REPORTE FINAL
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Establecimiento de “Route Map” para el desarrollo y                          consolidación de las “Green Meetings” en el D...
Marco Contextual Y Tendencias de las   “Green/Sustainable Meetings”        Por: Midori Connolly                           ...
Los estándares APEX/ASTM y como estos regularan                                                las Green Meetings         ...
Los estándares APEX/ASTM y como estos regularan                                      las Green Meetings                   ...
Comunicación Efectiva de la Responsabilidad                                                  Social                       ...
Comunicación Efectiva de la Responsabilidad                                         Social                                ...
Cierre del “Route Map” y desarrollo del Sumario                                               Ejecutivo del Evento        ...
Conclusiones y desarrollo del Sumario Ejecutivo                      del Evento (“Cancun Green Meetings Manifest”)        ...
CONCLUSIONESEn general, el evento ha logrado sus objetivos y nosobliga a fijar como siguiente paso el establecimientode un...
DECALOGO “Cancun Green Meetings Summit Manifest”   Acciones a seguir para el inicio de la consolidación de Cancun como Des...
EMPRESAS E INSTITUCIONES PARTICIPANTES   EN GREEN MEETINGS SUMMIT 2012    AD HOC MARKETING + TURISTICO         AVI-SPL AUD...
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Reporte Final de la serie de Seminarios y Talleres que se llevaron a cabo en la Ciudad de Cancun sobre Green Meetings, Responsabilidad Social, Esfuerzos Sustentables en la Región y Estandares Internacionales sobre el segmento. Incluye decálogo de acciones a desarrollar para solidificar a Cancun como Destino apto para desarrollar Green Meetings (Reuniones Sustentables). Ago-Sep 2012

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Reporte Final Green Meetings Summit Cancun

  1. 1. REPORTE FINAL
  2. 2. Patrocinadores:
  3. 3. Objetivos: Actualizar en materia de “Green Meetings” o “Reuniones Sustentables” a la proveeduríarelacionada con el Segmento de Reuniones en Cancún Conocer los esfuerzos locales vigentes relativos al “Turismo de Reuniones” y a las“Reuniones Sustentables” o “Green Meetings Reconocer las carencias o retos que en materia de “Reuniones Sustentables” tiene elDestino Turístico, identificándolos y proponiendo soluciones o alternativas Conocer las bases de los Estándares APEX/ASTM y aprender a desarrollar una póliza desustentabilidad Conocer, a partir de un caso exitoso, formas eficientes de comunicar los esfuerzos enMateria de Responsabilidad Social y Sustentabilidad Desarrollar, a partir de los conocimientos adquiridos, un decálogo sobre el camino a seguirpara la consolidación de las “Reuniones Sustentables” o “Green Meetings” en el Destino
  4. 4. Conferencistas:Midori ConnollyPlatinum Speaker MPICo-Chair AV Committee for ASTM Environmentally Sustainable Meeting StandardsChief AVGirl - Pulse Staging and EventsJohanna Walsh, CMPCEO Twirl Management-Eco Planning;Certified Trainer of the APEX/ASTM Green Meetings StandardsMtro. Vicente FerreyraConsultor en Turismo Sustentable, Media Ambiente y RSECoordinador del Proyecto “Diversificación de la oferta turística de la Riviera Maya en base al aprovechamientosustentable de los atractivos de la Reserva de la Biosfera en Sian Ka’an”Coordinador de la Maestría en Gestión, Política y Derecho Ambiental de la Universidad Anáhuac CancúnIliana RodriguezDirectora de Comunicaciones y Relaciones publicas de Experiencias Xcaret Coordinación General: Jorge Torio, CASE Director General MMS Líder de la Iniciativa de Compensación de CO2 para Grupos y Convenciones en Cancun Coordinación Académica: Benjamin Jimenez Director General ADHOC Marketing + Turístico
  5. 5. Programa:Viernes Ago 313:45 Registro4.00 PM – 4.15 PM Introducción4.15 PM -6.00PM Iniciativas y Proyectos de Turismo y Reuniones Sustentablesdesarrollados en el Caribe mexicano Por Vicente Ferreyra6:00 PM - 6:10 PM Coffee Break6:10 PM -8:00 PM Marco Contextual Y Tendencias de las “Green/SustainableMeetings”. Establecimiento de “Route Map” para el desarrollo y consolidación de las“Green Meetings” en el Destino. Por Johanna Walsh & Midori ConnollySábado Sep 19:00 AM – 10:50 AM Los estándares APEX/ASTM y como estos regularan las GreenMeetings Por Johanna Walsh and Midori Connolly11:00 AM -12:00 PM Comunicación Efectiva de la Responsabilidad Social Por IlianaRodriguez12:00 PM -1:30 PM Conclusiones y desarrollo del Sumario Ejecutivo del Evento(“Cancun Green Meetings Manifest”) Por Johanna Walsh y Midori Connolly1:45 PM Cierre
  6. 6. Conferencia: Iniciativas y Proyectos de Turismo y Reuniones Sustentables desarrollados en el Caribe mexicano Por: Vicente FerreyraSíntesis: La conferencia ha sido en sí un repaso general dealgunas de las acciones que se llevan a cabo en los destinosdel Caribe Mexicano en materia de Sustentabilidad y que dealguna u otra forma están relacionadas con el turismo engeneral y el turismo de reuniones. De inicio, Vicente Ferreyraha establecido un marco contextual que incluye conceptossobre “sustentabilidad”, “turismo sustentable” y “desarrollosustentable”, además de compartir datos muy interesantessobre la “Huella Ecológica”. Así mismo, ha hecho hincapié en3 factores indivisibles y necesarios en todo esquema“sustentable”, tambien llamados las 3 “P”: People (gente),Planet (Gente) y Profit (utilidad), elementosYa en materia del Caribe Mexicano, Vicente tocó temassobre la afectación de la flora y la fauna en el estado porfactores como el calentamiento global, el crecimientoindiscriminado de las urbes, la caza y tala irresponsables y engeneral la ignorancia o negligencia de un sector de lapoblación. Mencionó también las áreas naturales protegidasy explicó una serie de proyectos que se dan en el estado, empresas certificadoras (EarthCheck, Rainforesttales como el “The MesoAmerican Reef Tourism Initiative Alliance y Green Globe) y certificaciones que(marti)”, “The Coral Reef Alliance”, la “Guía de Promoción, actualmente ostenta un importante numero deDiseño y Construcción Sustentable en el Caribe Mexicano”, Empresas en la región.la “Iniciativa por un turismo bajo en Carbono”, el Proyecto Por ultimo, enumeró las razones por las que es“Sustainable Riviera Maya” y la “Iniciativa de Compensación importante sumarse a iniciativas de este tipo,de CO2 para grupos y convenciones en Cancun”. siendo estas la Competitividad, la Exigencia delActo seguido, Vicente Ferreyra se ha referido a diversas mercado y la Imagen Publica.
  7. 7. Conferencia: Iniciativas y Proyectos de Turismo y Reuniones Sustentables desarrollados en el Caribe mexicano Por: Vicente FerreyraDescarga: http://prezi.com/xlip6peya-zv/iniciativas-ambientales-en-el-caribe-mexicano
  8. 8. Marco Contextual Y Tendencias de las “Green/Sustainable Meetings” Por: Midori ConnollySíntesis: Como preámbulo de la parte activa del estableciendo generalmente un parte-aguas enevento y para cerrar el Marco Contextual sobre dicha materia en la Ciudades que son sede.sustentabilidad y eventos sustentables, en esta También mencionó la tendencia a que las Ciudadesconferencia se habló de diferentes tendencias a nivel alcancen posicionamientos en los visitantes mas altosglobal en la materia. Se mencionó, de inicio, el incluso al país que pertenecen, y el cómo se tiendecomo un 67% de las empresas del Índice Global a que las regiones o países se promocionen y realicenFortune 500 crean reportes anuales de proyectos en conjunto. Siguiendo dicha tendencia,sustentabilidad y de cómo las empresas Midori aconsejaba que los esfuerzos en materia deinternacionales y globales han llevado a nivel de sustentabilidad se hagan como destino o seestrategia sus esfuerzos sustentables y/o de regionalicen, siguiendo ejemplos como el “Acuerdoresponsabilidad social, trayendo a colación nombres sobre Eventos Sustentables en Escandinavia” (quecomo Unilever, Mc Donalds, Oracle, AARP, etc. Así engloba colaboración político-privada en toda lamismo Midori Connolly menciono como los eventos región y hacia el exterior para compartir y aprenderde gran escala (Juegos Olímpicos, COP16) hacen practicas y soluciones en la materia) o el proyectograndes esfuerzos para seguir practicas sustentables, del Buro de Convenciones de Tailandia, promoviéndose como país para convertirse en sede de “Green Meetings” (www.greenmeetingsthailand.com; http://www.youtube.com/watch?v=IlRCzaXaF8w; En la conferencia también se mencionaron la tendencia a ostentar certificaciones diversas que avalen los esfuerzos de sustentabilidad, el como las empresas en estos días deben desarrollar una cultura en la materia al interior de las mismas y a la comunidad en que se localizan y el como la creatividad y la innovación han ayudado a muchas empresas a evitar grandes costos al hacer sus procesos e instalaciones mas sustentables.
  9. 9. Establecimiento de “Route Map” para el desarrollo y consolidación de las “Green Meetings” en el Destino. Por Johanna Walsh & Midori ConnollySíntesis: La premisa de este taller ha sido tomar nota de la 3) Practicas Estándares: No son conocidos los parámetrossituación en que, en materia de sustentabilidad, se sobre el tema o en algunos casos no hay estándares;encuentra el destino, considerando el material obtenido en Mexico no existe la cultura o habito; los lideres dede las primeras dos conferencias, así como el opinión y expertos en el tema no son conocidos por laconocimiento previo sobre procesos o practicas que en gente común; hay mucha practicas que no se hansus empresas o comunidades estén llevando a cabo los etiquetado como sustentablesasistentes, buscando que al final, y tras un entendimiento 4) Regulación Gubernamental: Son muy pocas ( o nomas extenso como grupo, se generen propuestas de muy conocidas) las leyes o regulacionessoluciones de manera individual e incluso personal para gubernamentales; no se le da prioridad a practicasconvertir Cancun en un destino sustentable y que logre un como manejo de desperdicio, control de CO2, omayor posicionamiento como sede de “Green Meetings” reciclaje; el segmento de reuniones no esta unido parao “Reuniones Sustentables”. La primera actividad ha desarrollar o gestionar programas y regulacionessolicitado identificar, a partir de 5 áreas básicas, los retos sustentables, etc.que se vive en Cancun. Dichas áreas fueron: 5) Infraestructura Cívica: La tecnología o Infraestructura1) Comunicación/Percepción que incentive la sustentabilidad es precaria en el2) Operaciones Internas Destino; No hay programas en las escuelas, o para la3) Practicas Estándares comunidad; los lideres en Mexico siguen sus propios4) Regulación Gubernamental intereses; hace falta sustentabilizar el “Parque5) Infraestructura Cívica Vehicular”Las respuestas, en cada caso, fueron en el siguiente tenor:1) Comunicación/Percepción: La información que fluye en la materia no es confiable; El mercado no ve a Cancun/Riviera Maya como destinos sustentables, No se conocen a fondo las opciones de destino para promoverse en el nicho, etc.2) Operaciones Internas: Se cree que los materiales para ser sustentables son caros; invertir en la materia se considera un gasto; hay poca información sobre el tema entra la gente, etc.
  10. 10. Marco Contextual Y Tendencias de las “Green/Sustainable Meetings” Por: Midori Connolly Establecimiento de “Route Map” para el desarrollo y consolidación de las “Green Meetings” en el Destino. Por Johanna Walsh & Midori Connolly Descargas: http://mediaandmeetingssolutions.files.wordpress.com/2010/06/global-trends.pdf http://mediaandmeetingssolutions.files.wordpress.com/2010/06/roadmap-opening.pdf
  11. 11. Los estándares APEX/ASTM y como estos regularan las Green Meetings Por Johanna Walsh and Midori Connolly Así mismo, se repasó como los estándares facilitarán los la relación entre “Planners” y “Suppliers” y los porqués de que se espere sean altamente exitosos: a)Definen finalmente que es un evento verde; b) Ayudan a la medición; c)Permiten a todos saber las metas sustentables de un evento . También se habló de algunos de las recomendaciones para la utilización adecuada de los estándares, entre ellos la elaboración de una Póliza de Sustentabilidad.Síntesis: Después de mas de un año de negociaciones, Acto seguido se hizo un ejercicio que dio a los asistentesfinalmente en este 2013 han sido liberados los lo parámetros de cómo elaborar una para sus propiasEstándares APEX/ASTM sobre Green Meetings. Para abrir empresas. También se hizo un ejercicio para determinarel taller, se revisó detenidamente que eran en sí los las acciones que cada una de las empresas de losestándares. Al final, se concluyó lo siguiente: asistente podrían/deberian llevar a cabo en pro de la1) Son una lista de acciones para asegurar que un sustentabilidad, asignando 3 valores específicos sobre el evento es verde nivel de cumplimiento de estas.2) Fueron desarrollados por expertos de la Industria Finalmente, se hizo una revisión somera de los3) Se han desarrollado para 9 diferentes áreas: estándares APEX/ASTM enlistados y se permitió leer un Hospedaje, Audiovisual, Comunicaciones, Destinos, poco sobre su contenido en cada uno de las 9 áreas. Exposiciones, Alimentos y Bebidas, Oficinas en Sitio, Los nuevos estándares APEX/ASTM y las políticas para su Transportación y Locaciones utilización adecuada pueden obtenerse en la pagina4) Tienen 4 niveles de alcance y la forma en que cada web: www.astm.org uno puede/debe usarse como referencia va a depender de las practicas sustentables utilizadas en un evento. Para referirse, por ejemplo a que un evento sustentable alcanza el nivel 1, deberán haberse alcanzado y seguido los estándares de las 9 áreas5) Trabajan en conjunto con otros estándares y certificaciones
  12. 12. Los estándares APEX/ASTM y como estos regularan las Green Meetings Por Johanna Walsh and Midori ConnollyDescarga:http://mediaandmeetingssolutions.files.wordpress.com/2010/06/cancunapexwkshp.pdf
  13. 13. Comunicación Efectiva de la Responsabilidad Social Por Iliana RodriguezSíntesis: Una conferencia muy esperado en virtud de la relación con la Fundación Flora, Fauna y Cultura,el éxito probado de el grupo Xcaret en comunicar AC, con la prensa y, sobre todo, con los empleadostodas y cada una de las actividades y proyectos de los parques, principales actores de muchas de lassustentables (culturales, caritativos, de conservación, practicas sustentables de los parques.etc.) que a través de los años ha ido realizando. Para concluir, Iliana hablo de los resultados positivosIliana Rodriguez, con muchos años trabajando para que las practicas sustentables y su adecuadael grupo, dio cuenta de lo satisfactorio que ha sido ir comunicación han reportado al Grupo:consiguiendo el reconocimiento de la prensa, La sustentabilidad termina siendo parte de laautoridades y de la gente en general al respecto. identidad corporativa.Ella, como Vicente Ferreyra, reflexionó sobre los Disminuye la rotación de personal.aspectos ambiental, económico y sociocultural a La percepción de valor aumenta.que refieren los principios de sustentabilidad, Logra defensores (advocacy).destacando la importancia del equilibrio entre ellos Contribuye a elevar la satisfacción del cliente.para garantizar la sostenibilidad a largo plazo.Habló además de las certificaciones y la importanciaque estas tienen a la vista de terceros, mencionandoalgunas de las que ostenta el grupo (EarthCheck,ESR, El Pacto Mundial y otras).Mencionó también la importancia de educar a lospúblicos y emplear diferentes lenguajes para cadauno de ellos, sin que esto signifique perder la esenciadel mensaje.Iliana dio varios ejemplos de situaciones con las quese han enfrentado durante los años trabajando ycomunicando temas de los Parques, incluyendo loscriaderos de tortugas, de guacamayas, la travesíamaya, los programas de ayuda comunitaria,
  14. 14. Comunicación Efectiva de la Responsabilidad Social Por Iliana RodriguezDescarga:http://mediaandmeetingssolutions.files.wordpress.com/2010/06/presentacion-experiencias-xcaret.pdf
  15. 15. Cierre del “Route Map” y desarrollo del Sumario Ejecutivo del Evento Por Johanna WalshSíntesis: La ultima parte del evento consistió en un taller Aprovechar el impulso que la COP16 le dio a Cancun yen donde se tomó un poco de lo revisado durante todo el Caribe Mexicano en cuestión de imagen comoel evento y en especial del tema de los retos que destino pro-sustentabilidadactualmente tienen Cancun y el Caribe Mexicano  Tener en consideración actividades que el gobiernocomo destinos sustentables y como sedes aptas para ha implementado y han trascendido, tales comolas “Reuniones Sustentables” o “Green Meetings”. reciclatón y la separación de basuraEn forma general, se obtuvieron respuestas y propuestas  Tomar el ejemplo de empresas locales que yaque se resumen líneas abajo y que nos dan pie a crear fomentan el turismo sustentable y desarrollar proyectosun decálogo de actividades que nos permita corporativos para apoyo a las comunidades , asi comoemprender el camino hacia nuestro objetivo. a la flora y fauna de la regiónBajo la premisa de lo que “se puede hacer” para Tomar e ejemplo de empresas que tienen programascorregir o dar un giro a los retos, los asistentes de reciclaje, prácticas de ahorro energético,mencionaron conceptos por demás interesantes. Entre separación de basura, creación de viveros.esas conclusiones, las siguientes: En procedimientos gubernamentales, hacer las cosasLa percepción general es que Cancún no es de acuerdo a la ley y no apoyar sobornos.reconocido como un destino sustentable. Buscar llevar a cabo proyectos de inversión para Al no haber una cultura sustentable es importante el infraestructura en colaboración con el gobierno econcientizar, educar e implementar practicas desde el iniciativa privada.hogar, hasta el lugar de trabajo y la comunidad. Buscar y aprovechar mejor los nuevos nichos No se tiene información abierta sobre las acciones interesados en este segmento.que lleva a cabo el gobierno y/o las empresas por lo Introducir a los clientes en los temas sustentables.que se propone fomentar los procesos de Aprovechar mejor la tecnología en cuestión de apps,comunicación para dar a conocer lo que actualmente cd, dispositivos y evitar en lo posible las impresiones ose está haciendo. hacerlo en papel certificado (imprentas locales ya lo Que cada empresa promueva sus acciones ofrecen)individuales pero también se integren a las de destino y Al final, la conferencista invitó a los asistentes ase le de una mayor difusión (OVC) en los eventos en los plasmar y compartir compromisos profesionales yque se participa, en medios, redes sociales, etc. personales en materia de sustentabilidad a corto y largo plazo.
  16. 16. Conclusiones y desarrollo del Sumario Ejecutivo del Evento (“Cancun Green Meetings Manifest”) Por Johanna WalshDescarga:http://mediaandmeetingssolutions.files.wordpress.com/2010/06/roadmap-closing.pdf
  17. 17. CONCLUSIONESEn general, el evento ha logrado sus objetivos y nosobliga a fijar como siguiente paso el establecimientode un programa con acciones que incluya endefinitiva cada uno de los elementos de lasustentabilidad en los grupos y convenciones que sedesarrollen en el destino y de como resultado laproyección internacional de este como sede paraeventos del segmento. El primer paso, la clarificacióndel momento especifico en el que Cancun y elestado se encuentran, no solo en lo referente a las“Green Meetings” o “Reuniones Sustentables” sino engeneral al “Turismo Sustentable”, ha sido posiblegracias a la participación de cada uno de losoradores invitados, así como a las opiniones vertidaspor el resto de los profesionales asistentes a los talleresy seminarios del evento. El saber que en el Destino nose está empezando de cero nos invita a seroptimistas y, aunque se reconoce que los esfuerzosrelevantes y casos de éxito provienen de iniciativasindividuales y particulares, también se ha podidodetectar buena voluntad e intención en diferentessectores de gobierno e iniciativa privada haciaproyectos regionales relacionados con el “TurismoSustentable” y con las llamadas “Green Meetings”.Como resultado de lo anterior y para dar porterminados los trabajos del evento, ha sido menesterrealizar un manifiesto con 10 acciones a realizar quemarquen el inicio de el proceso de conversión deCancun como destino de grupos y convenciones.
  18. 18. DECALOGO “Cancun Green Meetings Summit Manifest” Acciones a seguir para el inicio de la consolidación de Cancun como Destino de Grupos y Convenciones Sustentables1) La “Iniciativa de Compensación de CO2 para Grupos y bilidad” y “Reuniones Sustentables” se desarrollan en el Convenciones en Cancun” se transformará en “Iniciativa destino, ya sea en forma individual o a través de “La iniciativa” Pro-Consolidación de Cancun como destino Sustentable 6) El Comité desarrollará un documento en donde aconseje para Grupos y Convenciones” (Nombre corto: “Cancun un mínimo de 50 prácticas sustentables al operar una Reuniones Sustentables” o “Sustainable Meetings Cancun”), Reunión, Congreso, Convención o Viaje de Incentivo en sin afectar su espíritu inicial pero adicionando la Cancún, considerando 5 de las 9 áreas utilizadas en el coordinación, recomendación y promoción de practicas establecimiento de los Estándares APEX/ASTM para “Green sustentables para grupos y convenciones que se Meetings”. Dicho documento mismo que divulgará en todos desarrollen en Cancun convirtiéndose en la referencia y los sectores que integran el segmento de Reuniones en representación del gremio en esta materia México y el Extranjero2) Se establecerá un comité para “La Iniciativa” mencionada 7) “La Iniciativa” desarrollará un blog que promueva y de a que incluya a los miembros fundadores de su predecesora conocer sus acciones, notas e información de Cancún como (de así desearlo) y a un máximo de 5 nuevos miembros que sede para Reuniones Sustentables, promueva además las determinen el nuevo accionar , con el compromiso de estar recomendaciones para la Operación Sustentable de los listos para la inclusión abierta a partir de enero del 2013 mismos y promueva y distribuya (en combinación con otros3) “La Iniciativa” solicitará y coadyuvará a que la Oficina de medios) el Manual de Operaciones de Eventos Sustentables Visitantes y Convenciones de Cancún finalice su proyecto realizado por la SECTUR Federal, así como las vías para de recuento y adición de cada una de Iniciativas obtener los estándares APEX/ASTM sobre “Green Meetings” individuales pro-sustentabilidad por parte de los Hoteles y 8) “La Iniciativa” establecerá vínculos directos con al menos 5 principales proveedores de servicios para grupos y convenciones en Cancun , completando y poniendo “en fundaciones u ONGs con el fin de promover su interacción línea” dicha información en el área destinada para el tema con asistentes a Eventos de Reuniones, incluyendo la en su sitio web. Solicitará también a la OVC que permita una generación de condiciones para fomentar la donación y la actualización periódica trimestral para incluir nuevos participación en actividades de Responsabilidad Social y de proyectos Conservación del Medio Ambiente4) “La iniciativa” solicitará a el Maestro Vicente Ferreyra que 9) “La Iniciativa” establecerá vínculos con el mayor numero funja como asesor y supervisor en materia de ”Turismo posible de Dependencias de Gobierno Municipal, Estatal y Sustentable” y “Practicas Sustentables” aplicables al Federal para mantenerse al tanto de proyectos, legislación u Segmento de Reuniones, además de convertirse en enlace otros que afecten o beneficien el desarrollo de las “Reuniones con otros proyectos e iniciativas relacionadas con el “turismo Sustentables” en el Destino Turístico sustentable” 10) “La Iniciativa” gestionará y organizará en 2013, en5) “La Iniciativa” solicitará a la OVC de Cancun que, además combinación con la OVC de Cancun y otros patrocinadores, de seguir como miembro fundador, patrocinador y al menos 3 conferencias o talleres sobre temas relativos a las aval, refiera en sus editoriales publicitarias del 2013 (en Reuniones Sustentables, Turismo Sustentable, Certificaciones, medida y medios que considere pertinentes) información etc. sobre los trabajos y esfuerzos que en materia de “Sustenta-
  19. 19. EMPRESAS E INSTITUCIONES PARTICIPANTES EN GREEN MEETINGS SUMMIT 2012 AD HOC MARKETING + TURISTICO AVI-SPL AUDIVOUSAL BEL AIR RESORTS CANCUN CENTER CANCUN OVC CELEBRACION DREAMS CANCUN EXPERIENCIAS XCARET GRUPO REGIO JSAV AUDIOVISUAL MMS, MEDIA AND MEETINGS SOLUTIONS NOW RESORTS PALACE RESORTS SANDOS RESORTS SARAO

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