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Tecnicas de archivo

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Tecnicas de archivo

  1. 1. “Conocimiento y emprendimiento para todos los colombianos”CURSO BASICOTECNICAS DE ARCHIVOFICHA 349195 JORGE A. VARELA R. T. P. ARCHIVISTICA SENA P. CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN U. QUINDIO INSTRUCTOR SENA – GESTIÓN DOCUMENTAL jorgevarela314@hotmail.com / jorgevarela314@gmail.com Tel: 311 281 32 96
  2. 2. 250601029ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN DE ACUERDO CONNORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES. CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO APLICANDO LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS, NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL, NORMAS Y TÉCNICAS DE PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL, Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE. APLICAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TENIENDO EN CUENTA PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS, NORMAS INSTITUCIONALES Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE ORDENAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, DE ACUERDO CON EL SISTEMA ESTABLECIDO POR LA ORGANIZACIÓN, LA NORMATIVIDAD VIGENTE, Y EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS TENIENDO EN CUENTA LAS TABLAS DE RETENCIÓN Y DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS, LAS NORMAS TÉCNICAS Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE.
  3. 3. 1. FUNDAMENTOS CONCEPTOS BASICOS LEGISLACION Y NTC RECOMENDACIONES DE SALUD OCUPACIONAL2. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL3. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL CLASIFICACION DESCRIPCION ORDENACION4. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
  4. 4. FUNDAMENTOS CONCEPTOS BASICOSPROGRAMA DE Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la GESTION planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, conDOCUMENTAL el objeto de facilitar su utilización y conservación AGN INFORMACION Datos que poseen significado NTC ISO 9000 DOCUMENTO Información y su medio de soporte NTC ISO 9000DOCUMENTO DE ARCHIVO Registro de Información producida o recibida por una entidad publica o privada en razón de sus actividades o funciones. NTC ISO 15489-1 REGISTRO Documento que presenta resultados obtenidos o proporcionada evidencia de actividades desempeñadas . NTC ISO 9000
  5. 5. FUNDAMENTOSCONCEPTOS BASICOS ¿QUE ES UN ARCHIVO?
  6. 6. FUNDAMENTOS CONCEPTOS BASICOS ¿QUE ES UN ARCHIVO?¿PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN?CORRESPONDENCIA DESPACHADAVARIOSMISCELANIOSCARPETA 1DOCUMENTOS 1999
  7. 7. FUNDAMENTOSCONCEPTOS BASICOS ¿QUE ES UN ARCHIVO?
  8. 8. FUNDAMENTOS CONCEPTOS BASICOSARCHIVO: Conjunto dedocumentos, sea cual fueresu fecha, forma y soportematerial, acumulados en unproceso natural por unapersona o entidad pública oprivada, en el transcurso desu gestión, conservadosrespetando aquel orden paraservir como testimonio einformación a la persona oinstitución que los produce ya los ciudadanos, o comofuentes de la historia.
  9. 9. CICLO VITAL DOCUMENTAL TRANSFERENCIA PRIMARIA ARCHIVO DE GESTIÓN TRANSFERENCIA SECUNDARIA ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICOEl Archivo de Gestión o deOficina es aquel en donde sereúne la documentación entrámite, en busca de solución alos asuntos iniciados, la cual es Unidad administrativa donde sesometida a continua utilización y agrupan documentosconsulta administrativa por las transferidos trasladados por losmismas oficinas u otras que las distintos archivos de gestión de Es aquel al que se transfierensoliciten. la entidad, una vez finalizado su desde el archivo central los tramite, que siguen siendo documentos de archivo de vigentes y objeto de consulta conservación permanente. por las propias oficinas y los particulares en general. VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS
  10. 10. FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOSVALORES DE LOS DOCUMENTOS VALORES PRIMARIOS1.Valor Administrativo: trámite o asunto que motivó su creación.2.ValorJurídico:deriva derechos u obligaciones.3.Valor Legal: Sirven de testimonio ante la ley.4.Valor Fiscal: Utilidad para el Tesoro o Hacienda Pública.5.Valor Contable: registros de ingresos y egresos.6.Valor Técnico: utilidad de la información específica de una función.
  11. 11. VALORES SECUNDARIOSHISTORICOSCIENTIFICOSCULTURALES1.Sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción decualquier actividad de la administración.2.Sirven como fuente primaria para la historia.3.Como testimonio de la memoria colectiva.4.Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creóy los utiliza.
  12. 12. FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Conservación de losdocumentos dentro del fondodocumental al que pertenecen. Los documentos producidospor una institución, organismo,dependencia no debenmezclarse con los de otros. Un lugar para cada cosa,cada cosa en su lugar.
  13. 13. FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS PRINCIPIOS ARCHIVISTICOSPRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL 10 / 08 / 2000 Ordenación interna de un 09 / 08 / 2000fondo documental manteniendo 02 / 08 / 2000la estructura que tuvo duranteel servicio activo. 29 / 07 / 2000 Mantener la unidad ydependencia del fondo, suintegridad y el carácter seriadode sus documentos, el tramitedocumental.
  14. 14. FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS AGRUPACIONES DOCUMENTALESFONDOTotalidad de la documentación producida y recibida por una institución opersona en el desarrollo de sus funciones o Actividades. CLASES FONDOFONDO ABIERTO Alcaldía del Guamo Fondo Banco Central HipotecarioFONDO CERRADO Fondo Banco Cafetero Fondo Banco del Estado Presidencia de la República Ministerio de HaciendaFONDO MIXTO Ministerio del Trabajo y Seguridad Social
  15. 15. FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS AGRUPACIONES DOCUMENTALESSECCIONEn la estructura archivística, unidad administrativa productora dedocumentos. SECCIÓN SUBSECCION 1.Grupo de Talento Humano 2.Grupo de Tesorería y Pagaduría DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 3.Grupo de Contabilidad 4.Grupo de Presupuesto 5.Grupo de Servicios Generales
  16. 16. SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTALConjunto de unidades documentales de estructura y contenidohomogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor comoconsecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.. SERIE SUBSERIES 1.Actas de Junta Directiva ACTAS 2.Actas de Comisión de Personal 3.Actas de Comité de Archivo 1.Contratos de Arrendamiento 2.Contratos de Consultoría CONTRATOS 3.Contratos de Compraventa 4.Contratos de Prestación de Servicios 1.Proyecto de Saneamiento Básico PROYECTOS 2.Proyectos de Intercambio Cultural 3.Proyectos de Desarrollo Municipal
  17. 17. FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS AGRUPACIONES DOCUMENTALESTIPO DOCUMENTALUnidad documental simple, que reúne todas las características necesariaspara ser considerada como documento. TIPOS DOCUMENTALES -Factura -Resolución -Acuerdo -Circular -Memorando -Póliza -Acta de Inicio
  18. 18. LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA
  19. 19. LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICAConstitución Política de Colombia.Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger lasriquezas culturales y naturales de la Nación”.Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal yfamiliar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlosrespetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificarlas informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos yen archivos de entidades públicas y privadas.En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán lalibertad y demás garantías consagradas en la Constitución.La correspondencia y demás formas de comunicación privada soninviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante ordenjudicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
  20. 20. LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICAArtículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad deexpresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informary recibir información veraz e imparcial, y la de fundar mediosmasivos de comunicación”.Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantizael derecho a la rectificación en condiciones de equidad. Nohabrá censura”.Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder alos documentos públicos salvo los casos que establezca laley”.
  21. 21. LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICALey 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General deArchivos y se dictan otras disposiciones. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ACUERDOS CIRCULARES
  22. 22. FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOS SALUD OCUPACIONAL – EN LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOSLa administración de un Archivo requiere una seriede medidas de control que con lleven a evitar lapérdida de documentos y a garantizar la seguridad.El mayor denominador encontrado en los archivosson las condiciones desfavorables a las que estánexpuestos, tanto los documentos como las personasque allí laboran, lo cual, en muchos casos, sederivan situaciones de riesgos
  23. 23. FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOSDentro de todas lasCLASIFICACIÓN DE PELIGROS EJEMPLOS DE FUENTES PELIGROS Material particulado (polvo, neblinas, Archivadores, cajas, legajos QUÍMICO fibras, humos). Deficiencia de oxígeno Espacios confinados Microrganismos Depósitos de archivos BIOLÓGICO Virus, bacterias, hongos, parásitos. Macro organismos Animales roedores, reptiles. Carga estática en cuello: Altura y / o ubicación inadecuada Postura forzada con flexión, flexión Altura y ubicación de textos para lectura. lateral, extensión o rotación de Uso prolongado del teléfono y digitación cabeza simultanea Sobre esfuerzo en muñeca: Altura inadecuada de la superficie de Movimientos repetitivos con postura trabajo (muy alta o muy baja) ERGONÓMICO forzada de flexión o extensión de Ausencia de apoyo para muñeca mano y/o compresión de tejidos Carga Dinámica con esfuerzo en Sobrecarga y esfuerzos al realizar región dorso lumbar. desplazamientos con cargas, al levantar cargas, al dejar cargas. Manejo inadecuado de mecánica corporal.
  24. 24. Dentro de todas lasCLASIFICACIÓN DE PELIGROS EJEMPLOS DE FUENTESPELIGROSMECÁNICO Golpe (contra, por) Uso de herramientas Manipulación de cargas Objetos en movimiento Instalaciones inadecuadas Partículas proyectadas: Falta de orden y aseoELÉCTRICO Contacto con corriente eléctricaSICOSOCIAL Rutina y monotonía Trabajo repetitivo o en cadena, ambigüedad del rol Sobrecarga de Organización inadecuada del tiempo Trabajo trabajo en tiempo extraFISICOQUÍMICO Incendio y/o Sustancias inflamables Explosión Trabajo con llama abierta en áreas con gases inflamables Almacenamiento y transporte de Materiales combustibles Equipos presurizados Materiales explosivos
  25. 25. FUNDAMENTOS - CONCEPTOS BASICOSPRINCIPLES RECOMENDACIONES• El personal que tiene acceso al depósito de archivo debe contar permanentemente con elementos de protección mínimos, tales como tapabocas o mascarillas, guantes, gorros, gafas y batas.• La solución de problemas ergonómicos en los archivos pueden resultar de técnicas como un apoyo para los pies a una silla del escritorio, un sistema adecuado de archivo rodante, sillas ajustables, manejar altura adecuada en la estantería, etc.• La correcta colocación de los elementos que configuran una oficina da lugar a un entorno de trabajo ordenado, cómodo y agradable, que a la vez se traduce también en una reducción de los riesgos laborales potenciales.• Lavado Frecuente de manos
  26. 26. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTALDEFINICIONLas Tablas de Retención Documentalcorresponde al listado de series y subseries consus respectivos tipos documentales a los cualesse les asignan los tiempos de retención deacuerdo con lo establecido por la ley y a laspolíticas de la entidad, y se determina ladisposición final de los archivos.
  27. 27. FORMATO DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
  28. 28. OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse elnombre de la unidad administrativa queconserva la documentación tramitada enejercicio de sus funciones. SERIE: la serie esta constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (unCODIGO: Sistema convencional solo tipo documental) o complejas (tiposque identifica las unidades documentales diferentes). Las seriesproductoras de documentos como inventariadas son la base para verificar ysu serie respectivas. controlar las transferencias documentales. Así mismo, las series constituye la unidad básica de valoración porque reflejan Las actividades desarrolladas por la oficina productora en virtud de las funciones asignadas.
  29. 29. Disposición final: Hace referencia ala tercera etapa del ciclo vital,resultado de la valoración con miras asu conservación permanente, a sueliminación, selección por muestreoy/o microfilmación. ELIMINACION: Es la destrucción de los documentos que han perdido su administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.CONSERVACION TOTAL CT: Etapas sucesivas por lasque atraviesan los documentos desde su producción orecepción en la oficina y su conservación temporal,hasta su eliminación o integración a un archivopermanente.Se aplica a aquellos documentos que tienen valorpermanente, es decir, los que lo tienen por disposiciónlegal o los que por su contenido informan sobre elorigen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticasde la entidad productora, convirtiéndose en testimoniode su actividad y trascendencia. Así mismo, sonpatrimonio documental de la sociedad que los produce,utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y lacultura.
  30. 30. PROCEDIMIENTO: En estaMICROFILMACION M: Técnica que columna deben consignarse lospermite, fotografiar documentos y procesos aplicados en laobtener modalidad de muestreo,pequeñas imágenes en película. En microfilmación y eliminación.esta columna también se indican otrossoportes electrónicos o magnéticos. SELECCIÓN S: Es el proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio del muestreo.
  31. 31. ORGANIZACIÓN DOCUMENTALConjunto deacciones orientadasa la clasificación,ordenación ydescripción de losdocumentos de unainstitución, comoparte integral de losprocesosarchivísticos
  32. 32. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS Para la Administración: Gestión y Control Para los ciudadanos Para la ciencia, la investigación y la cultura
  33. 33. ORGANIZACIÓN DOCUMENTALLa Clasificación: Es Operación archivística Fase del tratamientola labor intelectual y realizada dentro del archivístico destinadafísica que consiste en proceso de a la elaboración deseparar la organización, que los instrumentos dedocumentación de consiste en establecer, consulta para facilitaracuerdo con unos secuencias naturales el conocimiento ycriterios cronológicas y/o consulta de lospredeterminados. alfabéticas, dentro de fondos documentales las categorías y y colecciones de los grupos definidos en la archivos. clasificaciónCLASIFICACIÓN ORDENACIÓN DESCRIPCION
  34. 34. PROCEDENCIACLASIFICACIÓN IDENTIFICAR ORDEN ORIGINAL FUNCIONES
  35. 35. ORGANIZACIÓN DOCUMENTALAPERTURA DE SERIES Y SUBSERIESLa documentación producida y recibida por lasoficinas se clasifica y ordena, identificando laSerie y/o Subserie que le corresponda en lasTRD; se ubica de izquierda a derecha en lacarpeta respectiva en forma ascendenteatendiendo al orden natural en que fueronelaborados o recibidos los documentos.
  36. 36. 1. Empiece a clasificar y agruparla documentación que se refiere a unmismo asunto.(por ejemplo: ACTAS,CONCEPTOS, CONTRATOS,INFORMES etcétera) e identifiquecada uno de los grupos encontradossin olvidar el nombre al quecorresponde. CARACTERISTICAS INTERNAS: TEMA: SERIE: CONCEPTOS SUBTEMA: SUBSERIE: Conceptos Técnicos
  37. 37. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL2. IDENTIFICACIÓN DEDOCUMENTOS DE APOYOLos documentos sobrantes que no fueronclasificados en cada serie documental(tema) y son generados por otras BOLETINdependencias, son considerados Copia Manualdocumentos de apoyo y NO se Ley 594deben transferir al archivo central (porejemplo, normas, informes de otrasdependencias..),pueden ser eliminadoscuando pierdan su utilidad o vigencia,dejando constancia en Acta suscrita por elrespectivo jefe de dependencia.
  38. 38. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL3. Ordenación DocumentalLa Ordenación de los expedientesdebe realizarse por carpetas, enforma de libro; es decir, al abrir lacarpeta debe encontrarse el primerdocumento que generó el trámite yal final de la carpeta la últimaactuación del expediente, de formatal que se evidencie el desarrollode los trámites.
  39. 39. ORGANIZACIÓN DOCUMENTALTapa portada – cara frontal CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES FONDO SECCION SUBSECCION SERIE SUBSERIE CODIGO Documento EXPEDIENTE FECHA INICIAL mas reciente FECHA FINAL 28 de marzo de 2010 N FOLIOS 3 de marzo de 2010 N CAJA 13 de enero de 2010 Tapa contraportada – interna FONDO SECCION SUBSECCION SERIE SUBSERIE Documento mas antiguo CODIGOTapa portada – cara interna EXPEDIENTE FECHA INICIAL FECHA FINAL N FOLIOS N CAJA
  40. 40. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL4. Descarte documental y Retiro dematerial metálico Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco, fotocopias, duplicados, tarjetas de invitación o felicitación, entre otros. La documentación deberá estar libre de material metálico, como: ganchos de cosedora, clips, entre otros
  41. 41. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL 5. FoliaciónLa foliación se realizara en el momento en que seprepare la documentación para ser transferida de talmanera que se pueda evidenciar el desarrollo de lostrámites. 4 3La foliación es el acto de enumerar los folios solo por 2su cara recta, cuya numeración se aplica solamente aesta. 1Debe efectuarse en el extremo superior derecho de lahoja, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), enforma legible y sin enmendaduras.Se debe numerar de manera consecutiva, es decir,sin omitir ni repetir números.En la Cara RECTA, escribir el número en la esquinasuperior derecha, en el mismo sentido del texto.
  42. 42. ORGANIZACIÓN DOCUMENTALSi existen errores en lafoliación, ésta se anulará con 4una línea oblicua, evitando 4 5tachones 3 2 1
  43. 43. FOLIAR CON NUMERADOR Foliar las pastas ni las hojas guarda en blanco y foliar fotografías por su cara recta 5B Foliar sobre texto Foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.
  44. 44. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ARCHIVADOR VERTICALHISTORIA LABORAL SERIE O SUBSERIE DOCUMENTAL40-070-020 CODIGO SERIE O SUBSERIE DOCUMENTALRAMIREZ CUARTAS DANIEL NOMBRE DEL EXPEDIENTEC.C. 5’826,369 Identificación de la Celuguia o Marbete SECCION: TALENTO HUMANO SERIES O SUBSERIES DOCUMENTALES: HISTORIA LABORAL DOCENTES 40-070-020 RAMIREZ CUARTAS DANIEL SECCION: DIRECCION ADMINISTRATIVA SERIES O SUBSERIES DOCUMENTALES: PROVEEDORES A- C HISTORIA LABORAL C.C. 5’826,369 CODIGO: 40-70-000 Identificación de Gabinetes HISTORIA LABORAL DOCENTES 40-070-020 RAMIREZ CUARTAS DANIEL C.C. 5’826,369 CARPETA COLGANTE EXPEDIENTE
  45. 45. Informe de Actividades 2000 Actas de Comité de Archivo 2001 Actas de Comité de Archivo 2000 01 Transferencias Primarias 2000Informes de Actividades 2001 02
  46. 46. ORGANIZACIÓN DOCUMENTALHISTORIA LABORAL DOCENTESRAMIREZ CUARTAS DANIEL ARCHIVADOR HORIZONTALC.C. 5’826,36940-070-020 Ordenación Alfabética , cronológica o consecutiva de Izquierda a Derecha y de arriba hacia abajo
  47. 47. El orden del rotulo de lacaja debe coincidir con elde la caja de izquierda aderecha
  48. 48. INSTRUMENTOS DE CONSULTA
  49. 49. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALESLa transferencia documental, consiste en el traslado ordenado y clasificado delos documentos que cumplen su tiempo de retención (estipulado en la TRD),previo diligenciamiento del formato de inventario de documentos, segúncalendario de transferencias previamente programado. INVENTARIO DOCUMENTAL CLASIFICACIÓN Y TRANSFERENCIA UBICACIÓN FISICA EN ELORDENACIÓN POR DOCUMENTAL ARCHIVO CENTRALSERIES SEGÚN TRD
  50. 50. DEPENDENCIAS Y FUNCIONARIOS ARCHIVO CENTRAL INICIORevisar el Cronograma deTransferencias DocumentalesIdentifica las series y subseriesde acuerdo a la TRDLimpia las carpetas ydocumentosIdentifica las carpetas y revisa 1que los datos este completos Recibe la transferenciaRealiza la Foliación Carpetas Inventario DocumentalDiligencia el Formato de Realiza el Cotejo de los documentosInventario Documental Archiva y organiza los expediente de acuerdoRealiza la Transferencia al procedimiento establecido por la entidad 1 Fin
  51. 51. JORGE A. VARELA R. T. P. ARCHIVISTICA SENAP. CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN U. QUINDIO INSTRUCTOR SENA – GESTIÓN DOCUMENTAL jorgevarela314@hotmail.com / jorgevarela314@gmail.com Tel: 311 281 32 96

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