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GESTION ÉLECTRONIQUE D’ACHATS CIASC

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Project pour améliorer les procédures de la gestion d’achats CIASC, permettant ainsi plus d’efficacité, de transparence, de sécurité, de contrôle, d’agilité, d’économie et de la préservation de l'environnement.

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GESTION ÉLECTRONIQUE D’ACHATS CIASC

  1. 1. GESTION ÉLECTRONIQUE D’ACHATS CIASC Adm. JOSÉ ROSNEI DE OLIVEIRA ROSAMastère Spècialisé Management de L´Innovation - 2008/2010
  2. 2. MASTÈRE SPÉCIALISÉ MANAGEMENT Cours DE L’INNOVATION - 2008/2010 Elève : Adm. JOSÉ ROSNEI DE OLIVEIRA ROSA ANDRÉ BERGERAT Tuteur Ecole Nationale Supérieure des Mines –Académique Saint EtienneTuteur de JOÃO DA SILVA MATTOSl’Entreprise Gérent administratif CIASC
  3. 3. ORDRE DU JOURSalutationsIntroductionRechercheLa contextualisation de la réalité de larechercheFondements théoriques et des expériencessimilairesLe Projet de Gestion Électronique des AchatsCIASCConclusions et recommandationsRéférences
  4. 4. PANORAMASOn observe des avancements dans la gestionstratégique de la connaissance à travers uneimportante utilisation de ressources deTechnologie de l’Information. Déclaration du Gouvernement Fédéral à la gestion stratégique de la connaissance, e- gov, inclusion numérique...Descentralisation = 36 régions.Décision du gouvernement de participer à ceprocessus en se servant de toutes lesressources de Technologie de l’Information(Gouvernement Électronique)
  5. 5. ANALISE DE VALEUR Achats / année 2008 / R$ Modalité valeur valeur gain moyenne payéeConcurrence 4.260.952,51 4.218.769,74 42.182,77Invitation 113.247,71 63.856,05 49.391,66Bourse électronique 1.598.213,01 1.291.337,94 306.875,07Bourse présentielle 8.730.877,51 8.998.550,00 (257.672,49)Prise de prix 670.883,33 663.214,00 7.619,33Dispense de licitation 996.000,00 996.000,00 -Inexigibilité 154.075,08 154.075,48 (0,40)Achat direct 993.528,20 993.528,20 -TOTAL 2008 16.524.199,15 17.379.331,41 138.395,94
  6. 6. ANALISE DE VALEURGraphique 05 - Répartition em % des achats effectués par mode en 2008
  7. 7. ANALISE DE VALEURGraphique 02 - ABC Curve - Représentativité des Catégories Enchères en 2008
  8. 8. ANALISE DE VALEUR Achats / année 2009 / R$ Modalité valeur valeur gain moyenne payéeConcurrence 2.747.430,62 2720.231,48 27.199,14Invitation 72.082,34 40.644,47 31.437,87Bourse électronique 3.401.121,58 2748.067,57 653.054,01Bourse présentielle 4583.464,93 4.723.985,45 (140.520,52)Prise de prix 454.520.04 449.357,60 5.162,44Dispense de licitation - - -Inexigibilité 6.168.054,70 6.168.070,71 (16,01)Achat direct 1.036.121,17 1.036.121,17 -TOTAL 2009 17.426.674,21 17.886.478,45 576.316,93
  9. 9. ANALISE DE VALEURGraphique 05 - Répartition em % des achats effectués par mode en 2009
  10. 10. ANALISE DE VALEURGraphique 02 - ABC Curve - Représentativité des Catégories Enchères en 2009
  11. 11. PANORAMA DES PROCÉDURES D’ACHAT CIASCIl s’agit d’un montant autourde R$ 18.000.000,00/an. + - 800 procédures d’achat/an Acquisition de + de 600 Produits/An
  12. 12. PANORAMA DES PROCÉDURES D’ACHAT CIASCModalités: concurrence; invitation;divulgation en bourse (électroniqueou présentielle); prise de prix,dispense de licitation; inexigibilité,achat direct et *enregistrement deprix (*cette procédure n’a pasencore eu lieu).Temps moyen d’exécution 435, 421,128, 138, 28, 28, 38 et 9 jours detravail. (+-127 jours de travail)
  13. 13. PROBLÈMES Il n’y a pas de système informatisé pour enregistrer et intégrer les différentes procédures et données.Dans les différentes étapes desprocédures d’achats on se sertd’outils ou de systèmes d’appui,ce qui est fait, cependant, sansintégration entre les différentsmécanismes.
  14. 14. PROBLÈMES Dans les différentes étapes des procédures d’achats on se sert d’outils ou de systèmes d’appui, ce qui est fait, cependant, sans intégration entre les différents mécanismes.Utilisation excessive de papier.
  15. 15. QUESTION-PROBLÈME
  16. 16. OBJETIVO Améliorer les procédures de la gestion d’achatspermettant ainsi plus d’efficacité, de transparence, de sécurité, de contrôle, d’agilité, d’économie et de la préservation de lenvironnement.
  17. 17. HISTOIRE CIASC• 1975• 1980• 1987• 1991 Fondée le 13 août 1975 –• 1995 Compagnie de Traitement de• 1999 Données de l’Etat de Santa• 2005 Catarina S.A. - PRODASC• 2010
  18. 18. HISTOIRE CIASC• 1975• 1980• 1987• 1991• 1995• 1999 Début du développement de• 2005 systèmes intégrés.• 2010
  19. 19. HISTOIRE CIASC• 1975• 1980• 1987• 1991• 1995 En 1987 – Centre• 1999 d’Informatique et• 2005 d’Automation de l’Etat de• 2010 Santa Catarina S.A. - CIASC.
  20. 20. HISTOIRE CIASC Par la loi n° 8.245• 1975 du 18 avril 1991, a• 1980 été donnée à CIASC• 1987 la responsabilité de• 1991 servir en tant• 1995 quorgane central• 1999 du système de• 2005 linformatique pour• 2010 L État SC.
  21. 21. HISTOIRE CIASC• 1975 Le développement des• 1980 premiers sites sur lInternet• 1987 pour le gouvernement dÉtat• 1991• 1995• 1999• 2005• 2010
  22. 22. HISTOIRE CIASC• 1975• 1980• 1987 En 2005 – On passe d’entreprise d’Economie Mixte à Entreprise• 1991 Publique.• 1995• 1999• 2005• 2010
  23. 23. HISTOIRE CIASC Actuellement :• 1975 Organe que met en oeuvre• 1980 la politique d´informatique• 1987 de L’Etat de Santa Catarina.• 1991• 1995• 1999• 2010
  24. 24. STRUCTURE ORGANISATION
  25. 25. STRUCTURE ORGANISATION NIVEAU STRATÉGIQUE
  26. 26. STRUCTURE ORGANISATION NIVEAU TACTIQUE ET OPÉRATIONNEL BUREAU DE LA TECHNOLOGIEORGANISMES ET LES UNITÉSSUBORDONNÉES
  27. 27. STRUCTURE ORGANISATION NIVEAU TACTIQUE ET OPÉRATIONNEL SECTEUR CIBLÉEXECUTIVEADMINISTRATIF ETFINANCIERADMINISTTRATIVAGESTION
  28. 28. GESTION "Il nya rien de rigide ou absolue quand il sagit de problèmes de gestion." (Fayol, 1916) PO3C = Prévoir, Organiser ,Jules Henri Fayol Commander, Coordoneer, Contrôler
  29. 29. INNOVATION « L’innovation est l’instrument spécifique des entrepreneurs, étant le processus par lequel ils exploitent le changement comme une opportunité en vue d’une affaire différente ou d’un service différent. » (Peter Drucker 1987)
  30. 30. INNOVATION« l’innovation concerne l’acte d’attribuerde nouvelles capacitations auxressources (personnes et processus) quiexistent dans l’ entreprise pour produirede la richesse ».(Drucker,Peter F. Inovação e Espírito Empreendedor, SãoPaulo: Pioneira, 1986).
  31. 31. AUTRES RÉFÉRENCES FAYOL (1916), DRUCKER (1986), SIMANTOB (2003), FERRER (2007), MARTINS E CAMPOS (2000), CATALLANI (2005),KALAKOTA E ROBINSON (2002), FRANCO (2005), FUNCHTER (2001), PINDYCK E RUBINFELD (2005).
  32. 32. DES EXPÉRIENCES SIMILAIRES Comprasnet; Cenibra, Agrosoft; TradeConnex; Connecting Busines Brasil; Ciser; Marisol; Unisul; Teka; Docol; Unimed Brasil; Unimed Florianópolis; Calçados Dilly; Supermercados Angeloni; Springer; Weg Motores; TCO/Splice; Interchange; Neogera (Camargo Corrêa); Splice do Brasil; SAB Company. FIESC; SENAI/SC; FIERGS, FAPEU; METRÔ – SP; SEBRAE/SC; BEC de São Paulo; Prefeitura Municipal de Florianópolis (SC); Prefeitura Municipal de Itajaí(SC); Prefeitura Municipal de São Luiz (MA); PrefeituraMunicipal de Jundiaí (SP); Prefeitura Municipal de São Bernardo (SP); Procergs; Prefeitura Municipal de Santo André (SP); Prefeitura Municipal de São Josédos Campos (SP); Prefeitura Municipal de São José do Rio Preto (SP).
  33. 33. QUESTION-PROBLÈME
  34. 34. INNOVATIONINNOVATION DE GESTION Innovation technologique = technologie de l’information
  35. 35. LE PROJET
  36. 36. GESTION ÉLECTRONIQUE D´ACHATS CIASC Dispense de Bourse Bourse Enregistre- Licitation Concurrrence Électronique Présentielle ment de Prix Contrôle de StocksInvitation Gestion de Prise de Contrat Prix Gestion INTERNET BudgetEnchèresENREGISTREMENT ENREGISTREMENT ENREGISTREMENT CONTRÔLE DE PRIX DE DE MATÉRIELS EXTERNE FOURNISSEURSWORKFLOW B.I. INTEGRATION CONSULTATION
  37. 37. OBJECTIF GÉNÉRAL Améliorer les procédures de la gestion d’achatspermettant ainsi plus d’efficacité, de transparence, de sécurité, de contrôle, d’agilité, d’économie et de la préservation de lenvironnement.
  38. 38. OBJECTIF SPÉCIFIQUERendre plus rapides lesprocédures concernantl’émission de lacommande d’achats, cequi réduit en 25% letemps de sa mise enoeuvre. Temps
  39. 39. OBJECTIF SPÉCIFIQUE Rendre plus rapides les procédures de recherche et de calcul de prix, ce qui réduit en 25% le temps de leur mise en oeuvre.
  40. 40. OBJECTIF SPÉCIFIQUE Réduire le temps d’accomplissement des procédures d’achats en 25 %.
  41. 41. OBJECTIF SPÉCIFIQUE Etre visible aux fournisseurs en mettant à leur disposition un site d’achats sur Internet.
  42. 42. OBJECTIF SPÉCIFIQUE Etre visible aux directeurs et gérents de l’entreprise en mettant à leur disposition des rapports stratégiques et décisoires en temps réel.
  43. 43. OBJECTIF SPÉCIFIQUEEtre visible aux organes decontrôle externe (tce, audit etcontrôle de la sef), en mettantsur internet des rapports àleur disposition en temps réel.
  44. 44. OBJECTIF SPÉCIFIQUE Rendre possible la sécurité de données et d’informations à travers la centralisation uniforme de données sur le data center du ciasc.
  45. 45. OBJECTIF SPÉCIFIQUEPermettre lalocalisationd’informations àtravers lesmécanismes deback-up etd’auditélectronique.
  46. 46. OBJECTIF SPÉCIFIQUE Permettre à l’entreprise une économie estimée en 4,808%/an 2010.
  47. 47. OBJECTIF SPÉCIFIQUE Réduire la « paperasse », ce qui est favorable, aussi, à l’environnement.O&M 1983 - Rosnei
  48. 48. 1 PROCÉDURE = ¼ D’ARBRE Un arbre ayant autour de 7 ans produit environ 20.695 feuilles de papier a4. 1/4PCSF 43/095 = 5.247 fl.
  49. 49. STRUCTURE DU PROJET
  50. 50. DIAGRAMME DE PARETO
  51. 51. CALCUL DE L’INVESTISSEMENT Calcul Valeur R$ Heures techniques / Homme 200.758,11 Infrastructure de TI (système, réseau, stockage logique, back-up...) 194.999,00 Entraînement / Capacitation 15.987,77 Mobilier et agencements 5.600,00 Consultig/ Travaux Dirigés 4.280,00 D’autres dépenses (eau,Calcul Global électricité, téléphone, entretiens Estimé en bâtiment, surveillance, ...) 21.081,24 Over Head 114.572,34R$ 590.650,20 Total 557.278,46 Impôts 33.371,74 Total de l’investissement 590.650,20
  52. 52. DIAGRAMME DE PARETO
  53. 53. ANALISE DE VALEUR Comparatif de Calcul de l’Investissement I Estimation de linvestissement : R$ 590.650,20% investissement X % Investissement X Achats effectués Gain 2009 2009 590.650,20 590.650,20 -------------------- -------------------- 17.886.478,45 576.316,93
  54. 54. ANALISE DE VALEUR Comparatif de Calcul de l’Investissement II (R$ 1,00)Investissemen Achats / année Valeur Gaint dans le projet 2009 2009 590.650,20 17.886.478,45 576.316,93 (3,302%) (100%) (3,22%)
  55. 55. RETOUR DE L’INVESTISSEMENT Prévision d’Achat Économie prévue et retour de l’investissement 2010R$ 17.886.478,45 + 5% la PAR RAPPORT Àcroissance = R$18.780.802,37 LA VALEUR D’ACHAT PRÉVUE POUR 2010 = R$ 903.020,23 (Gain réel = 1,588% >2009) R$ 903.020,23 – 604.741,84 =VALEUR GAIN PRÉVUE 2010 R$ 298.278,39GAIN PRÉVUE/MOIS/2010R$ 590.650,20 / 12 R$ 24.856,53RETOR DE L’INVESTISSEMENTPRÉVUE POUR 23,76 MOIS
  56. 56. DÉLAIS DE MISE EN OEUVRE DÉBUT: LE 16 /07/2008FIN PRÉVUE POUR LE 31 /12/2010
  57. 57. DÉLAIS DE MISE EN OEUVRE
  58. 58. DÉLAIS DE MISE EN OEUVRE
  59. 59. DÉLAIS DE MISE EN OEUVRE
  60. 60. AFFECTATION DES RESSOURCES
  61. 61. FLUX DE COMMUNICATION GESTIONNAIR Coordination de E DU PROJET marketing de produits Domaines de gestion Relations Public publiques interne et Domaines Publicité externe techniques(*) Commercialisation(*) Le gestionnaire de domaine est la gérence administrative.(**)Les domaines techniques englobent: la gérence dedéveloppement de produits et logiciels, la gérence d’infrastructuretechnologique et la gérence de réseau.
  62. 62. COMITÉ EXÉCUTIF DE COMMUNICATION TOMADORES DE DECISÃO
  63. 63. PLAN MARKETING
  64. 64. ANALISE DES RISQUES Impact petit moyen grandProbabilité petite P P M moyenne P M G grande M G G
  65. 65. ANALISE DES RISQUES Risques identifiés Impor-Code Facteur de risque Probabilité Impact tance Retard technologique et de processus 1 du corps fonctionnel de l’entrerise G M G Forte culture de mise en oeuvre de 2 processus vetustes G M G L’infrastructure de hardware du 3 secteur d’achats est obsolète M M G Manque d’infrastructure technologique 4 chez les fournisseurs M G G Résistence, chez les fournisseurs, face 5 aux nouvelles pratiques M M M 6 Résistence politico-institutionnelle M M M Résistence des unités organiques 7 internes aux changements M M M 8 Manque de continuité administrative P M P Faible engagement de la part des unités 9 organiques internes P M P
  66. 66. QUESTION-PROBLÈME
  67. 67. CONCLUSÕES / RECOMENDAÇÕES Les contributions du "savoir-faire» et«ne sait pas" (Praxis de la dialectique). Plus dinvestissement dans linnovation(R & D). Le projet est réalisable =recommandons de déploiement.
  68. 68. DO QUE APRENDI E DESAPRENDI Tout est possible, puisque les gens sontimpliqués et engagés. Il est parfois nécessaire de revenir un peuà avancer et atteindre nos objectifs; Les conflits personnels doivent être séparésdes objets professionnels. Les intérêts individuels ne doivent pasremplacer le collectif.
  69. 69. DO QUE APRENDI E DESAPRENDI Tout ce que nous pensons (design) quiarrivera nécessairement. projet deremaniement. Nous devons être prépro à des situationsdifficiles (analyse des risques). Personne nachète ce quils ne savent pas.Toujours informer. Tolérance à leffort et la persévérance sontessentielles pour les objectifs sont atteints.
  70. 70. RÉFERÉNCESBRASIL. LEI N° 8.666. Art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal,institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dáoutras providências.CATALANI, Luciane. E-commerce. Rio de Janeiro: FGV, 2004.CHIAVENATO, I. Administração Financeira. São Paulo: Campus, 2005.CHIAVENATO, I. Teoria Geral da Aadministração. 6ª ed. São Paulo:Campus, 2001.CORSO, Ildo. Implementação de Serviços de E-gov em PrefeiturasMunicipais, usando Provedores de Serviços de Aplicação.(Dissertação de Mestrado em Ciências da Computação). Programa dePós-Graduação em Ciências da Computação, UFSC. SC, 2003.DRUCKER, Peter F. Inovação e Espírito Empreendedor, São Paulo:Pioneira, 1986.
  71. 71. RÉFERÉNCESFAYOL, J. Henri – Administração Industrital e Geral, São Pulo, Ed.Atlas, 1954.FERRER, Florência, LIMA, Cristian – Gestão Pública Eficiente: Impactosde Econômicos de Governos Inovadores – Editora Elsevier – Campus,RJ, 2007.FRANCO Jr., Carlos F. E-business: internet, tecnologia e sistemas deinformação na administração de empresas. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2005.FUCHTER, Simone K. Tecnologias da Informação. Diário Catarinense.SC, 2001.FUCHTER, Simone K. Criação de um Modelo para Implementação deNovas Tecnologias da Informação em Prefeituras. (Tese deDoutorado). Programa de Pós Graduação em Engenharia da Produção,UFSC. SC. 2005.
  72. 72. RÉFERÉNCESKALAKOTA, Ravi. ROBINSON, Márcia. E-business: estratégias paraalcançar o sucesso no mundo digital. 2. ed.. Porto Alegre: Bookman,2002.MARTINS, Petrônio. ALT, G. CAMPOS, Paulo R. Administração deMateriais e Recursos Patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2000.PINDYCK, R. S. & RUBINFELD, D. L. Microeconomia. 6a Edição, SãoPaulo: Pearson Prentice, 2005.SANTA CATARINA. CENTRO DE INFORMÁTICA E AUTOMAÇÃO DOESTADO DE SANTA CATARINA S.A. Regimento Interno. SérieOrganização, Aprovado em Reunião de Diretoria de 26 de Maio de 2009,Vigência Junho/2009.
  73. 73. RÉFERÉNCESSANTA CATARINA. CENTRO DE INFORMÁTICA E AUTOMAÇÃO DOESTADO DE SANTA CATARINA. Estatuto Social. Série Organização,Aprovado em Assembléia Geral de Acionistas – ASSEG em 08.11.2005,Alterado pela ASSEG em 29.04.2008.SANTA CATARINA. Lei complementar Complementar nº 284, Art. 108,Seção VIII. Estabelece modelo de gestão para a Administração PúblicaEstadual e dispõe sobre a estrutura organizacional do Poder Executivo.CIASC. SC, 2005.SIMANTOB, Moysés. LIPPI, Roberta, Guia Valor Econômico deInovação nas Empresas. São Paulo: Globo, 2003.SCHUMPETER, Joseph. A Teoria do Desenvolvimento Econômico.São Paulo: Abril Cultural, 1982.
  74. 74. RÉFERÉNCESTEIXEIRA FILHO, Jayme. Comércio eletrônico. Rio de Janeiro: Senac,2001.WEBSITES:WEB SITE - CIASC. Disponível em http://www.ciasc.gov.br. Acesso em07.01.2010.E-GOV BLOG - SANTA CATARINA. Disponível em:http://egovblog.ciasc.gov.br/2010/01/09/tecnologia-da-informacao-no-brasil-cresceu-mais-que-a-economia-em-2009 Acessado em 10.01.2010AGÊNCIA BRASIL. Disponível em: http://www.viomundo.com.br/voce-escreve/fgv-brasil-cresce-ate-7-em-2010-o-que-dira-o-pha . Acessado em10.01.2010 22:42.Disponível em: http:/www.artigonal.com/administração-artigos/um-pouco-sobre-henri-fayol-6616666.html – acessado em 06.06.2010 – 02:14h
  75. 75. Adm. JOSÉ ROSNEI DE OLIVEIRA ROSA CRASC 1.812 Mastère Spècialise Management de L´Inovattion 2008/2010Ecole Nationale Supèrieure de Mines – Saint Etienne Janvier/2010 téléphone : +55 48 9982O-9134 rosnei@ciasc.sc.gov.br
  76. 76. L’innovationest laconvergencede l’histoire dedifférentespersonnesdans le but detrouver unesolutiond’avenir 2003. Queiroz, Diomário
  77. 77. STRUCTURE DU PROJET ID e %
  78. 78. STRUCTURE DU PROJET HEURES / VALEUR
  79. 79. STRUCTURE DU PROJET JOUR / %
  80. 80. STRUCTURE DU PROJET LETTRE DU PROJET

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