aus der Hand, während wir von anderen gefesselt werden? Was macht einen guten Text aus? Woran kann es liegen, wenn unsere Texte einmal nicht so gut ankommen? Auf diese Fragen versucht das Skriptum Antworten zu geben. Doch Vorsicht: Es gibt kein Kochrezept für Texte: Man nehme passende Wörter, baue sie zu Sät- zen zusammen und fertig ist der perfekte Text. So einfach ist es leider nicht. Dieses Skriptum bietet Tipps, die zum Nachdenken über die eigenen Texte anregen sollen – keine Regeln, an die man sich sklavisch halten muss. Aber es ist nützlich, diese Tipps zu kennen: Sie lassen sich auf alle Arten von Texten anwenden. Und sie können dazu betragen, dass unsere Botschaft bei den Lesenden besser ankommt. Schreiben lernt man Alle Tipps der Welt ersetzen nicht die tägliche Übung im Umgang mit Tex- durch Schreiben ten. Schreiben lernt man durch Schreiben. Und durch Lesen fremder Texte – guter und weniger guter. Und durch Herumfeilen und Experimentieren mit Sprache. Im Vorteil sind hier natürlich Leute, die täglich mit Texten zu tun haben. Doch auch weniger geübte Schreiber/-innen, können verständliche Texte schreiben. Sie müssen sich nur genug Zeit dafür nehmen. Texten ist nämlich Arbeit, allerdings eine, die sich lohnt. Nicht weil gute Texte soviel Lob bringen, sondern weil sie ihr Ziel erreichen. Wenn man mit einem Text zu einer Veranstaltung einlädt und viele Leute kommen, dann war das die Mühe wert. Wenn man jemanden in einem Brief um etwas bittet und damit Erfolg hat – dafür lohnt sich schon ein bisschen Nachdenkarbeit. Wie Texte ankommen Auch komplizierte Gute Informationstexte sind verständlich. Dinge kann man ein- Die Lesenden wissen sofort worum es geht; fach sagen sie fühlen sich angesprochen. Verständlichkeit hängt nicht vom Inhalt ab, auch komplizierte Dinge kann man einfach sagen. Für Jouna- listen/-innen und Werbetexter/-innen ist das ihre tägliche Arbeit. Leider wird leicht ver- ständliche Sprache oft als Zeichen mangeln- der Bildung gesehen. Viele Menschen sind der Ansicht, sie müssten mit komplizierten Sätzen und unbekannten Wörtern ihre Kompetenz beweisen und ihre Lesenden beeindrucken. pixelquelle.de Die Leute sollen sich eben ein wenig anstren- 4

5. gen beim Lesen, dafür sehen sie gleich, dass sie es mit einem Experten/ei- Anmerkungen ner Expertin zu tun haben. Nur haben die wenigsten Menschen Lust, sich beim Lesen anzustrengen. Und schon gar nicht wollen sie Informationstexte mit einem Fremdwörter- buch lesen. Das tut niemand. Viel wahrscheinlicher ist, dass die Lesenden einen mühsamen Text verärgert weglegen. Wenn Texte nicht ver- Texte, die Geschäftsführung, Betriebsratskollegen/-innen oder Mit- standen werden arbeiter/-innen nicht oder nicht richtig verstehen, können zu Miss- verständnissen und Konflikten führen. Sie verfehlen Ziele und sie schaden dem Ansehen des Betriebsratsteams. Gute Informationstexte erfüllen ihren Zweck. Sie sind so kurz wie mög- So kurz wie möglich lich und so lang wie nötig. Sie enthalten genau jene Informationen, die und so lang wie nötig für die Lesenden wichtig sind und nicht mehr. Sie lassen aber auch nichts Wichtiges weg. Ganz nebenbei wecken gute Texte auch Sympathien für die Autoren/-innen. Gute Informationstexte orientieren sich an den Lesenden. Ob man sie sel- ber schön findet, ist nicht so wichtig. Wichtig ist, wie sie bei den Lesenden ankommen. Je mehr man dabei über die Adressaten/-innen eines Textes weiß, umso genauer kann man sich nach ihren Bedürfnissen richten: • Wer liest meinen Text? Jüngere oder ältere Menschen? Experten/- innen oder Laien? Frauen oder Männer? Menschen mit deutscher Muttersprache? Menschen mit Behinderungen? • Wie viel wissen meine Lesenden schon über mein Thema? Muss ich erklären, welche Aufgaben Betriebsrat und Gewerkschaft haben? Oder schreibe ich Kollegen/-innen, die schon ewig bei der Gewerk- schaft sind? • Wie stehen meine Lesenden zu meinem Anliegen? Haben sie schon zugestimmt, mein Projekt zu unterstützen? Oder muss ich sie erst gewinnen? • Wo wird der Text wahrscheinlich gelesen? Zu Hause? Am Schreib- tisch? Am Bildschirm? In der lauten Fabrikshalle? Im überfüllten Pausenraum? Manche Autoren/-innen stellen sich beim Schreiben vor, ihr Leser/ihre Leserin würde ihnen gegenüber sitzen – dafür stellen sich einige sogar ein Foto neben den Computer. Es gibt viele Methoden sich in die Adressaten/- innen eines Textes hinein zu versetzen. Wichtig ist, dass man sich nach den Lesenden richtet, ohne sich anzubiedern. Menschen fühlen sich angesprochen, wenn sie bekannte und vertraute Sätze lesen. Sie erkennen aber auch, wenn jemand ihre Art zu sprechen plump imitiert. Gute Informationstexte machen Lust auf mehr. Gelingt es, die Botschaft Lebendige Texte wer- eines Textes verständlich zu formulieren, ist der erste und wichtigste Schritt den zu Ende gelesen passiert. Dass der Text verständlich ist, reicht aber nicht immer aus, um das Ziel zu erreichen. Nicht zuletzt hängt das von der Textsorte ab: Protokolle etwa halten bestimmte Ereignisse fest und machen sie nachvollziehbar. Das perfekte Protokoll ist verständlich und vollständig. Niemand erwartet von einem Protokoll, dass es die Lesenden unterhält oder motiviert, etwas zu tun. Anders ist das bei einer Presseaussendung. Die Journalisten/-innen sind nicht verpflichtet, den Text zu lesen. Damit sie es trotzdem tun, muss der Text also mehr zu bieten haben. Die Überschrift muss die Lesenden ansprechen. Der Einstieg muss sie in den Text hinein ziehen. Und schließlich muss der gesamte Text so lebendig geschrieben sein, dass sie ihn bis zum Ende lesen. 5

6. Viele Fehler in einem Gute Informationstexte sind korrekt. Wir alle machen ab und zu Fehler. Text erzeugen eine Rechtschreib- und Grammatikfehler sind schnell passiert und leicht zu schlechte Optik übersehen. Ein Fehler ist keine Katastrophe. Viele Fehler sind jedoch pein- lich, weil sie vermitteln, dass man sich nicht bemüht hat. Niemand muss alle Regeln der Rechtschreibung und Grammatik im Kopf haben. Wir alle sind manchmal unsicher, wie ein Wort geschrieben wird oder wie eine Grammatikregel lautet. Beides kann man leicht nachschlagen. Und wenn das zu lästig ist: Fast alles lässt sich auch anders sagen. Kurz: Lieber einen Satz umschreiben, als einen Fehler riskieren. Tipp: Korrektur lesen • Die Rechtschreibprüfung des Textverarbeitungsprogramms findet nie alle Fehler. Ist ein Text fertig, sollte man ihn daher noch einmal genau lesen. Am besten ausgedruckt, weil man am Bild- schirm automatisch ungenauer liest. • Kürzere Texte kann man zusätzlich Wort für Wort von hinten nach vorne zu lesen. • Holprige Formulierungen bemerkt man leichter, wenn man den Text laut vorliest. • Jedenfalls sollte ein Text erst auf die Adressaten/-innen losgelas- sen werden, wenn eine zweite Person ihn Korrektur gelesen hat. Auch gute Texte wir- Übrigens: Gute Informationstexte können viele Dinge. Sie wirken aber ken keine Wunder keine Wunder: Sie können keine Lüge wahr und schlechte Neuigkeiten nicht zu guten machen. Sie können nicht verbergen, wenn der Autor/die Autorin zu einem Thema nichts zu sagen hat. Und schließlich können sie Menschen nicht zu etwas zwingen. Nicht alles lässt sich also mit den pas- senden Formulierungen erreichen, aber vieles. Passende Wörter finden Substantive, Verben, Ein Text setzt sich aus Wörtern zusammen: Subs- Adjektive und Co. tantiven, Verben, Adjektiven und alle den klei- nen Zusatzwörtern: Pronomen, Präpositionen und Konjunktionen. All diese Wörter erfüllen in einem Text bestimmte Aufgaben. Sie alle können so gewählt werden, dass sie einen Text lesbar oder pixelquelle.de unverständlich machen. Sehen wir uns daher die verschiedenen Wortarten und ihre Aufgaben genauer an. Verben – Zeitwörter Verben beschreiben Tätigkeiten Verben machen einen Text lebendig. Mit Verben geben wir wieder, was passiert und wer etwas tut. Verständliche ansprechende Texte brauchen daher viele Verben. Am besten verstehen wir konkrete, bildhafte Verben, die Tätigkeiten beschreiben, die wir sehen oder hören können: geben, lachen, sagen. Ebenfalls gut verständlich sind abstrakte bildhafte Verben: vereinbaren, planen, empfin- den, schätzen. Sätze mit vielen Verben verstehen wir besser als Ketten aneinander gereih- ter Substantive. 6

7. Dazu ein konkretes Beispiel: Beispiele Statt: Besser: Durch die Instandsetzung des Personalchef Mayer hat sich neuen Lehrlingsausbildungs- endlich entschieden, in die Aus- zentrums soll eine Verbesserung bildung unseres Nachwuchses der Heranbildung neuer Mitar- zu investieren: Fünf Handwer- beiter/-innen erzielt werden. ker arbeiten seit einer Woche fieberhaft am neuen Ausbil- dungszentrum für Lehrlinge. Obwohl der linke Satz kürzer ist als der rechte, fällt es schwer ihn zu verstehen, weil die Handlung in 4 lange Substantive gezwängt wurde. Rechts können wir uns schon viel mehr vorstellen. Sätze werden also verständlicher, je mehr Verben wir verwenden. Der Mangel an Verben macht die Sprache statisch und bewegungslos. Noch ein Beispiel: Statt: Besser: Die Überprüfung der Gehälter Das Betriebsratsteam überprüf- erfolgte durch das Betriebsrats- te die Gehälter. team. Kraftlose Verben wie erfolgen, gelangen, werden, sein, legen, befinden müssen herhalten, wenn wir die Handlung in Hauptwörtern verstecken. Die Über- prüfung der Gehälter ist kein vollständiger Satz. Damit er vollständig wird, erhält er das nichts sagende, statische Verb erfolgte. Viel aktiver klingt der rechte Satz. Bei allen Wörtern kann man überprüfen, ob man sie vielleicht kürzen Aufgeblähte Verben kann. Lässt man bei den folgenden Verben die Vorsilbe weg, bleibt ihre meiden Bedeutung trotzdem gleich: durchplanen, abzielen, ansparen. Auch wenn man scharf nachdenkt, findet man keinen Bedeutungsunter- schied zwischen den beiden Sätzen: Statt: Besser: Wir müssen das Projekt genau Wir müssen das Projekt genau durchplanen. planen. Kürzen lassen sich meist auch sogenannte Streckverben. Das sind Verben, Streckverben kürzen die nur mit einem Substantiv zusammen existieren können: einen Be- schluss fassen, einen Besuch abstatten, eine Verabredung treffen. Die meisten Streckverben lassen sich ganz leicht durch ein einfaches Verb ersetzen: beschließen, besuchen, verabreden. Statt: Besser: Ich gab ihm über die Beschluss- Ich informierte ihn über den Be- lage Bescheid. schluss 7

8. Aktiv statt Passiv Texte wirken lebendiger und ansprechender, wenn man aktive Formulie- rungen verwendet. Viele passive Verben machen Texte bürokratisch. Zu- dem geben passive Formulierungen nicht preis, wer handelt. Statt: Besser: Es wird zur Betriebsversamm- Wir laden zur Betriebsversamm- lung eingeladen. lung ein. Substantive – Hauptwörter Konkrete Substantive sind leicht verständlich Substantive bezeichnen Menschen, Dinge und Tiere aber auch Ab- straktes wie Gefühle. Am besten verständlich sind konkrete Substan- tive, die bei uns im Kopf ein Bild entstehen lassen. Je konkreter ein Wort, desto plastischer wird dieses Bild. Lesen wir Hund, haben wir das Bild eines Hundes im Kopf. Lesen wir Dackel wird dieses Bild noch viel konkreter. Bei Canidae (Hundeartige) oder Säugetiere wird es dagegen schon schwieriger. Oberbegriffe wie diese beiden Wörter haben den Vorteil, dass sie eine Palette unterschiedlicher Dinge, Tiere oder Menschen zusammenfassen. Wir brauchen diese Sammelbegriffe manchmal, damit wir uns korrekt und vollständig ausdrücken. Enthält ein Text aber viele Oberbegriffe wird er bürokratisch und umständlich. Dazu ein konkretes Beispiel: Beispiel Statt: Besser: Für unseren Betriebsausflug Für unseren Betriebsausflug ha- haben wir eine geeignete Unter- ben wir uns in einem Gasthaus bringung gefunden. am Waldrand eingemietet. Beide Sätze sind verständlich, keine Frage. Die Kollegen/-innen wissen jetzt, es gibt für sie einen Platz zum Schlafen. Besser informiert sind sie jedoch, wenn sie den rechten Satz lesen. Da entsteht sofort ein Bild im Kopf. Möchte man also verständlich schreiben, sollte man viele konkrete anschau- liche Wörter verwenden. Nicht Bekleidung, sondern Hose, Jacke, Rock und nicht Fortbewegungsmittel sondern Auto, Fahrrad, Motorrad. Noch konkreter wären Mercedes, BMW oder Audi. Gut verständlich sind übrigens auch abstrakte bildhafte Substantive wie: Liebe, Wut, Stärke. Schlechter verständlich, aber kaum vermeidbar, sind lange Wörter, die von Verben oder Adjektiven abgeleitet sind: Vereinbarung, Beleidigung, Verant- wortung. Mühsam für die Lesenden sind Begriffe, die alles oder nichts bedeuten: System, Ansatz, Bezug, Struktur, Maßnahme. Solche Wörter brauchen andere Wörter, um klar zu machen, was damit gemeint ist. Welches System? Das Bildungssystem? Das politische System? Das heißt nicht, dass man ganz und gar ohne diese Wörter auszukommen kann. Man sollte sich aber beim Schreiben ihrer Nachteile bewusst sein. Oft blähen sie nämlich einen Text unnötig auf und man kann einfach auf sie verzichten. 8

9. Statt: Besser: Beispiele Beim VÖGB funktioniert das Beim VÖGB funktioniert die System der Anmeldung folgen- Anmeldung so: dermaßen: Endgültig bürokratisch wird ein Text durch aufgeblasene Hauptwörter wie Beantwortung, Verantwortlichkeiten, Gelder. Warum kann man nicht einfach Antwort, Verantwortung, Geld sagen? Statt: Besser: Wir ersuchen um die rasche Be- Wir ersuchen um eine rasche antwortung unserer Frage. Antwort. Oder: Bitte antworten Sie uns bis 5. März. Bevor man ein langes kompliziertes Hauptwort verwendet, sollte man im- Hauptwörter durch mer überlegen, ob sich die gleiche Sache auch mit einem Verb sagen lässt. Verben ersetzen Statt: Besser: Die Eröffnung des neuen Kul- Alles neu: Firmenchef Peter Huber turzentrums passierte am Tag eröffnete am 3. September das Kul- der Erneuerung der Computer- turzentrum. Zeitgleich arbeiteten anlage. die beiden EDV-Techniker/-innen an der neuen Computeranlage. Die deutsche Sprache erlaubt fast beliebig lange Reihen von Substantiven. Zusammengesetzte Grammatikalisch ist gegen den Zungenbrecher Donaudampfschifffahrtsgesell- Substantive schaftskapitänskajüte nichts einzuwenden. In Informationstexten erschweren solche Wörter das Lesen jedoch erheb- lich. Das ist zuviel Information in einem Wort – solche Substantivreihen sollte man besser zerlegen. Statt: Besser: Die Betriebsratsvorsitzenden- Die Stellvertreterin des Betriebs- stellvertreterin ratsvorsitzenden Kollektivvertragsverhandlungs- Das Team, das die Kollektivver- team träge verhandelt. Adjektive – Eigenschaftswörter Adjektive unterschei- Adjektive dienen dazu, etwas zu bewerten und von etwas anderem den und bewerten zu unterscheiden. Das rote Auto, nicht das grüne. Das interessante Buch, im Gegensatz zu dem langweiligen Buch. Adjektive können einen Text interessant machen und wichtige Zusatzinfor- mationen geben. Adjektive können einen Text jedoch auch unnötig aufblä- hen und in die Länge ziehen. 9

10. Anmerkungen Kleiner Zwerg würde wahrscheinlich niemand schreiben. Auch das verhei- ratete Ehepaar klingt für die meisten Menschen komisch. Schon weniger Menschen wundern sich über die beigefügte Anlage und die Formulierung schwere Verwüstungen finden die meisten durchaus in Ordnung. Was aber wären leichte Verwüstungen im Vergleich zu schweren? Tautologien nennt man Formulierungen, die doppelt beschreiben. Tautologisch ist auch der Satz: Sie erlag ihren schweren Verletzungen. Ein Mensch, der an seinen Verlet- zungen stirbt, kann nicht leicht verletzt sein. Dass uns übertriebene Formu- lierungen so vertraut sind, liegt daran, dass sie im Sensations-Journalismus regelmäßig zum Einsatz kommen. Die Neue Kronenzeitung und die U- Bahn-Zeitung leben von Übertreibungen. Seriöse Information sollte aber ohne Übertreibung auskommen. Für Texter/-innen bedeutet das: Bei jedem Adjektiv prüfen, ob man es weglassen kann. Wer immer übertreibt, kann sich nicht mehr steigern – außer er/sie benutzt die Steigerungsformen. Dann werden aus den schweren Verletzungen die schwereren Verletzungen oder gar die schwersten Verletzungen. Die Lust zum Übertreiben führt schließlich auch dazu, dass Adjektive gesteigert werden, bei denen eine Steigerung grammatikalisch nicht möglich ist. Weiß, weißer, am weißesten ist grammatikalisch falsch und trotzdem in der Werbesprache üblich. Manchmal lassen sich mit Regelverstößen witzige Effekte erzielen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass sie bewusst gemacht werden und nicht passieren, weil die Schreibenden es nicht besser wissen. Weniger ist mehr In der Umgangssprache gebräuchlich sind Formen wie in keinster Weise und optimalste Bedingungen. In Texten sollte man darauf lieber verzichten. Selbst wenn man wirklich verärgert ist über die Geschäftsführung und dieses Missfallen deutlich werden soll, muss man nicht sagen: Der Betriebsrat äu- ßerte heftigste Kritik am Verhalten der Geschäftsführung. Auf die Lesenden wirkt das eher gespreizt und übertrieben. Weniger ist hier eindeutig mehr: Der Betriebsrat kritisierte die Geschäftsführung. Zusammengefasst lässt sich sagen: Adjektive setzt man am besten spar- sam ein. Nur dann, wenn sie nötig sind, um etwas zu beschreiben oder zu unterscheiden. Als Faustregel gilt: maximal zwei Adjektive pro Satz. Fremdwörter Fremdwörter nur verwenden, wenn Die deutsche Sprache enthält eine Menge Wörter, die sich aus dem sie sicher verstanden Lateinischen, Griechischen, Französischen, Englischen oder sogar aus werden dem Arabischen ableiten. Viele dieser Wörter sind so in unsere Alltagssprache integriert, dass uns ihre fremde Herkunft gar nicht mehr bewusst ist. Telefon, Musik oder Saison werden überall verstanden. Fernsprecher statt Telefon zu sagen oder Tonkunst statt Musik würde die Lesenden sogar verwirren. Viele Leute verwenden Fremdwörter, um ein Fachpublikum zu beeindrucken oder dem eigenen Text vermeintlich mehr Gewicht zu geben. Da werden dann Workgroups implementiert und der Creative Director insistiert bei den bilateralen Meetings auf seiner Aussage, dass der Break-even-point sub- optimal ist. Solches Imponiergehabe kann vielleicht manche Menschen von der Expertise der Autoren/-innen überzeugen. Unbekannte Fremdwörter machen Texte aber auch unverständlich und grenzen viele Menschen aus. Das macht einen schlechten Eindruck und wirkt überheblich. Selbst in der Wissenschaft bemühen sich einzelne Autoren/-innen, Texte einer breiten Öffentlichkeit verständlich zu machen. Auch Kompliziertes kann und muss man einfach sagen, meinte etwa der Philosoph Karl Popper: Wer’s nicht ein- 10

11. fach sagen kann, der soll schweigen und weiter arbeiten, bis er’s klar sagen kann. Anmerkungen (Quelle: Wolf Schneider, Deutsch für Kenner) Eine besonders modische Form der Fremdwörter sind denglische Wörter. Denglisch Das sind englische Wörter, die mehr oder weniger erfolgreich der deutschen Sprache einverleibt werden. Gegen die meisten dieser Wörter ist nichts einzuwenden. Handy, T-Shirt, E-Mail, Download, Job, Internet, und Workshop sind längst Teil unserer Alltagssprache. Wie bei allen Fremdwör- tern sollte man auch bei englischen Begriffen überlegen, ob der Zielgruppe des Textes alle diese Wörter bekannt sind. Merkwürdig sind auch manche Eindeutschungen englischer Begriffe: Heißt es downgeloaded oder gedownloa- ded? Keine Ahnung? Dann ist heruntergeladen sicher eine gute Alternative. Verwirrung kann übrigens leicht aufkommen, wenn man mit englischspra- chigen Menschen zu tun hat. Viele denglische Wörter kommen nämlich im Englischen gar nicht vor: So etwa das Handy, das auf Englisch mobile oder cell heißt. Abkürzungen Für Abkürzungen gilt das Gleiche wie für Fremdwörter. In Maßen verwendet ist nichts gegen sie zu sagen. Manche Abkürzungen sind sogar bekannter als die Langformen: SPÖ, ÖVP, SMS, EU, PC. Wie immer müs- sen die Autoren/-innen sich auch hier an ihren Lesenden orientieren. In Österreich braucht man niemandem die Kürzel SPÖ und ÖVP erklären. Sie gehören zum Alltagswortschatz. Hat man es allerdings mit ausländischen Kollegen/-innen zu tun, ist das nicht mehr so sicher. Das gleiche gilt für die Abkürzungen GPA, GMTN, KV und AK. Hier muss man immer fragen: Ver- stehen wirklich alle meine Lesenden diese Abkürzungen? Besteht auch nur eine geringe Möglichkeit, dass jemand KV nicht als Kollektivvertrag, sondern als Kostenvoranschlag verstehen könnte, muss man die Abkürzung bei der ersten Verwendung ausschreiben: Der Kollektivvertrag (KV) regelt die Gehälter der Beschäftigten im Handel. Neu im KV 2007 ist … Das Wichtigste auf Das Wichtigste zu Verben, Substantiven und Co. noch einmal zu- einen Blick sammengefasst • Verben machen Texte lebendig. Ein guter Informationstext enthält daher viele Verben. • Aktive Formulierungen sind ansprechender als passive. • Lange Substantivketten sollte man – wo möglich – durch Verben ersetzen. • Aufgeblähte Wörter kann man oft kürzen: Verantwortlichkeiten = Verantwortung. • Adjektive sollte man nur verwenden, wenn sie zusätzliche Infor- mationen liefern. • Bei Fremdwörtern und Abkürzungen muss man sicher sein, dass alle Lesenden sie verstehen. 11

12. Tipps Noch ein paar Tipps Zum Abschluss des Kapitels noch ein paar Tipps zur Auswahl von Wörtern. Achtung: Manche widersprechen vielleicht Regeln, die wir in der Schule gelernt haben. Wörter dürfen wieder- Wörter wiederholen holt werden pixelquelle.de In der Schule lernen wir, dass sich Wör- ter nicht wiederholen sollen. Für viele Wörter gibt es jedoch nur eine beschränkte Zahl an Alternativen. Da sich viele Autoren/-innen dennoch an das Wiederholverbot halten, lesen wir oft in Texten statt Menschen: Erdenbürger, statt Mond: Erdtrabant, statt Wahl: Urnengang und die Sonne wird gar zum leuchtenden Zentralgestirn. Auch wenn das unsere Deutschlehrer/-innen erfreut hätte: Es wirkt krampfhaft und verwirrt die Lesenden. In Informationstexten dürfen – oder vielmehr müssen sogar – die Schlüsselbegriffe wiederholt werden. Soll ein Text erklären, was ein Kollektivvertrag ist, kann der Begriff ruhig mehrmals wiederholt werden. Ihn aus Angst vor einer Wortwiederholung durch Sozi- alpartnervereinbarung zu ersetzen, wäre keine gute Idee. Braucht man wirklich einmal ein Wort mit gleicher oder ähnlicher Be- Synonymwörterbücher deutung helfen Synonymwörterbücher. Auch das Textverarbeitungspro- helfen weiter gramm bietet normalerweise die Möglichkeit, nach alternativen Wörtern zu suchen. Füllwörter weglassen Überflüssige Wörter weglassen Wie uns beim Reden manchmal ein ähhh herausrutscht, entschlüpfen uns auch beim Schreiben immer wieder Füllwörter, die keinen bestimmten Zweck erfüllen und die wir genauso gut weg lassen könnten. Typische Füllwörter sind: allenthalben, bekanntlich, beziehungsweise, dessen ungeachtet, diesbezüglich, erforderlichenfalls, etwaig, gegebenenfalls, insbesondere, letztend- lich, prinzipiell, schlechterdings, schlussendlich, sozusagen, zweifelsohne. Alle Autoren/-innen haben ihre eigenen Wörter, die sich überflüssigerwei- se immer wieder in den Text schleichen. Beim Durchlesen sollte man daher bei jedem Wort prüfen, ob es sich streichen oder kürzen lässt. Manchen Textern/-innen hilft es, eine Liste der persönlichen Füllwörter zu erstellen und dann gezielt danach zu suchen. Vernei- Verneinungen nungen Leser und Leserinnen von Informationstexten wollen wissen, was passiert ist und was sie tun sollen. Erfahren sie dagegen, was nicht passiert ist, sind sie leicht verwirrt. Das Nichtvorhandene zu benennen, ist wesentlich schwieriger als das Vorhandene. Wo immer möglich sollten die Autoren/-innen von Informationstexten daher positive Formulierungen verwenden. Besser als: es ist unschwer zu erkennen, klingt: es ist leicht zu erkennen. Lesen wir: Wir wollen die Verhand- lungen nicht abbrechen, denken wir sofort an das Ende der Verhandlungen. Lesen wir dagegen: Wir wollen weiter verhandeln, denken wir daran, wie es weiter geht. Oft werden Verneinungen verwendet, wo sie gar nicht notwendig sind. Wie im folgenden Satz: Der Ausgang der Verhandlungen wirft die Frage auf, ob der Betriebsrat die Ge- schäftsführung nicht unterschätzt hat. Fällt das nicht weg, bleibt die Bedeu- tung gleich. Brauchen wir die Verneinung unbedingt, sollten wir – wo möglich – die inte- grierte Verneinung wählen: nicht erinnern – vergessen, nicht glauben – zweifeln. Besonders verwirrend sind doppelte Verneinungen: nicht unschwer, nicht unkompliziert, nicht unbedeutend, nicht ungewiss. Doppelte Verneinungen heben sich gegenseitig auf. Nicht unschwer zu erkennen bedeutet: schwer zu erkennen. Pseudosubjekt es 12

13. Vermeiden sollte man das Pseudosubjekt es. Formulierungen wie: Es geht Es als Satzsubjekt ver- um eine Infragestellung der Problemlage oder: Ziel ist es, die Herangehensweise an meiden das Projekt zu verbessern, sagen wenig aus und strotzen vor Blähwörtern. Pseudoverb so Ebenfalls vermeiden sollte man das Wort so als Verbersatz: „Die Sozial- So ist kein guter Verb- partner müssen sich in dieser Frage einigen“, so der ÖGB-Präsident. Viel besser ersatz ist: sagte der ÖGB-Präsident. Ich als Subjekt In der Schule haben wir vielleicht auch gelernt, dass es unhöflich ist, Sätze Ich am Satzanfang ist mit ich zu beginnen. Diese Regel können wir schnell wieder vergessen. Sät- erlaubt ze sollten sogar mit ich beginnen, wenn ich betonen möchte, dass ich – und niemand anders – etwas tue: Bitte schicken Sie mir Ihren Terminvorschlag. Ich rufe sie dann zurück. Oder auch, wenn ich klar Stellung beziehen möchte: Ich bin der Ansicht, die Geschäftsführung irrt sich. Übung 1: Ersetzen Sie die kursiv geschriebenen Hauptwörter durch passende Zeitwörter Ein Unterbleiben der Inangriffnahme des Projektes wird dem Unternehmen großen Schaden zufügen. Die Unterbrechung des Autorennens erfolgte durch fünf betrunkene Männer. Die Gruppe diskutierte die rechtliche Zulässigkeit einer zwangsweisen Ein- schränkung des Rauchens am Arbeitsplatz. Übung 2: Finden Sie für die folgenden Streckverben einfache Verben Bedeutung beimessen Zum Vorwurf machen Den Sieg davon tragen Sie fand an ihm Gefallen In Verlust geraten In Augenschein nehmen Übung 3: Welche Sätze enthalten überflüssige Adjektive? Bitte streichen Sie diese. Sie erlag ihren schweren Verletzungen. Lautes Geschrei Ich habe mich für das grüne Auto entschieden. Rot ist mir zu grell. Nur ein verheiratetes Ehepaar war eingeladen. Schwere Verwüstungen Ich finde deinen Text ausgezeichnet. Gemeinschaftliches Zusammenwirken Steile Felswände Völliger Stillstand 13

14. Anmerkungen Satzbau – lange Sätze – kurze Sätze Was guten Satzbau ausmacht pixelquelle.de Boulevardzeitungen wissen längst: Kurze Sätze sind verständlicher als lange. Sie schreiben daher in Sätzen von zwei bis maximal fünf Wörtern, im echten Telegrammstil: Der ÖGB warnt. Arbeitnehmer/-innen aufgepasst. Arbeitsverträge enthalten Fallen. Prüfen ist angesagt. Herr M. hat nicht genau geschaut. Ein Fehler. Jetzt muss er klagen. Wie bei allen Regeln gibt es auch von dieser Ausnahmen: Manche kurzen Sätze, müssen wir dreimal lesen, um ihren Sinn zu verstehen. Und gute Texter/-innen formulieren auch lange Sätze so, dass sie lesbar bleiben. Te- legrammstil ermüdet bei längeren Texten die Lesenden ebenso wie lange komplizierte Sätze: Liebe Kollegin, lieber Kollege, wir laden dich zur Betriebsversammlung ein. Sie findet um 9 Uhr im großen Saal statt. Geschäftsführer Meyer spricht einleitende Worte. Un- ser Vorsitzender führt durch die Veranstaltung. Kollegin Geyer präsen- tiert das Budget. Kollege Russ stellt unser Projekt vor. Dieses verbessert die Kommunikation. ... Diese Einladung ist kurz und verständlich. Freundlich und motivierend wirkt sie dagegen nicht – eher barsch und abgehackt. Kürzere und längere Ein guter Text ist in jeder Hinsicht abwechslungsreich. Er enthält eine Sätze mischen ausgewogene Mischung aus kürzeren und längeren Sätzen, die alle so gebaut sind, dass die Lesenden gut folgen können. Wichtiger noch als die Satzlänge ist der Satzbau. Worauf man achten sollte, um es den Lesenden möglichst leicht zu machen, erklärt der folgende Abschnitt. Satzarten Hauptsätze und Nebensätze Der Betriebsrat verhandelt mit der Geschäftsführung. Das ist ein Hauptsatz – kurz und gut verständlich. An diesen Hauptsatz kann nun ein zweiter Hauptsatz angehängt werden: Der Betriebsrat verhandelt mit der Geschäftsführung und Geschäfts- führer Huber beharrt auf seinen Vorschlägen zur Arbeitszeit. Hier sind beide Aussagen gleichwertig. Das ändert sich, wenn die zweite Aussage in einen Nebensatz verpackt wird: 14

15. Anmerkungen Der Betriebsrat verhandelt mit der Geschäftsführung, die auf ihren Vor- schlägen zur Arbeitszeit beharrt. Nun entsteht eine Hierarchie zwischen beiden Satzteilen. Die Aussage des Hauptsatzes bekommt mehr Gewicht als die des Nebensatzes. Dagegen ist prinzipiell nichts einzuwenden, manchmal ist eine Wertung sogar sinnvoll. Da der Nebensatz hinten angehängt wird, ist der gesamte Satz nach wie vor gut verständlich. Das ändert sich schlagartig, wenn ein Nebensatz den Hauptsatz unterbricht und dazwischen geschoben wird: Die Geschäftsführung, die auf ihren Vorschlägen zur Arbeitszeit beharrt, verhandelt mit dem Betriebsrat. Bereits ein Einschub macht den Satz komplizierter. Leider bleibt es oft nicht bei einem eingeschobenen Satz oder Satzteil. Die deutsche Grammatik erlaubt nämlich jede Menge Einschübe: Die Geschäftsführung, die – wieder besseren Wissens – auf ihren Vor- schlägen zur Arbeitszeit beharrt und dabei eine Eskalation des Kon- fliktes, der schon lange in der Luft liegt, in Kauf nimmt, verhandelt, was niemand mehr erwartet hat, mit dem Betriebsrat. Spätestens hier wird der Satz zur Zumutung für die Lesenden. Wer verständlich texten möchte, sollte Schachtelsätze meiden. Besonders mühsam werden Schachtelsätze durch eine Besonderheit der Zusammengesetzte deutschen Sprache: Das Verb oder Teile des Verbs stehen oft erst am Verben nicht durch Satzende: Einschübe trennen Der ÖGB führte, unter reger Beteiligung der Gewerkschaften und deutlich stärker als im letzten Jahr von der Presse beachtet, seinen nun zwar schon traditionellen, jedoch immer wieder abwechslungsreichen Powercup-Aktionstag am Stadtplatz von Graz – der Kulturhauptstadt Europas 2003 – am 17. November durch. Bis die Lesenden hier erfahren, ob der ÖGB aufführt, durchführt oder an der Nase herum führt, haben sie längst den Faden verloren. Die Irritation durch die Verbklammer lässt sich vermeiden, wenn man durchführen durch veranstalten ersetzt. Noch eleganter lösen, lässt sich das Problem, indem man den Schachtelsatz in zwei oder mehrere Sätze zerlegt: Am 17. November veranstaltete der ÖGB in Graz seinen traditionellen Powercup-Aktionstag. Gewerkschafter/-innen und interessierte Jour- nalisten/-innen versammelten sich am Grazer Stadtplatz. Nicht immer kann man zweiteilige Verbformen durch ein Wort ersetzen. Die deutsche Sprache kennt viele Formen, in denen das Verb unvermeidlich aus zwei oder mehreren Teilen besteht, so etwa bei der Vergangenheit oder der Zukunft: Statt: Besser: Ich habe Roland Hinterhuber, Ich habe gestern Roland Hinter- der seit vielen Jahren ein guter huber besucht. Er ist seit vielen Freund von mir ist, gestern be- Jahren ein guter Freund von sucht. mir. 15

16. Anmerkungen Obwohl der linke Satz gerade noch verständlich ist, gibt es eigentlich keinen Grund, die erste Information zu teilen und die zweite dazwischen zu quetschen. Auch die Information, dass Roland Hinterhuber ein guter Freund von mir ist, verdient einen eigenen Satz. Besser ist daher die rechte Variante. Verbklammern verwir- Manchmal führen selbst relativ einfache Verbklammern die Lesenden auf ren die Lesenden eine völlig falsche Fährte: Unser Geschäftsführer ist mit der Kasse (???) nach Australien durchge- brannt (ohje!) und die Polizei hat ihn am Flughafen (puh, zum Glück!) davon fliegen sehen. (Mist!) Menschen können normalerweise nur einen Gedanken auf einmal denken. Einschübe muten ihnen jedoch mehrere Gedanken gleichzeitig zu. Oft bekommt ein Einschub dann noch einen Einschub. Spätestens dann ist der ursprüngliche Gedanke verloren: Unser Kollege Hermann Meier, der, was wir schon lange wissen, ein fleißiger Mitarbeiter ist, hat seinen Kollegen/-innen, egal ob sie ihm nahe standen oder nicht, immer schon gerne geholfen. Das Wichtigste auf einen Blick Das Wichtigste zu Haupt- und Nebensätzen noch einmal zusammengefasst • Besteht ein Verb aus zwei Teilen, sollten beide Teile möglichst nahe beisammen stehen. • Schachtelsätze lassen sich auflösen, indem man sie in mehrere Sätze zerlegt. • Grundsätzlich sollte jede Aussage einen eigenen Hauptsatz bekom- men. • Hauptsachen kommen in den Hauptsatz, in Nebensätze werden Ergänzungen verpackt. Die folgenden Beispiele zeigen typische Schachtelsätze und liefern zu jedem Satzmonster einen Vorschlag, wie man es anders sagen könnte. Für jedes einzelne Beispiel gibt es übrigens nicht eine richtige Lösung, sondern viele Varianten, die alle genauso gut und zweckmäßig sind. Beispiele Statt: Besser: Die Beantwortung ihrer Anfra- Wir beantworten Ihre Anfrage ge, die versehentlich an eine sofort. Sie war versehentlich im Stelle, die derzeit nicht besetzt Büro von Herrn Ritter gelandet, ist, weitergeleitet wurde, wird der erst seit heute aus seinem sofort erledigt. Urlaub zurück ist. Bitte ent- schuldigen Sie die Verspätung. Ich habe dir bereits im letzten Ich habe zu unserer Chefin nie E-Mail geschrieben, dass du Un- gesagt, dass du immer zu spät recht hast, wenn du meinst, dass kommst. Deine Vermutung ist ich gegenüber unserer Chefin falsch, das habe ich dir schon im geäußert habe, dass du immer letzten Mail geschrieben. zu spät kommst. 16

17. Anmerkungen Auf der gestrigen Betriebsver- Unser Betriebsrat hat ein neu- sammlung stellten sich unsere es Führungsteam: Vorsitzen- neue Vorsitzende, Ilse Mitter, de ist Ilse Mitter, Stellvertreter die seit kurzem auch die Ver- Richard Hoffner. Bei der Be- sandabteilung leitet, und ihr triebsversammlung am 15. De- Kollege Richard Hoffner, der zember stellten sich die Beiden neue Betriebsratsvorsitzenden- den Mitarbeitern/-innen vor. stellvertreter, der auch in der Mitter leitet die Versandabtei- Werbeabteilung tätig ist, bei den lung und Hoffner arbeitet in der Beschäftigten vor und sprachen Werbeabteilung. Nach der Vor- über eine neue zukunftsorien- stellung erklärten sie, wie unser tierte Betriebsratsarbeit. Betriebsratsteam in Zukunft arbeiten soll. Übung 4: Überarbeiten Sie die folgenden Texte Die BR-Vorsitzenden-Stvtr., die in ihrem versiert vorgetragenem, viel beachtetem Referat über die Fragen einer zukunftsorientierten Gewerk- schaftspolitik sprach und dabei die Bundesregierung vehement kritisierte, kam aus Innsbruck und hieß Susanne Müller. Zum heutigen Zeitpunkt sind wir leider nicht im Stande, Ihnen die angefor- derten Unterlagen zur Verfügung zu stellen, da wir noch Änderungen im Bereich der Gestaltung durchführen wollen. Dieses Schwerpunktthema der Betriebszeitung Betriebsratsinfo ist inte- grierter Bestandteil einer gezielten Maßnahme, mit der die Redaktion die Zielsetzung einer schrittweisen Verbesserung unserer betrieblichen Öffent- lichkeitsarbeit, unter Berücksichtigung von Infos und Flugblättern, durch Verstärkung unserer verbalen Verständlichkeit und Innovationen im gra- fischen Bereich, zum Zwecke der konkreten Mobilisierung des betrieblichen und öffentlichen Konfliktfeldes, massiv zur Durchführung bringen will. 17

18. Männern und Frauen gerecht werden Exkurs: Gendergerecht Formulieren • Beim Formulieren muss nicht „Lesbarkeit“ gegen „Geschlechter- gerechtigkeit“ getauscht werden. Beides in einem Text zu erfül- len, ist möglich. • Weibliche Erwachsene sind Frauen. Nicht Mädchen, nicht Fräu- lein, nicht Damen. Wir schreiben, berichten, erzählen daher auch mit und über „Frauen“. • Die deutsche Sprache bietet genügend Möglichkeiten, um auszu- drücken, dass es zwei Geschlechter gibt. Manche häufig verwendete Instrumente sind allerdings NICHT geeignet, Gleichberechtigung in der Sprache herzustellen:  Generalklauseln Eine Generalklausel wird einem Text vorangestellt. Sie erläutert, dass bei den verwendeten männlichen Personenbezeichnungen Frauen „mit gemeint“ sind. Beispiele: Generalklauseln „Dieser Kollektivvertrag gilt für die Arbeiterinnen und Arbeiter der Metallin- dustrie (im Folgenden Arbeiter genannt).“ „Wenn im folgenden Text männliche Schreibweisen verwendet werden, so ist auch die weibliche Form inkludiert. Auf eine durchgehende geschlechtsneutrale Schreibweise wird zugunsten der Lesbarkeit des Textes verzichtet.“ Generalklauseln erfüllen die Anforderungen an gendergerechte Spra- che NICHT: • Es wird immer die männliche Form als für beide Geschlechter gültig verwendet. • Die Anmerkungen sind oft klein (Impressum) und schwer zu finden. • Sie werden im Laufe des Textes vergessen oder nicht mehr beachtet. • Es ist nicht damit zu rechnen, dass alle Lesenden die gleichen Vorstellungen über das Gelesene entwickeln. Studien belegen, dass man sich beim Lesen männlicher Formen auch Männer vorstellt, egal, welche gut gemeinte Anmerkung darauf hingewiesen hat, dass Männer und Frauen gemeint sind.  Klammern Klammern sind mögliche Kurzformen – Arbeitnehmer(innen). Auch Klammern erfüllen die Anforderungen an geschlechtergerechte Sprache NICHT: • Die weibliche Endung wird ausgeklammert. • Das Weibliche wird zum Anhängsel des Männlichen. • Das Weibliche wird als unwichtiger als das Männliche empfun- den. Folgende Schreibweisen sind empfehlenswert, um in einem Text Männer und Frauen sichtbar zu machen:  Splitting bzw. Paarformen Paarformen machen unmissverständlich klar, dass sich eine Gruppe aus Frau- en und Männern zusammensetzt. Sie bieten die beste Garantie dafür, dass sich Frauen und Männer von einem Text gleichermaßen angesprochen fühlen. Beispiele: Paarformen 18

19. Anmerkungen Arbeiterinnen und Arbeiter Bürgerinnen und Bürger Betriebsrätinnen und Betriebsräte  Kurzform des Splittings Kurzformen sind Abkürzungen. Grafische Zeichen (Schrägstrich, Bin- nen-I), die beim Lesen wieder aufgelöst werden müssen, stehen an Stelle von sprachlichen Ausdrücken. Wie Vollformen machen auch Kurzformen klar, dass sich eine Gruppe aus Frauen und Männern zusammensetzt. Kurzformen sind ein hilfreiches Instrument, wenn es darum geht, auf beschränktem Platz gendergerecht zu formulieren. Beispiele: Abkürzungen ArbeiterInnen Arbeiter/-innen Geschlechtsneutralisierung/-abstraktion: Geschlechtsneutrale Bezeichnungen beziehen sich gleichermaßen auf Frauen und Männer, sind allerdings meistens nur in der Mehrzahl ge- schlechtsneutral: die Beschäftigten, die Jugendlichen, die Angestellten, die Studierenden. Geschlechtsabstrakte Bezeichnungen umfassen Institutions- und Kol- lektivbezeichnungen wie Personal, Belegschaft, Delegation, Vertretung, Rat, Vorstand, Leitung, Präsidium, Gremium.  Umformulierungen/kreatives Formulieren Umformulierungen erlauben es, die Verwendung von Personenbe- zeichnungen zu umgehen. Sie sind geeignet, wenn es darum geht, komplizierte Formulierungen zu vermeiden. Beispiele: Umformulierungen Jemand, der noch nie gearbeitet hat,… Besser: Wer noch nie gearbeitet hat… Der Benutzer hat Folgendes zu beachten: ... Besser: Bitte beachten Sie folgenden Hinweis: ... Quelle: Broschüre „Ich Tarzan – du Jane?“ Frauenbilder – Männerbilder. Weg mit den Klischees! Anleitung für eine gendergerechte Mediengestaltung. Diese Broschüre der Arbeitsgruppe Gender Mainstreaming im Medienbereich des ÖGB und der Gewerkschaften bietet weiterführende Informationen zur gendergerechten Mediengestaltung. Download: www.oegb.at (Allgemein/Aktionen & Themen/Publikationen/Fol- der & Broschüren) Bestellung: E-Mail an servicecenter@oegb.at oder nani.kauer@gmtn.at 19

20. Anmerkungen Was Texte interessant macht Texte interessant ge- Wer Sätze verständlich formuliert, ist auf dem stalten besten Weg zur erfolgreichen Kommunikation mit den Lesenden. Dennoch: Manche Texte lesen wir lieber als andere. Sie haben das gewisse Etwas. Der erste Satz Einstieg pixelquelle.de Das erste und alles entscheidende Urteil über einen Text fällen wir beim ersten Satz – oft sogar schon bei der Überschrift. Nur wenn uns der Text gleich anspricht, lesen wir gerne weiter. Wenn uns der Anfang nicht fesselt, ist der Rest nur noch Quälerei. Der erste Satz sollte den Lesenden das Thema schmackhaft machen. Der erste Satz sollte die Lesenden dort abholen, wo sie stehen. In In- formationstexten sollte der erste Satz zudem Preis geben, worum es im Text geht. In der Presse steht das wichtigste am Anfang. Pressetexte werden von hinten nach vorne gekürzt und was weiter hinten steht, ist daher in Gefahr wegzufallen. Was kann nun am Anfang stehen: Drama, etwas zum Lachen, Unerwar- tetes, Ungewöhnliches, Ironie, etwas Überraschendes. Menschen fühlen sich durch unterschiedliche Dinge angesprochen. Die Geschichte des Menschen ist auch eine Geschichte des Haarausfalls, lautete ein origineller Einstieg der Süddeutschen Zeitung. (Quelle: Wolf Schneider) Was jeweils passend ist, hängt von der Zielgruppe, der Textart und dem Inhalt ab. Der Einstieg sollte auf den Text neugierig machen, kurz und prägnant sein. Keinesfalls sollte er die Lesenden auf eine falsche Fährte locken wie der folgende Text: So lieber nicht Waren Sie schon einmal bei Schlechtwetter unterwegs und hatten den Schirm vergessen? (Aha es geht um Schirme?) Sind sie dabei bis auf die Haut nass geworden? Ist Ihnen das Wasser in den Kragen gelaufen und dann den Rücken hinunter? (Oder vielleicht um die herbstliche Schlechtwet- terperiode?) Dann wissen sie ja, wie es ist, wenn einen ein unvermuteter Schauer überrascht. Es gibt nichts Schlimmeres, als so richtig im Regen zu stehen und nicht darauf vorbereitet zu sein. Die größte Freude nach einem Regenguss ist es, ins trockene warme Heim zurück zu kehren und das schlechte Wetter einfach zu vergessen (Vielleicht geht es ja um Heizungen oder Isolierglasfenster?) Manche Schicksalsschläge lassen sich aber nicht so schnell verdrängen wie ein Regenguss (Jetzt wird’s dra- matisch – falls noch jemand dabei ist!) Und dann ist es gut, nicht alleine dazustehen. Als Mitglied bei der Gewerkschaft stehen Sie nie alleine im Regen… (Spät aber doch, erfahren wir, worum es wirklich geht.) Eine Einleitung kann gut gemeint sein. Wenn sie langatmig ist, kann sie genauso gut wegfallen. Jedenfalls sollte man zur Sache kommen, bevor die Lesenden sich verabschieden. Schwulst und Phrasen Floskeln und Phrasen meiden wie Vampire das Licht sind selten originell Viele Texte, die wir täglich lesen, strotzen vor Phrasen und schwülstigen Formulierungen: 20

21. Etwas ist nur die Spitze des Eisbergs und der Chef hat sich grün und blau geär- Anmerkungen gert. In einem Grußwort heißt es: Mit Augenmaß und Weitblick setzte Hans Gstöttenhuber sich für uns ein. Faule Kompromisse akzeptierte er nie. Sein Markenzeichen war es, über den eigenen Tellerrand zu blicken. Phrasen wie diese werden so oft verwendet, dass sie uns gar nicht mehr auffallen. Weil sie alles und nichts aussagen, lesen wir über sie hinweg. Sie sind uns vertraut, wir ordnen sie sofort ein und löschen sie wieder aus dem Gedächtnis. In einem Text sind Phrasen Füllmaterial, leere Worte, Alibi- sätze. Wenn wir über jemanden oder etwas nur in Phrasen reden können, kommunizieren wir unseren Leserinnen und Lesern, dass uns diese Person oder Sache nicht besonders wichtig ist. Wir signalisieren, dass wir unsicher sind und zu einem Thema nichts zu sagen haben. Vorsicht mit Witzen Witze, die nicht für alle Lesenden lustig sind, Ein humorvoller Text kann die Lesenden ansprechen. Ein Witz lockert auf sind keine gute Idee und ist manchmal ein guter Einstieg in ein schwieriges Thema. Witze ber- gen jedoch auch Gefahren: Nicht alle Menschen lachen über die gleichen Witze. Humor ist eine sehr persönliche Sache: Was für eine Person lustig ist, kann eine andere beleidigen. Vor allem, wenn man die Lesenden nicht genau kennt, sollte man daher mit Witzen sehr vorsichtig sein. Wie beginnt man einen Text? Texte beginnen Die meisten Menschen, die Texte schreiben müssen, haben die folgende Situation schon erlebt: Auf dem Bildschirm flimmert ein leeres Dokument, das einmal ein Brief, ein Bericht oder ein Artikel werden soll. Und pixelquelle.de der Kopf ist genauso leer wie die Seite. Wie beginnt man einen Text, wenn die zündende Idee einfach nicht kommen will? Da hilft nur systematisch vorgehen. Auf dem Weg zum fertigen Text gehen die meisten Autoren/-innen in vier Schritten vor: Recherchieren – ordnen – formulieren – Qualität kontrollieren Bevor man allerdings mit dem ersten Schritt beginnt, müssen Ziele und Zielgruppe des Textes klar sein: • Wer soll den Text lesen? • In welchem Verhältnis stehen die Lesenden zum Text: Müssen sie ihn lesen wie Geschäftsbriefe, oder sollen sie zum Lesen motiviert werden, wie bei Zeitungsartikeln und Werbetexten? • Was soll der Text erreichen: Die Lesenden informieren? Sie zu etwas motivieren, überreden oder vor etwas warnen? Sind die Ziele klar, kann die Recherche beginnen. Wer einen guten Text Recherchieren schreiben möchte, muss über das Thema des Textes gut informiert sein: • Was ist relevant? • Was gehört alles zum Thema? • Wie kann man argumentieren? • Was muss alles hinein? • Was hängt noch mit dem Thema zusammen? 21

22. Anmerkungen Je nach Textlänge kann die Recherche auch aus mehreren Arbeitsschritten bestehen: Recherchieren im Internet, in Firmenunterlagen oder Büchern, sprechen mit Experten/-innen. Wichtig bei der Recherche ist Gegenprüfen – Recherchen führen oft zu falschen Ergebnissen. Je wichtiger der Text, desto genauer müssen alle verwendeten Materialien geprüft werden. Ordnen Der nächste Schritt ist das Ordnen der gesammelten Informationen. • Was ist wichtig? • Was kann wegfallen? • Welche Struktur soll der Text haben? (Bei manchen Textarten ist die Struktur vorgegeben: Protokolle oder Briefe) Formulieren Sind die Informationen einmal sortiert und strukturiert, kann die eigent- liche Arbeit am Text beginnen: das Formulieren. Mindmaps Viele Autoren/-innen schwören auf ihre besondere Methode, mit dem Schreiben zu beginnen: Eine gute Methode sind Mindmaps. Das Arbeitsthema des Textes wird auf ein Flipchart, ein Blatt Papier oder ein neues Dokument am Compu- ter geschrieben. Alles, was mit dem Thema zusammen hängt wird nun rund herum angeordnet. Mindmaps haben den Vorteil, dass sie noch keine Reihenfolge oder Ordnung vorgeben. Eine spezielle Mindmap-Software erleichtert diese Arbeit. Weitere Möglichkeiten Wer sich mit Mindmaps nicht anfreunden kann, kann auch ein vorläufiges Inhaltsverzeichnis des Textes erstellen oder wichtige Schlagwörter in beliebiger Reihenfolge aufschreiben. Manche Menschen besiegen ihre Schreibblockade, indem sie den Text nicht am Anfang, sondern in der Mitte beginnen oder alte Texte wieder verwer- ten. Egal, was danach auf dem Papier steht, Hauptsache ist, die Seite füllt sich mit Worten. Textaufbau Besonders bei längeren Texten ist es wichtig, die Textlänge genau zu planen. Das Wichtigste steht am Anfang. Dann folgen alle anderen Informa- tionen – für jeden neuen Gedanken sollte man einen Absatz einplanen. Im Schnitt sollte ein Absatz aus maximal 280 Zeichen bestehen. Erfahrene Texter/-innen können so schon im Voraus ziemlich genau abschätzen, wie lang ihr Text wird. Kontrollieren Ist der Text fertig, muss die Qualität genau kontrolliert werden. Da wir bei den eigenen Texten leicht betriebsblind werden, sollten wir dabei eine außen stehende Person um Hilfe bitten. Ist das nicht möglich, muss man zumindest ein bisschen Abstand zum eigenen Text gewinnen: den Text erst am nächsten Tag durchlesen, vom Schreibtisch aufstehen und zurücktreten oder die Formatierung des Textes ändern. 22

23. Briefe und E-Mails Anmerkungen Die Lesenden möch- Briefe und E-Mails erreichen die Le- ten freundlich und senden, wenn sie verständlich sind, verständlich angespro- freundlich, und ansprechend. chen werden Dann kommunizieren sie den Adres- saten/-innen: Ich bemühe mich um ver- pixelquelle.de ständliche Sprache, ich habe gerne mit dir/Ih- nen zu tun und wir sollten in Kontakt bleiben. Die folgenden Briefe illustrieren, was leider oft passiert und wie man es besser machen kann. Lesen Sie sich die beiden Texte durch und überlegen Sie, welcher der beiden Briefe freundlicher wirkt und woran das liegen könnte. Beispiele A: B: Deine Anfrage vom 13. 12. Betriebsratskalender 2007 Liebe Kollegin Fichtl, Liebe Kollegin Fichtl, bezugnehmend auf dein Schrei- danke für dein Interesse an ben vom 13. 12. bedauern wir, unserem Betriebsratskalender dir mitteilen zu müssen, dass 2007. Wir wurden von dem wir dir derzeit leider keinen Be- großen Ansturm auf unsere Ka- triebsratskalender mehr zukom- lender völlig überrascht: Binnen men lassen können. Die große weniger Tage waren alle Kalen- Nachfrage hat dazu geführt, der versandt. Neue Kalender dass die Kalender schon ver- sind schon in Arbeit, der Druck griffen sind. Wir werden alles kann jedoch zwei bis drei Wo- daran setzen, so rasch wie mög- chen dauern. Du erhältst deinen lich weitere Exemplare anferti- Kalender, sobald die neue Liefe- gen zu lassen und werden dich rung angekommen ist. in Kenntnis setzen, sobald diese versandbereit sind. Wir bitten Um dir die Wartezeit zu verkür- um dein Verständnis. zen, schicken wir dir unser Be- triebsrats-Mousepad. Anbei erlauben wir uns, dir stattdessen ein Betriebsratsmou- Wir wünschen dir damit ange- sepad zu überreichen. Wir hof- nehmes Arbeiten. fen, dir damit gedient zu haben und verbleiben Dein Betriebsratsteam mit freundlichen Grüßen Dein Betriebsrat ist immer auf deiner Seite. Dein Betriebsratsteam Sind Sie auch der Ansicht, dass Brief A bürokratisch und unfreundlich Bürokratische, un- wirkt? Kollegin Fichtl wird wohl kein besonders gutes Gefühl haben, wenn freundliche Briefe spre- sie Brief A liest. chen niemanden an Was ist hier schief gegangen? Schon der Einstieg ist alles andere als positiv. Bedauern wir und leider sind Formulierungen, die man in Briefen möglichst vermeiden sollte. Vor allem wenn – wie bei diesem Brief – eigentlich kein Grund zum Bedauern besteht. 23

24. Anmerkungen Kollegin Fichtl muss zwar auf ihren Kalender noch ein bisschen warten, erhält aber dafür ein zusätzliches Geschenk. Diese positive Nachricht geht völlig unter durch die sperrige Amtsprache, die den Beamten/-innen des MA 2412 alle Ehre machen würde. Formulierungen wie: wir erlauben uns, bezugnehmend auf dein Schreiben, wir hoffen damit gedient zu haben und verbleiben wir mit freundlichen Grüßen, sind Floskeln, die Kollegin Fichtl kommunizieren, dass sich das Betriebsratsteam nicht viel überlegt hat – förmlich, aber nicht freundlich und ansprechend. Der Hinweis auf das Schreiben vom 13.12. ist völlig überflüssig. Kollegin Fichtl weiß sicher, dass sie am 13. den Kalender bestellt hat. Eine Nach- erzählung dieser Handlung nutzt ihr gar nichts. Sperrige, aufgeblähte Formulierungen wie: in Kenntnis setzen und zukommen lassen, verstärken noch den Eindruck von Kanzleisprache aus den 50er Jah- ren des vorigen Jahrhunderts. Ansprechend sind Viel ansprechender ist Brief B. Er enthält keine Floskeln und spricht Kolle- Briefe, die direkt und gin Fichtl freundlich und direkt an, so wie die Betriebsräte/-innen sich auch freundlich zur Sache im Vier-Augen-Gespräch ausdrücken würden. kommen Der Brief dankt für das Interesse an den Kalendern und erklärt der Adres- satin kurz und sachlich, warum sie noch auf ihren Kalender warten muss. Bereits der Betreff ist mit Betriebsratskalender 2007 wesentlich aussagekräf- tiger als der von Brief A. Der Gruß ist persönlich und bezieht sich auf den Inhalt des Briefes. In der PS-Zeile wird noch einmal auf die Kompetenz des Betriebsrats hingewiesen. Das Wichtigste auf einen Blick Das Wichtigste noch einmal zusammen gefasst • Die Betreffzeile soll aussagekräftig sein oder noch besser eine gute Nachricht enthalten. • Gleich zur Sache kommen: Einleitungen, in denen steht, was der Adressat/die Adressatin am 13.12. geschrieben hat, können wegfallen. Der erste Satz soll Aufmerksamkeit wecken und klar machen, worum es geht. • Auf bürokratische Floskeln und Phrasen besser verzichten: hochachtungsvoll, höflichst und sich gestatten gehören damit der Vergan- genheit an. • Wenn möglich sollte man positive Formulierungen verwenden. Keine Formulierungen wie: leider, wir bedauern oder ich weiß nicht. • Mit den Lesenden im Brief so sprechen, wie man auch persönlich mit ihnen reden würde – natürlich in korrektem Deutsch. • Die PS-Zeile kann man nutzen, um etwas Wichtiges aus dem Text zu wiederholen, um eine wichtige Ergänzung unterzubringen oder um sich zu bedanken. Beispielbriefe Best-practice-Beispiele Die folgenden Beispiele sind keine Musterbriefe, sondern Vorschläge und Anregungen, wie man sperrige Formulierungen in Briefen vermeiden kann. Begleitschreiben Jemand bestellt Materialien. Die Unterlagen werden rasch in ein Kuvert gesteckt und dann muss noch schnell ein Begleitschreiben her. Zum Glück gibt es dafür eine Vorlage. In die muss nur noch der Name eingefügt werden und fertig ist der Begleitbrief. Praktisch und zeitsparend, aber auch eine verpasste Gelegenheit, am Image des Betriebsratsteams zu arbeiten. Wenn 24

25. man statt ein paar freundlicher Zeilen einen steifen Musterbrief schickt, Anmerkungen dann kann man die Unterlagen eigentlich genauso gut ohne Begleitbrief verschicken. Statt: Besser: Beispiel Begleitbrief Werter Kollege Maurer! Lieber Kollege Maurer, Beiliegend schicken wir Ihnen dass Sie sich für unsere Mitglie- wunschgemäß die angesuchten derwerbaktion interessieren, Mitgliederwerbe-Unterlagen. freut uns sehr! Wir würden uns freuen, wenn diese Materialien Ihr Interesse Gerne schicke ich Ihnen das finden würden. gewünschte Material. Wir erlauben uns, Sie diesbe- Ich rufe Sie in den nächsten Ta- züglich in den kommenden Ta- gen an, damit ich Ihnen offene gen zu kontaktieren. Fragen persönlich beantworten Wir hoffen, gedient zu haben kann. und verbleiben Freundliche Grüße mit freundlichen Grüßen, Marianne Muster Marianne Muster Terminvereinbarungen Häufig schreiben wir Briefe (oder E-Mails), um Termine zu bestätigen oder abzusagen. Eine gute Gelegenheit, jemandem eine freundliche Nachricht zu schicken und ein positives Gefühl zu vermitteln. Gelingen kann das nur, wenn man persönlich schreibt und auf verstaubte Floskeln verzichtet. Statt: Besser: Beispiel Terminverein- Werte Kollegin Schlau! Liebe Kollegin Schlau, barung Bezugnehmend auf den von dir danke für deinen Terminvor- anlässlich des letzten Treffens schlag für die Besprechung un- vorgeschlagenen Termin für seres Seminars. Leider ist mein unsere nächste Besprechung be- Terminkalender an diesem Tag züglich des Seminars muss ich bereits voll. dir leider mitteilen, dass es mir nicht möglich ist, diesen einzu- Bitte schlag mir einen Ersatzter- halten. Ich bitte dich höflichst, min in der kommenden Woche dass du mir einen entspre- vor! Vielen Dank. chenden Ersatztermin in KW 5, Auf dein neues Seminarkonzept der deinerseits möglich wäre, sind wir schon sehr neugierig! nennst. Liebe Grüße Bis dahin verbleibe ich mit freundlichen Grüßen, Thomas Wild Thomas Wild 25

26. Anmerkungen Zahlungserinnerung Ein besonders heikles Thema sind Mahnungen. Die Stimmung ist schlecht, Ärger liegt in der Luft, weil jemand Geld schuldig geblieben ist. Trotzdem sollte man zumindest bei der ersten Mahnung freundlich bleiben. Drohen Beispiel Mahnung kann man auch später noch. Statt: Besser: Mahnung Zahlungserinnerung Sehr geehrte Kollegin Brunner! Sehr geehrte Kollegin Brunner, Offensichtlich wurden die aus- in hektischen Zeiten wie diesen ständigen Mitgliedsbeiträge in kann man einmal etwas verges- der Höhe von 136 € wie bereits sen! Deswegen erinnern wir Sie im Schreiben vom xx.xx.xx fest- gern an Ihre noch offenen Mit- gehalten, von Ihnen noch nicht gliedsbeiträge von 136 €. Bitte beglichen. zahlen Sie diese bis xx.xx.xx auf das Konto XY ein. Vielen Dank! Wir ersuchen die Summe ra- schest möglich zur Einzahlung Sie vermeiden dadurch unnöti- zu bringen, damit Sie sich und ge Spesen und Verzugszinsen. uns weitere Mühen, Mahnspe- Wenn Sie in der Zwischenzeit sen, Verzugszinsen oder gar ge- schon eingezahlt haben, ist diese richtliche Schritte ersparen. Soll- Erinnerung natürlich hinfällig. ten Sie den Betrag zwischenzeit- lich bereits überwiesen haben, Freundliche Grüße erachten Sie diese Mahnung als Susanne Beyer gegenstandslos. Hochachtungsvoll, Susanne Beyer Missverständnisse und Fehler aufklären Auch wenn sich alle Beteiligten bemühen, wo immer Menschen zusammen arbeiten, passieren auch Fehler und Missverständnisse. Auf ein Missver- ständnis kann man mit dem Holzhammer reagieren und das Gegenüber mit der Nase auf die Fehler stoßen. Man kann aber auch versuchen, sich in den anderen Menschen hinein zu versetzen und ihm/ihr einen Schritt entgegen zu kommen. Statt: Besser: Lieber Kollege Meyer! Lieber Kollege Meyer, bezugnehmend auf dein Schrei- danke für deine Information. Wir ben hinsichtlich des fälschlich können deinen Ärger gut verste- abgebuchten Kostenbeitrags für hen. Der fälschlich abgebuchte Betrag wurde dir bereits auf das den Betriebsausflug teilen wir Konto xy überwiesen. dir mit, dass wir diesen Betrag auf dein Konto xy rückerstattet Durch ein Missverständnis haben haben. wir deine Krankmeldung erst am 20. Juli erhalten, nachdem der Wir erlauben uns jedoch auch, Kostenbeitrag bereits von deinem dich zu informieren, dass die- Konto abgebucht war. ser Fehler aufgrund einer von dir nicht zeitgerecht gemachten Krankheitsmeldung passiert ist. 26

27. Anmerkungen Nur mit der rechtzeitigen und Schade, dass du bei unserem korrekten Information können Betriebsausflug nicht dabei sein wir dir das eingezahlte Geld konntest. rasch refundieren. Gute Besserung Susanne Hofbauer Wir hoffen dich damit hinrei- chend informiert zu haben und verbleiben mit freundlichen Grüßen, Susanne Hofbauer Zum Abschluss noch ein paar Brieffloskeln und Alternativvorschläge. Statt: Besser: Wir ersuchen Sie in Ihrem Inter- Bitte schicken Sie uns die feh- esse um eheste Beibringung der lenden Unterlagen bis 20. Mai genannten Unterlagen. 2006 zu. Wollen Sie uns bitte die Mit- Schicken Sie uns bitte die An- gliedsanmeldung mit zugehö- meldung bis spätestens 20. Mai. rigem Beiblatt zukommen las- Vielen Dank! sen. Gerne schicken wir Ihnen mit Anbei (oder Beiliegend) über- diesem Brief ... senden wir die X-Unterlagen, oder: Mit diesem Brief erhalten gemäß unseres Telefonates in Sie die angekündigten X-Unter- der letzten Woche. lagen. Ihre geschätzte Rückantwort er- Wir freuen uns auf Ihre Ant- wartend verbleiben wir wort. Wir übermitteln Ihnen hiermit Gerne schicken wir Ihnen die die vereinbarten Informationen. XY Informationen. Es wird ersucht, das beiliegende Bitte unterschreiben Sie das For- Formular unterfertigt und unter mular und schicken Sie es uns Anschluss der entsprechenden mit den XY Unterlagen bis zum Unterlagen zu retournieren. 20. Mai. Vielen Dank! Verabschieden Es muss nicht immer Aus dem Buch von Hans-Peter Förster, Texten wie ein Profi, stammt der fol- mfg sein gende mfg-Baukasten zum Selberergänzen. Bunte Frühlings- Tage Sonnige Sommer- Zeit Kurzweilige Herbst- Stunden Spannende Winter- Erlebnisse Frohe Fest- Wochen Besinnliche Urlaubs- Augenblicke 27

28. Anmerkungen Formales – DIN 5008 Briefe korrekt forma- Für Geschäftsbriefe existiert ein Regelwerk, das ihre korrekte äußere Form tieren festlegt. Die wichtigsten dieser derzeit (2007) gültigen DIN-Normen kurz gefasst: Die Anschrift kann folgende Formen haben: Dr. Peter Müller Vorstandsvorsitzender Vorstandsvorsitzender Dr. Peter Müller Musterbank Musterbank Testgasse 34 Testgasse 34 1010 Wien 1010 Wien Petra Müller Petra Müller Betriebsratsvorsitzende Zentralbetriebsrat Musterbank Musterbank Testgasse 34 Testgasse 34 1010 Wien 1010 Wien Vier Leerzeilen unter der Anschrift steht die Betreffzeile. Dazwischen, am rechten Rand, Ort und Datum. Der Betreff wird fett gedruckt. Das Wort Betreff schreibt man nicht. Die Anrede steht mit zwei Leerzeilen zum Betreff. Der Anrede folgt ein Beistrich. Sehr geehrter Herr Dr. Müller, Sehr geehrter Herr Vorstandsvorsitzender, Lieber Herr Dr. Müller, Sehr geehrte Kollegin Müller, Lieber Kollege Müller, Der Briefabschluss setzt sich zusammen aus: Grußformel, Unterschrift, Vorname, Nachname und Funktion des Unterzeichners/der Unterzeichne- rin. Die Grußformel steht mit einer Leerzeile Abstand zum vorausgehenden Text. Dieser sollte mit einem Punkt enden. Freundliche Grüße Schöne Grüße Beste Grüße Gewerkschaftliche Grüße Vollmachtskürzel kommen, wenn möglich, handschriftlich direkt zur Un- terschrift. Die Anlage wird fett gedruckt und steht mit einer Leerzeile Ab- stand zur PC-Unterschrift. 28

29. E-Mails Anmerkungen E-Mails sparen im Arbeitsalltag viel Zeit und Geld. E-Mails sind schneller Elektronische Post und unmittelbarer als Briefe. Allerdings gibt es nichts nervtötenderes als eine überquellende Mailbox. Daher sollte man gerade mit dem Medium E- Mail behutsam umgehen, um das virtuelle Gegenüber nicht zu nerven. Nettiquette Was beim Mailen als • Vertrauliche Informationen haben in E-Mails nichts verloren: Viel höflich gilt zu rasch und leichtfertig werden E-Mails weitergeleitet und landen schließlich auch bei Menschen, für die die Informationen ganz sicher nicht bestimmt waren. • Alle Tipps und Regeln für Briefe gelten auch für E-Mails: E-Mails sollten freundlich, korrekt und vollständig sein. • Auf Kürzel cu, *ggg* und Emoticons   sollte man in geschäft- lichen E-Mails verzichten. • Aussagekräftiger Betreff: Viele Menschen entscheiden anhand des Betreffs, ob sie ein E-Mail überhaupt öffnen. • Nur-Text-E-Mails verschicken: html-Mails werden oft nicht richtig angezeigt. Auf Nummer sicher geht man daher, wenn man die eigenen Nachrichten als reinen, unformatierten Text verschickt. • Nicht nerven: Um eine Empfangsbestätigung für den Erhalt des Mails zu bitten oder eine halbe Stunde später anzurufen und zu fragen, ob die Nachricht auch angekommen ist, nervt. • Nicht wichtig machen: Genauso nervend sind Leute, die alle Mails mit hoher Priorität schicken. Die Funktion hohe Priorität sollte man nur in Ausnahmefällen verwenden. • Vorsicht mit Anhängen: Große Anhänge sollte man nur verschicken, wenn man sicher sein kann, dass man damit nicht den Computer des Empfängers/der Empfängerin lahm legt. Jedenfalls sollte man für Anhänge ein Dateiformat wählen, das die meisten Menschen öffnen können, wie etwa pdf. Wenn man ein E-Mail mit Anhang beantwor- tet, sollte man darauf achten, nicht sinnloserweise den Anhang wieder zurück zu schicken. • Nicht übertreiben mit CC und BCC: Nicht jedes Mail muss gleich an mehrere Adressaten/-innen gehen. Die Copy- und Blind-Copy- Empfänger/-innen fühlen sich vielleicht durch eine Mailflut genervt. Es ist auch nicht besonders nett, ein kritisches Mail gleich in Kopie an die Vorgesetzten zu schicken. Besonders beim Antworten muss man aufpassen: sonst schickt man unter Umständen eine Nachricht nicht nur an die Person, der man antwortet, sondern auch an alle Adressen aus dem CC-Feld. Ohnehin ist es indiskret, viele Mailadressen einfach offen weiter zu schicken. E-Mails sind nützlich und erleichtern die Arbeit. Weil die E-Mail-Kommu- E-Mails sind ein kaltes nikation, anders als die per Brief, sehr unmittelbar und schnell ist, ersetzen Medium E-Mails oft auch Telefonate und persönliche Treffen. Hier liegt jedoch eine Gefahr von Mails. E-Mails sind trotz allem ein kaltes Medium: die Empfän- ger/-innen lesen zwar den Text, sehen aber nicht Mimik und Gestik der Ab- sender/-innen. Der übliche knappe Ton von E-Mails kann daher leicht zu Missverständnissen und Ärger führen. In Gesprächen sind solche Missver- ständnisse schnell aufgeklärt. Bei Mails ist das anders. Daher: lieber keine militärischen Kurzbefehle per Mail schicken und auch keine komplizierten Argumente. Ist etwas wirklich wichtig, könnten wir wieder einmal anrufen und persönlich darüber reden. 29

30. Anmerkungen Übung 5: Überarbeiten Sie den folgenden Brief und befreien Sie ihn von sperrigen Formulierungen. Lieber Kollege Mück, Bezug nehmend auf deine Bestellung vom 13. 4. freuen wir uns, dir mitteilen zu dürfen, dass die von dir bestellten Mitglieder-Werbemap- pen zum derzeitigen Zeitpunkt vorrätig sind. Wir erlauben uns, sie dir morgen per Kurier zukommen zu lassen. Wir hoffen dir damit gedient zu haben und verbleiben mit freundlichen Grüßen Michael Vlustaus 30

Texte, Die Ansprechen

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