Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Juegos Panamericanos, experiencias de la planificación

787 views

Published on

Durante la planificación de los XVI Juegos Panamericanos Guadalajara 2011 se siguieron lineamientos de dirección de proyectos, aplicando las mejores prácticas para asegurar que se lograra el éxito del evento. Aquí se comparten experiencias y reflexiones sobre el trabajo realizado desde la Gerencia de Planeación del Comité Organizador.

Published in: Business

Juegos Panamericanos, experiencias de la planificación

  1. 1. Juegos Panamericanos: Experiencias de la planificación Ing. Jorge A. Dueñas Lozano, PMP® 12 y 13 de noviembre de 2013
  2. 2. Video Estamos Listos Video promocional de los XVI Juegos Panamericanos Guadalajara 2011 2
  3. 3. El origen de los juegos 3
  4. 4. Historia de los Juegos Panamericanos • • • En 1932, durante los Juegos Olímpicos de Los Ángeles, los representantes de las delegaciones latinoamericanas propusieron la celebración de unos juegos regionales en América. Los primeros Juegos Panamericanos se inauguraron en Buenos Aires el 25 de Febrero de 1951. La organización que gobierna los juegos es la ODEPA (Organización Deportiva Panamericana) / PASO (Pan American Sports Organization) 4
  5. 5. Origen del sueño panamericano • “La idea surgió en 1996 cuando un servidor [César Coll Carabias] fungía como Presidente Municipal de Guadalajara… en aquel tiempo, como primer edil giré instrucciones a Carlos Andrade Garín para buscar la sede de un gran evento que trajera beneficios a los tapatíos en el rubro deportivo.” • (Memoria Panamericana Tomo 1, pág. 19). 5
  6. 6. Conseguir los Juegos 6
  7. 7. ¿Por qué hacerlo? 7
  8. 8. La experiencia de planificación 8
  9. 9. Estrategia y objetivos del CO Visión: • Realizar los mejores Juegos Panamericanos de la historia, destacados por su legado en infraestructura, organización y logística, enmarcados por un gran ambiente como respuesta de la participación de la gente, y recordados por la calidez de Guadalajara como anfitrión. Misión: • Somos un equipo comprometido que, conscientes de la alta responsabilidad adquirida ante todos los países y la juventud de América, trabaja cada día con pasión y entrega para cumplir y superar en los tiempos determinados las expectativas de organización y calidad requeridas para que los XVI Juegos Panamericanos sean considerados por México y por el mundo, los mejores de la historia. Enfoque estratégico: • Conformar un legado significativo a mediano y largo plazo • Asegurar el mejor valor de inversión a nuestros promotores y socios 9
  10. 10. Identidad América Guadalajara Espíritu Olímpico Atleta 10
  11. 11. Descripción del proyecto (PSoW) El evento multideportivo más importante del Continente. Es parte del Movimiento Olímpico y se celebra el año previo a los Juegos Olímpicos de verano. 10 36 • Deportes 26 43 • Disciplinas Olímpicos Panamericanos 361 • Pruebas 5,906 • Atletas 4 • Subsedes 39 • Instalaciones de competencia 42 • Delegaciones deportivas 11
  12. 12. Áreas estratégicas de planificación Infraestructura: Operación: Eventos: • Instalaciones Deportivas. • Instalaciones no Deportivas. • Villa Panamericana. • Dirección General. • Dirección de Operación y Deportes. • Dirección Comercial. • Rumbo a 2011. • Juegos Panamericanos. • Para-panamericanos. • ODEPA. • Promoción y difusión 12
  13. 13. Programa de Hitos 13
  14. 14. El WBS 14
  15. 15. Relación WBS y Planeación Calendarios Cedulas Presupuestales Asignación de R.H. 15
  16. 16. Replanteamiento del WBS Estructura Programática PND / PED / PMD Misión, Visión Planeación estratégica Normatividad: Carta Olímpica, Contrato ODEPA, Reglamentos, etc Planeación Táctica Objetivos estratégicos Estructura Programática de Panamericanos 2011 Planeación Operativa Proyectos COPAG Componentes Metas Indicadores Recursos Procesos COPAG Componentes Metas Indicadores Recursos 16
  17. 17. Objetivos estratégicos Organizar Construir, equipar, remodelar y dar servicio Construir y equipar Otorgar Trabajar en estrecha coordinación Desarrollar Difundir • disciplinas deportivas con estándares internacionales. • instalaciones deportivas y no deportivas. • una villa panamericana confortable e internacional. • servicios eficientes durante los juegos. • con la ODEPA para cumplir el acuerdo de responsabilidades y obligaciones. • un programa cultural. • los Juegos dándoles mayor renombre a nivel internacional y atraer el interés de la gente para llenar los escenarios. 17
  18. 18. Alineación de la áreas estratégicas a la Estructura Programática 18
  19. 19. Matriz de Trazabilidad de Objetivos Matriz de trazabilidad de la estructura programática de los XVI Juegos Panamericanos No. Objetivo Estratégico No. Nombre del programa 09 Eventos de prueba Rumbo a Guadalajara 2011 11 Tiempos y resultados 12 Eventos de Inauguración y Clausura Organizar cada una de las disciplinas 01 deportivas con los más altos estándares internacionales. 13 Eventos deportivos Panamericanos No. 58 59 61 62 63 93 64 78 102 66 15 Eventos deportivos Para panamericanos 103 01 Adaptación, remodelación y equipamiento de instalaciones deportivas Construir y equipar instalaciones 02 deportivas y no deportivas, así como remodelar y dar servicio a todas 02 Adaptación y equipamiento de instalaciones no deportivas 01 02 03 04 05 07 08 95 96 09 10 12 13 Nombre del proyecto / proceso Eventos Rumbo a Guadalajara 2011 Olimpiada Nacional 2010 Tiempos y resultados Inauguración de los XVI Juegos Panamericanos Clausura de los XVI Juegos Panamericanos Inauguración IV Juegos Para panamericanas Clausura de los IV Juegos Para panamericanos Eventos deportivos Panamericanos Programa para voluntarios panamericanos Mantenimiento a instalaciones deportivas y no deportivas de los XVI Juegos Panamericanos (planta física) Eventos deportivos Para panamericanos Programa para voluntarios para panamericanos Mantenimiento a instalaciones deportivas y no deportivas de los IV Juegos Para panamericanos (planta física) Construcción de instalaciones deportivas nuevas Remodelación y mantenimiento Imagen de instalaciones deportivas Equipamiento deportivo en instalaciones deportivas Equipamiento tecnológico en instalaciones deportivas Mobiliario y equipo en instalaciones deportivas Infraestructura temporal en instalaciones deportivas Equipamiento deportivo Para panamericano Adaptaciones a instalaciones deportivas para panamericanas Imagen en instalaciones no deportivas Equipamiento tecnológico en instalaciones no deportivas Mobiliario y equipo en instalaciones no deportivas Infraestructura temporal en instalaciones no deportivas Adaptaciones a instalaciones no deportivas para panamericanas 19
  20. 20. WBS bajo la Estructura Programática 10,283 tasks 20
  21. 21. Estructura de archivos 21
  22. 22. El equipo de trabajo en el CO AF: 7 : 44 : 93 : 189 : 204 Plan: 1 p Plan: 5 p Plan: 4 p 2011 AF: 7 2010 AF: 3 2009 2008 AF: 3 Plan: 8 p 22
  23. 23. Áreas Funcionales del COPAG Infraestructura Relaciones Publicas Mercadotecnia Dirección General Jurídico Planeación Operación y deportes Prensa 23
  24. 24. PMO como estación meteorológica: Integración de información 24
  25. 25. Proyectos 2011 25
  26. 26. La planeación de riesgos previa al MOC 26
  27. 27. El resultado de la planificación: La operación del MOC At VP LM Sub-sedes 27
  28. 28. El producto final Guadalajara 2011 Eventos Rumbo 2007 – 2011 51 eventos + ON 2010 (60 eventos) XVI Juegos Panamericanos 15 días 361 eventos 578 eventos deportivos IV Eventos Parapanamericanos 10 días 106 eventos (aprox 2,640 pruebas deportivas) Operación de Competencia Servicios Deportivos Tiempos y Resultados Transportación Alimentación Hospedaje Servicios al espectador Producción TV Tecnología Seguridad Servicios médicos Voluntarios Inauguración y Clausura Eventos culturales Relevo de antorcha Asambleas 28
  29. 29. El resultado “Los XVI Juegos Panamericanos “Guadalajara2011” fueron considerados, por muy justificadas razones, como los mejores Juegos de la historia.” • Don Mario Vázquez Raña, presidente de la Organización Deportiva Panamericana (ODEPA)” (Memoria Panamericana Tomo 1, pág. 20). 29
  30. 30. Lección aprendidas 30
  31. 31. Reflexiones de la planificación y las lecciones aprendidas • “Entre mejor planeemos y nos preparemos, mas disfrutaremos los juegos…” • Ivar Sisniega, Director de Operación y Deportes, COPAG • “Estoy convencido de que la justificación del proyecto constituida como su misión estratégica, debe y puede servir como un elemento de identificación de las personas al proyecto.” • Eduardo Perez. PMP, ex Subdirector de Planeación, COPAG 31
  32. 32. Reflexiones de la planificación y las lecciones aprendidas Uno de los elementos clave del éxito de este proyecto, fue la continuidad de su Director, desde la concepción del proyecto hasta su cierre. Esto aseguro mantener una misma visión sobre el proyecto. La colaboración abierta de todas la personas interesadas en el proyecto dentro del comité, ayudo a crear y mantener un entorno de trabajo abierto y colaborativo, aun a pesar de las diferencias naturales de carácter entre los involucrados. Siempre fue importante mantener una visión estratégica de la planeación, creo que esto lo logramos al crear la Matriz de Trazabilidad de Objetivos, ahí podíamos decidir si un proyecto abonaba a la consecución de los objetivos o no. 32
  33. 33. Reflexiones de la planificación y las lecciones aprendidas La planificación, como en todo proyecto, fue otro elemento clave del éxito del mismo. Las personas en el Comité Organizador coincidimos que de no haber planeado como lo hicimos, no hubiéramos tenido la menor oportunidad de éxito. Los eventos de prueba (diseño de experimentos) fueron de gran utilidad, pues nos permitió poder probar los diferentes sistemas que diseñábamos para las pruebas deportivas y sus servicios, y así llegar mejor preparados a los Juegos. 33
  34. 34. Conclusiones La administración de proyectos proporciona orden y estructura para desarrollar un proyecto de esta magnitud e importancia. Integrar y establecer la estrategia del equipo en etapas tempranas permite que la incorporación de nuevas personas se facilite. El definir claramente el producto del proyecto permite dimensionarlo adecuadamente, para tener oportunidad de cumplir con los objetivos planteados. 34
  35. 35. Video La fiesta de América Video promocional previo a los XVI Juegos Panamericanos Guadalajara 2011 35
  36. 36. ¡Gracias! Material preparado y expuesto por el Ing. Jorge A. Dueñas Lozano, PMP® para el 4º Simposio Internacional Administración de Proyectos los días 12 y13 de noviembre de 2013, en Monterrey. NL, organizado por AEGIS Project Management Centre/ITESM en coordinación con la Asociación Mexicana de Ingenieros de Proyectos. jorge.duenas@itievents.com @jdu268 http://www.linkedin.com/in/jduenas "PMI" y su imagen son marcas registradas en los Estados Unidos y otros países; "PMP" y su imagen son marcas registradas en los Estados Unidos y otros países; "PMBOK", "PMNetwork" y "PMI Today" son marcas registradas en los Estados Unidos y otros países propiedad del Project Management Institute, Inc. “Guadalajara 2011” y su imagen es una marca registrada en México y otros países propiedad del Comité Organizador de los Juegos Panamericanos Guadalajara 2011. This work is licensed under the Creative Commons Atribución-NoComercialCompartirIgual 3.0 Unported License. To view a copy of this license, visit http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/deed.es. 36

×